WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ORAZ ROZLICZANIA WSPARCIA POMOSTOWEGO. przyznanego w ramach Projektu: Zmiana na lepsze

Transkrypt

1 WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ORAZ ROZLICZANIA WSPARCIA POMOSTOWEGO przyznanego w ramach Projektu: Zmiana na lepsze I OGÓLNE ZASADY DOTYCZĄCE PRZYZNANEGO WSPARCIA POMOSTOWEGO 1. Podstawowe wsparcie pomostowe stanowi bezzwrotną pomoc kapitałową przyznawaną Uczestnikowi Projektu co miesiąc w kwocie nie większej niż 1.680,00 zł miesięcznie. Ma ono ułatwić początkującemu przedsiębiorcy pokrycie obligatoryjnych opłat ponoszonych w pierwszym okresie prowadzenia działalności gospodarczej, w tym kosztów ZUS, podatku oraz opłat administracyjnych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. 2. W ramach podstawowego wsparcia pomostowego przedsiębiorca otrzymuje: a) wsparcie doradcze specjalistyczne usługi doradcze i pomoc w efektywnym wykorzystaniu środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości świadczone wyłącznie za pośrednictwem ekspertów zatrudnionych przez Beneficjenta. Oznacza to, że uczestnik projektu nie może otrzymać zwrotu kosztów usług doradczych zakupionych poza projektem. b) wsparcie finansowe Uczestnicy Projektu uprawnieni są również do korzystania z pomocy finansowej w pierwszym okresie prowadzenia działalności gospodarczej, tj.: - podstawowego wsparcia pomostowego przez okres, pierwszych 6-ciu miesięcy działalności (liczony od daty podpisania umowy na otrzymanie podstawowego wsparcia pomostowego ) 3. Finansowe wsparcie pomostowe przeznaczone jest na pokrycie obligatoryjnych opłat związanych prowadzeniem działalności gosp. takich jak np.:: 1. ZUS (składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne właściciela), 2. opłaty administracyjne (koszty czynszu, wynajmu pomieszczeń bezpośrednio związanych z prowadzeniem działalności), 3. eksploatacja pomieszczeń, maszyn i urządzeń związanych bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą (opłaty za paliwo, energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę na podstawie odrębnie zawartych umów z operatorami), 4. opłaty telekomunikacyjne (internet, telefon), opłaty bankowe, 5. usługi pocztowe i kurierskie, kserograficzne, 6. koszty usług księgowych (prowadzenie rozliczeń podatkowych firmy) 7. koszty usług prawnych, 8. koszty związane z ubezpieczeniem osób i/lub mienia (związane z prowadzoną działalnością gospodarczą), 9. koszty drobnych materiałów biurowych, 1

2 10. koszty działań informacyjno promocyjnych. Uczestnik projektu nie może przeznaczyć wyżej wymienionego wsparcia (podobnie jak dotacji) na pokrycie kosztów związanych z bieżącymi wydatkami działalności takimi jak: kary, odsetki, grzywny. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość ponoszenia wydatków w ramach wsparcia pomostowego wykraczających poza wyżej wymieniony katalog. Ostateczną decyzję o kwalifikowalności danego wydatku w ramach wsparcia pomostowego podejmuje Beneficjent, mając na uwadze fakt, iż wsparcie pomostowe ma ułatwić uczestnikowi Projektu utrzymanie płynności finansowej w początkowym okresie prowadzenia działalności gospodarczej. 4. Wsparcie pomostowe w postaci wsparcia finansowego wypłacane jest w miesięcznych transzach i obejmuje okres nie dłuższy niż 6 pierwszych miesięcy od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej. Warunkiem wypłaty pierwszej raty wsparcia pomostowego jest udokumentowanie przez Uczestnika projektu powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. 5. Uczestnicy projektu rozliczają wydatki ponoszone w ramach wsparcia pomostowego w kwotach brutto (łącznie z podatkiem VAT) bez względu na fakt, czy są płatnikami podatku VAT czy też nie. II KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW PONIESIONYCH W RAMACH WSPARCIA POMOSTOWEGO 1. Uczestnik projektu może ponosić wydatki nie wcześniej niż przed rozpoczęciem działalności gospodarczej i nie później niż przed planowanym zakończeniem wydatkowania środków, wskazanym w 2 Umowy na otrzymanie wsparcia pomostowego. Wszelkie wydatki realizowane przed podpisaniem umowy o udzieleniu wsparcia pomostowego, Uczestnik projektu ponosi na własne ryzyko i własny koszt, jednakże wydatki kwalifikowane poniesione od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej, mogą zostać zrefundowane w przypadku otrzymania środków finansowych na wsparcie pomostowe. 2. Co do zasady wydatki mogą być uznane za kwalifikowane, jeżeli: a) są niezbędne przy prowadzenia działalności gospodarczej, a więc mają bezpośredni związek z zakresem działalności, b) są racjonalne i efektywne, tj. ich wartość nie jest zawyżona w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat), c) zostały faktycznie poniesione, d) są udokumentowane, zgodnie z częścią III niniejszych Wytycznych. 2

