- POKL /08, POKL /09, POKL /09, POKL /08

Transkrypt

1 Emm Consulting Mariusz Lasak, nr projektów: - POKL /08, POKL /09, POKL /09, POKL /08 Doraźna - data rozpoczęcia: r. - data zakończenia: r. Kontrolowany okres działalności r r. 1. UpowaŜnienie do kontroli nr 164/2010 z dnia r. 2. Zawiadomienie o kontroli z dnia r. 3. Program kontroli z dnia r. 4. Informacja Pokontrolna nr 17/POKL/2010 z dnia r. 5. Zalecenia Pokontrolne nr 17/POKL/2010 z dnia r. Weryfikacja zgodności realizacji projektu z jego załoŝeniami określonymi w umowach o dofinansowanie projektów, a w szczególności: prawidłowość rozliczeń finansowych, poprawność dokumentacji dotyczącej personelu projektu, zgodność danych przekazanych we Wnioskach beneficjenta o płatność : nr WNP - POKL /08-01 za okres od r. do r. oraz nr WNP - POKL /08-06 za okres od r. do r., nr WNP - POKL /09-02 za okres od r. do r., nr WNP - POKL /09-01 za okres od r. do r., nr WNP - POKL /08-04 za okres od r. do r. w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektów dostępną w siedzibie beneficjenta, poprawność udzielania zamówień publicznych, poprawność stosowania zasady konkurencyjności, poprawność udzielania pomocy publicznej, sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji projektu. Zalecenia pokontrolne: data wystąpienia: r. ilość zaleceń: 4. Stwierdzone nieprawidłowości/błędy/uchybienia: Projekt nr POKL /08: 1. Powielanie zadań wykonywanych w ramach projektu przez te same osoby (koordynatora projektu i jego asystenta), co moŝe budzić wątpliwości dotyczące nadzoru koordynatora projektu i asystenta nad prawidłowością realizacji projektu. 2. Brak potwierdzeń przystąpienia uczestników do egzaminu 1

2 certyfikacyjnego, pomimo, Ŝe zgodnie z pkt 2 Regulaminu uczestnictwa w szkoleniach( ) uczestnik zobowiązany był do przystąpienia do egzaminu w okresie do 2 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. 3. Kserokopie podpisów osób odpowiedzialnych za weryfikację merytoryczną oraz formalno rachunkową dokumentu na oryginałach opisów faktur. 4. Brak na wyciągach bankowych, stanowiących dowody księgowe potwierdzające poniesienie wydatków na prowadzenie rachunku bankowego, opisów wiąŝących przedmiotowy wydatek z projektem. 5. Sporządzanie opisów wiąŝących dokument księgowy z projektem na odrębnych załącznikach, pomimo, iŝ na dokumencie źródłowym znajduje się miejsce na dokonanie opisu. 6. Niezgodność pomiędzy datami wystawienia dokumentów (wyciągu bankowego nr 01/2009, 02/2009 oraz 03/2009) wskazanymi w pozycjach 11, 12 i 13 Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem, stanowiącego załącznik nr 1 Wniosku beneficjenta o płatność nr WNP POKL /08-01, a faktycznymi datami dokumentów wskazanymi na dokumentach przedłoŝonych do kontroli Zespołowi kontrolującemu. 7. Brak w treści umów zawieranych z wykonawcami zastrzeŝenia prawa wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym projektem. Obowiązek zamieszczenia przedmiotowych zapisów wynika z 17 ust. 1 umowy o dofinansowanie projektu. Projekt nr POKL /09: 1. Brak potwierdzenia zamieszczenia na stronie internetowej (stronie beneficjenta lub projektu) zapytania ofertowego dotyczącego zamówień na przeprowadzenie szkolenia w zakresie modułu komputerowego oraz przeprowadzenie rekrutacji uczestników szkoleń. PowyŜsze wskazuje na brak odpowiedniego upublicznienia realizowanego zamówienia. 2. Niezgodność pomiędzy wyjaśnieniami złoŝonymi Zespołowi kontrolującemu przez beneficjenta w zakresie kalkulacji kosztu przeprowadzenia szkoleń, a treścią zapytań ofertowych przesyłanych 2

