Uniwersytecki System Obsługi Studiów

Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji USOS 6.1.2 http://muci.edu.pl Uniwersytecki System Obsługi Studiów Rozliczanie studentów z wymagań programu studiów Tomasz Krajewski Jan Rudziński Janina Mincer-Daszkiewicz 28 maja 2016

W pracy opisano podsystem Zaliczenia stanowiący część Uniwersyteckiego Systemu Obsługi Studiów (USOS). USOS jest rozwijany na Wydziale Matematyki, Informatyki i Mechaniki Uniwersytetu Warszawskiego od roku 1999. Jest to rozproszony system informacyjny posiadający centralną bazę danych. Opracowano na podstawie: Tomasz Krajewski. Zaliczenia. Praca magisterska, Instytut Informatyki Uniwersytetu Warszawskiego, 2004. Bardziej szczegółowy opis poszczególnych składowych modułu Zaliczenia jest zawarty w dokumentacjach wskazanych w bibliografii. Pełna dokumentacja systemu USOS jest dostępna w Internecie na stronie domowej projektu pod adresem http://usos.edu.pl/. Jest ona własnością MUCI. Dostęp do dokumentacji wymaga zalogowania się. W sprawie założenia konta należy pisać na adres usos@usos.edu.pl. Copyright 2016 by MUCI, wszelkie prawa zastrzeżone. Powielanie, adaptacja i tłumaczenie niniejszego dokumentu bez uprzedniego uzyskania pisemnej zgody producenta jest zabronione, chyba że zezwalają na to przepisy prawa autorskiego. 2

Spis treści 1. Cele i zadania... 4 1.1. Informacje o programach studiów... 4 1.2. Informacje o przebiegu nauki studentów... 4 1.3. Zautomatyzowanie procesu rozliczania studentów... 4 2. Definicje pojęć... 4 3. Formularze... 7 3.1. Słowniki programów i wymagań... 8 3.2. Cykle dydaktyczne... 9 3.3. Programy studiów... 10 3.3.1. Definiowanie programu studiów... 11 3.3.2. Wprowadzanie etapów programu... 12 3.4. Programy osób... 15 3.4.1. Definiowanie programu i etapów osoby... 15 3.4.2. Skreślanie osoby z programu... 19 3.4.3. Przeglądanie informacji o wymaganiach... 20 3.4.4. Rozliczanie osoby... 23 3.5. Przepisywanie ocen na zaliczenia... 24 3.6. Zajęcia i oceny... 26 3.7. Rozliczanie etapów... 27 3.7.1. Rozliczanie etapów... 29 3.7.2. Rozliczanie etapów osób... 30 3.7.3. Wpisywanie na następny etap... 30 Bibliografia... 32 3

1. Cele i zadania Celem podsystemu Zaliczenia jest przechowywanie i zarządzanie informacjami o przebiegu nauki studentów na uczelni wyższej. Cel ten można jednak podzielić na trzy główne kategorie. 1.1. Informacje o programach studiów Podsystem Zaliczenia umożliwia zdefiniowanie oraz przeglądanie informacji o pełnej ofercie dydaktycznej uczelni. Przy współpracy z podsystemem Oferta dydaktyczna umożliwia wprowadzenie danych dotyczących kierunków studiów, programów studiów, ich podziału na etapy, zdefiniowanie prowadzonych zajęć oraz dyplomów przyznawanych na poszczególnych programach. Programy studiów można definiować w ramach kierunków studiów oraz przypisywać do jednostek uczelni, na których są prowadzone. Ponadto dla każdego etapu programu możliwe jest zdefiniowanie wymagań zaliczeniowych, których zrealizowanie jest potrzebne do zaliczenia tego etapu. Rozróżnia się zaliczenie warunkowe oraz bezwarunkowe, można definiować wymagania na jedne i drugie. Ponadto można definiować wymagania dotyczące zaliczania konkretnych przedmiotów i zdobywania punktów różnych typów. 1.2. Informacje o przebiegu nauki studentów Podsystem Zaliczenia umożliwia przypisanie programów studiów każdej osobie zdefiniowanej w systemie ([Step01]). Jedna osoba może realizować jednocześnie wiele programów. Przechowywane są również szczegółowe informacje o przebiegu nauki osoby, takie jak etapy realizowane w ramach przypisanych programów, zaliczane przedmioty, zdobywane punkty, a także historia skreśleń z programu (o ile takie nastąpiły). Z etapem trzymane są takie informacje, jak data rozpoczęcia i zakończenia czy status zaliczenia. Przechowuje się także informacje o wszystkich przedmiotach, na które student w trakcie studiów uczęszczał, włącznie z cyklem dydaktycznym, w którym przedmiot był realizowany oraz uzyskaną oceną (de facto informacje o ocenach znajdują się w podsystemie Oferta dydaktyczna, [Step01], podsystem Zaliczenia przechowuje tylko informację o tym czy przedmiot został zaliczony czy nie). Przewidziana została również sytuacja, kiedy student ma inne wymagania na danym etapie niż standardowe dla tego etapu zdefiniowane. Podsystem umożliwia określenie indywidualnych wymagań dla pojedynczych osób na poszczególnych etapach (por. [Decyzje]). 1.3. Zautomatyzowanie procesu rozliczania studentów Głównym udogodnieniem podsystemu Zaliczenia jest automat do rozliczania osób ze spełniania wymagań etapowych. Rozliczanie to zostało podzielone na dwa etapy: rozliczanie przedmiotów, na które osoba uczęszczała w danym okresie oraz rozliczanie jej ze spełnienia wymagań z etapów, które realizowała w danym okresie. Ponieważ druga część jest ściśle zależna od pierwszej, rozliczanie powinno być przeprowadzane w tej właśnie kolejności. Sam proces rozliczania jest prosty w obsłudze, a dokładniejszy jego opis znajduje się w dalszej części podręcznika. 2. Definicje pojęć W rozdziale zostały umieszczone objaśnienia kluczowych pojęć używanych w niniejszym podręczniku. 4

