Zestawienie przeprowadzonych kontroli na miejscu projektów realizowanych w ramach Załącznik nr 3 do pisma DPO.V.0725 26/09 Rodzaj kontroli: Planowa Termin przeprowadzenia: - data rozpoczęcia: 27.01.2009r. - data zakończenia: 30.01.2009r. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Dom Współpracy Polsko-Niemieckiej nr umowy ramowej R.U.DPO.0831-37/77/2008 Temat: 1. Weryfikacja zgodności załoŝeń zawartych we wnioskach o rozliczenie wydatków ROEFS nr R.U.DPO.0812-38/77/2008/01 za okres od 1 września do 30 listopada 2008 r. oraz wniosku nr R.U.DPO.0812-38/77/2008/02 za okres od 1 do 3 grudnia 2008 r. z faktycznym postępem rzeczowym. 2. Weryfikacja kwalifikowalności wydatków. Zalecenia pokontrolne: data wystąpienia: 31.03.2009r. ilość zaleceń: 18 Zawiadomienie rzecznika o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych: brak Kontrolowany okres działalności: 01.09.2008r. 03.12.2008r. Dokumentacja: 1. UpowaŜnienie do kontroli nr 15/2009 2. Program kontroli 3. Informacja pokontrolna nr 1/PT/POKL/2009 4. Zalecenia pokontrolne nr 1/PT/POKL/2009 5. Zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa karnego. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości: 1. W zakresie kwalifikowalności wydatków ponoszonych przez RO EFS: a) nie zastosowanie przez RO EFS przyjętej Metodologii wyliczenia kosztów najmu i opłat w zakresie kosztów uŝytkowania telefonów komórkowych. Brak stosowania ogólnie przyjętej metodologii wyliczenia kosztów spowodował zawyŝenie kwot refundowanych z tytułu uŝytkowania telefonu komórkowego na potrzeby RO EFS za wrzesień, październik i listopad 2008 r. o łączną kwotę 19,02 zł; b) nie zastosowanie przez RO EFS przyjętej Metodologii wyliczenia kosztów najmu i opłat w zakresie kosztów energii elektrycznej w listopadzie 2008, co spowodowało zawyŝenie kwoty zrefundowanej z tego tytułu o 34,97 zł; c) niezgodność pomiędzy kwotą faktycznie dokonanych płatności w ramach umowy zlecenie nr RO EFS 1/09/08 z dn. 01.09.2008, a kwotą zrefundowaną z tytułu ww. umowy w ramach ogólnej refundacji z tytułu wynagrodzeń i składek ZUS za wrzesień 2008 r. Kwota zrefundowana została zawyŝona o 37,91 zł, w stosunku do kwoty faktycznie dokonanych płatności; d) zaliczenie do kosztów kwalifikowalnych kwoty 63,06 zł tytułem refundacji opłat za wodę i ścieki oraz wywóz śmieci, podczas, gdy faktura nr 31/2008/FAKB/10 z dn. 17.10.2008 r. na kwotę 180,38 Zawiadomienie organów ścigania: z dnia 20.05.2009r. 1
nie została przez RO EFS zapłacona w całości. Brakująca kwota 0,08 zł została dopłacona przez RO EFS w dn. 12.02.2009 r., po wskazaniu istniejącej niezgodności przez Zespół Kontrolujący. 2. W zakresie rozliczeń finansowych: a) rozbieŝność pomiędzy kopiami wyciągów bankowych potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Dyrektora Generalnego DWPN, które stanowiły załączniki do Wniosku o rozliczenie wydatków nr R.U.DPO.0812-38/77/2008/01 za okres od 01.09.2008 r. do 30.11.2008 r. oraz Wniosku o rozliczenie wydatków nr R.U.DPO.0812-38/77/2008/02 za okres od 01.12.2008 r. do 03.12.2008 r., a oryginałami przedstawionymi Zespołowi Kontrolującemu na miejscu w trakcie kontroli. Kopie wyciągów przedstawianych przez RO EFS jako załączniki do Wniosków o płatność skserowano tak, iŝ na kserokopiach były ujęte tylko operacje związane z działalnością RO EFS, natomiast pozostałe