Obowiązki beneficjenta

Transkrypt

1 1

2 Obowiązki beneficjenta w zakresie sprawozdawczości i kontroli 2

3 Wspólnotowe podstawy prawne: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Tytuł VI Zarządzanie, monitorowanie i kontrola, Załączniki), Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 głównie załączniki, Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r. art. 35, Wytyczne horyzontalne w zakresie sprawozdawczości z dnia 29 maja 2008 r., Wytyczne poszczególnych instytucji zarządzających w zakresie sprawozdawczości i monitoringu. 3

4 Ewaluacja Przygotowanie Kontrola Realizacja Monitoring 4

5 Sprawozdawczość Beneficjenta 1. Obowiązki Beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa umowa o dofinansowanie projektu. 2. Sprawozdawczość odbywa się systematycznie i terminowo przez cały okres realizacji projektu. 3. Funkcję sprawozdania pełni część wniosku o płatność dotycząca przebiegu realizacji projektu. 4. Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosku o płatność. 5. Pozytywnie zweryfikowana część wniosku o płatność dotycząca przebiegu realizacji projektu jest warunkiem zrealizowania płatności na rzecz Beneficjenta. 6. Beneficjent składa wniosek o płatność nie rzadziej niż 1 raz na kwartał, nie częściej niż 1 raz w miesiącu. 5

6 Monitoring postępu rzeczowego 1. Monitorowanie odbywa się poprzez odniesienie projektu do wartości wskaźników produktu i rezultatu, opisujących osie priorytetowe i cele. 2. Wskaźniki produktu mierzą fizycznie wytworzenie, usługi i produkty powstałe w wyniku realizacji etapu/projektu. 3. Wskaźniki rezultatu ukazują bezpośrednie i natychmiastowe efekty dla bezpośrednich Beneficjentów po zakończeniu etapu/projektu. 4. Wskaźniki oddziaływania ukazują efekty występujące po dłuższym okresie czasu. 6

7 Podstawy prawne kontroli: 7 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. (art , art. 70.) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego ogólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. (art. 12 i 13.) Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (art. 26 ust. 1 pkt. 14, art. 27 ust. 1 pkt 5, art. 35 ust. 2 pkt 5.) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej PO (wydane na podstawie art. 35 ust. 3 pkt. 9 Ustawy) Procedury IZ w zakresie kontroli w ramach RPO.

8 Krajowy System Kontroli Wdrażania Funduszy Instytucje Zarządzające IA Instytucje Pośredniczące Instytucje Pośredniczące II /Instytucje Wdrażające IC/IPOC BENEFICJENT 8

9 Weryfikacja realizacji projektu Weryfikacja 100% wniosków o płatność Kontrole projektów na miejscu Weryfikacja 100% Weryfikacja dokumentów Kontrola 100% Kontrola dokumentów poświadczających wydatki projektów projektów na poświadczających na próbie próbie wydatki Beneficjent dostarcza wszystkie faktury Beneficjent dostarcza zestawienie faktur wraz z wybranymi fakturami Beneficjent dostarcza zestawienie faktur 9

10 KONTROLE PROJEKTÓW NA MIEJSCU Jest to forma weryfikacji poniesionych przez Beneficjenta wydatków, potwierdzająca, że towary i usługi zostały dostarczone, wydatki rzeczywiście poniesione, zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi oraz umową o dofinansowanie projektu. Beneficjent może zostać poddany kontroli: Planowej zgodniej z Rocznym Planem Kontroli IP/IW na dany rok, Doraźnej - w sytuacji zaistnienia podejrzenia popełnienia przez Beneficjenta oszustwa lub wystąpienia przesłanek świadczących o podejrzeniu popełniania innych nieprawidłowości przy realizacji projektu. WFOŚIGW w Olsztynie będzie przeprowadzał kontrole projektów na miejscu: 100 % realizowanych projektów, na próbie projektów, zgodnie z określoną przez IZ metodologią doboru próby, uwzględniającą wielkość próby, poziom ryzyka dla poszczególnych rodzajów Beneficjentów i rodzajów projektów. Metodologia doboru jest weryfikowana w każdym roku. 10

11 Kontrola na zakończenie realizacji projektu: dotyczy każdego projektu, przeprowadzana jest obligatoryjnie po złożeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową, obejmuje sprawdzenie kompletności i zgodności z prawem całej dokumentacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków. Ostateczna akceptacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosku o płatność końcową, w tym zakończenie kontroli na miejscu, jest warunkiem wypłaty środków i zakończeniem realizacji projektu. 11

12 Etapy kontroli projektów na miejscu 1. zaplanowanie czynności kontrolnych (zebranie dokumentów i informacji o projekcie; powołanie zespołu kontrolującego; sporządzenie upoważnień do kontroli), 2. przekazanie do Beneficjenta zawiadomienia o kontroli, 3. przeprowadzenie czynności kontrolnych przez Zespół Kontrolujący, 4. sporządzenie i przekazanie do Beneficjenta informacji pokontrolnej, 5. ewentualne sformułowanie i przekazanie do Beneficjenta zaleceń pokontrolnych, 6. weryfikacja wdrożenia przez Beneficjenta zaleceń pokontrolnych. 12

13 ZALECENIA POKONTROLNE: Wydawane są w przypadku stwierdzenia podczas kontroli na miejscu uchybień lub nieprawidłowości i zawierają uwagi i wnioski zmierzające do ich usunięcia. Beneficjent jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do pisemnego poinformowania instytucji, w której złożył projekt, o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczynach niepodjęcia działań nałożonych na niego w ramach zaleceń pokontrolnych. 13

