NAUKOWA I AKADEMICKA SIEĆ KOMPUTEROWA Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja 0.3
Historia zmian Data Wersja Opis Autor 06/12/2006 0.3 Opracowanie na podstawie istniejącego systemu i analizy wymagań Marcin Machnio
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 Spis treści 1. Wstęp... 1.1 1.2 1.3 1.4 2. Użytkownicy... 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3. Cel... Baza wiedzy... Zakres... Słownik... Archiwum merytoryczne... Archiwum techniczne... Instytucja publiczna... Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych... Użytkownik publiczny... Funkcje merytoryczne... 3.1 Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego (akceptacja bądź odrzucenie spisu)... 3.2 Anulowanie spisu zdawczo-odbiorczego (akceptacja anulowania spisu)... 3.3 Eksport grupy/sprawy... 3.4 Edycja metadanych... 3.4.1 Metadane Instytucji Publicznej... 3.4.2 Metadane Archiwum Merytorycznego... 3.5 Udostępnianie materiałów archiwalnych... 3.5.1 Proste... 3.5.2 Szczegółowe... 3.5.3 Zaawansowane... 3.6 Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego... 3.7 Anulowanie spisu zdawczo-odbiorczego... 3.8 Wprowadzenie sumy kontrolnej paczki archiwalnej... 3.9 Utrwalenie materiałów archiwalnych... 3.10 Raporty zasobów archiwalnych... 3.10.1 Raporty historyczne... 3.10.2 Raporty bieżące... 3.11 Wprowadzenie Wykazu Akt... 3.12 Akceptacja Wykazu Akt... 3.13 Przeglądanie wykazów akt... 4. Funkcje administracyjne... 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Utworzenie kont Instytucji Publicznej... Edycja kont Instytucji Publicznej... Dezaktywacja kont Instytucji Publicznej... Wprowadzenie paczki archiwalnej... Utworzenie konta administracyjnego Archiwum Merytorycznego...
4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 Edycja konta administracyjnego Archiwum Merytorycznego... Dezaktywacja konta administracyjnego Archiwum Merytorycznego... Utworzenie konta merytorycznego Archiwum Merytorycznego... Edycja konta merytorycznego Archiwum Merytorycznego... Dezaktywacja konta merytorycznego Archiwum Merytorycznego... Utworzenie konta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych... Edycja konta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych... Dezaktywacja konta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych... 5. Ścieżka pracy... 6. Dodatek techniczny...
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 1. Wstęp Dokument stanowi dokumentację użytkownika systemu informatycznego do zarządzania dokumentami elektronicznymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego wytwarzanymi lub otrzymywanymi i gromadzonymi w podmiotach administracji publicznej i przekazywanymi do archiwów państwowych. Zamieszczone w dokumencie informacje opisują podstawowe cechy systemu informatycznego oraz sposoby jego obsługi w zależności od typów użytkownika. 1.1 Cel Poniższy dokument przedstawia i analizuje serię przypadków użycia charakteryzujących system Archiwum Dokumentów Elektronicznych, tworzony i wdrażany przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową dla Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. 1.2 Baza wiedzy Dla opisywanego projektu stworzona została baza wiedzy, zawierająca opis systemu w aspektach merytorycznym i technicznym, oraz FAQ. Baza wiedzy działa w oparciu o mechanizm WIKI i jest umieszczona w Internecie pod adresem: http://ndap-bazawiedzy.nask.pl/doku.php 1.3 Zakres Poniższy dokument zawiera: Opis typów użytkowników, Funkcje merytoryczne systemu z podziałem na typy użytkowników, Funkcje administracyjne systemu z podziałem na typy użytkowników. 1.4 Słownik Hasło Archiwalny dokument elektroniczny Archiwum Merytoryczne Archiwum Państwowe Definicja Zbiór danych stanowiących odrębną całość znaczeniową, uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej zakwalifikowany jako materiał archiwalny, do którego przyporządkowano metadane umożliwiające jego wyszukiwanie i zrozumienie. Archiwum sprawujące wobec archiwalnych dokumentów elektronicznych wszystkie funkcje właściwe dla archiwum państwowego, z wyłączeniem technicznego zabezpieczenia tych dokumentów. Państwowa jednostka organizacyjna podlegająca Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, gromadząca, ewidencjonująca, przechowująca,