Osoba to osoba ze świata rzeczywistego, której dane są przechowywane w systemie. Osoba ta pełni w systemie określoną funkcję. Kierunek studiów jest to wyodrębniony zakres kształcenia w ramach studiów wyższych prowadzących do uzyskania określonego tytułu zawodowego. Przykładem kierunku może być Informatyka. Lista kierunków studiów jest zgodna z zaleceniami MNiSW. Program studiów jest to zestaw przedmiotów, prac okresowych, praktyk itp., które student musi zaliczać na poszczególnych etapach studiów. Program może być realizowany w ramach jednego lub więcej kierunków studiów. Cykl dydaktyczny jest to przedział czasu, w którym odbywają się zajęcia. Są z nim związane daty: rozpoczęcia zajęć, zakończenia zajęć, ostatecznego rozliczenia przedmiotów cyklu. Cykle mogą na siebie zachodzić w sensie czasowym. Przykładem cyklu jest Semestr letni 2001/2002 lub Rok akademicki 2002/2003. Uporządkowanie cykli dydaktycznych jest to określona kolejność cykli możliwa do zdefiniowania w systemie. W dobrze zdefiniowanych danych powinna być możliwość określenia kolejności każdej pary cykli, dla których jest to potrzebne lub sensowne. Etap jest to niepodzielna część studiów z punktu widzenia rozliczania studentów. Etap programu studiów jest to etap przypisany do konkretnego programu studiów. Etapy danego programu studiów mają zdefiniowaną określoną kolejność w ramach tego programu oraz zdefiniowane wymagania na zaliczenie. Student jest to osoba realizująca jakiś program studiów. Program osoby jest to program studiów realizowany przez studenta. Student może realizować więcej niż jeden program. Etap programu osoby jest to etap programu związany z realizowanym przez studenta programem. Etap może być otwarty lub zamknięty. Etap osoby związany jest z cyklem dydaktycznym, w którym jest realizowany. Uporządkowanie etapów osoby jest to określona kolejność etapów, w której osoba je realizowała. Skreślenie studenta z programu oznacza zakończenie realizacji programu przez studenta. Skreślenie z programu nie oznacza zamknięcia otwartych etapów z nim związanych, jeżeli takowe istnieją. Skreślenie może zostać anulowane. Student aktywny jest to student mający przynajmniej jeden otwarty etap na nieskreślonym programie. Zazwyczaj o aktywności studenta mówi się w kontekście określonego cyklu. Typ punktów jest to rodzaj punktów możliwych do zdobycia poprzez zaliczenie przedmiotu. Punkty przedmiotu są to określone liczby punktów określonego typu, które student zdobywa zaliczając dany przedmiot. Punkty zdobywa się niezależnie na różnych programach, w szczególności przedmioty mogą przynosić różne liczby punktów tego samego typu na różnych programach. Wymagania etapowe jest to zdefiniowany w systemie i związany z etapem zbiór warunków koniecznych do zaliczenia lub zaliczenia warunkowego tego etapu. Wymagania wynikają z etapu programu oraz z indywidualnych decyzji dotyczących wymagań osoby. Wymagania dzielą się na przedmiotowe i punktowe. Wymagania przedmiotowe jest to zbiór przedmiotów, których zaliczenie jest konieczne do zaliczenia etapu. Przy każdym przedmiocie określa się również czy jest on konieczny do zaliczenia warunkowego. Wymagania punktowe jest to zbiór punktów koniecznych do zdobycia w celu zaliczenia etapu. Formułując wymagania punktowe trzeba podać liczbę i typ punktów wymaganych na zaliczenie i osobno na zaliczenie warunkowe. Wymagania mogą obejmować wiele różnych typów punktów. Nie powinno być sytuacji, w której do zaliczenia warunkowego wymaga się większej liczby punktów niż do zaliczenia bezwarunkowego. Status rejestracji osoby na przedmiot jest to informacja o tym, w jakim stanie znajduje się 5

osoba rejestrująca się na przedmiot. Z punktu widzenie podsystemu Zaliczenia istotne są tylko dwa statusy rejestracji osoby na przedmiot: A (Zaakceptowana) wyrażono zgodę na uczestnictwo w przedmiocie, X (Nie dotyczy) osoba została zarejestrowana na przedmiot w inny sposób niż w procesie rejestracji (np. przez bezpośredni wpis do grupy zajęciowej przedmiotu). Status zaliczenia przedmiotu niesie informację o tym, w jakiej fazie jest proces zaliczania przedmiotu przez osobę. Pole to jest istotne tylko wtedy, kiedy status rejestracji jest równy A lub X. Status może przyjmować następujące wartości : X (W trakcie) przedmiot w trakcie zaliczania, A (Zaliczony automatycznie) przedmiot został zaliczony automatycznie poprzez automat do rozliczania przedmiotów, N (Niezaliczony automatycznie) przedmiot został automatycznie niezaliczony przez automat do rozliczania przedmiotów, Rozliczanie automatyczne przedmiotu jest to proces decydowania o tym, czy osoba zaliczyła czy nie dany przedmiot na podstawie uzyskanej z tego przedmiotu oceny. Aby student mógł przedmiot zaliczyć automatycznie, musi uczęszczać na dany przedmiot, znaleźć się na protokole oraz otrzymać odpowiednią ocenę. Przedmiot zaliczony jest to przedmiot o statusie A. Status zaliczenia etapu niesie informację w jakiej fazie jest proces zaliczania etapu przez osobę. Status może przyjmować następujące wartości: X (W trakcie) etap w trakcie zaliczania, Z (Zaliczony ręcznie) etap zaliczony ręcznie, N (Niezaliczony ręcznie) etap niezaliczony ręcznie, A (Zaliczony automatycznie) etap zaliczony automatycznie przez automat do rozliczania etapów, R (Niezaliczony automatycznie) etap niezaliczony automatycznie przez automat do rozliczania etapów, W (Zaliczony warunkowo) etap zaliczony warunkowy, S (Zaliczony warunek) etap zaliczony po uprzednim zaliczeniu warunkowym, T (Niezaliczony warunek) etap niezaliczony po uprzednim zaliczeniu warunkowym, D (Urlop w trakcie) urlop, E (Zakończony urlop) zakończony urlop. Etap otwarty to etap o statusie X, W lub D. Etap zamknięty to etap o statusie Z, N, A, R, S, T lub E. Rozliczenie etapu osoby jest to sprawdzenie spełnienia wymagań etapowych związanych z tym etapem i podjęcie decyzji o jego zaliczeniu, zaliczeniu warunkowym bądź niezaliczeniu. Zaliczenie etapu jest to spełnienie wszystkich wymagań zdefiniowanych dla tego etapu. Etap zaliczony jest etapem zamkniętym. Zaliczenie warunkowe etapu jest to spełnienie wszystkich wymagań na warunek zdefiniowanych dla tego etapu, ale nie zaliczenie etapu. Etap zaliczony warunkowo nie jest etapem zaliczonym. Niezaliczenie etapu jest to niespełnienie wymagań zarówno bezwarunkowych, jak i 6

warunkowych. Ostateczne przepisywanie ocen powoduje wpisywanie również niezaliczeń do informacji o zaliczeniach przedmiotowych przez automat przepisujący oceny na zaliczenia, w przeciwieństwie do przepisywania nieostatecznego, które wpisuje tylko informację o przedmiotach zaliczonych. Rozliczanie ostateczne powoduje również niezaliczanie etapów studentom przez automat rozliczający etapy w przeciwieństwie do rozliczania nieostatecznego, które rozlicza tylko etapy zaliczone pomyślnie. Data następnego rozliczania związana z programem osoby określa kiedy najwcześniej powinno nastąpić następne rozliczanie studenta z etapów realizowanych w ramach tego programu. Przedmiot równoważny przedmiot A jest równoważny przedmiotowi B, w ramach określonego programu studiów, jeżeli zaliczenie A powoduje, iż osoba, z punktu widzenia spełnienia wymagań przedmiotowych, ma również zaliczony przedmiot B. Zaliczenie A jednak nie przynosi osobie punktów, które przyniosłoby zaliczenie B. Równoważność przedmiotów nie jest symetryczna, tzn. jeżeli przedmiot A jest równoważny przedmiotowi B, to nie znaczy, że przedmiot B jest równoważny przedmiotowi A. Bonusy punktowe są dodatkowymi liczbami punktów określonych typów przyznawanych osobom, z reguły za zaliczanie pewnych grup przedmiotów (por. [Punkty]). Decyzja to zapisana w systemie decyzja, która modyfikuje (zmniejsza lub zwiększa) wymagania przedmiotowe lub punktowe. Decyzja może także spowodować, że przedmioty, których student nie zaliczył będą w trakcie rozliczania traktowane jako zaliczone; ponadto można za pomocą decyzji dołączyć do dorobku studenta przedmioty obce wraz z punktami ECTS (por. [Decyzje]). Przedmiot zaliczany wielokrotnie (w skrócie Przedmiot wielokrotny) to przedmiot, którego każdorazowe zaliczenie przynosi osobie przypisane temu przedmiotowi punkty. Przykładem takiego przedmiotu może być Wychowanie fizyczne. Przedmiot zaliczany jednokrotnie (w skrócie Przedmiot jednokrotny) to przedmiot, którego każde kolejne zaliczenie poza pierwszym nie przynosi osobie żadnych korzyści. W praktyce większość przedmiotów znajdujących się w ofercie dydaktycznej uczelni to przedmioty jednokrotne. 3. Formularze W tym rozdziale omówiono wszystkie formularze podsystemu Zaliczenia. Opisane są w zasadzie w takiej kolejnośći, w jakim są zazwyczaj wykorzystywane. Przy opisie każdego z nich, przynajmniej ogólnie, wskazano informacje, które powinny być zdefiniowane przed korzystaniem z tego formularza. Przykładowo definiując programy studentów należy wpierw zdefiniować te programy poprzez zdefiniowanie ich etapów, wymagań itd. Wszystkie opisywane formularze dostępne są z menu USOS z dwóch podmenu: Programy oraz Słowniki (por. Rys. 1). 7

