MODUŁ ANEKSÓW IPORTAL INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA 1
Spis treści 1. Wstęp... 3 2. Moduł Aneksy informacje podstawowe... 3 2.1. Warunki dostępności Aneksów... 3 2.2. Lokalizacja modułu... 3 3. Aneksy... 4 3.1. Wyszukiwanie polisy do aneksowania... 4 3.2. Tworzenie nowego aneksu... 5 3.2.1. Aneks - Zmiana danych po przeniesieniu praw własności... 6 3.2.2. Zmiana numeru rejestracyjnego... 9 3.2.3. Aneks uniwersalny... 10 3.3. Zatwierdzanie/anulowanie aneksu... 12 3.4. Przeglądanie wystawionych aneksów... 13 3.4.1. Aneksy > Przeglądaj... 13 3.4.2. Mój Portal > Moje Polisy... 14 3.5. Rozliczenie aneksów... 14 3.6. Dodawanie załączników do aneksu... 15 3.7. Dodatkowe informacje... 15 2
1. Wstęp Celem wdrożenia modułu ANEKSY na iportal jest ułatwienie Agentom rejestracji zmian na polisie poprzez stworzenie prostego w obsłudze modułu do rejestracji aneksów, a co za tym również idzie skrócenie czasu i optymalizację obiegu dokumentów polisowych. Niniejszy dokument stanowi instrukcję użytkownika i opisuje: Generowanie nowego aneksu Przeglądanie aneksów Tworzenie załączników do aneksu 2. Moduł Aneksy informacje podstawowe 2.1. Warunki dostępności Aneksów Użytkownik posiada aktywne konto w iportalu. Użytkownika posiada uprawnienia do Modułu Rozliczeń. Aneksy dostępne są dla polis portalowych i ręcznych (serie dostępne na Portalu). 2.2. Lokalizacja modułu W celu utworzenia lub przeglądania aneksów użytkownik wybiera na Pasku Nawigacyjnym kolejno: ROZLICZENIA ANEKSY GENERUJ tworzenie nowego aneksu ROZLICZENIA ANEKSY PRZEGLĄDAJ przeglądanie aneksów 3
Jak widać na załączonym powyżej zrzucie ekranu generowanie aneksu dla polis Edu Plus zostało wydzielone do odrębnej sekcji. Działanie modułu w zakresie tego aneksu się nie zmieniło. W niniejszym dokumencie nie będzie opisane jego funkcjonowanie. Przeglądarka aneksów zwraca wyniki z wszystkich rodzajów aneksów, z uwzględnieniem aneksów dla Edu Plus. 3. Aneksy 3.1. Wyszukiwanie polisy do aneksowania Pierwszym krokiem do wystawienia aneksu jest wyszukanie polisy. W tym celu należy wybrać ROZLICZENIA ANEKSY GENERUJ i uzupełnić wskazane pola. Aby wyszukać polisę należy podać co najmniej jeden z parametrów: tseria/numer polisy, PESEL/REGON, VIN/nr rejestracyjny. Jeśli wyszukujemy polisę spoza swojej struktury należy podać co najmniej dwa parametry: seria/numer polisy oraz PESEL/REGON lub VIN/nr rejestracyjny. Po wpisaniu parametrów wyszukiwania należy potwierdzić wybór poprzez użycie przycisku SZUKAJ. Wówczas na ekranie pojawi się lista polis 4
spełniających podane kryteria. Aby dodać aneks wykonujemy akcję DODAJ ANEKS. 3.2. Tworzenie nowego aneksu Po kliknięciu DODAJ ANEKS zostaniemy przekierowani na stronę z podstawowymi danymi polisy, na której będziemy mogli wskazać odpowiedni typ aneksu jaki chcemy utworzyć dla polisy. Możliwe typy aneksów: Zmiana danych po przeniesieniu praw własności Zmiana numeru rejestracyjnego Aneks uniwersalny Po wyborze odpowiedniego typu aneksu klikamy DALEJ, zostaniemy przekierowani do nowego formularza wskazanego aneksu. 5
3.2.1. Aneks - Zmiana danych po przeniesieniu praw własności W pierwszej części nowo otwartego okna prezentowane są dane polisy, tzn. dane okresu ubezpieczenia, dane przedmiotu ubezpieczenia, dane Ubezpieczającego. W tej części formularza użytkownik może edytować wyłącznie dane w sekcji przedmiotu ubezpieczenia: NOWY NR REJESTRACYJNY i DATA NABYCIA PRZEDMIOTU. W kolejnej części formularza Użytkownik wskazuje dane Nabywcy pojazdu: 6