Archiwum Techniczne Dostęp publiczny Dostęp ograniczony Grupa Instytucja Publiczna Materiały archiwalne Metadane Niepełne metadane Nośnik informatyczny opracowująca, zabezpieczająca i udostępniająca materiały archiwalne oraz sprawująca kontrolę postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego, obejmująca swoim zasięgiem prawnie ustalony obszar działania. Archiwum zapewniające techniczne zabezpieczenie archiwalnych dokumentów elektronicznych. Nieograniczony dostęp do materiałów archiwalnych. Dostęp do materiałów archiwalnych dla podmiotów upoważnionych w zakresie wynikającym z przepisów prawa. Zbiór dokumentów elektronicznych stanowiących odrębną całość znaczeniową do którego przyporządkowano metadane odnoszące się do tego zbioru. Jednostka organizacyjna zobowiązana do przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego. Przekaz informacji o trwałej wartości historycznej, przeznaczony do wieczystego przechowywania Zestaw logicznie powiązanych z archiwalnym dokumentem elektronicznym, sprawą, serią lub zespołem, elementów informacyjnych opisujących ten dokument lub zbiór i umożliwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie oraz zarządzanie. Metadane, w których nie ma przynajmniej jednego elementu obowiązkowego lub nie podano wartości przynajmniej dla jednego elementu obowiązkowego. Elementy obowiązkowe są opisane w rozdziale. Określony na podstawie przepisów wydanych na podstawie Art. 5 ust. 2c ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dopuszczalne typy nośników na etapie prototypu: LTO, DVD, CD, USB-FlashDisk Nieskompresowany zbiór plików o znanej strukturze zawierający dokumenty elektroniczne oraz opisujące je metadane. Na opisujące metadane składają się: Paczka archiwalna 1. Plik(i) XML opisujące dokumenty wchodzące w skład paczki archiwalnej, 2. Plik(i) opisujące grupy/sprawy do jakich należały przekazane w paczce pliki. Format i struktura paczki archiwalnej jest podana w załączniku nr 3 i zostanie ogłoszona do publicznej wiadomości.
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 Seria Zbiór spraw usystematyzowanych i uporządkowanych w określony sposób wg układu wynikającego z pochodzenia gromadzenia lub wykorzystywania. Dokument, na podstawie, którego odbywa się przekazanie materiałów archiwalnych z instytucji publicznej do Archiwum Merytorycznego. Zarówno format, jak i struktura spisu zdawczo-odbiorczego zostaną ustalone (XML) i podane do publicznej wiadomości. Spis zawiera dla każdej pozycji: 1. Liczbę porządkową; 2. Znak sprawy lub inny unikalny identyfikator grupy dokumentów; 3. Hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające znakowi sprawy, o którym mowa w poprzednim punkcie; Spis zdawczo-odbiorczy 4. Tytuł określający zwięźle treść sprawy lub grupy dokumentów; 5. Datę wszczęcia dokumentów; sprawy lub założenia grupy 6. Datę zakończenia sprawy lub zamknięcia grupy dokumentów; Użytkownik kwalifikowany Użytkownik publiczny Zespół Znak sprawy 7. Liczbę dokumentów w sprawie; Opcjonalne uwagi. Podmiot uprawniony do przeszukiwania i przeglądania udostępnionych mu zbiorów dokumentów niedostępnych publicznie, jak i modyfikacji podzbioru metadanych dostępnego dla użytkowników kwalifikowanych. Podmiot mający uprawnienia do wyszukiwania i przeglądania informacji dostępnych publicznie Całość organicznie powiązanych ze sobą dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne wytworzone i/lub zgromadzone przez instytucję publiczną w trakcie jej działalności. Kod identyfikujący w sposób jednoznaczny sprawę w instytucji publicznej 2. Użytkownicy 2.1 Archiwum merytoryczne Archiwum Państwowe odpowiedzialne za akceptowanie do przejęcia do systemu materiałów archiwalnych ich opracowywanie i udostępnianie. Typy kont Archiwum Merytorycznego:
Konto Lista akcji Merytoryczne Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego (akceptacja bądź odrzucenie spisu) Anulowanie spisu zdawczo-odbiorczego (akceptacja anulowania spisu) Utrwalanie materiałów archiwalnych Eksport grupy/sprawy Administracyjne Edycja metadanych Udostępnianie materiałów archiwalnych. Utworzenie konta merytorycznego Archiwum Merytorycznego Edycja konta merytorycznego Archiwum Merytorycznego Dezaktywacja konta merytorycznego Archiwum Merytorycznego 2.2 Archiwum techniczne Archiwum Techniczne jest jednostką odpowiedzialną za prawidłowe funkcjonowanie systemu. W tym przyjmowania, na przechowanie we współpracy z Archiwum Merytorycznym, przechowywania i stworzenia warunków technicznych do udostępniania materiałów archiwalnych. Archiwum techniczne