Rys. 1 Menu systemu USOS fragmenty z rozwiniętymi podmenu Programy oraz Słowniki Nazwy pól, które są obowiązkowe, opatrzono znakiem (!). Znak ten pojawia się tylko w miejscach, w których wymieniane lub opisywane są pola dostępne na formularzu. 3.1. Słowniki programów i wymagań Wprowadzanie danych o ofercie dydaktycznej uczelni zacząć należy od zdefiniowania danych słownikowych, ponieważ do korzystania z niego nie są potrzebne żadne wcześniej zdefiniowane dane. Do tego celu służy formularz (por. Rys. 2) Słowniki Słowniki programów i wymagań dostępny z głównego menu USOS. Rys. 2 Formularz Słowniki programów i wymagań zakładka Etapy 8

Formularz ten składa się z wielu zakładek, z których korzystać najlepiej w kolejności ich występowania. Na poszczególnych zakładkach wprowadzane są takie dane jak typy kierunków oraz kierunki studiów, typy przyznawanych na uczelni certyfikatów, etapy studiów, typy punktów, które można zdobyć podczas trwania studiów. Znajduje się tu również słownik powodów skreśleń ze studiów. W bieżącym rozdziale opisana zostanie tylko jedna zakładka tego formularza zakładka Etapy. Cały formularz został szczegółowo opisany w pracy [Zaw03]. Zdefiniowanie etapów jest konieczne, aby można było zdefiniować później programy studiów z podziałem na etapy. W górnej części zakładki Etapy można wprowadzać informacje dotyczące etapów studiów: Kod etapu (!) symbol jednoznacznie identyfikujący etap. Opis etapu (!) słowny opis etapu. Opis etapu w języku angielskim słowny opis etapu w języku angielskim (na potrzeby wyświetlania informacji o etapie na stronach internetowych oraz suplementu do dyplomu). Z każdym etapem można związać kierunki studiów, na których etap ten może być realizowany. Informacje te można wpisać w dolnej części zakładki. Aby powiązać etap z kierunkiem, należy wprowadzić: Kod (!) kod kierunku studiów. Oprócz tego w górnej części zakładki znajduje się przycisk Filtr. Umożliwia on ograniczenie listy wyświetlanych etapów za pomocą ogólnego dla całego systemu USOS mechanizmu filtrów (został on opisany w pracy [Rym02]). 3.2. Cykle dydaktyczne Definiowanie danych dotyczących cykli dydaktycznych realizuje się za pośrednictwem formularza (por. Rys. 3) Słowniki Cykle dydaktyczne dostępnego z głównego menu USOS. Zdefiniowanie typów cykli dydaktycznych oraz samych cykli jest konieczne do późniejszego definiowania etapów programów oraz etapów osób. Formularz ten został przedstawiony szczegółowo w pracy [Zaw03], tutaj zostanie opisane jedynie definiowanie kolejności cykli dydaktycznych, ponieważ jest to bardzo istotne z punktu widzenia podsystemu Zaliczenia, a konkretnie procesu rozliczania studentów. Kolejność cykli definiuje się na drugiej zakładce formularza Kolejność cykli dydaktycznych. Oczywiście wcześniej należy zdefiniować odpowiednie typy cykli oraz cykle. Najlepiej jest definiować cykle oraz ich kolejność z przynajmniej rocznym wyprzedzeniem. Jest to ważne o tyle, że automat rozliczający studentów automatycznie próbuje ich zapisywać na następne etapy w kolejnych cyklach, tak więc musi mieć dostęp do tej informacji. Przykładowo rozliczając osoby z cyklu rocznego 2008 automat będzie próbował wpisywać je na etapy w cyklu rocznym 2009, zatem należy zdefiniować cykl 2009 oraz wskazać, że następuje on po cyklu 2008. 9

Rys. 3 Formularz Cykle dydaktyczne zakładka Kolejności cykli dydaktycznych Definiując kolejność cykli należy podać: Kod (!) kod cyklu, dla którego chcemy określić cykl następny. Następny cykl (!) kod cyklu będącego następnym po cyklu podanym w polu Kod. Oczywiście dla jednego cyklu może istnieć wiele cykli następujących po nim. Warunkiem jest jedynie to, że muszą one być różnych typów. Przykładowo po cyklu 2008 (typ ROK cykl roczny) mogą następować cykle 2009 (typ ROK) i 2009Z (typ SEM cykl semestralny). W skrócie oznacza to, że po roku akademickim 2008/2009 następują zarówno rok akademicki 2009/2010, jak i semestr zimowy tego samego roku. 3.3. Programy studiów Podstawowym formularzem słownikowym podsystemu Zaliczenia jest formularz (por. Rys. 4) Słowniki Programy studiów dostępny z głównego menu USOS. 10

Rys. 4 Formularz Programy studiów widok ogólny Przed rozpoczęciem pracy z tym formularzem należy mieć zdefiniowane typy cykli dydaktycznych jako niezbędne przy wprowadzaniu etapów programów. Poza tym jeśli będziemy chcieli przypisywać programy do jednostek organizacyjnych lub kierunków studiów albo określać dyplomy przyznawane na programach, to należy te dane wcześniej wprowadzić (odpowiednio formularze Jednostki organizacyjne, opisany w pracy [Zaw03], oraz Słowniki programów i wymagań). Nie jest to wymagane, aczkolwiek zalecane jako dające pełniejszą informację o danym programie studiów. 3.3.1. Definiowanie programu studiów Definiowanie programu studiów należy zacząć od zdefiniowania informacji podstawowych o samym programie. Dane te można wprowadzać w górnej części formularza. Z programem studiów wiąże się następujące informacje: Kod programu (!) symbol jednoznacznie identyfikujący program. Opis programu (!) słowny opis programu. Data od (!) data, od której program znajduje się w ofercie dydaktycznej uczelni. Data do data, do której program znajdował się w ofercie dydaktycznej uczelni. Forma studiów tryb studiowania na programie, np. stacjonarne. Rodzaj (poziom) studiów rodzaj (poziom) studiów, np. pierwszego stopnia. Czas trwania czas studiowania na programie. Podaje się go opisowo, np. 2-letnie, i jako parę jednostka długości, np. ROK, i czas trwania w jednostkach, np. 2. Opis programu w języku angielskim słowny opis programu w języku angielskim. Obok pól do wprowadzania danych, w górnej części formularza znajdują się też przyciski. Przycisk Filtr, umożliwia ograniczenie listy wyświetlanych programów za pomocą mechanizmu filtrów systemu USOS ([Rym02]). Przycisk Kopiuj program umożliwia stworzenie nowego programu na bazie już istniejącego. Znajduje to zastosowanie podczas tworzenia dwóch lub więcej programów o podobnej strukturze i niewiele się od siebie różniących. Zamiast tworzyć je oddzielnie, każdy od zera, wystarczy zdefiniować jeden, a następnie go skopiować podając jedynie kod oraz opis nowego programu (Rys. 5). Podczas 11

