ROZLICZANIE PROJEKTÓW ORAZ PRZYGOTOWYWANIE WNIOSKÓW O REFUNDACJĘ Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO DLA PROJEKTÓW INTERREG III A

Transkrypt

1 ROZLICZANIE PROJEKTÓW ORAZ PRZYGOTOWYWANIE WNIOSKÓW O REFUNDACJĘ Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO DLA PROJEKTÓW INTERREG III A BIELSKO - BIAŁA 4 sierpnia 2006r.

2 PODSTAWY PRAWNE ROZLICZANIA PROJEKTÓW Przepisy Unii Europejskiej Rozporządzenie Rady (WE) 1260 / 1999 Rozporządzenie Komisji (WE) 448 / 2004

3 PODSTAWY PRAWNE ROZLICZANIA PROJEKTÓW Przepisy krajowe Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz z późn. zmianami), Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 Nr 19 poz. 177 z późn. zmianami ),

4 PODSTAWY PRAWNE ROZLICZANIA PROJEKTÓW Przepisy krajowe Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania nalezności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z dn. 19 grudnia 2002 Dz. U 2002 Nr 236 poz z późn. zmianami, Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania nalezności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju z dn. 19 grudnia 2002 Dz. U 2002 Nr 236 poz z późn. zmianami

5 PRZEPŁYWY FINANSOWE Przepływ środków EFRR dla Programu Interreg III A Czechy - Polska

6 ZASADY REALIZACJI PŁATNOŚCI Płatności na zasadzie refundacji Wydatki faktycznie poniesione Rzetelnie udokumentowane Możliwe do zweryfikowania Właściwie zaksięgowane Wydatki kwalifikowane

7 DOKUMENTACJA FAKTURY; DOKUMENTY KSIĘGOWE O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ; -lista płac, - potwierdzenia dokonania przelewu, - rozliczenia delegacji, - deklaracje ZUS, - deklaracje podatkowe, - dowody wydatków, -bilety, -raporty kasowe,

8 SPOSÓB OPISYWANIA FAKTUR I INNYCH DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ Na odwrocie faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinny znaleźć się następujące zapisy: Numer i nazwa projektu, Numer umowy z Instytucją Pośredniczącą/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach Programu Inicjatywy Interreg III A Informacja o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej,

9 SPOSÓB OPISYWANIA FAKTUR I INNYCH DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ Zapis Projekt współfinansowany w % (odpowiednim procencie zgodnie z umową) ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa. Zwrot oraz z budżetu państwa nie jest zamieszczany w przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z budżetu państwa. Wskazanie na powiązanie poniesionego wydatku (z danej faktury) z odpowiednią kategorią/kategoriami wydatków z tabeli Budżet projektu (z wniosku aplikacyjnego)

10 SPOSÓB OPISYWANIA FAKTUR I INNYCH DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ Podstawa prawna zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2004r. Nr 19 poz.177, z późniejszymi zmianami) jeśli projekt jest realizowany w oparciu o wyżej wymienioną ustawę. Potwierdzenie za zgodność z oryginałem wszystkich kopii dokumentów przez upoważnioną osobę na każdej stronie lub na pierwszej stronie z zapisem od strony do strony

11 SPOSÓB OPISYWANIA FAKTUR I INNYCH DOKUMENTÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ Z przodu faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej powinny znaleźć się W prawym górnym rogu dokumentu należy podać numeru dowodu księgowego według ewidencji księgowej. Potwierdzenie za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę.

12 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ może być składany nie częściej niż raz w miesiącu zgodnie z harmonogramem

13 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ

14 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW

15 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ ŹRÓDŁA WYDATKÓW

16 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ

17 ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, zgodne z zestawieniem z tabeli (19); Oznaczone datą i potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego beneficjenta - potwierdzające poniesienie wydatków, których dotyczy wniosek Kopie protokołów odbioru wykonania robót; W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane - kopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania; Kopie dokumentów potwierdzających prawidłową realizację dofinansowywanego projektu lub jego części zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym;

18 PODPISY Wniosek powinien być parafowany na każdej ze stron (niebieskim tuszem) przez osobę do tego upoważnioną Wniosek powinien być podpisany przez przynajmniej jedną upoważnioną osobę na ostatniej stronie i opatrzoną pieczęcią imienną Do wniosku należy dołączyć kartę wzorów podpisów osób upoważnionych Każdy z załączników musi być parafowany na każdej ze stron przez osobę przez do tego upoważnioną oraz opatrzony pieczęcią imienną