posiada jeden typ konta administracyjnego, umożliwiającego wykonanie następujących funkcji: Wprowadzenie paczki archiwalnej Utworzenie konta administracyjnego Archiwum Merytorycznego Edycja konta administracyjnego Archiwum Merytorycznego Dezaktywacja konta administracyjnego Archiwum Merytorycznego Utworzenie konta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Dezaktywacja konta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych 2.3 Instytucja publiczna Instytucja Publiczna jest jednostką wytwarzającą i przekazującą materiały archiwalne do Archiwum Państwowego. Instytucja Publiczna jest dodatkowo odpowiedzialna za przekaz spisów zdawczo-odbiorczych, sum kontrolnych opisujących dostarczane materiały archiwalne. Typy kont Instytucji Publicznej. Lista akcji Konto Superkonto Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego Konto edycyjne Anulowanie spisu zdawczo-odbiorczego Wprowadzenie sumy kontrolnej paczki archiwalnej. Edycja metadanych Udostępnianie materiałów archiwalnych. Udostępnianie materiałów archiwalnych. Konto do odczytu
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 2.4 Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych ma prawo wyszukiwania i dostępu do wszystkich dokumentów oraz możliwość śledzenia stanu procedury przekazania paczki archiwalnej. Przypisane do tego użytkownika akcje to: Udostępnianie materiałów archiwalnych 2.5 Użytkownik publiczny Użytkownik mający uprawnienia do wyszukiwania i przeglądania informacji dostępnych publicznie. Udostępnianie materiałów archiwalnych 3. Funkcje merytoryczne Wszystkie funkcje merytoryczne wymagają logowania przy użyciu kont założonych w systemie. Pierwsze logowanie z użyciem danego konta powoduje wiąże się z koniecznością zmiany hasła zaproponowanego przez system na etapie tworzenia konta. 3.1 Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego (akceptacja bądź odrzucenie spisu) Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik merytoryczny Archiwum Merytorycznego Spis zdawczo-odbiorczy wprowadzony przez Instytucję Publiczną jest w systemie Akcje do wykonania: 1) Menu Spisy /opcja Spisy zdawczo-odbiorcze, po czym ukazuje się lista z nie zaakceptowanymi do tej pory spisami.
2) Wybór spisu do analizy zawartości przez weryfikację listy spraw zawartych w paczce przypisanej do przetwarzanego spisu zdawczo-odbiorczego. 3) Zakładka Sprawy pozwala na filtrowanie spraw w obrębie spisu zdawczo-odbiorczego na podstawie pól: Tytuł i Znak sprawy po wpisaniu interesującej frazy należy kliknąć Filtruj Sprawy. 4) Zakładka Decyzje pozwala na akceptację bądź odrzucenie spisu. Użytkownik Merytoryczny ma możliwość umotywowania swojej decyzji w polu tekstowym. Etap ten kończy kliknięcie przycisku Akceptuj lub Odrzuć.
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 3.2 Anulowanie spisu zdawczo-odbiorczego (akceptacja anulowania spisu) 3.3 Eksport grupy/sprawy Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik merytoryczny Archiwum Merytorycznego Akcje do wykonania: 1) Menu Wyszukiwanie 2) Określenie kryteriów wyszukiwania interesujących grup/spraw (patrz p. Udostępnianie materiałów archiwalnych) 3) Link Dodaj do exportu 4) Po kliknięciu Dodaj do exportu nad tabelą spraw pojawia się link Export spraw wraz z numerem oznaczającym ilość zaznaczonych do eksportu spraw 5) Po wybraniu zakładki Eksport spraw ukazuje się lista spraw do eksportowania
6) Kliknięcie przycisku Eksportuj dane kończy eksport danych 3.4 Edycja metadanych Edycji mogą podlegać jedynie metadane Archiwum oraz Instytucji Publicznej, zmianie nigdy nie ulegają metadane pierwotne. 3.4.1 Metadane Instytucji Publicznej 3.4.2 Metadane Archiwum Merytorycznego 3.5 Udostępnianie materiałów archiwalnych Wyszukiwanie materiałów możliwe jest po kliknięciu opcji Wyszukiwanie z menu głównego. Po otworzeniu strony w systemie dostępne są trzy tryby wyszukiwania. W każdym z trybów możliwe jest wprowadzenie ograniczenia przeszukiwania zasobów do następujących: zespołów serii spraw dokumentów. Wyszukiwarka pozwala na łączenie kryteriów wyszukiwania aby jednocześnie przeszukiwać np. sprawy i dokumenty. System posiada także możliwość przeszukiwania w wybranym zespole, przez wybór spośród dostępnych w systemie zespołów z rozwijanego menu. Dostępna jest również opcja wyszukiwania na podstawie daty stworzenia rekordów możliwe jest określenie zarówno daty początkowej jak i końcowej przeszukiwania.