3 wykonawcom. Zgodnie z przedstawionymi wyjaśnieniami, skalkulowana cena szkolenia była wyŝsza, m. in. ze względu na fakt, iŝ przewidziano zwrot wykładowcom kosztów dojazdu i noclegu, podczas, gdy w treści zapytań ofertowych beneficjent zaznaczył, iŝ organizator nie pokrywa kosztów noclegów trenerów. 3. Kserokopie podpisów osób odpowiedzialnych za weryfikację merytoryczną oraz formalno rachunkową dokumentu na oryginałach opisów faktur. 4. Brak na wyciągach bankowych, stanowiących dowody księgowe potwierdzające poniesienie wydatków na prowadzenie rachunku bankowego, opisów wiąŝących przedmiotowy wydatek z projektem. 5. Brak w treści umów zawieranych z wykonawcami zastrzeŝenia prawa wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym projektem. Obowiązek zamieszczenia przedmiotowych zapisów wynika z 17 ust. 1 umowy o dofinansowanie projektu. 6. Brak przystąpienia większości uczestników I i II edycji szkolenia do egzaminu certyfikacyjnego, pomimo, Ŝe zgodnie z pkt 2 Regulaminu uczestnictwa w szkoleniach( ) uczestnik zobowiązany był do przystąpienia do egzaminu w okresie do 2 miesięcy od dnia zakończenia szkolenia. Projekt nr POKL /08: 1. Dokonywanie zwrotów kosztów delegacji koordynatora projektu, pomimo braku uregulowań w przedmiotowym zakresie w umowie zawartej na pełnienie funkcji koordynatora. W związku z powyŝszym, zwrócone koszty delegacji na kwotę 3.864,69 zł naleŝy uznać za niekwalifikowalne. 2. Powielanie zadań wykonywanych w ramach projektu przez te same osoby (koordynatora projektu i jego asystenta), co moŝe budzić wątpliwości dotyczące nadzoru koordynatora projektu i asystenta nad prawidłowością realizacji projektu. 3. Sporządzanie opisów wiąŝących dokument księgowy z projektem na odrębnych załącznikach. 4. Brak na wyciągach bankowych, stanowiących dowody księgowe potwierdzające poniesienie wydatków na prowadzenie rachunku 3

4 bankowego, opisów wiąŝących przedmiotowy wydatek z projektem. 5. Podanie we Wniosku beneficjenta o płatność nr WNP POKL /08-04 w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem, stanowiącym załącznik nr 1 do ww. wniosku, w pozycji nr 5 - błędnej kwoty dokumentu netto. 6. Brak w treści umów zawieranych z wykonawcami zastrzeŝenia prawa wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym projektem. Obowiązek zamieszczenia przedmiotowych zapisów wynika z 17 ust. 1 umowy o dofinansowanie projektu. 7. Przeprowadzenie 24 godzin szkoleniowych w zakresie modułu asystentka-sekretarka przeprowadzono w dniach 21, 25, r., czyli po dniu r., określonym, jako termin wykonania w umowie o dzieło zawartej pomiędzy firmą organizującą szkolenie a trenerem. Projekt nr POKL /09: 1. Niezastosowanie przez beneficjenta zasady konkurencyjności opisanej w 20 umowy o dofinansowanie w zakresie wyboru dostawcy wyŝywienia dla uczestników szkoleń. 1. Brak potwierdzenia zamieszczenia na stronie internetowej (stronie beneficjenta lub projektu) zapytania ofertowego dotyczącego zamówień na przeprowadzenie szkolenia w zakresie modułu komputerowego oraz przeprowadzenie rekrutacji uczestników szkoleń. PowyŜsze wskazuje na brak odpowiedniego upublicznienia realizowanego zamówienia. 2. Podanie w pkt 5 Postęp rzeczowy realizacji projektu we Wniosku beneficjenta o płatność nr WNP POKL /09-01 iŝ nad prawidłową realizacją, kwalifikowalnością uczestników i kosztów w projekcie czuwa (...) specjalista ds. sprawozdawczości, podczas, gdy w ramach projektu nie jest zatrudniona osoba zajmująca stanowisko specjalista ds. sprawozdawczości. 3. Powielanie zadań wykonywanych w ramach projektu przez te same osoby (koordynatora projektu i jego asystenta), co moŝe budzić wątpliwości dotyczące nadzoru koordynatora projektu i asystenta nad 4

