Rozliczanie projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego

Transkrypt

1 Rozliczanie projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego

2 Przepisy prawne Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) Nr 800/2008 w sprawie uznania niektórych rodzajów pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata Szczegółowy opis osi priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata Podręcznik Kwalifikowalności Wydatków objętych dofinansowaniem w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata

3 Umowa o dofinansowanie Dokument określający zasady realizacji projektu Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami są integralną częścią umowy, a zatem niedopuszczalna jest realizacja projektu niezgodna z dokumentacją projektową Niedopuszczalna jest nieznajomość treści umowy Przed podpisaniem należy zapoznać się z treścią umowy

4 Umowa o dofinansowanie 1. rachunek bankowy Beneficjenta należy przez to rozumieć wyodrębniony rachunek bankowy nr... Beneficjent musi założyć wyodrębniony rachunek tylko w przypadku wypłaty dofinansowania w formie zaliczki Gdy dotacja jest przekazywana w formie refundacji należy wskazać rachunek bieżący Środki przekazywane w formie zaliczki na wyodrębniony rachunek bankowy muszą być wydatkowane z tego rachunku

5 Umowa o dofinansowanie 2. rozpoczęcie realizacji należy przez to rozumieć podjęcie przez Beneficjenta pierwszego prawnie wiążącego zobowiązania w ramach Projektu Termin ten Beneficjent sam określa we wniosku o dofinansowanie 3. zakończenie realizacji należy przez to rozumieć datę podpisania przez Beneficjenta ostatecznego protokołu odbioru lub innego dokumentu równoważnego w ramach Projektu oraz poniesienia ostatniego wydatku w Projekcie Wszystkie protokoły odbioru muszą być wystawione przed tą datą Wszystkie wydatki w projekcie muszą być poniesione przed tą datą (w przypadku wydatków osobowych również podatek i ZUS) Wydatki poniesione po tej dacie nie mogą zostać uznane za kwalifikowalne

6 Umowa o dofinansowanie 4. zaliczka jest to określona część dofinansowania przyznanego w Umowie, przekazana Beneficjentowi na podstawie wniosku o płatność przez Instytucję Zarządzającą w jednej lub kilku transzach przed dokonaniem wydatków na realizację Projektu, Wartość 1 transzy zaliczki musi być wpisana w Umowie o dofinansowanie Pierwsza transza przekazywana jest na podstawie wniosku o wypłatę I Transzy zaliczki bez konieczności składania wniosku o płatność Kolejne transze przekazywane są na podstawie wniosku o płatność po rozliczeniu min 90% poprzedniej transzy

7 Umowa o dofinansowanie 5. refundacja jest to zwrot Beneficjentowi, faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych, części wydatków kwalifikowalnych na realizację Projektu. 6. odsetki odsetki wynikające z przechowywania na wyodrębnionym rachunku bankowym Beneficjenta środków w formie zaliczki na realizację projektu, które pomniejszają kwotę kolejnych płatności na rzecz Beneficjenta lub muszą być zwrócone. Refundacja wydatków rozliczanych wnioskiem o płatność pośrednią przekazywana jest w terminie 60 dni po zatwierdzeniu w/w wniosku pod warunkiem dostępności środków

8 Wniosek o płatność Beneficjent zobowiązany jest do złożenia pierwszego wniosku o płatność w terminie nie później niż w terminie 3 miesięcy od daty podpisania umowy Wniosek można złożyć nie częściej niż raz w miesiącu, ale nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, nawet pomimo braku wydatków związanych z realizacją Projektu stanowi on wówczas funkcję sprawozdawczą

9 Wniosek o płatność Beneficjent jest zobowiązany do złożenia wniosku o płatność wraz z następującymi potwierdzonymi za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta załącznikami: kopiami faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, kopiami dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac w przypadku, gdy są wymagane przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą, oznaczonymi datą kopiami wyciągów bankowych i przelewów bankowych, potwierdzającymi poniesienie wydatków, kopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu, w przypadku robót budowlanych należy dodatkowo załączyć umowę z wykonawcą robót, szczegółową specyfikację wykonanych robót lub kosztorys powykonawczy.