Po dodaniu danych powinniśmy zobaczyć listę wszystkich Właścicieli/Współwłaścicieli pod formatką dodawania danych: Aby edytować dane klikamy na akcję EDYTUJ DANE. Aby usunąć nabywcę klikamy na akcję USUŃ. Po dodaniu danych nabywcy klikamy na przycisk: Na ekranie podsumowania ujrzymy ponownie podstawowe dane polisy oraz nowe sekcje dotyczące aneksu. Nową formatkę prezentuje poniższy screen. 7
Określenie czy aneks jest składkowy, czy też nie, oraz naliczenie ewentualnej składki za aneks następuje automatycznie bez możliwości zmiany. Kalkulacja składki odbywa się w oparciu o kryterium wieku nabywcy i/lub salda będącego na polisie w dniu nabycia pojazdu. W tym miejscu należy podkreślić, że jest to system kalkulacji uproszczonej i w celu wykonania pełnej kalkulacji sugerowane jest przeliczenie składki w kalkulatorze Pakiet Auto. Istnieje możliwość dołączenia załączników do aneksu w formacie:.pdf,.jpg,.jpeg,.png,.doc,.docx,.xls,.txt,.csv. Łączny rozmiar załączanych plików nie może przekroczyć 10MB. Użytkownik ma możliwość dołączenia następujących załączników do aneksu: Umowa sprzedaży. Umowa darowizny. Faktura. Dowód rejestracyjny. Podpisany aneks (w formie skanu/zdjęcia). W sekcji "Oświadczenie" należy zaznaczyć check-boxy przy treściach dostępnych oświadczeń Klienta. 8
Użytkownik uzupełnia następnie pole przeznaczone na wpisanie miejscowości, w której aneks został wystawiony. Po upewnieniu się, że wszystkie dane są wprowadzone prawidłowo Użytkownik może wystawić aneks korzystając z przycisku: 3.2.2. Zmiana numeru rejestracyjnego Pierwsza strona formularza aneksu zmiany numeru rejestracyjnego wygląda analogicznie do pierwszej strony formularza aneksu zmiana przeniesienia praw własności. Różnica występuje tylko w sekcji PRZEDMIOT UBEZPIECZENIA, pole NOWY NR REJESTRACYJNY jest obligatoryjne i należy je uzupełnić. Po uzupełnieniu tej informacji, Użytkownik przechodzi do drugiej strony formularza aneksu poprzez użycie przycisku: 9
Druga strona formularza aneksu "Zmiana numeru rejestracyjnego" zawiera podstawowe dane polisy oraz sekcję ZAŁĄCZNIKI i DANE PODSTAWOWE ANEKSU: Użytkownik ma możliwość dołączenia następujących załączników do aneksu: Dowód rejestracyjny. Podpisany aneks (w formie skanu/zdjęcia). Po uzupełnieniu wszystkich danych użytkownik może wystawić aneks korzystając z przycisku: 3.2.3. Aneks uniwersalny Pierwsza strona aneksu uniwersalnego wygląda następująco : 10
Do uzupełnienia przez Użytkownika pozostaje wyłącznie treść aneksu. Po uzupełnieniu tego pola, Użytkownik przechodzi do drugiej strony formularza aneksu poprzez użycie przycisku: Na ekranie podsumowania ujrzymy ponownie podstawowe dane polisy oraz nowe sekcje dotyczące aneksu. Nową formatkę prezentuje poniższy screen: Określenie czy aneks jest składkowy, czy też nie, oraz wyliczenie i wpisanie ewentualnej składki za aneks pozostaje w gestii Użytkownika. W przypadku aneksu składkowego istnieje możliwość skorygowania daty płatności składki za aneks. Użytkownik może wybrać dowolną datę przypadającą w ciągu dwóch tygodni, następującą po dacie wystawienia aneksu. Użytkownik uzupełnia obowiązkowo pole przeznaczone na wpisanie miejscowości, w której aneks został wystawiony. Użytkownik ma możliwość dołączenia następujących załączników do aneksu: 11
Umowa sprzedaży/akt notarialny. Umowa darowizny. Faktura. Dowód rejestracyjny. Lista ubezpieczonych. Wykaz mienia. Zaświadczenie o przebiegu ubezpieczenia. Umowa cesji. Inny dokument. Podpisany aneks (w formie skanu/zdjęcia). Po uzupełnieniu wszystkich danych użytkownik może wystawić aneks korzystając z przycisku: 3.3. Zatwierdzanie/anulowanie aneksu Użytkownik ma możliwość zatwierdzenia bądź anulowania aneksu poprzez zakładkę ROZLICZENIA ANEKSY PRZEGLĄDAJ. Po przejściu do modułu pojawia się wyszukiwarka aneksów jak poniżej: 12