19 WERYFIKACJA FORMALNA I MERYTORYCZNA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

20 WERYFIKACJA FORMALNA, MERYTORYCZNA I FINANSOWA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

21 WERYFIKACJA FORMALNA, MERYTORYCZNA I FINANSOWA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

22 I Błędy techniczne NAJCZĘSTSZE BŁĘDY WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Beneficjenci nie czytają i instrukcji do wniosku o płatność, Nie wypełnione wszystkie punkty wniosku o płatność, Brak załączonej wersji elektronicznej, Nowe błędy we wnioskach odesłanych do poprawy do beneficjenta po weryfikacji w Instytucji Pośredniczącej, Nieczytelne opisy na kopiach dokumentów,

23 I Błędy techniczne c.d. NAJCZĘSTSZE BŁĘDY WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Nie dołączanie do wniosku wszystkich niezbędnych załączników np. potwierdzenia poniesienia wydatków, Usuwanie punktów stanowiących integralną część wniosku, Składanie kopii wniosku i załączników nie potwierdzonych za zgodność z oryginałem, Wypełnione szare pola przeznaczone dla instytucji przyjmującej wniosek, Brak podpisów osób upoważnionych do podpisywania wniosku (zaciągania zobowiązań finansowych )

24 NAJCZĘSTSZE BŁĘDY WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ I Błędy techniczne c.d. Nie dołączanie do wniosku wszystkich niezbędnych załączników np. potwierdzenia poniesienia wydatków, Brak podpisów osób upoważnionych do podpisywania wniosku (zaciągania zobowiązań finansowych ) Brak kontroli poprawności wniosku przed wysłaniem do Instytucji Pośredniczącej,

25 NAJCZĘSTSZE BŁĘDY WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ II Błędy merytoryczne Brak odpowiednich podpisów oraz pieczątek pod wnioskiem i na załącznikach Nieprzejrzyste rozliczenia dotyczące kosztów osobowych Błędy przy rozliczaniu delegacji Przedstawianie wniosków o płatność zawierających wydatki niekwalifikowane

26 NAJCZĘSTSZE BŁĘDY WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ II Błędy merytoryczne c.d. Numer projektu, mylony z numerem umowy, Brak numeru projektu lub numeru umowy, Błędy rachunkowe

27 Niezgodna ze stanem faktycznym informacja o realizacji projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo finansowym II Błędy merytoryczne c.d. NAJCZĘSTSZE BŁĘDY WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Niewłaściwe opisanie załączników Błędne opisy faktur nie są ujęte wszystkie wymagane elementy Źle określony procent dofinansowania Źle określany okres za jaki składany jest wniosek

28 ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW Wszelkie dokumenty związane z poniesionymi wydatkami, weryfikacją i kontrolą dokonanych wydatków, w tym oryginały (przechowywane przez Projektodawców) oraz kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej i inne dokumenty związane z płatnościami pośrednimi lub końcowymi muszą być dostępne, przechowywane i archiwizowane do 31 grudnia 2013 r. Dokumenty dotyczące pomocy publicznej, są przechowywane przez okres 10 lat.

29 OBOWIĄZKI BENEFICJENTA! Beneficjent końcowy/projektodawca odpowiedzialny jest za poprawność wydatkowania całości środków. Obowiązkiem beneficjenta realizującego projekt jest poddanie się kontroli (zarówno dokumentów, jak i miejsca realizacji projektu) przez podmioty uprawnione.

30 Przekazanie płatności końcowej Przekazanie płatności końcowej uzależnione jest od: Poświadczenia ostatniego wniosku o płatność Złożenia i akceptacji sprawozdania końcowego Przeprowadzenia kontroli realizacji projektu przez Instytucję Pośredniczącą Potwierdzenia przez Instytucję Pośredniczącą w informacji pokontrolnej prawidłowej realizacji projektu

31 Stan realizacji projektów Interreg IIIA Czechy Polska w województwie śląskim Ilość projektów zatwierdzonych do realizacji (III nabory) - 51 Ilość przekazanych projektów do IP (I i II nabór) - 33 Ilość podpisanych umów stan na dzień r.- 25 Wartość EFRR dla wszystkich projektów realizowanych w województwie śląskim ok zł Wartość EFRR dla projektów przekazanych do Instytucji Pośredniczącej zł Wartość podpisanych umów dofinansowania zł

32 Stan realizacji projektów Interreg IIIA Czechy Polska w województwie śląskim Stan płatności w ramach Programu Ilość złożonych wniosków o płatność - 17 Wartość złożonych wniosków o płatność ,27 zł Wartość wypłaconego dofinansowania z EFRR ,72 zł

33 Zagrożenie zasady n+2 Zasada n+2 stanowi że jeśli zobowiązanie względem Komisji ujęte dla Programu w danym roku (roku n) nie zostanie wyczerpane wnioskami o płatność przekazywanymi Komisji przez Instytucję Płatniczą do końca roku n+2, różnica między kwotą zobowiązania a kwotą wniosków o płatność zostanie automatycznie anulowana.

34 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ GRZEGORZ WIENIEWSKI ŚLĄSKI URZĄD WOJEWÓDZKI