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 Wyrażenia wpisywane w pola tekstowe nie zależą od wielkości liter. Użytkownik ma możliwość zastosowania symbolu *, który w wyrażeniu zastępuje dowolny ciąg innych znaków np. wpisanie wyrażenia C*. Możliwe jest wykorzystanie operatorów logicznych wiążących relacjami logicznymi poszczególne elementy wyrażenia. Dostępne operatory logiczne występują w dwóch wersjach językowych: angielskiej i polskiej: Znaczenie angielski polski Negacja występującego po nim wyrażenia (warunek nie może być spełniony) Iloczyn logiczny wyrażeń otaczających operator (obydwa warunki muszą and i być spełnione) Suma logiczna wyrażeń otaczających operator (jeden z warunków musi or lub być spełniony) Warunek spełniony jeśli fraza po lewej stronie operatora oddalone jest o adj obok maksimum 3 wyrazy od frazy po prawej stronie operatora We wpisanym wyrażeniu można wykorzystywać jednocześnie operatory zaczerpnięte z języka polskiego jak również z języka angielskiego. not nie Poszczególne elementy wyrażenia można grupować w podwyrażenia przy użyciu nawiasów (). Dla wyrażeń opartych o operatory stosowane są standardowe priorytety operatorów logicznych: not, and, or, adj. Jeśli pomiędzy częściami wyrażenia nie ma żadnego operatora to wtedy za domyślny operator przyjmowany jest and ( i ). Przykłady: wyrażenie Ministerstwo Spraw jest interpretowane jako Ministerstwo and Spraw czyli wyszukiwanie da pozytywny wynik gdy w przeszukiwanym polu będą obydwa te wyrazy, bez względu na ich kolejność czy sposób sąsiadowania w przeszukiwanym polu, np. słowo Spraw mogło by wystąpić przed słowem Ministerstwo wyrażenie Wiarus* lub Częstochowa da pozytywny wynik gdy w przeszukiwanym polu będzie słowo zaczynające się frazą Wiarus lub będzie słowo Częstochowa wyrażenie częstochowa and not urząd da pozytywny wynik gdy w przeszukiwanym polu będzie słowo Częstochowa ale nie będzie słowa urząd. 3.5.1 Proste Wyszukiwanie proste jest domyślną formą wyszukiwania, operującą na następujących polach: adresat, opis, tematyka, twórca, tytuł. Poniżej zamieszczony jest przykład wyszukiwania spośród serii, spraw, dokumentów dla Urzędu Miasta Częstochowa, z zakresu od 2006-05 do 2006-12 z frazą zaproszenie i bez uwzględnienia wielkości liter.
3.5.2 Szczegółowe Wyszukiwanie szczegółowe pozwala na ścisłe określenie kryteriów jakie pola metadanych mają podlegać przeszukiwaniu i jakie wartości mają tam być wprowadzone. Znak + z lewej strony pola tekstowego pozwala na dodanie kolejnych warunków do wyszukiwania. Wszystkie warunki łączone są przy użyciu domyślnego spójnika logicznego and. Poniższy przykład wyszukuje obiekty wśród zespołów, serii, spraw i dokumentów, w których pole identyfikator równe jest ZNA0000106 a twórca to Jan Kowalski, bez uwzględnienia ograniczeń czasowych.