14 Kontrola na miejscu obejmuje: Weryfikację zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie, w tym m in.: zgodność miejsca, zgodność czasu realizacji, Weryfikację realizacji zakresu finansowego przedsięwzięcia, w tym m.in.: kontrola systemu księgowego, zgodność źródeł finansowania, zgodność kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych inwestycji, zgodność dokumentów finansowo księgowych i im równoważnych, kwalifikowalność podatku VAT. 14

15 Weryfikację realizacji zakresu rzeczowego przedsięwzięcia, w tym m.in.: zgodność zakresu rzeczowego z umową o dofinansowanie, postęp rzeczowy, zgodność dokumentacji z prawem budowlanym, kompletność dokumentacji, w tym dokumenty potwierdzające wykonanie usług, odbiór towarów, ewidencję środków trwałych i zgodność stanu sprzętu, wyposażenia ze wskazaniami we Wniosku o dofinansowanie. Realizację działań informacyjno promocyjnych, w tym m in.: zgodność działań informacyjno promocyjnych z Obowiązkami Beneficjentów w zakresie prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz zapisami Wniosku o dofinansowanie oznakowanie projektu, w tym środków trwałych. 15

16 Występowanie pomocy publicznej, w tym m.in.: rodzaj otrzymanej pomocy publicznej, kwalifikowalność inwestycji do objęcia pomocą publiczną, źródła otrzymanej pomocy publicznej na realizację przedsięwzięcia, Przestrzeganie polityk wspólnotowych, w tym m.in.: zgodność z polityką równych szans, zgodność z polityką społeczeństwa informacyjnego, zgodność z polityką zrównoważonego rozwoju. Realizacja obowiązującej sprawozdawczości i monitoringu, w tym m.in.: zgodność wskaźników produktu i rezultatu oraz poziom ich osiągnięcia, wyniki realizacji projektu i system ich monitorowania, obejmujący również podwykonawców, Występowanie błędów i nieprawidłowości, Przechowywanie dokumentacji i sposób archiwizacji. 16

17 Najczęściej pojawiające się błędy przy rozliczaniu płatności oraz prawidłowości i rzetelności prowadzonych dokumentów księgowych: brak rozliczenia płatności - nie istnieją dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków, błędne rozliczenie - rozliczenia płatności lub inne dokumenty księgowe potwierdzające wydatki zawierają błędy, sfałszowane rozliczenie - rozliczenia płatności lub inne dokumenty księgowe zostały zmienione i nie odpowiadają stanowi faktycznemu, niedopełnienie obowiązku przedstawienia rozliczenia płatności lub inne dokumenty księgowe nie zostały przedstawione przez podmiot realizujący projekt. 17

18 Nieprawidłowości dotyczące realizacji projektu: Brak wykonania pozycji robót/dostaw (pozycji ujętej w kosztorysie ofertowym i przedstawionym do rozliczenia). Brak wykonania odpowiedniej (zamówionej) ilości robót/dostaw. Realizacja robót zamiennych niezgodnie z zapisami zawartej umowy miedzy Beneficjentem a wykonawcą/dostawcą. Zmiana lokalizacji elementów robót niezgodna z przedłożonym projektem. Zmiana rozwiązań projektowych przed realizacją robót, wpływająca na realizację projektu. Realizacja robót z materiałów zamiennych (inne materiały). 18

19 Nieprawidłowości dotyczące realizacji projektu c.d. Realizacja części robót na innej działce ewidencyjnej. Niska jakość robót świadcząca o braku należytego nadzoru ze strony beneficjenta. Wykonanie robót niezgodnie z przepisami - np. budowlanymi, sanitarnymi. Przedstawione wydatki nie zostały poniesione w trakcie realizacji przedsięwzięcia. Poniesione wydatki nie znajdują uzasadnienia podczas realizacji projektu. Nadmierne finansowanie zakwalifikowane wydatki są wyższe od rynkowych. 19

20 Przyczyny powstawania błędów i nieprawidłowości: Nieznajomość przepisów prawnych, w szczególności przepisów prawa zamówień publicznych oraz dokumentów dotyczących wdrażania Programu Operacyjnego, Niestosowanie przez Beneficjentów zasad określonych w Umowie o dofinansowanie projektu, Zmienność przepisów prawa, Nierzetelność lub niedokładność przedkładanych przez Beneficjenta dokumentów, sporządzanie na ostatnią chwilę wniosków o płatność (brak dokumentacji, błędy rachunkowe). 20

21 Załącznik nr 1 do Wytycznych w sprawie sprawozdawczości Wniosek w płatność Beneficjenta 20. OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA: Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. 21

22 Skutki wykrytych nieprawidłowości: W przypadku wykrycia nieprawidłowości, w tym w szczególności oszustwa finansowego, Beneficjenci muszą się liczyć z nałożeniem sankcji: Zwrot wszystkich środków dofinansowania, Wykluczenie z możliwości otrzymania dofinansowania w przyszłości, Zwrot części zrefundowanych środków w związku z uznaniem niektórych wydatków za nieprawidłowe, Odmowa refundacji wydatków uzdanych za nieprawidłowe, Potrącenie środków uznanych za nieprawidłowe z kolejnej transzy refundacji, Naprawienie szkody. 22

23 Dziękuję za uwagę 23