KSIĘGOWANIE I DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW PROJEKTU I WNIOSKI O PŁATNOŚĆ

Transkrypt

1 LITWA-POLSKA KSIĘGOWANIE I DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW PROJEKTU I WNIOSKI O PŁATNOŚĆ PROGRAM WSPÓŁPRACY TRANSGRANICZNEJ LITWA POLSKA FUNDUSZ MAŁYCH PROJEKTÓW SUWAŁKI, 16 MARZEC 2010

2 Ogólne informacje Wydatki mogą być kwalifikowalne jeśli zostały poniesione w okresie realizacji projektu, który określony jest w umowie grantowej Wydatki poniesione w ramach projektu refundowane są w EUR w 85% kosztów kwalifikowalnych i przekazywane na rachunki poszczególnych partnerów projektu wykazane w identyfikacji finansowej. Refundacja odbywa się na podstawie złoŝonego wniosku o płatność i sprawozdania z realizacji projektu KaŜdy partner składa sprawozdanie tylko ze swoich działań i wydatków

3 Główne wymagania KaŜdy wydatek musi być naleŝycie udowodniony i udokumentowany KaŜdy wydatek partnera musi być odzwierciedlony w jego systemie księgowym. KaŜdy Partner musi dostosować swoją ewidencję księgową dla potrzeb projektu. Wyodrębnienie operacji dotyczących projektu wiąŝe się z koniecznością zapisania ustaleń w tej kwestii w polityce rachunkowości. Dostosowanie zasad rachunkowości jednostki do ewidencji i rozliczania projektu polega przede wszystkim na wprowadzeniu do Zakładowego Planu Kont odrębnych kont syntetycznych i analitycznych.

4 Główne wymagania Gdy wydatki poniesiono w PLN, wówczas w celu przeliczenia kwot na EUR dla celów sprawozdawczych naleŝy stosować miesięczny kurs wymiany określony przez Europejski Bank Centralny. Przy sporządzaniu sprawozdań Partner powinien uŝyć miesięcznego kursu wymiany określonego dla ostatniego miesiąca okresu sprawozdawczego. Koszty przygotowawcze są kwalifikowalne jeŝeli zostały poniesione nie wcześniej niŝ 1 stycznia 2007r.i nie poźniej niŝ na jeden dzień przed posiedzeniem Komitetu FMP na którym projekt został zatwierdzony Koszty przygotowawcze mogą być ujęte wyłącznie w pierwszym wniosku o płatność

5 Podstawowe zasady kwalifikowalności śeby wydatek moŝna było uznać za kwalifikowalny musi być właściwie udokumentowany, a dokumenty złoŝone do sprawozdania muszą jednoznacznie potwierdzać Ŝe: Zakup został dokonany Wydatek został opłacony Towary/usługi zostały dostarczone zgodnie z umową Wydatki są niezbędne do realizacji projektu i bezpośrednio związane z jego celami i działaniami przewidzianymi we wniosku o dofinansowanie projektu Są ekonomiczne Nie są podwójnie finansowane z Ŝadnego innego instrumentu finansowego Nie są równocześnie ujęte w Ŝadne innej linii budŝetowej

6 Zasady kwalifikowalności Nie wynikają z transakcji pomiędzy partnerami projektu Są ponoszone zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności i zasadami prawa zamówień publicznych Podatek VAT moŝe zostać uznany za kwalifikowalny tylko wtedy, gdy nie moŝe być w Ŝaden sposób odzyskany Jedynie partnerzy, którzy zadeklarowali we wniosku o dofinansowanie, Ŝe nie są uprawnieni do odzyskiwania podatku VAT mogą wnioskować o jego refundację Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych do realizacji projektu mogą być raportowane, jeśli wszystkie składniki wynagrodzenia łącznie z podatkiem i składkami ZUS zostały opłacone Koszty podróŝy mogą być raportowane wyłącznie jeśli podróŝ juŝ miała miejsce, nawet jeśli zostały one opłacone wcześniej (np. koszty biletu lotniczego, koszty hotelu)