3 III ZAŁĄCZNIKI DO ROZLICZENIA Z PRZYZNANEGO WSPARCIA POMOSTOWEGO 1. Do wypełnionego formularza Rozliczenia z przyznanego wsparcia finansowego na rozwój przedsiębiorczości, należy dołączyć następujące załączniki: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w ramach podstawowego wsparcia pomostowego za dany miesiąc Kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z opisem, Kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac (tylko w przypadku odbioru zakupów o trwałym charakterze (np. baner reklamowy, itp.) Kopie wyciągów bankowych z rachunku Uczestnika Projektu lub przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności, Kopie dokumentów potwierdzających płatności gotówkowe (w przypadku braku informacji na dokumencie księgowym o dokonaniu zapłaty gotówką), Kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłowe wydatkowanie środków finansowych. 2. Załącznik nr 1 - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w ramach podstawowego wsparcia pomostowego w rozliczeniach miesięcznych wydatków ponoszonych w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Poszczególne kolumny należy wypełnić zgodnie z poniższą instrukcją: Kolumna 1 należy wskazać nazwę i numer dokumentu potwierdzającego dany wydatek (np. Faktura VAT nr 1/2009) Kolumna 2 data wystawienia dokumentu (faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej); Kolumna 3 nr księgowy lub ewidencyjny (np. z KPiR) Kolumna 4 - data uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego. W przypadku płatności przelewem wpisuje się datę księgowania wydatku na rachunku bankowym, natomiast w przypadku płatności kartą płatniczą wpisujemy datę dokonania transakcji kartą. Kolumna 5 sposób zapłaty: P przelew bankowy, K karta płatnicza, G gotówka. Kolumna 6 nazwa towaru lub usługi/ pozycja na dokumencie 3

4 Kolumna 7 kwota dokumentu brutto, należy wskazać wartość ogółem dokumentu brutto, niezależnie od tego czy obejmuje on wyłącznie wydatki kwalifikowane czy też niekwalifikowane. Kolumna 8 - kwota dokumentu netto, należy wskazać wartość ogółem dokumentu netto, niezależnie od tego czy obejmuje on wyłącznie wydatki kwalifikowane czy też niekwalifikowane. Kolumna 9 - kwota wydatków kwalifikowanych obejmuje wartość kwalifikowaną wydatku brutto, wskazanego w danej pozycji Zestawienia. Kolumna 10 w tym VAT należy wykazać wartość kwalifikowanego podatku VAT w danej pozycji Zestawienia. Kolumna 11 uzasadnienie związku /braku związku wydatku z projektem. 3. Załącznik nr 2 do formularza Rozliczenia z przyznanego wsparcia pomostowego na rozwój przedsiębiorczości - należy dołączyć kserokopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej. Dokumenty te w oryginale, na odwrocie, powinny być opisane zgodnie z poniższym wzorem: OPIS DOKUMENTU nr. Dotyczy wydatków poniesionych na realizację projektu: Zmiana na lepsze, w ramach Działania 8.1, Priorytet VIII PO KL, zgodnie z Umową na otrzymanie wsparcia pomostowego nr. z dnia r. WYDATEK DOTYCZY:. (rodzaj wydatku) ŹRÓDŁA FINANSOWANIA: Wartość faktury (dokumentu):. Sfinansowano w ramach wsparcia pomostowego w kwocie:.. Potwierdzam wykonanie/zakup - prac/usług/towarów, którego dokument dotyczy Podpis Uczestnika Projektu PROJEKT JEST WSPÓŁFINANSOWANY ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO 4