10 Wniosek o płatność W przypadku stwierdzenia braków formalnych lub merytorycznych w złożonym wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca wzywa Beneficjenta do poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub do złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie. Nie złożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień lub nie usunięcie przez niego braków powoduje odrzucenie wniosku o płatność, a Projekt do czasu złożenia wyjaśnień lub usunięcia błędów pozostaje nierozliczony.

11 Wniosek o płatność Wniosek o płatność końcową należy złożyć w ciągu 25 dni od dnia zakończenia realizacji projektu. Płatność końcowa w wysokości co najmniej 5% łącznej kwoty dofinansowania, zostanie przekazana Beneficjentowi po: potwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą końcowego wniosku o płatność; przeprowadzeniu przez Instytucję Zarządzającą kontroli realizacji projektu w celu zbadania, czy projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskiem, oraz czy zakładane rezultaty realizacji projektu zostały osiągnięte potwierdzeniu przez Instytucję Zarządzającą w informacji pokontrolnej prawidłowej realizacji Projektu lub usunięcia nieprawidłowości

12 Zwrot dotacji Beneficjent jest zobowiązany do wydatkowania i rozliczenia zaliczki w formie wniosku o płatność w terminie 20 dni kalendarzowych od dnia przekazania zaliczki. Nie wykorzystana kwota zaliczki w części wyższej niż 10 % przekazanej transzy zaliczki podlega zwrotowi na rachunek bankowy, z którego została przekazana, Nie spełnienie powyższych obowiązków skutkuje wstrzymaniem następnej płatności w formie zaliczki, a także obowiązkiem zapłaty odsetek od niewykorzystanej i nie zwróconej zaliczki w części przekraczającej 10 % otrzymanej transzy zaliczki Odsetki od nierozliczonej w terminie zaliczki Beneficjent przekazuje na rachunek bankowy, z którego otrzymał zaliczkę.

13 Zwrot dotacji W sytuacji stwierdzenia wykorzystania dofinansowania niezgodnego z przeznaczeniem Instytucja Zarządzająca RPOWŚ na lata wzywa Beneficjenta do dokonania zwrotu w określonym terminie lub dokonuje potrącenia odpowiedniej kwoty z kolejnej refundacji/zaliczki w określonym terminie.

14 Zmiany w projekcie Beneficjent zgłasza w formie pisemnej zmiany dotyczące realizacji Projektu przed ich wprowadzeniem. Strony Umowy uzgadniają zakres zmian, które są niezbędne dla zapewnienia prawidłowej realizacji Projektu. Zmiany w umowie nie mogą prowadzić do zwiększenia dofinansowania.

15 Rozwiązanie umowy Jeżeli Beneficjent nie przedłożył, pomimo pisemnego wezwania Wniosku o płatność, może to stanowić powód rozwiązania umowy w trybie jednomiesięcznego wypowiedzenia

16 Najczęstsze błędy formalne Nieprawidłowe wypełnienie rubryk (np.. wypełnianie szarych pól zarezerwowanych dla Instytucji Pośredniczącej; Niewypełnienie wszystkich pól wniosku; Załączenie oryginałów dokumentów; Nieczytelność kopii załączonych dokumentów Podpisy - wniosek i potwierdzenia za zgodność z oryginałem załączonych kserokopii dokumentów podpisane przez osobę: - nieupoważnioną, - lub osobę, której pełnomocnictwa nie załączono; Brak wersji elektronicznej wniosku lub jej niezgodność z wersją papierową; Brak załączników dotyczy głównie protokołu odbioru robót i drobnych prac; Brak wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty;

17 Najczęstsze błędy formalne Nieprawidłowe przeliczanie wartości dokumentów wystawionych w walutach obcych Brak załączenia wszystkich dokumentów m. in. odnośnie kwalifikowalności podatku VAT, protokoły i umowy z wykonawcą Brak adnotacji o współfinansowaniu projektu w ramach PROWŚ na lata oraz numeru projektu