operacje, które nie miały z RO EFS powiązania zostały usunięte; b) występowanie na rachunku bankowym wyodrębnionym na potrzeby działalności RO EFS (nr 73 2310 0000 0310 0066 0300 0000) operacji nie związanych z realizacją Umowy Ramowej. Kwoty, które były przelewane z wyodrębnionego rachunku na wydatki nie związane z działalnością RO EFS, w terminie późniejszym zwracano na konto wyodrębnione na potrzeby RO EFS. PowyŜsze działania wskazują na czasowe finansowanie innych działań DWPN, ze środków dotacji przeznaczonych wyłącznie na działalność RO EFS; c) opisy na wyciągach bankowych zawierające informację o źródłach finansowania wydatków zostały uzupełnione przez jednostkę kontrolowaną w trakcie trwania kontroli; d) na rachunku bankowym nr 73 2310 0000 0310 0066 0300 0000 naliczone zostały odsetki: w kwocie 3,12 zł w dn. 31.10.2008 r. oraz w kwocie 5,35 zł w dn. 28.11.2008 r., podczas gdy, zgodnie z 4 ust. 6 Umowy Ramowej, RO EFS zobowiązany był do posiadania w celu dokonywania operacji związanych z rozliczaniem dotacji rachunku nieoprocentowanego; 2
e) na oryginałach niektórych faktur zostały podane daty dokonania płatności niezgodne z datami płatności wynikającymi z wyciągu z rachunku bankowego; f) brak na fakturze VAT nr 180/TM/2008 z dn. 01.10.2008 r. opisu wiąŝącego wydatek z działaniami RO EFS; g) brak dat dokonania weryfikacji dokumentu księgowego pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym. PowyŜsze dotyczy m. in. następujących faktur VAT: nr 180/TM/2008 z dn. 01.10.2008 r., nr: FAV/10/027387/11/08 z dn. 06.11.2008 r., nr: FAV/10/019035/09/08 z dn. 04.09.2008 r., nr: 1060/08/F z dn. 29.10.2008 r.; h) dokonanie weryfikacji merytorycznej i formalno-rachunkowej faktury VAT nr: FAV/10/019035/09/08 z dn. 04.09.2008 r. przez tą samą osobę; i) brak daty wystawienia Listy płac pracowników DWPN za wrzesień 2008 r. oraz weryfikacji merytorycznej i formalno-rachunkowej; j) niezgodność pomiędzy kwotą brutto na jaką opiewa Umowa zlecenie nr ROEFS 1/09/08 z dn. 01.09.2008 r. zawarta pomiędzy DWPN a Panią Beatą Woźniak, która wynosi 584,45 zł, a kwotą jaka została wymieniona na rachunku 1/IX/08 z dn. 30.09.2008 r. wystawionym do ww. Umowy, która wynosi 616,50 zł brutto. Ponadto na ww. rachunku w miejscu przeznaczonym na podpis przedkładającego rachunek brak jest podpisu zleceniobiorcy. 3. W zakresie przedkładanych do IP Wniosków o rozliczenie wydatków : a) niezgodność danych zawartych w Zestawieniach dokumentów stanowiących załącznik nr 1 odpowiednio do Wniosku o rozliczenie wydatków nr R.U.DPO.0812-38/77/2008/01 za okres od 01.09.2008 r. do 30.11.2008 r. oraz Wniosku o rozliczenie wydatków nr R.U.DPO.0812-38/77/2008/02 za okres od 01.12.2008 r. do 03.12.2008 r. ze stanem rzeczywistym. Stwierdzone niezgodności dotyczą: róŝnic pomiędzy numerem podanym w Zestawieniu dokumentów, a faktycznym numerem faktury; 3