5 4. Załącznik nr 3 - Kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac. (tylko w przypadku odbioru zakupów o trwałym charakterze (np. baner reklamowy, itp.) W sytuacji, gdy zakup jest realizowany na odległość (przez Internet), dopuszcza się przedstawienie Oświadczenia oświadczenie Kupującego o odbiorze przesyłki. Do oświadczeń należy dołączyć list przewozowy. 5. Załącznik nr 4 - Kopie wyciągów bankowych z rachunku Uczestnika Projektu lub przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności należy przedstawić kserokopie wyciągów bankowych z rachunku wydzielonego na potrzeby firmy (wskazanego w Umowie o udzieleniu podstawowego wsparcia pomostowego), od momentu jego otworzenia do momentu dokonania ostatniej operacji. Przy poszczególnych transakcjach na rachunku, należy wskazać numer pozycji z Załącznika nr 1, którego dana operacja dotyczy. W przypadku, gdy płatność była realizowana z innego rachunku bankowego, niż wskazany w umowie na otrzymanie wsparcia finansowego, należy dołączyć wyciąg z tego rachunku poświadczający dokonanie zapłaty, wraz ze wskazaniem ewentualnej refundacji na rachunku wydzielonym. 6. Załącznik nr 5 w przypadku dokonywania płatności gotówkowych należy przedstawić Kopie dokumentów potwierdzających płatności gotówkowe (oświadczenia Uczestnika Projektu o ile na dokumencie księgowym nie widnieje zapis dotyczący zapłacenia gotówką). 7. Załącznik nr 6 - Kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłowe wydatkowanie środków finansowych. DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO ROZLICZENIA WSPARCIA POMOSTOWEGO: Lp. Nazwa dokumentu Na jakim wzorze? Forma składania 1. Załącznik nr 1 do umowy na otrzymanie wsparcia pomostowego. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte podstawowym wsparciem pomostowym (zestawienie poniesionych wydatków) za miesiąc. roku. przekazany przez BCH Gwarancja oryginał (kopia zostaje u Beneficjenta) 2. Książka przychodów i rozchodów lub ewidencja zakupów dokonanych z dotacji za dany miesiąc kserokopie potwierdzone za 5

6 3. Faktury/umowy kupna-sprzedaży wraz z opisem i dowodem zapłaty wzór opisu przekazany przez BCH Gwarancja, pozostałe dokumenty wg wzorów przekazanych przez wystawców kserokopie potwierdzone za 4. w przypadku rozliczania faktur paliwowych Ewidencja przebiegu pojazdu za dany miesiąc kserokopia potwierdzona za 5. w przypadku rozliczania faktur paliwowych na auto niebędące własnością Beneficjenta Umowa użyczenia pojazdu kserokopia potwierdzona za w przypadku rozliczania składek ZUS 6. Deklaracja ZUS DRA wraz z opisem i dowodem zapłaty (jeśli deklaracja nie ulega zmianie w stosunku do ostatniego miesiąca należy sporządzić oświadczenie) kserokopia potwierdzona za V DODATKOWE INFORMACJE 1. Kopie wszystkich dokumentów muszą być potwierdzone przez Uczestnika Projektu ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM i opatrzone datą potwierdzenia. 2. Data sprzedaży, płatności i data wystawienia faktury muszą być zgodne z okresem przyznania podstawowego/przedłużonego wsparcia pomostowego wskazanym w umowie. 3. Dokumenty dotyczące kosztów poniesionych w walutach obcych powinny być opisane na odwrocie z podaniem przeliczenia kwoty na PLN po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego obowiązującym w dniu sprzedaży określonym na fakturze. Wszelkie dokumenty w językach obcych powinny posiadać tłumaczenia na język polski przez tłumacza przysięgłego. 4. Rozliczenie poniesionych wydatków na rozwój przedsiębiorczości, o których mowa powyżej Beneficjent będzie odbywało się miesięcznie do 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Końcowe 6

7 rozliczenie poniesionych wydatków otrzymanej pomocy uczestnik projektu powinien przedstawić najpóźniej w terminie 20 dni kalendarzowych od dnia zakończenia wydatkowania środków wskazanych w Umowie na otrzymanie wsparcia pomostowego (lub aneksie). 5. W przypadku stwierdzenia braków formalnych w złożonym zestawieniu poniesionych wydatków na rozwój przedsiębiorczości, o którym mowa w ust. 3 pkt. 2 Beneficjent wzywa Uczestnika Projektu do jego uzupełnienia lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 6. Niezłożenie przez Uczestnika Projektu wyjaśnień, o których mowa w ust. 5 lub nieusunięcie braków w wyznaczonym terminie powoduje wstrzymanie wypłacania wsparcia pomostowego lub konieczność zwrotu całości środków finansowych. UWAGI TECHNICZNE: 1. DANY DOKUMENT ROZLICZAMY W MIESIĄCU, W KTÓRYM DOKONANO PŁATNOŚCI!!! 2. Dokumenty należy wpiąć do skoroszytu, nie należy ich zszywać. 3. Faktury należy układać zgodnie z kolejnością przedstawioną w zał. 1. Najpierw faktura, następnie opis i potwierdzenie zapłaty. 4. Aby potwierdzić dokument za należy: a. umieścić na kserokopii napis za, b. przystawić pieczątkę, c. napisać datę, z którą potwierdzamy zgodność, d. podpisać się. 7