tworzenia kopii przepisywane są dane dotyczące etapów związanych z danym programem, kierunków studiów, jednostek organizacyjnych oraz dyplomów przyznawanych na tym programie. Ponadto kopiowane są wymagania etapowe dotyczące poszczególnych etapów. Tak więc kopiowana jest cała informacja dydaktyczna o programie. Rys. 5 Kopiowanie programu okno dialogowe do wprowadzania kodu i opisu nowego programu Kolejnym przyciskiem jest Usuń program, którego naciśnięcie powoduje usunięcie z systemu całego programu oraz informacji z nim związanych, takich jak etapy programu, certyfikaty, przypisane jednostki czy kierunki studiów. Tu należy jednak zaznaczyć, że usunięcie programu się nie powiedzie, jeżeli są jakieś osoby mające przypisany ten program studiów. Zatem usuwać można w zasadzie tylko programy zdefiniowane na potrzeby testowe lub przez pomyłkę. Po wprowadzeniu danych podstawowych można przystąpić do definiowania jego szczegółów. W dolnej części formularza znajdują się zakładki: Etapy, Dyplomy, Kierunki, Jednostki, Suplement, Suplement c.d., Obszary, Dyscypliny (i kilka innych). Dla systemu zaliczania istotne są jedynie Etapy programu. Zakładki Dyplomy oraz Suplement, Suplement c.d. zawierają informacje wykorzystywane przy wydawaniu dyplomu ukończenia studiów (por. [Dyplomy]). 3.3.2. Wprowadzanie etapów programu W zakładce Etapy (por. Rys. 6) Rys. 6 Formularz Programy studiów zakładka Etapy wprowadzać można dane dotyczące etapów, które składają się na wybrany w górnej części formularza program studiów. Etapy programu wybiera się spośród etapów definiowanych za pomocą opisanego wcześniej formularza Słowniki programów i wymagań. Oprócz tego do ich zdefiniowania konieczne jest również wcześniejsze wprowadzenie typów cykli dydaktycznych (patrz [Zaw03]). Z każdym wybranym etapem programu wiąże się następujące dane: Typ cyklu (!) typ cyklu dydaktycznego, w jakim etap ten może być realizowany. 12

Nr etapu (!) numer roku lub semestru, na którym etap będzie realizowany. Kod następnego domyślnego etapu wskazanie, który spośród pozostałych etapów programu powinien być następny po danym (dokładniejsze wyjaśnienie znajduje się w dalszej części rozdziału). Ile razy warunek (!) liczba wskazująca ile razy etap programu może być zaliczany warunkowo. Pierwszy etap flaga informująca, że etap programu jest pierwszym etapem na tym programie. Tylko jeden etap spośród etapów programu może mieć ustawioną tę flagę. Obok pól do wprowadzania danych na zakładce znajdują się również przyciski. Przycisk Kolejność etapów powoduje przejście do formularza do definiowania kolejności etapów programu (por. Rys. 7). Rys. 7 Formularz Programy studiów definiowanie kolejności etapów programu Definiowanie kolejności etapów programu jest konieczne ze względu na potrzeby automatycznego rozliczania osób, podobnie jak zdefiniowanie kolejności cykli dydaktycznych. Definiując kolejność należy określić jakie etapy programu mogą nastąpić po danym etapie. Oznacza to, że można zdefiniować więcej niż jeden następnik danego etapu na podanym programie, czyli, że może być wiele ścieżek zaliczania programu. Zazwyczaj jednak podaje się ścieżkę domyślną, definiowana poprzez wskazywanie domyślnych następnych etapów na zakładce Etapy. Może istnieć co najwyżej jedna ścieżka domyślna. Przycisk Wymagania etapowe powoduje przejście do formularza do definiowania wymagań etapowych etapu programu (por. Rys. 8). Rys. 8 Formularz Programy studiów definiowanie wymagań etapowych 13

W górnej części formularza można wybrać program oraz etap programu, W dolnej części znajdują się zakładki służące do definiowania wymagań przedmiotowych oraz punktowych. Na zakładce Wymagania przedmiotowe w cyklach oraz Cykle wymagań przedmiotowych można wprowadzić dane dotyczące przedmiotów wymaganych na zaliczenie etapu programu. Oczywiście wcześniej muszą zostać wprowadzone przedmioty, które chcemy ująć w wymaganiach. Aby określić wymagania, należy wprowadzić następujące dane: Kod przedmiotu (!) kod przedmiotu wymaganego na zaliczenie etapu. Czy wymagany na warunek flaga wskazująca, czy zaliczenie przedmiotu jest wymagane, aby zaliczyć etap programu warunkowo. Od kiedy (!) wymagania przedmiotowe mogą się zmieniać w czasie. W polu od kiedy należy podać, od którego cyklu dydaktycznego wymaganie obowiązuje. Zaleca się podawanie cykli rocznych. Do kiedy W polu do kiedy należy podać, do którego cyklu dydaktycznego wymaganie obowiązuje. Pole może być puste, co oznacza obowiązywanie wymagań bez ograniczeń w przyszłości. Zaleca się podawanie cykli rocznych. Wymagania przedmiotowe definiowane są dla każdego etapu programu oddzielnie, to znaczy, że ten sam etap, przypisany do dwóch różnych programów studiów, może mieć zdefiniowane różne wymagania na tych programach. Dane dotyczące wymagań punktowych można definiować w zakładce Wymagania punktowe w cyklach oraz Cykle wymagań punktowych (por. Rys. 9). Rys. 9 Definiowanie wymagań etapowych zakładka Wymagania punktowe Wprowadzić należy następujące informacje: Kod typu punktów (!) kod typu punktów do zdobycia. Kod grupy przedmiotów można dodatkowo nałożyć wymaganie, że pewna liczba punktów o danym kodzie musi być uzyskana przez zaliczenie przedmiotów należących do wskazanej grupy. Liczba od (!) liczba punktów do zdobycia wymagana na zaliczenie etapu programu. Na warunek liczba punktów do zdobycia wymagana na warunkowo zaliczenie etapu programu. Liczba ta powinna być nie większa niż Liczba od. Od kiedy (!) wymagania punktowe mogą się zmieniać w czasie. W polu od kiedy należy podać, od którego cyklu dydaktycznego wymaganie obowiązuje. Zaleca się podawanie cykli rocznych. Do kiedy W polu do kiedy należy podać, do którego cyklu dydaktycznego 14

wymaganie obowiązuje. Pole może być puste, co oznacza obowiązywanie wymagań bez ograniczeń w przyszłości. Zaleca się podawanie cykli rocznych. Szczegóły dotyczące systemu wymagań punktowych są dostępne w [Punkty], zmienność wymagań w czasie omówiona jest w [Zmienność]. 3.4. Programy osób Po wprowadzeniu definicji programów studiów można przystąpić do definiowania programów osób czyli zapisywania studentów na programy oraz etapy. Służy do tego formularz (por. Rys. 10) Programy Programy osób dostępny z głównego menu USOS. Rys. 10 Formularz Programy osób widok ogólny 3.4.1. Definiowanie programu i etapów osoby W górnej części formularza znajduje się lista osób (niekoniecznie studentów). Poniżej znajduje się lista programów studiów realizowanych przez daną osobę. Można tutaj definiować osobie nowe programy. Definiując nowy program osoby należy podać następujące dane: Kod programu (!) kod programu studiów zdefiniowanego wcześniej w formularzu Programy studiów. Indeks numer indeksu osoby związanego z podanym programem studiów. Indeksy osoby definiuje się za pomocą formularza Osoby opisanego w pracy [Step01]. Data rozpoczęcia studiów, Data przyjęcia lub wznowienia pola są opisane szczegółowo w dokumentacji [Wznowienia]. Planowana data ukończenia wyliczana automatycznie planowana data ukończenia studiów na programie. 15