Po wybraniu opcji Szukaj pojawia się lista ostatnio wystawionych aneksów Użytkownika: Po wybraniu w polu "Status" opcji "Wydrukowany" i użyciu przycisku SZUKAJ, Użytkownikowi pojawi się lista wszystkich aneksów, które jeszcze nie zostały zatwierdzone ani anulowane. Zatwierdzenie aneksu następuje po użyciu przycisku Anulowanie aneksu następuje po użyciu przycisku Użytkownik ma 7 dni na zatwierdzenie lub anulowanie wystawionego aneksu. Po tym czasie konto w iportal zostanie zablokowane do czasu zmiany odpowiednich statusów. 3.4. Przeglądanie wystawionych aneksów 3.4.1. Aneksy Przeglądaj Użytkownik ma możliwość przeglądać wystawione aneksy w ROZLICZENIA ANEKSY PRZEGLĄDAJ. Po przejściu do modułu pojawia się wyszukiwarka aneksów oraz poniżej - lista ostatnio wystawionych aneksów Użytkownika: 13
Użytkownik ma możliwość obejrzenia wydruku wybranego aneksu lub pobrania go na swój komputer poprzez użycie przycisku 3.4.2. Mój Portal Moje Polisy Przeglądanie wystawionych aneksów jest również możliwe w module MÓJ PORTAL POLISY. Po wyszukaniu odpowiedniej polisy i przejściu w jej szczegóły przy użyciu przycisku widoczne są wszystkie dokumenty załączone do danej polisy, w tym aneksy, wraz z możliwością pobrania ich wydruku. 3.5. Rozliczenie aneksów Wystawione i zatwierdzone aneksy zaczytują się na wykaz automatycznie. Widoczne są w sekcji "Polisy aktywne/ Aneksy aktywne/ Kwitariusze aktywne". Pozostałe zasady rozliczania aneksów wystawionych w iportal są analogiczne jak dla aneksów EDU PLUS. 14
3.6. Dodawanie załączników do aneksu Załączniki do aneksu można dodawać w dowolnej chwili po wystawieniu pod warunkiem, że dany aneks jest w statusie "Wydrukowany" lub "Zaakceptowany". Nie ma możliwości dodania załączników do aneksu w statusie "Anulowany". Aby dodać załączniki należy wejść w ROZLICZENIA ANEKSY PRZEGLĄDAJ, wyszukać odpowiedni aneks oraz użyć przycisku Pojawi się ekran ze szczegółami aneksu. Zasady dodawania załączników są identyczne jak te opisane w punkcie 3.2. 3.7. Dodatkowe informacje Z dniem wdrożenia modułu ANEKSY na IPortal zaleca się aby wszystkie aneksy do typów polis wymienionych w punkcie 3.2. były sporządzone za pośrednictwem tego narzędzia. Aneksy sporządzone poza IPortal do typów polis wymienionych w pkt. 3.2. nie będą akceptowane przez InterRisk TU S.A. Vienna Insurance Group. Chyba, że wystąpią problemy techniczne uniemożliwiające wystawienie aneksu w systemie IPortal. Tylko aneks w statusie "Zaakceptowany" bierze udział w dalszych procesach. Aneks w statusie "Wydrukowany" jest uważany za nieaktywny do czasu jego zatwierdzenia bądź anulowania i nie bierze udziału w dalszym przetwarzaniu (m.in. nie blokuje wysyłki polisy prolongowanej, nie naliczy się prowizja od 15
dodatkowej składki, a także przypomnienia monity otrzyma zbywca pojazdu, a nie nabywca). Zasady dotyczące aneksów Edu Plus pozostają bez zmian, tj. czas na zatwierdzenie aneksu wynosi 90 dni. W przypadku wystawienia aneksów wiążących się z inkasem dodatkowej składki, składkę można pobrać w oparciu o kwitariusz. Zasady wystawiania kwitariusza pozostają bez zmian. Do anulowanych i wystawionych aneksów istnieje możliwość wygenerowania wykazów, analogicznie jak do pozostałych dokumentów dostępnych na iportal. Aneks wygenerowany na portalu należy przedłożyć do podpisu Klienta i dołączyć do wykazu wraz z pozostałą produkcją Użytkownika. Zasady wystawiania wykazów pozostają bez zmian. 16