róŝnic pomiędzy datą wystawienia dokumentu podaną w Zestawieniu dokumentów, a faktyczną datą wystawienia; róŝnic pomiędzy datą płatności faktury podaną w Zestawieniu dokumentów, a faktyczną datą płatności wynikającą z wyciągu bankowego; błędnie wyliczonej kwoty podatku VAT od kwoty wydatku kwalifikowalnego; b) brak zapewnienia w procedurach Domu Współpracy Polsko- Niemieckiej przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Umowy Ramowej przez okres w niej wymagany, tj. zgodnie z 10 ust. 3 przez okres 3 lat od daty zamknięcia PO KL lub częściowego zamknięcia PO KL. Zapisy pkt 3 ppkt 2, 7, 8 Załącznika nr 3 do Zarządzenia Dyrektora Generalnego DWPN w Gliwicach z dnia 30.06.2006 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) prowadzenia rachunkowości, mówią o przechowywaniu ksiąg rachunkowych i dokumentów księgowych przez 5 lat po upływie roku obrotowego, którego dotyczą. PowyŜszy zapis moŝe okazać się niewystarczający w przypadku dokumentów dotyczących działań RO EFS, szczególnie w wypadku dokumentów z lat 2008-2009. 4. W zakresie monitoringu osiągnięcia zakładanych rezultatów w ramach poszczególnych działań poprawności realizacji zadań dotyczących promocji i informacji: a) brak upowaŝnień do przetwarzania danych osobowych dla pracowników RO EFS. Brak upowaŝnień związany jest z koniecznością ustalenia pomiędzy jednostkami zaangaŝowanymi w działanie krajowej sieci RO EFS, która z nich jest administratorem danych. Zgodnie z opinią GIODO administratorem danych jest MRR, przedmiotowe upowaŝnienia zostaną więc wystawione w najbliŝszym czasie; b) niezgodność pomiędzy Kartą pracy eksperta, P. Agaty Artymowicz za październik 2008 r. zawierającą łączną liczbę godzin doradztwa udzielonego w poszczególnych dniach miesiąca, a indywidualnymi kartami doradztwa nr 3 i 4. Występuje niezgodność pomiędzy liczbą godzin doradztwa poświęconych w 4
dn. 20.10.2008r. dla Stowarzyszenia Promocja Przedsiębiorczości oraz Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Opolu wg Karty pracy eksperta było to łącznie 5 godz., natomiast wg Kart doradztwa nr 3 i 4 było to odpowiednio po 3 godz. indywidualnie dla kaŝdej z ww. instytucji. Skutki finansowe uchybień/nieprawidłowości: 19,02 zł Nieprawidłowości noszące znamiona przestępstwa: występowanie na rachunku bankowym wyodrębnionym na potrzeby działalności RO EFS (nr 73 2310 0000 0310 0066 0300 0000) operacji nie związanych z realizacją Umowy Ramowej. Kwoty, które były przelewane z wyodrębnionego rachunku na wydatki nie związane z działalnością RO EFS, w terminie późniejszym zwracano na konto wyodrębnione na potrzeby RO EFS. PowyŜsze działania wskazują na czasowe finansowanie innych działań DWPN, ze środków dotacji przeznaczonych wyłącznie na działalność RO EFS. Rodzaj kontroli: Planowa Termin przeprowadzenia: - data rozpoczęcia: 26.03.2009r. - data zakończenia: 30.03.2009r. Kontrolowany okres działalności: 04.12.2008r. 31.12.2008r. Dom Współpracy Polsko-Niemieckiej nr umowy ramowej R.U.DPO.0831-37/77/2008 Temat: Weryfikacja zgodności załoŝeń zawartych we wniosku o rozliczenie wydatków ROEFS nr R.U.DPO.0812-38/77/2008/03 za okres od 4 do 31 grudnia 2008 r. z faktycznym postępem rzeczowym. Weryfikacja kwalifikowalności wydatków. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości: 1. W zakresie rozliczeń finansowych: a) na Kartach przebiegu ewidencji pojazdu Opel Astra ODE7402 za październik, listopad i grudzień 2008 r., potwierdzających ilość kilometrów przejechanych przez Pana Rafała Nocoń, animatora, Zalecenia pokontrolne: data wystąpienia: 29.05.2009r. ilość zaleceń: 7 Zawiadomienie rzecznika o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych: brak Zawiadomienie organów ścigania: brak 5