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 3.5.3 Zaawansowane Wyszukiwanie zaawansowane pozwala na stosowanie wyrafinowanych wyrażeń logicznych do wyboru zwracanych danych. W stosunku do wyszukiwania szczegółowego, gdzie poszczególne warunki łączone były standardowym operatorem logicznym and, wyszukiwanie zaawansowane pozwala na łączenie warunków np. przy pomocy operatora or. Poniższy przykład pozwala na odszukanie w zasobie archiwalnym wszystkich dokumentów, których format jest inny niż PDF i inny niż TXT. Poniższy przykład nie zawierał warunków na daty i zespoły, więc wyszukiwanie będzie prowadzone wśród wszystkich zespołów i bez ograniczeń czasowych na dokumenty.
3.6 Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik administracyjny Instytucji Publicznej (superkonto) Posiadanie na lokalnym dysku pliku XML ze spisem zdawczo-odbiorczym Akcje do wykonania: 1) Wybór menu Przeglądaj Spisy /opcja Wprowadzenie 2) Pojawi się standardowe okienko do wyboru pliku wpisu zdawczo-odbiorczego /przycisk
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 3) Po wybraniu spisu należy kliknąć przycisk Wyślij Spis Zdawczo-Odbiorczy. Uwagi: Po wysłaniu spisu nie jest możliwe wprowadzenie nowego wpisu bez zakończenia przetwarzania w systemie paczki powiązanej z pierwszym spisem. 3.7 Anulowanie spisu zdawczo-odbiorczego Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik administracyjny Instytucji Publicznej Spis zdawczo-odbiorczy wprowadzony do systemu Akcje do wykonania: 1) Wybór menu Spisy /opcja Anuluj wpis zdawczo-odbiorczy 2) Po jej wybraniu otwiera się strona, na której możliwe jest anulowanie spisu zdawczoodbiorczego poprzez kliknięcie linku Tak.
3.8 Wprowadzenie sumy kontrolnej paczki archiwalnej Wprowadzenie sumy kontrolnej ma na celu weryfikację poprawności paczki na etapie wprowadzania paczki co zasobu materiałów archiwalnych. Wprowadzana suma kontrolna jest obliczana skrótem kryptograficznym na podstawie paczki archiwalnej. Suma kontrolna jednoznacznie identyfikuje paczkę i umożliwia zastosowanie zabezpieczenia przed wprowadzeniem przez Archiwum Techniczne innej paczki dla wprowadzonego już spisu zdawczo-odbiorczego. Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik administracyjny Instytucji Publicznej Zatwierdzony przez Archiwum Merytoryczne spis zdawczo-odbiorczy jest w systemie Lista akcji: 1) Wybór menu Paczki /opcja Wprowadź Sumę Kontrolną 2) Po jej wybraniu otwiera się strona z polem do wpisania sumy kontrolnej, oraz zatwierdzenia przez kliknięcie przycisku Wprowadź Sumę Kontrolną.
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 3.9 Utrwalenie materiałów archiwalnych Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik merytoryczny Archiwum Merytorycznego Lista akcji: 1) Wybór menu Paczki /opcja Paczki archiwalne 2) Po jej wybraniu otwiera się strona z listą nie zatwierdzonych dotychczas paczek archiwalnych
3) Po wyborze paczki od określonej instytucji publicznej, użytkownik merytoryczny Archiwum Merytorycznego ma możliwość: a. weryfikacji zawartości paczki w zakładce Sprawy, np. przez przejrzenie dokumentów powiązanych ze sprawami b. wydania decyzji akceptującej/odrzucającej paczkę w zakładce Decyzje, wraz z opcjonalnym komentarzem dla Instytucji Publicznej
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 3.10 Raporty zasobów archiwalnych 3.10.1 Raporty historyczne Podsystem raportów historycznych pozwala na uzyskanie następujących informacji ilościowych dla zadanego okresu czasu: Ilość przekazanych wykazów akt Ilość przekazanych spisów zdawczo-odbiorczych: Przekazanych Odrzuconych Zaakceptowanych Ilość paczek archiwalnych: Przekazanych Odrzuconych Zaakceptowanych Ilość przekazanych spraw Ilość przekazanych dokumentów
Rozmiar przekazanych danych (w megabajtach) Oprócz informacji ilościowych dostępne są także daty krańcowe pobrane z przekazanych danych oraz odsyłacze do bazy Sezam. Raporty historyczne różnią się w zależności od typu zalogowanego użytkownika: 1) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych ma dostęp do Raportu Zbiorczego, obejmującego cały zasób archiwalny, oraz ma możliwość uszczegółowienia raportów poprzez podążanie w dół hierarchii może obejrzeć raporty dla poszczególnych Archiwów Merytorycznych oraz Instytucji Publicznych. 2) Użytkownik Archiwum Merytorycznego ma dostęp do raportu szczegółowego dla swojego Archiwum Merytorycznego oraz dla podległych mu Instytucji Publicznych. 3) Użytkownik Instytucji Publicznej ma dostęp do raportu szczegółowego zawierającego jedynie dane macierzystej Instytucji Publicznej. 