Data następnego zaliczania data określająca, kiedy student po raz kolejny powinien być rozliczany ze spełnienia wymagań na tym programie. Uwaga: daty tej nie ustawia się bezpośrednio w podanym polu, ale poprzez okno dialogowe uruchamiane przyciskiem Zmień datę zaliczania znajdującym się na zakładce Etapy osoby w dolnej części formularza. Czy program został zgłoszony do rozliczenia flaga informująca, czy program został zgłoszony do rozliczenia. Może to zrobić student w USOSweb. Status na programie status osoby na programie. Kontynuacja programu pole opisane w dokumentacji [Wznowienia]. Czy główny flaga określająca, czy program jest głównym programem spośród wszystkich programów tej osoby. Co najwyżej jeden program danej osoby może mieć tę flagę ustawioną. Zazwyczaj z programem osoby związany jest numer indeksu, tak więc dobrze jest zdefiniować osobie numery indeksów. Nie jest to wymagane, jednak w praktyce często ułatwia wyszukiwanie i identyfikowanie osoby w systemie. Osoba może mieć zdefiniowanych wiele numerów indeksów, lecz nie ma obowiązku przypisywania różnych numerów różnym programom jednej osoby. Na ogół przydziela się studentom jeden indeks z puli centralnej i przypisuje ten indeks wszystkim programom studiów. Przydzielanie indeksów osobie odbywa się w zakładce Indeks formularza (por. Rys. 11) Osoby -> Osoby dostępnego z menu głównego systemu USOS oraz z większości formularzy podmenu Programy. Możliwe jest przydzielanie indeksów ręczne bądź z wybranej puli. Rys. 11 Formularz Osoby obsługa indeksów Pole Status na programie mogą być ustawiane ręcznie, jednak na ogół jest wypełniane automatycznie w wyniku zajścia w systemie pewnych zdarzeń (algorytm jest opisany szczegółowo w [Status]): w chwili zapisywania studenta na program ustawia się wartość Student, w chwili skreślania wartość Skreślony, w chwili anulowania skreślenia wartość Student, w chwili rozliczenia na ostatnim etapie studiów, o jeśli dla programu nie jest zdefiniowany dyplom, to wartość Absolutorium koniec studiów, o jeśli dla programu zdefiniowano dyplom, to wartość Absolutorium przed dyplomem, w chwili zrobienia dyplomu wartość Dyplom. 16

Pole Planowana data ukończenia również może być ustawiane ręcznie, jednak na ogół jest wypełniane automatycznie w zależności od operacji (algorytm jest opisany szczegółowo w [Status]): przy immatrykulacji data jest obliczana na podstawie programu studiów i bieżącego etapu osoby, przy skreśleniu wpisuje się wartość z pola Data skreślenia, przy anulowaniu lub usunięciu skreślenia odtwarza się wartość pola tym samym algorytmem co zastosowany w immatrykulacji, przy ustaleniu statusu na wartość Absolutorium koniec studiów w pole wpisuje się wartość pola Data rozliczenia studenta na programie, przy czym dla niektórych kierunków należy tę datę poprawiać ręcznie: o dla kierunków lekarskich winna to być data ostatniego egzaminu, o dla farmacji winna to być data zaliczenia ostatniej praktyki, przy ustaleniu statusu na wartość Absolutorium przed dyplomem w pole wpisuje się wartość pola Data rozliczenia studenta na programie, przy zrobieniu dyplomu w pole wpisuje się datę egzaminu dyplomowego. Algorytm obliczania wartości pola Planowana data ukończenia znajduje się w pakiecie pkg_funkcje_lokalne i może być zmieniony zależnie od potrzeb danej uczelni (por. [Status]). Obok pól z danymi, w górnej części formularza znajdują się również przyciski. Przycisk Osoba powoduje przejście do formularza Osoby. Przycisk Szukaj po indeksie otwiera okno dialogowe służące do wyszukiwania osób po numerze indeksu. Przycisk Filtr umożliwia ograniczenie listy wyświetlanych osób za pomocą ogólnego mechanizmu filtrów. Przycisk Filtruj po etapach służy do ograniczenia listy wyświetlanych osób, umożliwiając wyselekcjonowanie osób tylko z wybranych programów bądź etapów studiów, względnie jednostek organizacyjnych (por. Rys. 12). Rys. 12 Formularz Programy osób filtrowanie osób po programach i etapach studiów 17

Liczne przyciski na kanwie prowadzą do innych formularzy, np. Zajęcia i Oceny (por. punkt 3.6), Oceny, Uzupełnianie Ocen, Punkty (opisany w [Punkty]), Transakcje. Po zdefiniowaniu programu osoby można przystąpić do wprowadzania etapów tego programu osoby, czyli etapów, które osoba realizuje. W dolnej części formularza, w zakładce Etapy osoby, znajduje się lista etapów osoby związanych z wybranym wyżej programem osoby. Etapy są domyślnie posortowane w kolejności od najnowszych do najstarszych, można zmienić tę kolejność przy pomocy strzałki skierowanej w dół i strzałki skierowanej w górę. Strzałki są umieszczone na prawo od komentarza do statusu zaliczenia. Można tu również wprowadzać nowe etapy. Wprowadzając nowy etap należy podać następujące dane: Kod (!) kod etapu programu, wybór z listy etapów programu przypisanych do wybranego wyżej programu. Kod cyklu realizacji (!) cykl dydaktyczny, w którym osoba będzie realizować etap (patrz uwagi poniżej). Kod cyklu wymagań wymagania dydaktyczne są zmienne w czasie. Może zdarzyć się sytuacja, zwłaszcza przy powtarzaniu etapów, gdy studenta należy rozliczyć z danego etapu zgodnie z wymagania innego cyklu, niż aktualnymi w czasie realizacji. Data zakończenia przewidywana data zakończenia etapu, domyślnie jest ona równa dacie zakończenia cyklu dydaktycznego. Z reguły oznacza ona koniec sesji poprawkowej. Status zaliczenia (!) określa aktualny stan zaliczania etapu. Przy definiowaniu nowego etapu domyślnie wstawia się wartość X (w trakcie). Ile razy warunek (!) liczba określająca ile razy osoba może jeszcze zaliczyć etap warunkowo. Jeśli nie poda się jawnie żadnej wartości, to system wstawi wartość domyślną pobraną z definicji tego etapu programu. Komentarz do statusu zaliczenia komentarz do zaliczania etapu. Pole może służyć do wprowadzania dodatkowych informacji słownych dotyczących zaliczania etapu. Na zakładce obok pól do wprowadzania danych znajdują się też przyciski. Z punktu widzenia podsystemu zaliczeń znaczenie mają: Decyzje przejście do formularza decyzji (por. [Decyzje]). Podpięcia przejście do formularza podpięć (por. [Podpięcia]). Informacje o wymaganiach przejście do kanwy z informacjami o wymaganiach etapowych studenta (por. punkt 3.4.3) Zmień datę zaliczenia z daty następnego rozliczania korzystają przede wszystkim algorytmy do rozliczania osoby z wymagań i zaliczania etapów. Zmiana jej może być konieczna np. w przypadku przedłużenia sesji osobie. Przeważnie jest ona zmieniana na datę późniejszą niż wstawiona (zazwyczaj sesję zaliczeniową się przedłuża, a nie skraca) i nie powinna być wcześniejsza niż data zakończenia któregokolwiek z etapów danego programu. W przypadku próby wstawienia daty wcześniejszej niż opisana system wyświetli stosowny komunikat, jednak pozwoli na jej zmianę. Do zmiany daty zaliczenia służy okno z Rys. 13. 18