Dokumentacja: 1. UpowaŜnienie do kontroli nr 61/2009 2. Program kontroli 3. Informacja pokontrolna nr 2/PT/POKL/2009 4. Zalecenia pokontrolne nr 2/PT/POKL/2009 zatrudnionego u Partnera RO EFS, w trakcie wykonywania czynności słuŝbowych, które znajdują się w dokumentacji RO EFS brak imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania osoby korzystającej z samochodu. Opisy dotyczące powiązania dokumentów z realizowanymi zadaniami RO EFS uzupełniono w trakcie trwania kontroli. Na podstawie danych zawartych w Kartach stwierdzono zawyŝenie ilości kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu. Pani Kalina Jurek, Kierownik RO EFS, złoŝyła wyjaśnienia z których wynika, iŝ ( ) jeŝeli trasa wiodła przez kilka miejscowości w Ewidencji pojazdu wpisuje się równieŝ tylko jedną, najdalszą miejscowość. Ze złoŝonych wyjaśnień nie wynika jednak jaką trasą dokładnie przejeŝdŝał animator spotykając się z osobami zainteresowanymi realizacją projektów w ramach POKL, bądź czy w trakcie jego przejazdów wystąpiły okoliczności, które wymusiły jazdę objazdami, co usprawiedliwiałoby tak duŝą ilość wykazanych kilometrów; b) brak weryfikacji pod względem formalno - rachunkowym i merytorycznym następujących dokumentów księgowych: faktury nr 12/2008 i 0200/2008, rachunku 1/XII/08, polecenia wyjazdu słuŝbowego nr 14/2009; c) brak dat dokonania weryfikacji dokumentu księgowego pod względem formalno-rachunkowymi i merytorycznym dot. następujących faktur nr: 04769/08, 781/12/2008, 1402/08, FAV/10/031583/12/08, 812080042421, 229/TM/2008, 4211039675, Z2971/0013/12/2008, 9607088/83, 626/2008, 619/2008, 30/2008; d) brak podpisu zlecającego na poleceniu wyjazdu słuŝbowego nr 14/2008 z dn. 08.12.2008r. 2. W zakresie prawidłowości Wniosku o rozliczenie wydatków nr R.U.DPO.0812-38/77/2008/03 za okres od 04.12.2008 r. do 31.12.2008 r. złoŝonego do IP Wniosku o rozliczenie wydatków stwierdzono następujące niezgodności: a) niezgodność pomiędzy numerem podanym w Zestawieniu dokumentów, a faktycznym numerem faktury, b) niezgodność pomiędzy datą płatności faktury podaną w 6
Zestawieniu dokumentów, a faktyczną datą płatności wynikającą z wyciągu bankowego. 3. W zakresie monitoringu osiągnięcia zakładanych rezultatów w ramach poszczególnych działań poprawności realizacji zadań dotyczących promocji i informacji stwierdzono, iŝ do dokumentacji RO EFS w zakresie rezultatów twardych Działania 2 animacja, przedstawiono dwie umowy partnerskie zawarte pomiędzy MKS w Gogolinie a Politechniką Opolską o tej samej treści: jedną zawartą w dniu 24.06.2008r. a drugą w dniu 19.11.2008r. Pani Kalina Jurek, Kierownik RO EFS, złoŝyła wyjaśnienia, iŝ do sprawozdania za okres 1 września 2008r. 30 listopada 2008r. omyłkowo dołączono kopię umowy partnerskiej na realizację projektu. Zespołowi Kontrolującemu nie wyjaśniono jednak dlaczego zostały sporządzone dwie identyczne umowy z róŝnymi datami ich zawarcia. Skutki finansowe uchybień/nieprawidłowości: - naleŝność główna: 264,11 zł - odsetki: 19,00 zł Nieprawidłowości noszące znamiona przestępstwa: brak Całość dokumentacji o kontroli jest udostępniania na wniosek osoby zainteresowanej. W myśl art. 5 ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu m.in. w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, a takŝe ze względu na prywatność osób fizycznych lub tajemnicę przedsiębiorcy. Opracował: Departament Koordynacji Programów Operacyjnych Referat Kontroli Funduszy Strukturalnych Opole, 03.07.2009 r. 7