4) Dla Użytkownika publicznego (bez logowania) oraz dla użytkowników zalogowanych, lecz próbujących pobrać dane leżące wyżej w hierarchii niż odpowiadające poziomowi danego użytkownika (np. jeśli Instytucja Publiczna próbuje obejrzeć raport dla Archiwum Merytorycznego, któremu podlega albo raport zbiorczy) to wtedy raport jest okrojony do następujących danych: Ilość spraw Ilość dokumentów Rozmiar (w megabajtach) Daty krańcowe Dane z bazy Sezam Użytkownicy zalogowani mają możliwość obejrzenia zestawienia technicznego, pokazującego ilości dokumentów w zależności od typów dokumentów. Sposób uzyskania raportu historycznego wymagane akcje: 1) Menu Raporty /opcja Raporty historyczne
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 2) Wybór dostępnego raportu w prezentowanym przypadku jest to Raport zbiorczy. 3) Wybór okresu czasu, dla którego tworzony będzie raport i kliknięcie przycisku Wykonaj
4) W zależności sposobu zalogowania raporty mogą być różne: Użytkownik niezalogowany otrzymuje raport ogólny
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 Użytkownik zalogowany (przykład pokazuje raport z konta NDAP) otrzymuje raport szczegółowy
5) Z powyższej strony (dla użytkowników zalogowanych) możliwe jest: a. sięgnięcie do raportów bardziej szczegółowych dla poszczególnych archiwów (link będący nazwą archiwum): b. przejście do strony zestawienia technicznego dla tego poziomu hierarchii (link zestawienie techniczne :
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 6) 3.10.2 Raporty bieżące 3.11 Wprowadzenie Wykazu Akt Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik administracyjny Instytucji Publicznej (superkonto) Lista akcji: 1) Wybór menu Wykazy /opcja Wprowadzenie wykazu akt 2) Po jej wybraniu otwiera się strona z możliwością wyboru pliku XML, zawierającego wykaz akt
3) Przycisk Wyślij wykaz akt przesyła wykaz do systemu. Jeśli przy wprowadzaniu wykazu wykryte są jakieś błędy, to opis błędu zostaje wyświetlony na ekranie. 3.12 Akceptacja Wykazu Akt Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik merytoryczny Archiwum Merytorycznego Wykaz znajduje się w systemie Lista akcji: 1) Wybór menu Wykazy /opcja Niezatwierdzone wykazy akt 2) Po jej wybraniu otwiera się strona z wykazami do akceptacji/odrzucenia
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 3) Kliknięcie w wykaz akt pozwala na przejście do standardowej strony, pozwalającej na: a. Weryfikację zawartości wykazu akt w zakładce Akta
Zakładka Akta daje możliwość filtrowania akt na podstawie pól: Symbol oraz Hasło klasyfikacyjne. Wpisane wzorce dają pozytywne wyniki jeśli znajdują się w dowolnym miejscu przeszukiwanego pola (czyli na początku, w środku lub na końcu). W powyższym przykładzie wyszukane zostały akta zawierające w haśle klasyfikacyjnym frazę WYBORY. b. Zatwierdzenie lub odrzucenie wykazu akt w zakładce Decyzje wraz z możliwością dopisania opcjonalnego komentarza dla Instytucji Publicznej. 3.13 Przeglądanie wykazów akt Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik merytoryczny Archiwum Merytorycznego Lista akcji: 1) Menu Wykazy /opcja Przeglądanie wykazów akt 2) Otwiera się strona z zatwierdzonymi wykazami akt
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 3) Wybór danej instytucji publicznej powoduje przejście na stronę z aktami danej instytucji (zakładka Akta ) oraz z danymi dotyczącymi samego wykazu akt (zakładka Wykaz ) 4) Wybór określonej grupy akt, przez kliknięcie linku w kolumnie hasło klasyfikacyjne otwiera stronę wyszukiwania prostego, wypełnioną danymi powiązanymi z danym aktem wybranej instytucji. Przykładowo, kliknięcie ostatniej, siódmej pozycji daje efekt wyszukiwania:
Automatycznie zostają wypełnione następujące pola: Zespół na podstawie nazwy Instytucji Publicznej Słowa kluczowe/frazy na postawie części numeru sprawy Typ obiektów - Sprawy 4. Funkcje administracyjne 4.1 Utworzenie kont Instytucji Publicznej Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik administracyjny Archiwum Merytorycznego Lista akcji: 5) Menu Użytkownicy /opcja Aktywacja Superkonta 6) Pojawia się strona do wpisania numeru REGON Instytucji Publicznej
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 7) Kliknięcie przycisku Submit otwiera okienko wprowadzenia danych Instytucji Publicznej
8) Kliknięcie przycisku Załóż Konto tworzy rekord Instytucji Publicznej, skojarzone z nim konta osobowe dla tej Instytucji Publicznej, oraz wyświetla początkowe hasła dla stworzonych kont.