5 prawidłowością realizacji projektu. 4. Kserokopie podpisów osób odpowiedzialnych za weryfikację merytoryczną oraz formalno rachunkową dokumentu na fakturach ujętych w załączniku nr 1 do Wniosków beneficjenta o płatność. 5. Podanie błędnych danych (nr księgowy, data wystawienia dokumentu) w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. 6. Sporządzanie opisów wiąŝących dokument księgowy z projektem na odrębnych załącznikach, pomimo, iŝ na dokumencie źródłowym znajduje się miejsce na dokonanie opisu. 7. Błędny opis faktury VAT nr GVR-P z dnia r. oraz faktury VAT 12/11/09 z dnia r. określający koszt poniesionego wydatku. 8. Brak na wyciągach bankowych, stanowiących dowody księgowe potwierdzające poniesienie wydatków na prowadzenie rachunku bankowego, opisów wiąŝących przedmiotowy wydatek z projektem. 9. Błędne zakwalifikowanie wydatku dotyczącego udostępnienia oraz usługi połączeń nr (faktura VAT FVT /11/09 z dnia r.) do kosztów pośrednich. Zgodnie z zaakceptowanym budŝetem koszt instalacji i obsługi bezpłatnej infolinii naleŝy zakwalifikować do Zadania 1 Rekrutacja. 10. Dokonanie przez beneficjenta zakupu projektora multimedialnego w ramach Zadania 4 Zarządzanie projektem. Zdaniem Zespołu kontrolującego zakres działań wykonywanych w ramach przedmiotowego Zadania nie wiąŝe się z koniecznością wykorzystywania przez beneficjenta projektora multimedialnego, szczególnie biorąc pod uwagę fakt, iŝ działania w związku z zarządzaniem projektem wykonywane są przez firmy zewnętrzne. 11. Brak w treści umów zawieranych z wykonawcami zastrzeŝenia prawa wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym projektem. Obowiązek zamieszczenia przedmiotowych zapisów wynika z 17 ust. 1 umowy o dofinansowanie projektu. Skutki finansowe nieprawidłowości: Kwota główna ,69 zł Odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych 5

6 naliczane do dnia wpłaty włącznie Planowa - data rozpoczęcia: r. - data zakończenia: r. Kontrolowany okres działalności: r. 1. UpowaŜnienie do kontroli nr 41/2011 z dnia r. 2. Program wizyty z dnia r. 3. Informacja Pokontrolna nr 4/POKL/2011 z dnia r. Opolski Park Naukowo Technologiczny sp. z o.o., nr projektu POKL /09 Zalecenia pokontrolne: brak Sprawdzenie realizacji zakresu rzeczowego zadania: Konferencja, realizowanego zgodnie z umową o dofinansowanie projektu nr POKL /09-00 z dnia r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartej pomiędzy Samorządem Województwa Opolskiego a Opolskim Parkiem Naukowo - Technologicznym Sp. z o.o., w tym: sprawdzenie, czy realizowane zadanie jest zgodne z umową o dofinansowanie projektu nr POKL /09-00 z dnia r., sprawdzenie, czy zakres tematyczny konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu, wywiad z uczestnikami konferencji w celu poznania ich opinii na temat realizowanego zadania oraz zweryfikowania, czy zostali poinformowani, iŝ jest ono współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego, sprawdzenie czy pomieszczenie, w którym realizowana jest konferencja jest oznakowane plakatami lub tablicami informującymi o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego, sprawdzenie, czy beneficjent prawidłowo stosuje znaki graficzne EFS i UE, sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały, które są oznakowane zgodnie z zasadami, informowania i promowania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Stwierdzone błędy/uchybienia: brak Skutki finansowe nieprawidłowości: brak 6