Rys. 13 Formularz Programy osób zmiana terminu kolejnego rozliczania Rozlicz rozliczenie danego etapu osoby (punkt 3.4.4). Formularz umożliwia też wysyłania wiadomości e mail do wybranej osoby bądź do grupy osób (przycisk Wyślij wiadomość) oraz drukowanie licznych raportów indywidualnych i zbiorczych. Kanwa wyboru raportu pojawia się po naciśnięciu przycisku Raporty (Rys. 14). Rys. 14 Formularz Programy osób raporty 3.4.2. Skreślanie osoby z programu Kolejną istotną z punktu widzenia podsystemu zaliczeń zakładką jest zakładka Skreślenia/ Wznowienia (Rys. 15). 19

Rys. 15 Formularz Programy osób zakładka Skreślenia/Wznowienia Na zakładce pokazana jest historia skreśleń osoby z wybranego programu. Służy ona również do wprowadzania nowego skreślenia. Aby skreślić osobę, należy wprowadzić następujące dane: Data skreślenia (!) data, kiedy nastąpiło skreślenie osoby z programu. Uzasadnienie (!) uzasadnienie skreślenia osoby z programu. Listę uzasadnień definiuje się za pomocą formularza Słowniki programów i wymagań opisanego szczegółowo w pracy [Zaw03]. Komentarz do skreślenia słowny komentarz do skreślenia, stanowi miejsce na uwagi skreślającego. Osoba uznawana za skreśloną z programu to osoba, która ma zdefiniowane jakieś skreślenie z programu (wpisaną datę skreślenia) i nie ma wpisanej daty anulowania skreślenia (pole Data anulowania skreślenia). Aby anulować skreślenie osoby z programu należy przy tym skreśleniu wprowadzić następujące dane: Data anulowania skreślenia (!) data, kiedy nastąpiło anulowanie wcześniejszego skreślenia. Komentarz do anulowania skreślenia słowny komentarz do anulowania skreślenia, stanowi miejsce na uwagi skreślającego. Mechanizm skreśleń i wznowień jest opisany szczegółowo w dokumentacji [Wznowienia]. 3.4.3. Przeglądanie informacji o wymaganiach Formularz pokazuje wszystkie wymagania etapowe wybranej osoby, z podziałem na programy i etapy (por. Rys. 16). 20

Rys. 16 Formularz Programy osób przeglądanie wymagań etapowych dla osoby Na pierwszej zakładce Wymagania przedmiotowe prezentowane są wszystkie przedmioty wymagane do zaliczenia etapu. Przy każdym przedmiocie zamieszczona jest również informacja o tym, czy został on zaliczony (pole Czy zaliczone) oraz informacja, skąd pochodzi przedmiot. Możliwe wartości to: W przedmiot jest wymagany w etapie programu. Z przedmiot wpisano osobie w decyzji w zakładce zwolnień z atrybutem Osiągnięcia (por. [Decyzje]). O przedmiot wpisano w decyzji jako przedmiot obcy (por. [Decyzje]). Po prawej stronie zakładki znajduje się przycisk Szczegóły pokazujący okno z pełną informacją o wybranym przedmiocie (por. Rys. 17). 21

Rys. 17 Przeglądanie wymagań etapowych dla osoby szczegółowe informacje o zaliczeniu przedmiotu Prezentowana jest informacja na podstawie jakiego zaliczenia przedmiotu wymaganie zostało spełnione, w szczególności cykl dydaktyczny, w którym przedmiot został zaliczony (lub nie), uzyskane oceny na protokołach przedmiotu (w tym terminie, który pozwolił na uzyskanie zaliczenia), status zaliczenia przedmiotu, stan podpięcia przedmiotu (por. [Podpięcia]) itp. Jeśli wymaganie zostało spełnione poprzez zaliczenie przedmiotu równoważnego wymaganemu, to informacja o tym również pojawi się w oknie dialogowym (w polu Uwagi). Druga zakładka Wymagania punktowe (por. Rys. 18) prezentuje wszystkie wymagania punktowe niezbędne do zaliczenia etapu. Przy każdym typie punktów podana jest liczba punktów wymagana na zaliczenie etapu, liczba punktów wymagana na zaliczenie warunkowe etapu, liczba punktów danego typu uzyskanych przez osobę (Uzyskane) w rozbiciu na punkty z przedmiotów podpiętych do etapów poprzednich, podpiętych do wybranego etapu i podpiętych tylko do przedmiotu (por. [Podpięcia]) oraz informacja czy wymaganie zostało spełnione. Po prawej stronie zakładki znajduje się przycisk Szczegóły powodujący przeniesienie do formularza Punkty osoby prezentującego szczegółowe informacje o uzyskanych przez osobę punktach poszczególnych typów. Formularz ten został przedstawiony w [Punkty]. Rys. 18 Przeglądanie wymagań etapowych dla osoby zakładka Wymagania punktowe 22

3.4.4. Rozliczanie osoby Po wciśnięciu przycisku Rozlicz na zakładce Etapy osoby pojawi się okno dialogowe z parametrami rozliczania wybranego etapu osoby (por. Rys. 19). Rys. 19 Formularz Programy osoby rozliczanie etapu osoby Parametry można podzielić na grupy: przepisywania ocen z protokołów na zaliczenia przedmiotów, podpinania przedmiotów oraz do samego rozliczania etapów. Jeżeli zaznaczymy flagę Czy przepisywać oceny studenta, to przed rozliczaniem etapu nastąpi rozliczenie przedmiotów osoby na podstawie uzyskanych ocen. Flaga Czy ostateczne znajdująca się pod powyższą flagą określa czy podczas przepisywania ocen wpisywać również niezaliczenia, czy tylko zaliczenia przedmiotów. Przepisywanie ocen zostało dokładniej omówione w podrozdziale 3.5. Flaga Czy rozliczać etap studenta określa czy chcemy rozliczyć studenta z wymagań etapowych. Flaga Czy ostateczne określa czy w przypadku niezaliczenia etapu przez studenta wpisywać niezaliczenie, czy zignorować cały proces rozliczania i nie wprowadzać żadnych zmian. Natomiast flaga Czy wpisywać na następny etap określa, czy po rozliczeniu studenta nastąpi próba zapisania go na następny etap. Rozliczanie studentów z wymagań zostało dokładniej opisane w podrozdziale 3.7. Kolejne flagi dotyczą podpinania (por. [Podpięcia]). Można przed rozpoczęciem rozliczania podpiąć pod program wszystkie lub tylko obowiązkowe przedmioty. Flaga Zmieniaj flagę Zgłoszony do rozliczenia po rozliczeniu na Nie steruje ustawianiem odpowiedniej flagi, widocznej w oknie programów osób (por. Rys. 10) w wierszu programów studiów. Wszystkie opcje mechanizmu rozliczania studenta z wymagań, dostępne parametry systemowe, obowiązujący algorytm, są opisane szczegółowo w dokumentacji [Podpięcia]. Moduł zaliczający rejestruje etapy pracy w logach systemowych. Logi te mogą być przeglądane przez osobę z uprawnieniami Administratora Ról w formularzu (Rys. 20) Administracja Dziennik modułów dostępnym z głównego menu USOS. 23