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 9) Kliknięcie linku Tak kończy procedurę 4.2 Edycja kont Instytucji Publicznej Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik administracyjny Archiwum Merytorycznego Lista akcji: 1) Menu Użytkownicy /opcja Przeglądanie Użytkowników 2) Pojawia się strona z listą użytkowników w systemie z której należy wybrać użytkownika 3) Po wybraniu Instytucji Publicznej istnieje możliwość zmiany danych powiązanych z Instytucją Publiczną oraz powiązanych z kontami osobowymi przypisanymi tej Instytucji. Zmiany są możliwe jedynie w przypadku pól podświetlonych na biało.
4) Po wprowadzeniu zmian zatwierdzenie ich polega na kliknięciu Dokonaj zmian, co powoduje wyświetlenie strony analogicznej jak przy utworzeniu kont Instytucji Publicznej, wymagającej zatwierdzenia zmian przez kliknięcie linku Tak. 4.3 Dezaktywacja kont Instytucji Publicznej 4.4 Wprowadzenie paczki archiwalnej Warunki wstępne: Zalogowany użytkownik Archiwum Techniczne Lista akcji: 1) Menu Paczki /opcja Wprowadź Paczkę Archiwalną
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 2) Pojawia się strona z możliwością wyboru pliku w okienko tekstowe należy wpisać ścieżkę dostępu do katalogu w którym są paczki archiwalne a następnie kliknąć Odśwież. 3) Wybór paczki odbywa się przez kliknięcie linku wejdź przy właściwej paczce. System wyświetla komunikat informujący o powodzeniu lub niepowodzeniu akcji. 4.5 Utworzenie konta administracyjnego Archiwum Merytorycznego Czynność wykonywana przy użyciu narzędzi administracyjnych Archiwum Technicznego. 4.6 Edycja konta administracyjnego Archiwum Merytorycznego Czynność wykonywana przy użyciu narzędzi administracyjnych Archiwum Technicznego. 4.7 Dezaktywacja konta administracyjnego Archiwum Merytorycznego Czynność wykonywana przy użyciu narzędzi administracyjnych Archiwum Technicznego.