7 Planowa - data rozpoczęcia: r. - data zakończenia: r. Kontrolowany okres działalności: r. 1. UpowaŜnienie do kontroli nr 48/2011 z dnia r. 2. Program wizyty z dnia r. 3. Informacja Pokontrolna nr 6/POKL/2011 z dnia r. Politechnika Opolska, nr projektu POKL /09 Sprawdzenie realizacji zakresu rzeczowego zadania: Spotkania nauki z gospodarką seminaria, konferencje, publikacje, realizowanego zgodnie z umową o dofinansowanie projektu nr POKL /09-00 z dnia r. zawartą pomiędzy Samorządem Województwa Opolskiego a Politechniką Opolską, w tym: sprawdzenie, czy realizowane zadanie jest zgodne z umową o dofinansowanie projektu nr POKL /09-00 z dnia r., sprawdzenie, czy zakres tematyczny seminarium jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu, wywiad z uczestnikami seminarium w celu poznania ich opinii na temat realizowanego zadania oraz zweryfikowania, czy zostali poinformowani, iŝ jest ono współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego, sprawdzenie czy pomieszczenie, w którym realizowane jest seminarium są oznakowane plakatami lub tablicami informującymi o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego, sprawdzenie, czy beneficjent prawidłowo stosuje znaki graficzne EFS i UE, sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały, które są oznakowane zgodnie z zasadami, informowania i promowania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zalecenia pokontrolne: brak Planowa Stwierdzone błędy/uchybienia: brak Skutki finansowe nieprawidłowości: brak BAC sp. z o.o., nr projektu POKL /09 Weryfikacja zgodności realizacji projektu nr POKL /09 z jego załoŝeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, a w szczególności: Zalecenia pokontrolne: data wystąpienia: r. ilość zaleceń: 4 7

8 - data rozpoczęcia: r. - data zakończenia: r. Kontrolowany okres działalności: r r. 1. UpowaŜnienie do kontroli nr 260/2010 z dnia r. 2. Program kontroli z dnia r. 3. Zawiadomienie z dnia r. 4. Informacja Pokontrolna nr 01/POKL/2011 z dnia r. 5. Zalecenia pokontrolne 01/POKL/2011 z dnia r. prawidłowość rozliczeń finansowych, poprawność dokumentacji dotyczącej personelu projektu, sposób rekrutacji uczestników projektu, sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, zgodność danych przekazanych we Wnioskach beneficjenta o płatność : nr POKL /09-01 za okres od r. do r., nr POKL /09-02 za okres od r. do r. w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta, poprawność udzielania zamówień publicznych, poprawność stosowania zasady konkurencyjności, poprawność udzielania pomocy publicznej, sposób realizacji działań promocyjnych, sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji projektu. Stwierdzone błędy/uchybienia: 1. ZawyŜenie o łączną kwotę 20,00 zł wydatków kwalifikowanych na wynagrodzenie programisty w miesiącach czerwiec-lipiec 2010 r. 2. Niezgodność pomiędzy 4 umowy partnerskiej, zawartej pomiędzy beneficjentem a Partnerem projektu Opolskim Parkiem Naukowo- Technologicznym Sp. zo.o., w zakresie powołania asystenta kierownika projektu, a stanem faktycznym. 3. Niezgodność pomiędzy datą wystawienia faktury nr 32/2010 wskazaną w pkt 9 Wniosku za okres od r. do r. a faktyczną datą wystawienia dokumentu. 4. Sporządzanie opisów dokumentów księgowych (list płac, rachunków do umów o dzieło, wyciągów bankowych dotyczących poniesienia opłaty za obsługę rachunku bankowego) na osobnych kartkach. Skutki finansowe nieprawidłowości: NaleŜność główna: 20 zł 8