18 Najczęstsze błędy merytoryczne Błędy w sporządzonych załącznikach (np. w protokołach odbioru: błędy rachunkowe, brak ciągłości pomiędzy poszczególnymi protokołami odbioru częściowego robót, brak odniesienia odebranych robót do całości wszystkich elementów zadania np. pozycje dodatkowe występujące w protokole odbioru a brak ich w kosztorysie ofertowym); Błędnie wyliczony podatek VAT oraz inne błędy rachunkowe na fakturze, rachunku, liście płac i tym podobne Błędy rachunkowe (np. błędnie wyliczona kwota wydatków kwalifikowanych, refundacji); Przekroczenie limitu wydatków w ramach danej kategorii kosztów lub przedstawianie wydatku w niewłaściwej kategorii; Przedstawienie do rozliczenia wydatków poniesionych po dacie zakończenia projektu lub przed datą rozpoczęcia projektu

19 Najczęstsze błędy merytoryczne Płatności dokonywane gotówką przekraczające wartość ponad euro. Obowiązek rozliczeń za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy dotyczy przypadków, gdy jednorazowa wartość transakcji bez względu na liczbę wynikających z niej płatności przekracza równowartość euro, tak więc podział transakcji na raty nie daje podstaw do zapłaty gotówką, a raty takiej transakcji płacone gotówką będą uznawane za niekwalifikowalne. Pod pojęciem jednorazowa wartość transakcji należy rozumieć ogólną wartość należności lub zobowiązań określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Kary umowne związane z nieterminowym wykonaniem przez wykonawcę robót/usług Niezgodność parametrów technicznych środków trwałych z założonymi w Biznes Planie lub studium wykonalności (np. moc silnika, udźwig, pojemność, wielkość i inne)

20 Najczęstsze błędy merytoryczne Załączanie dokumentów, które obejmują szerszy zakres niż zadania określone do wykonania we wniosku o dofinansowanie projektu (np. projekt lub roboty budowlane na wykonanie parkingu przed Centrum Kultury oraz Urzędem Gminy, a umowa obejmuje tylko Centrum Kultury) Rozliczanie faktur zaliczkowych (chyba, że w tym samym wniosku ujęto również fakturę dokumentującą zakup w całości) Błędne rozliczanie zaliczki Nie informowanie Instytucji Zarządzającej o zmianach w projekcie przed dokonaniem płatności Dokonywanie wydatków nie ujętych we wniosku o dofinansowanie m.in. w zakresie promocji, roboty dodatkowe przy pracach budowlanych nie ujęte w pierwotnej umowie z wykonawcą

21 Rozliczanie faktur w walucie obcej W przypadku faktur wystawianych w walutach obcych należy dodatkowo na odwrocie faktury wpisać średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury oraz kurs z dnia zapłaty. W przypadku gdy faktura jest zapłacona w ratach należy wyszczególnić kursy z dat zapłaty faktury wraz z kwotami jakie zostały zapłacone. W przypadku zapłaty gotówką lub w ciężar rachunku walutowego należy wpisać średni kurs NBP z dnia zapłaty. W przypadku zapłaty przelewem w ciężar rachunku złotowego należy wpisać kurs po jakim środki zostały przeliczone przez bank. W przypadku gdy faktura jest płatna w kilku transzach należy osobno przeliczyć zgodnie z w/w zasadami poszczególne transze. Jeżeli kurs z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury jest niższy niż z dnia zapłaty to w punkcie 11 wniosku o płatność należy wszystkie kwoty wpisać w złotych przeliczonych po kursie z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Jeżeli kurs z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury jest wyższy niż z dnia zapłaty to w punkcie 11 wniosku o płatność należy wszystkie kwoty dokumentu wpisać w złotych przeliczonych po kursie z dnia zapłaty.

22

23

24 W kolumnie 1, 2 należy zamieścić krótki, opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu. W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych jakie zgodnie umową o dofinansowanie powinny zostać poniesione w ramach poszczególnych zadań/etapów. Natomiast w kolumnach 5 i 6 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu.

25 Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniana dla każdego wniosku o płatność Tabela dotycząca wskaźników rezultatu wypełniania jest dla wniosku o płatność końcową

26 Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent wykazał i planuje wykazać w dwóch kolejnych latach kalendarzowych we wnioskach o płatność. Pierwszym rokiem powinien być rok złożenia wniosku o płatność

27

28 Dziękuję za uwagę