7 Zasady kwalifikowalności Zaliczki za usługi, dostawy lub roboty mogą być kwalifikowalne jedynie w szczególnych przypadkach, gdy realizacja nie moŝe rozpocząć się bez wypłacenia zaliczki i jest to określone w umowie z dostawcą usług, towarów lub wykonawcą robót. Umowa musi zawierać odpowiednie zapisy dotyczące zwrotu zapłaconej zaliczki w przypadku niewywiązania się z zobowiązań umownych Częściowe płatności na rzecz usługodawców zewnętrznych mogą być kwalifikowalne jedynie po zrealizowaniu odpowiedniej części zamawianych usług i musi to być zapisane w umowie. Straty i prowizje związane z róŝnicami kursowymi nie są kwalifikowalne

8 Załączniki do sprawozdania Kopie faktur i innych dokumentów o równowaŝnej wartości dowodowej (listy płacy, delegacje itp.) Kopie dokumentów potwierdzających opłacenie wydatku Kopie umów z wykonawcami robót i usług W przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę naleŝy dołączyć kopie następujących dokumentów: umowa o pracę, oddelegowanie do projektu, zakres obowiązków w projekcie, karta czasu pracy (jeŝeli pracownik wykonuje takŝe inne obowiązki nie związane z projektem), regulamin wynagradzania itp. W przypadku kosztów podróŝy kopie delegacji, kopie biletów i faktur za hotel (naleŝy pamiętać, Ŝe wydatkiem kwalifikowalnym są bilety II klasy oraz koszty noclegów w hotelach klasy średniej) W przypadku uŝywania samochodu prywatnego umowa na uŝytkowanie samochodu prywatnego oraz ewidencja przebiegu pojazdu

9 Załączniki do sprawozdania W przypadku zakupu paliwa do samochodu słuŝbowego kopia karty drogowej i kalkulacja zuŝytego paliwa Kopie dokumentów potwierdzających zrealizowane działania (dokumenty przetargowe, listy uczestników, opublikowane artykuły, zdjęcia z wydarzeń i miejsc związanych z projektem itp.) Dokumenty potwierdzające wykonanie zamówienia tj. protokoły odbioru potwierdzające dostarczenie towaru lub wykonanie usługi Materiały promocyjne (broszury informacyjne, gadŝety promocyjne, ulotki, wydruki ze stron internetowych itp.) dokumenty potwierdzające rozpoznanie rynku ( m.in. Dokumentacja obrazująca postępowanie partnera w celu uzyskania najlepszych efektów po najniŝszym koszcie)

10 Wymogi dotyczące opisu dokumentów I. Faktury lub inne dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej powinne być opisane. Opis ten powinien zawierać: Numer i datę podpisania umowy grantowej Numer i tytuł projektu Adnotację, Ŝe projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budŝetu państwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska Opis związku z projektem w tym oznaczenie do której kategorii lub linii budŝetowej przedstawionej we wniosku o dofinansowanie odnosi się dany wydatek Całkowitą kwotę wydatków kwalifikowalnych z faktury lub innego dokumentu o równowaŝnej wartości dowodowej

11 Opis dokumentu Numer księgowy lub ewidencyjny, pod którym dana faktura/dokument o równowaŝnej wartości dowodowej został zaksięgowany Informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej Podstawę prawną zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych: naleŝy podać przepis w ustawie, na postawie którego wydatek jest dokonany lub na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów w/w ustawy. W przypadku kosztów delegacji słuŝbowych opis dotyczący zgodności z ustawą Pzp nie jest wymagany. II. Opis faktury lub innego dokumentu o równowaŝnej wartości dowodowej powinien znajdować się z tyłu dokumentu za wyjątkiem informacji dotyczącej numeru umowy o dofinansowanie (na pierwszej stronie dokumentu). Opis moŝe równieŝ występować w formie pieczęci III. Dokumentacja projektu powinna być przechowywana do r.