4.8 Utworzenie konta merytorycznego Archiwum Merytorycznego Czynność wykonywana przy użyciu narzędzi administracyjnych Archiwum Technicznego. 4.9 Edycja konta merytorycznego Archiwum Merytorycznego Czynność wykonywana przy użyciu narzędzi administracyjnych Archiwum Technicznego. 4.10 Dezaktywacja konta merytorycznego Archiwum Merytorycznego Czynność wykonywana przy użyciu narzędzi administracyjnych Archiwum Technicznego. 4.11 Utworzenie konta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Czynność wykonywana przy użyciu narzędzi administracyjnych Archiwum Technicznego. 4.12 Edycja konta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Czynność wykonywana przy użyciu narzędzi administracyjnych Archiwum Technicznego. 4.13 Dezaktywacja konta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Czynność wykonywana przy użyciu narzędzi administracyjnych Archiwum Technicznego. 5. Ścieżka pracy Poniżej przedstawiona jest kolejność czynności wraz z przypisanymi do nich użytkownikami, pozwalających na pomyślne wprowadzenie materiałów archiwalnych do Archiwum. 1. 2. Użytkowni k Instytucja Publiczna/konto Superużytkownika Akcja Wprowadzenie Spisu Zdawczo-Odbiorczego Cel Opis Inicjacja procedury przekazania dokumentów do Archiwum Merytorycznego Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego Menu Spisy/Wprowadzenie wpisu zdawczo-odbiorczego/przeglądaj Użytkowni k Archiwum Merytoryczne/Konto merytoryczne Akcja Akceptacja lub Odrzucenie Spisu Zdawczo-Odbiorczego
Archiwum dokumentów elektronicznych Wersja: 0.3 Data: 06/12/2006 Cel Weryfikacja otrzymanego spisu Opis Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego (akceptacja bądź odrzucenie spisu) Spisy/Spisy zdawczo-odbiorcze/link spisu/decyzje/odrzuć lub Akceptuj Menu 3. Użytkowni k Instytucja Publiczna/konto Superużytkownika Akcja Opis Wprowadzenie sumy kontrolnej paczki powiązanej z wprowadzonym Spisem Zdawczo-Odbiorczym Weryfikacja poprawności paczki archiwalnej na etapie wprowadzania jej z nośnika informatycznego do zasobu materiałów archiwalnych przez Archiwum Techniczne. Wprowadzenie sumy kontrolnej paczki archiwalnej Menu Paczki/Wprowadź Sumę Kontrolną Użytkowni k Archiwum Techniczne Akcja Wprowadzenie paczki archiwalnej Cel Opis Wprowadzenie danych przekazywanych przez Instytucję Publiczną do zasobów archiwalnych Wprowadzenie paczki archiwalnej Menu Paczki/Wprowadź Paczkę Archiwalną Użytkowni k Archiwum Merytoryczne/konto merytoryczne Akcja Utrwalenie materiałów archiwalnych Cel Opis Zatwierdzenie lub odrzucenie informacji wprowadzonych do systemu z przetwarzanej paczki archiwalnej przeprowadzane w celu zapewnienia odpowiedniej jakości danych w systemie Utrwalenie materiałów archiwalnych Menu Paczki/ Paczki archiwalne/link spisu/decyzje/odrzuć lub Akceptuj Cel 4. 5. 6. Dodatek techniczny 1) XML XML (ang. Extensible Markup Language) to uniwersalny język formalny przeznaczony do reprezentowania różnych danych w ustrukturalizowany sposób. XML jest niezależny od platformy, co umożliwia łatwą wymianę dokumentów pomiędzy różnymi systemami i znacząco przyczyniło się do popularności tego języka w dobie Internetu.XML jest rekomendowany oraz specyfikowany przez organizację W3C.
Dokument jest poprawny składniowo (ang. well-formed), jeżeli jest zgodny z regułami składni XML. Reguły te obejmują m.in. konieczność domykania wszystkich znaczników. Dokument niepoprawny składniowo nie może być przetworzony przez parser XML. Dokument jest poprawny strukturalnie (ang. valid), jeżeli jest zgodny z definicją dokumentu, tzn. dodatkowymi regułami określonymi przez użytkownika. Do precyzowania tych reguł służą specjalne języki. Najpopularniejszymi są DTD, XML Schema. Odnośniki do oficjalnych specyfikacji: Strona domowa XML: http://www.w3.org/xml/ Specyfikacja XML 1.0: http://www.w3.org/tr/rec-xml/ Specyfikacja XML 1.1: http://www.w3.org/tr/xml11/ 2) XML Schema Definition XML Schema to opracowany przez W3C standard służący do definiowania struktury dokumentu XML. XML Schema uważane jest za następcę DTD, posiada bowiem znacznie większe możliwości. XML Schema jest aplikacją XML (dokument XML Schema sam jest dokumentem XML), w odróżnieniu od DTD będącego częścią standardu XML. Dokumenty zawierające definicje XML Schema zapisuje się zwykle w plikach z rozszerzeniem.xsd (od XML Schema Definition). Specyfikacja XML Schema powstała w 2001 r. i składa się z 3 części: 1. Primer Elementarz nienormatywna część zawierająca podstawy tego języka 2. Structures Struktury 3. Datatypes Typy danych Odnośniki do oficjalnych specyfikacji: W3C XML Schema - oficjalna strona standardu: http://www.w3.org/xml/schema XML Schema Part 0: Primer: http://www.w3.org/tr/xmlschema-0/ XML Schema Part 1: Structures: http://www.w3.org/tr/xmlschema-1/ XML Schema Part 2: Datatypes: http://www.w3.org/tr/xmlschema-2/