9 Odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych naliczane do dnia wpłaty włącznie Planowa - data rozpoczęcia: r. - data zakończenia: r. Kontrolowany okres działalności: r. 1. UpowaŜnienie do kontroli nr 36/2011 z dnia r. 2. Program wizyty z dnia r. 3. Informacja Pokontrolna nr 2/POKL/2011 z dnia r. Uniwersytet Opolski, nr projektu POKL /10 Sprawdzenie realizacji zakresu rzeczowego zadania: Organizacja warsztatów tematycznych, realizowanego zgodnie z umową o dofinansowanie projektu nr POKL /10-00 z dnia r. w ramach PO KL zawartej pomiędzy Samorządem Województwa Opolskiego a Uniwersytetem Opolskim, w tym: sprawdzenie, czy realizowane zadanie jest zgodne z umową o dofinansowanie projektu nr POKL /10-00 z dnia r., sprawdzenie, czy zakres tematyczny warsztatów jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu, wywiad z uczestnikami warsztatów w celu poznania ich opinii na temat realizowanego zadania oraz zweryfikowania, czy zostali poinformowani, iŝ jest ono współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego, sprawdzenie czy pomieszczenia, w których realizowane są warsztaty są oznakowane plakatami lub tablicami informującymi o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego, sprawdzenie, czy beneficjent prawidłowo stosuje znaki graficzne EFS i UE, sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały, które są oznakowane zgodnie z zasadami, informowania i promowania projektów w ramach PO KL. Stwierdzone błędy/uchybienia: brak Skutki finansowe nieprawidłowości: brak Zalecenia pokontrolne: brak 9

10 Planowa - data rozpoczęcia: r. - data zakończenia: r. Kontrolowany okres działalności: r. 1. UpowaŜnienie do kontroli nr 47/2011 z dnia r. 2. Program wizyty z dnia r. 3. Informacja Pokontrolna nr 5/POKL/2011 z dnia r. Opolski Park Naukowo Technologiczny sp. z o.o., nr projektu POKL /09 Zalecenia pokontrolne: brak Sprawdzenie realizacji zakresu rzeczowego zadania: Ewaluacja i zamknięcie projektu Konferencja podsumowująca, realizowanego zgodnie z umową o dofinansowanie projektu nr POKL /09-00 z dnia r. w ramach PO KL zawartą pomiędzy Samorządem Województwa Opolskiego a Opolskim Parkiem Naukowo Technologicznym sp. z o.o., w tym: sprawdzenie, czy realizowane zadanie jest zgodne z umową o dofinansowanie projektu nr POKL /09-00 z dnia r., sprawdzenie, czy zakres tematyczny konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu, wywiad z uczestnikami konferencji w celu poznania ich opinii na temat realizowanego zadania oraz zweryfikowania, czy zostali poinformowani, iŝ jest ono współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego, sprawdzenie czy pomieszczenia, w których realizowana jest konferencja są oznakowane plakatami lub tablicami informującymi o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego, sprawdzenie, czy beneficjent prawidłowo stosuje znaki graficzne EFS i UE, sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały, które są oznakowane zgodnie z zasadami, informowania i promowania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Stwierdzone błędy/uchybienia: brak Skutki finansowe nieprawidłowości: brak Całość dokumentacji o kontroli jest udostępniania na wniosek osoby zainteresowanej. W myśl art. 5 ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz z późn. zm.) prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu m.in. w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, a takŝe ze względu na prywatność osób fizycznych lub tajemnicę przedsiębiorcy. Opracowała: Iwona Salera Referat Kontroli Funduszy Strukturalnych Departament Koordynacji Programów Operacyjnych Opole, r. 10