12 Wniosek o płatność 1. Tytuł projektu naleŝy podać tytuł projektu zgodnie z umową i wnioskiem aplikacyjnym 2. Numer umowy grantowej 3. Dane beneficjenta naleŝy wypełnić zgodnie z danymi które zostały wpisane we wniosku aplikacyjnym. W przypadku osoby do kontaktu naleŝy podać dane osoby, która będzie mogła udzielić informacji w przypadku uwag do sprawozdania. 4. Dane projektu Data podpisania umowy Data rozpoczęcia projektu Data zakończenia projektu 5. Rodzaj wniosku o płatność

13 Wniosek o płatność 6. Okres za który składany jest wniosek okres ten musi być zgodny z okresem wskazanym w harmonogramie sprawozdań (załącznik nr 3 do umowy grantowej) 7. Płatność naleŝy podać informacje o wysokości wydatków kwalifikowalnych poniesionych w okresie sprawozdawczym w EUR, wnioskowaną kwotę z EFRR w EUR. Wartości te naleŝy wpisać liczbowo i słownie. 8. Wniosek o płatność powinien być odpowiednio podpisany, opatrzony datą i pieczęcią firmową.

14 Zestawienie faktur i innych dokumentów W tabeli tej naleŝy podać wszystkie wydatki kwalifikowalne poniesione w okresie sprawozdawczym. Wszystkie wydatki powinne być ułoŝone zgodnie z liniami budŝetowymi zatwierdzonego wniosku aplikacyjnego. Wszystkie kwoty naleŝy wpisać w EUR. W tabeli tej powinne być podane następujące informacje dotyczące wydatków; 1. Kategoria wydatku 2. Nazwa i numer dokumentu 3. Data wystawienia dokumentu 4. Dostawca/usługodawca naleŝy wpisać nazwę instytucji która wystawiła dokument oraz jej numer NIP

15 Zestawienie faktur i innych dokumentów 5. Data opłacenia dokumentu - naleŝy podać datę opłacenia dokumentu. Jedynie w całości opłacone dokumenty powinne być uwzględnione na liście. W przypadku wynagrodzeń listę płac moŝna ująć tylko wtedy, jeŝeli w okresie sprawozdawczym zostały opłacone wszystkie opłaty (składki ZUS, podatek i inne potrącenia). 6. kwota faktury bez VAT 7. VAT (jeśli dotyczy) 8. Całkowita kwota kwalifikowalna naleŝy wpisać całkowitą kwotę wydatków kwalifikowalnych faktury lub innego dokumentu

16 Podsumowanie finansowe 1. W kolumnach ogółem naleŝy wpisać: Całkowity budŝet projektu naleŝy wpisać całkowity budŝet projektu zgodnie z danymi z tabeli IV. BUDśET wniosku o dofinansowanie razem koszty raportowane naleŝy podawać sumy ze wcześniejszych okresów sprawozdawczych. W przypadku I raportu naleŝy wpisać 0. BieŜące sprawozdanie naleŝy podać wydatki kwalifikowalne poniesione w okresie sprawozdawczym Te same dane naleŝy podać w podziale na obszar główny i obszar przyległy.

17 Kalkulacja wnioskowanej płatności W kolumnie EFRR 85% EUR 85% ogólnej kwoty wydatków kwalifikowalnych z zestawienia faktur i innych dokumentów o równowaŝnej wartości dowodowej Wkład partnera róŝnica między ogólną kwotą wydatków kwalifikowalnych a dofinansowanej z EFRR

18 Deklaracja Deklaracja powinna być podpisana przez osobę upowaŝnioną do podpisywania dokumentów w instytucji Partnera oraz przez głównego księgowego. Nazwiska osób podpisujących deklarację a takŝe stanowisko powinne być wpisane w wyznaczonych miejscach. NaleŜy podać datę podpisania deklaracji a takŝe opieczętować pieczęcią instytucji

19 Wiodąca Instytucja Zarządzająca FMP Dziękuję za uwagę!!! Stowarzyszenie Euroregion Niemen Ul. Wesoła Suwałki tel./fax: ;