Rys. 20 Dziennik modułów z logami rozliczania W logach opisane są kolejno informacje o rozliczeniu wymagań przedmiotowych i punktowych etapu. Logi są także dostępne dla osoby rozliczającej w zakładce Szczegóły programu/logi formularza Programy osób. 3.5. Przepisywanie ocen na zaliczenia Mechanizm ręcznego i automatycznego przepisywania ocen na zaliczenie jest opisany szczegółowo w dokumentacji [Przepisywanie ocen]. Formularz (por. Rys. 21) Programy Przepisywanie ocen na zaliczenia jest dostępny z głównego menu USOS. 24

Rys. 21 Formularz Przepisywanie ocen na zaliczenia widok ogólny Ponieważ w systemie informacje o zaliczonych przedmiotach przechowywane są niezależnie od ocen uzyskiwanych przez osoby, konieczne jest aktualizowanie tych informacji na podstawie osiąganych wyników. Do tego celu służy opisywany tutaj formularz. W górnej części formularza znajdują się pola do wyboru cyklu dydaktycznego (Kod cyklu dydaktycznego) oraz jednostki organizacyjnej (Kod jednostki organizacyjnej). Przy przepisywaniu ocen konieczne jest jedynie podanie cyklu, podanie jednostki jest opcjonalne. Oba te pola służą do zawężania zbioru przedmiotów, z których oceny będą przepisywane na zaliczenia. Podanie cyklu powoduje wybranie tylko przedmiotów prowadzonych w tym cyklu, a podanie jednostki dodatkowo powoduje wybranie tylko przedmiotów prowadzonych w tej jednostce. Obok pól do wyboru cyklu oraz jednostki znajduje się przycisk Filtruj po etapach. Działa on na tej samej zasadzie co przycisk o takiej samej nazwie na formularzu Programy osób, tzn. pozwala na ograniczenie zbioru osób. W tym przypadku ograniczany jest zbiór osób, którym zostaną przepisane oceny. Przykładowo jeśli wybierzemy w filtrze program DM-INF, etap I2 oraz cykl dydaktyczny 2002, to oceny zostaną przepisane jedynie tym osobom, które realizują podany program oraz etap programu w podanym cyklu. Ostatnim parametrem, który można podać przed przepisywaniem ocen jest flaga Czy ostateczne. Jej nieustawienie oznacza, że w przypadku znalezienia oceny niezaliczającej niezaliczenie nie będzie osobie wpisywane do zaliczeń przedmiotów, a pozostawiony zostanie aktualny status zaliczenia przedmiotu. Niezaliczenia będą wpisywane tylko w przypadku ustawienia wymienionej flagi. Aby rozpocząć proces przepisywania ocen, należy użyć przycisku Przepisz oceny. Automat rozpoczyna przepisywanie ocen dla wybranego zbioru osób oraz przedmiotów. Analizowane są wszystkie protokoły danego przedmiotu i na ich podstawie ustala się, czy dany przedmiot został zaliczony (por. [Protokoły]). W typowym przypadku przepisywanie ocen na zaliczenia ma miejsce po zakończeniu ostatniej sesji zaliczeniowej w danym cyklu. Przepisywanie można przeprowadzać kilkakrotnie, jednak wszystkie przepisywania dokonywane przed wprowadzeniem wszystkich ocen do systemu nie powinny być ostateczne, ponieważ studenci rozliczani mogą nie mieć jeszcze wpisanych ocen i w wyniku tego procesu dostaną niezaliczenia. Oczywiście jeśli 25

wykonamy rozliczanie ponownie z już wpisanymi wszystkimi ocenami, dane zostaną uaktualnione, jednak może to mieć wpływ na raporty drukowane w międzyczasie. Po zakończeniu przepisywania ocen zostaną zaprezentowane jego wyniki (por. Rys. 22). 3.6. Zajęcia i oceny Formularz (por. Rys. 23) Rys. 22 Przykładowe wyniki przepisywania ocen na zaliczenia Programy Zajęcia i oceny studenta jest dostępny z głównego menu USOS. Rys. 23 Formularz zajęcia i oceny Formularz ten pozwala na sprawdzenie dla dowolnej osoby przedmiotów cyklu, które jej przypisano. Przy każdym przedmiocie cyklu podano status rejestracji na przedmiot, status zaliczenia, przynależność do grup zajęciowych oraz oceny uzyskane przez osobę na protokołach przedmiotu. Jeśli osoba nie jest zapisana do żadnej grupy zajęciowej danego przedmiotu, to można zmienić status rejestracji, np. wyrejestrowując osobę z przedmiotu. Status zaliczenia można zmienić, ale wyłącznie na X (w trakcie). Umożliwia to między innymi wycofanie statusu N (niezaliczony) wpisanego w trakcie rozliczenia przedmiotu w sytuacji, gdy osoba jeszcze nie zaczęła zaliczać przedmiotu. 26

Przyciski pozwalają przechodzić do formularzy dokładniej opisujących osobę, program osoby, wybrany przedmiot, podpięcia osoby, protokoły, oceny. Przycisk Usuń z grupy pozwala na usuwania osoby z grup zajęciowych danego przedmiotu (por. [Protokoły]). 3.7. Rozliczanie etapów Formularz (por. Rys. 24) Programy Rozliczanie etapów jest dostępny z głównego menu USOS. Rys. 24 Formularz Rozliczanie etapów widok ogólny Za pośrednictwem tego formularza wykonuje się najważniejsze funkcje podsystemu Zaliczenia, to znaczy rozliczanie osób z wymagań etapowych programów studiów. W górnej części formularza znajduje się pole do podania cyklu dydaktycznego, ograniczającego listę rozliczanych osób do osób mających otwarty etap w tym cyklu (etap otwarty jest opisany w dalszej części tego punktu). Po prawej stronie znajduje się pole do wpisania daty (Do daty), która ogranicza zbiór rozliczanych osób do tych, które mają wcześniejsze daty następnego zaliczania w odpowiednich programach. Oprócz daty znajdują się tam jeszcze flagi, podobnie jak w kanwie rozliczania indywidualnego (Rys. 19). Czy przepisywać oceny określa, czy przed rozpoczęciem rozliczania osób dokonać przepisania ocen. Czy ostateczne określa czy w przypadku niezaliczenia etapu przez studenta wpisywać niezaliczenie, czy zignorować cały proces rozliczania i nie wprowadzać żadnych zmian. Czy przepisywać na następny etap określa, czy po rozliczeniu studenta nastąpi próba zapisania go na następny etap. Zmieniaj flagę Zgłoszony do rozliczenia po rozliczeniu na Nie steruje ustawianiem odpowiedniej flagi, widocznej w oknie programów osób (por. Rys. 10) w 27

wierszu programów studiów. Kolejne flagi dotyczą podpinania (por. [Podpięcia]). Można przed rozpoczęciem rozliczania podpiąć pod program wszystkie lub tylko obowiązkowe przedmioty. Poniżej znajdują się listy programów oraz etapów programów do wyboru, a pod nimi lista osób z wybranego etapu programu. Na liście znajdują się jedynie osoby mające otwarty wybrany etap programu w wybranym cyklu. Obok listy znajdują się przyciski. Pierwsze dwa, Zaproponuj zaliczenie osobie oraz Zaproponuj zaliczenia wszystkim służą do uruchamiania automatu do rozliczania etapów. Pierwszy z nich rozlicza etap tylko jednej osoby wybranej z listy, natomiast drugi służy do rozliczania etapów wszystkim osobom znajdującym się na tej liście. Kolejny przycisk Program osoby powoduje przejście do formularza Programy osób. Przycisk Etapy osoby powoduje przejście do widoku z wszystkimi otwartymi etapami wybranej z listy osoby na wybranym programie (por. Rys. 25). Rys. 25 Formularz Rozliczanie etapów przeglądanie otwartych etapów osoby Przyciski Informacje o wymaganiach oraz Zmień datę zaliczania pełnią takie same funkcje jak analogiczne przyciski na opisanym w podrozdziale 3.4 formularzu Programy osób. Na liście osób jedno z pól, a mianowicie status zaliczenia etapu (pole Status zaliczenia) można edytować ręcznie z pominięciem automatu rozliczającego. Poniżej można także wpisać komentarz do podanej wartości statusu (pole Komentarz do statusu zaliczenia). W trakcie operacji rozliczania generowane są logi w ten sam sposób, co przy zaliczaniu etapów w formularzu Programy osoby (por. punkt 3.4.4). Logi te dostępne dla osób z uprawnieniami Administratora Ról w formularzu (Rys. 20) Administracja Dziennik modułów dostępnym z głównego menu USOS. 28

3.7.1. Rozliczanie etapów Z każdym etapem osoby jest związany status zaliczenia. Status ten niesie informację o tym, w jakim stanie zaliczania jest etap. Statusy zaliczenia dzielą się na otwarte i zamknięte, co oznacza odpowiednio etap otwarty i zamknięty. Dozwolone statusy oraz przejścia między nimi pokazane są na Rys. 26. Rys. 26 Diagram przejść między statusami zaliczenia etapu osoby Statusy X, W, D są statusami otwartymi. Pozostałe statusy oznaczają etapy zamknięte. Na diagramie nie pokazano wszystkich możliwych przejść między statusami, ponieważ dozwolone są ręczne przejścia między dowolnymi dwoma statusami. Kontrola nad tym należy jednak do użytkownika. Diagram pokazuje natomiast wszystkie możliwe przejścia wykonywane przez automat do zaliczania etapów. Każdy nowy etap osoby tworzony jest ze statusem X, natomiast po pierwszym rozliczaniu następuje jedno z trzech możliwych automatycznych przejść zaznaczonych na diagramie, w zależności od spełnionych wymagań etapowych dla tego etapu (bądź poprzednich nierozliczonych). Etapy D, Z oraz N mogą zostać ustawione jedynie ręcznie przez użytkownika, jednak na diagramie zostały zaznaczone, jako bardzo naturalne. Etap D jest traktowany przez automat podczas rozliczania praktycznie tak samo jak etap X, jednak niemożliwe jest automatyczne przejście tego etapu w stan niezaliczenia. Statusy A, Z oraz S oznaczają etapy zaliczone i są rozróżniane tylko na potrzeby użytkownika. Przez system są traktowane jednakowo. Podobnie jest ze statusami R, N oraz T, tylko, że one oznaczają etapy niezaliczone. Statusy Z oraz N oznaczają, że etap ma status nadany ręcznie. Różnica pomiędzy statusami nadanymi ręcznie a nadanymi automatycznie jest taka, że automat zaliczający nigdy nie zmieni statusu wpisanego ręcznie (niezależnie od tego, czy osoba spełniła wszystkie wymagania, a ma wpisane niezaliczenie, czy na odwrót). Natomiast można spowodować ponowne rozliczenie etapu zamkniętego, jednak ze statusem nadanym automatycznie. 29

3.7.2. Rozliczanie etapów osób Algorytm rozliczania etapów osoby jest opisany także w dokumentacji [Podpięcia]. Po ustaleniu wszystkich parametrów rozliczania możemy wybrać, czy chcemy rozliczać jedną wybraną osobę, czy wszystkie znajdujące się na liście. Jednak w obu przypadkach rozliczanie z punktu widzenia jednej osoby wygląda jednakowo. Dla wybranego etapu osoby wybierane są wszystkie wcześniejsze w stosunku do niego etapy otwarte na tym programie osoby. Mogą takie istnieć z różnych względów, np. osoba ma jakieś poprzednie etapy zaliczone warunkowo lub też zalicza dwa etapy w jednym cyklu. W tym drugim przypadku jako wcześniejszy traktuje się ten, które jest wcześniejszy w kolejności w definicji programu studiów (por. p. 3.3). Jeśli jednak nie jest możliwe określenie tej kolejności, to jako pierwszy traktowany jest ten, który został wcześniej zdefiniowany osobie. Dla każdej osoby rozliczane są wszystkie wybrane w ten sposób etapy. Rozliczanie następuje w kolejności od nastarszego do najnowszego (czyli do etapu, który wybraliśmy na początku). Dla każdego etapu sprawdzane są po kolei wymagania przedmiotowe i etapowe związane z tym etapem osoby. Na podstawie spełnienia wymagań podejmowana jest decyzja o nowym statusie zaliczenia etapu. Jeżeli etap został zaliczony, to automat przechodzi do rozpatrywania kolejnego etapu na liście. Jeżeli został zaliczony warunkowo, to automat również przechodzi do rozpatrywania kolejnego etapu, z tą różnicą, że każdy kolejny etap może zostać co najwyżej również zaliczony warunkowo. Natomiast jeżeli etap nie został zaliczony, to wszystkie następne etapy również nie mogą zostać zaliczone, więc nie są rozliczane, a automat każdemu z nich przypisuje status niezaliczenia. Nowy status jaki zostaje przypisany etapowi zależy od: poprzedniego statusu tego etapu, spełnienia wymagań etapowych zdefiniowanych dla tego etapu, rozliczenia poprzednich etapów. Ostatni punkt mówi właśnie o tym, że żaden etap nie może zostać zaliczony, jeśli nie zostały zaliczone wszystkie poprzednie. Po określeniu nowych statusów dla wszystkich wybranych etapów osoby sprawdzane jest czy osoba zaliczyła i jeśli tak, to zmiany są przedstawiane użytkownikowi do zatwierdzenia. Jeśli natomiast osoba nie zaliczyła, to sprawdza się czy rozliczanie było ostateczne i jeśli tak, to zmiany również przedstawiane są użytkownikowi do zatwierdzenia. Jeśli rozliczanie nie było ostateczne, to jego wyniki są w całości ignorowane (również w przypadku, gdy niektóre etapy udało się rozliczyć, a niektórych nie). To samo dzieje się też wtedy, kiedy osoba ma ustawioną datę kolejnego rozliczania późniejszą od podanej w parametrach. Jeśli po zaliczeniu etap ma status R (niezaliczony automatycznie), T (niezaliczony warunek) lub E (zakończenie urlopu), to automat zaliczający generuje decyzję uaktualniającą wymagania etapu. Komentarz do takiej decyzji będzie miał postać: Decyzja powstała podczas rozliczania, natomiast przedmioty i punkty takiej decyzji mają w komentarzu słowo: Automat. 3.7.3. Wpisywanie na następny etap Jeżeli w parametrach do automatu zostało podane, żeby wpisywać osobę na następny etap, to po określeniu nowych statusów zaliczenia dla etapów następuje próba zapisania osoby na następny etap. Osoba nie jest zapisywana na następny etap, mimo ustawienia odpowiedniej flagi, jeżeli: 30