PRAKTYKI USOS 6.1.0

Transkrypt

1 PRAKTYKI Moduł Praktyki pozwala na przechowywanie informacji, które dotyczą praktyk studenckich realizowanych na podstawie umów/porozumień zawartych między uczelnią a innymi jednostkami, zwanymi dalej firmami oraz zarządzanie tymi informacjami. Celem modułu jest ewidencjonowanie praktyk w taki sposób, aby pełna informacja o zaliczonych praktykach została odnotowana w suplemencie do dyplomu. Moduł praktyki składa się z następujących formularzy: 1. Formularz Słowniki praktyk służący do: ewidencji firm oferujących praktyki (kod, nazwa, dane teleadresowe), ewidencji osób z firm będących opiekunami praktyk: o przypisanie do firmy osób, które z jej ramienia opiekują się praktykami, o określenie pełnionej funkcji, o ustalenie daty początku i końca pełnionej funkcji, definiowania rodzajów praktyk i decydowania o ich wyświetlaniu w suplemencie, generowania raportów. 2. Formularz Praktyki służący do: określania szczegółowych informacji dotyczących konkretnych rodzajów praktyk: o określenia terminu praktyki, o wyboru jednostki dydaktycznej uczelni odpowiedzialnej za prowadzenie praktyki, o ustalania liczby miejsc, o zamieszczenia dodatkowej informacji dotyczącej praktyki w suplemencie, o określenia odnawialności praktyki, o przypisania osób, które z ramienia uczelni oraz firmy opiekują się praktyką, o związania z praktyką protokołu przedmiotu cyklu, na którym wystawiona ocena z zaliczenia praktyki, generowania raportów. zostaje 3. Formularz Praktyki osoby służący do: przypisania studentów do praktyki, ustalenie indywidualnego terminu realizacji praktyki, zaliczenie praktyki, generowania raportów. 4. Formularz Osoby, praktyki służący do: przypisania praktyki do studenta, ustalenie indywidualnego terminu realizacji praktyki, zaliczenie praktyki, generowania raportów. 1

2 W całym procesie ewidencjonowania praktyk w systemie USOS możemy wyodrębnić 5 zasadniczych kroków: KROK 1. Dodanie firmy KROK 2. Definiowanie rodzajów praktyk KROK 3. Określanie szczegółowych informacji dotyczących konkretnych rodzajów praktyk KROK 4. Wpisanie studentów na odpowiednią praktykę KROK 5. Zaliczenie praktyk Moduł Praktyki daje możliwość generowania raportów niezbędnych w procesie realizacji praktyk przez studentów. Raporty zostaną omówione po szerszym opisaniu zasygnalizowanych powyżej etapów ewidencjonowania praktyk (KROKÓW). Krok 1. Dodanie firmy Dodanie informacji o firmach, w których studenci realizują praktyki możliwe jest w zakładce formularza Słowniki praktyk dostępnego z menu głównego Praktyki (patrz Rys. 1) i polega na wypełnieniu następujących pól: kod firmy (do 10 znaków), zawierający numer wydziału oraz skrót nazwy firmy np. 25-ZOO-Wr, nazwa firmy (do 400 znaków), np. ZOO Wrocław sp. z o.o., nazwa firmy w języku angielskim (do 400 znaków), NIP firmy. Kod i NIP firmy jest unikatowy, przez co daną firmę można wprowadzić tylko jeden raz! Przed dodaniem nowej firmy należy sprawdzić czy nie została wcześniej wprowadzona (przez wyszukanie po numerze NIP). Po zapisaniu danych można przystąpić do wypełniania danych teleadresowych firmy ze szczególnym uwzględnieniem pola Miejscowość, którego wartość będzie ułatwiała wybieranie firm (Rys 1). Firmie można przypisać jeden adres danego rodzaju. Do wyboru są następujące rodzaje adresów: stały, korespondencyjny, służbowy i miejsca pobytu. Rys. 1 2

3 UWAGA! Bardzo prosimy o NIEDODAWANIE opiekunów praktyk z firm. Dodanie każdej osoby do bazy USOS wiąże się z koniecznością wpisania numeru PESEL w przypadku obywateli Polski lub typu, numeru i kraju wydania dokumentu tożsamości w przypadku obywateli innych państw niż Polska. Żądanie w/w danych osobowych od opiekunów praktyk z firm jest całkowicie nieuzasadnione. Krok 2. Definiowanie rodzajów praktyk Zdefiniowanie rodzajów praktyk, które mogą realizować studenci możliwe jest w zakładce formularza Słowniki praktyk - zakładka: Rodzaje praktyk (patrz Rys. 2) i polega na wprowadzeniu lub zaktualizowaniu następujących danych: kod praktyki (do 20 znaków), np. 25-Zaw-Lab oznaczający praktykę zawodową laboratoryjną realizowaną przez studentów na Wydziale Nauk Biologicznych. Kod praktyki musi rozpoczynać się od kodu jednostki kierującej studenta na praktyki, czyli np. dla Wydziału Nauk Biologicznych będzie to 25, a dla Wydziału Chemii - 27 nazwa (do 150 znaków), np. Praktyka laboratoryjna, nazwa w języku angielskim (do 150 znaków), uwagi (do 400 znaków), pole uwagi może zawierać opis praktyki, czy do suplementu (TAK lub NIE) (Rys. 2), oznacza, czy informacja o praktyce tego typu, która została zaliczona przez studenta pojawi się automatycznie w Dodatkowych informacjach w Suplemencie do dyplomu (Rys. 16). Rys. 2 3

4 Krok 3. Określanie szczegółowych informacji dotyczących konkretnych rodzajów praktyk Formularz przeznaczony do określania szczegółowych informacji dotyczących konkretnych rodzajów praktyk jest dostępny z menu Praktyki ->Praktyki. W górnym bloku danych (Rys. 3) należy wypełnić następujące pola: kod praktyk lista wyboru z wartościami zdefiniowanymi na formularzu (Praktyki -> Słowniki praktyk -> Rodzaje praktyk), jednostka organizacyjna lista wyboru - do której zostanie przypisana definiowana praktyka, termin od data początku odbywania praktyki, ogólnie dla wszystkich studentów, termin do data zakończenia odbywania praktyki, ogólnie dla wszystkich studentów, Rys. 3 W dolnym bloku dostępne są zakładki: 1. Szczegóły praktyki, w których możemy wypełnić: opis praktyki i opis praktyki w języku angielskim, tekst do suplementu (do 400 znaków), tekst do suplementu ang. (do 400 znaków) dodatkowa informacja na temat praktyk, która zostanie umieszczona w suplemencie do dyplomu (Rys. 16) liczba miejsc dostępnych w definiowanej praktyce. Jeżeli nie ma ograniczeń co do liczby studentów mogących jednocześnie realizować daną praktykę, należy pozostawić to pole puste, czy odnawialna wybranie wartości T oznacza traktowanie liczby miejsc jako górnego limitu uczestników praktyk, którzy aktualnie jeszcze jej nie zaliczyli, wybranie N oznacza, że po zaliczeniu praktyki przez studenta nie jest zwalniane zajmowane przez niego miejsce, tym samym nie można dodać nowych studentów do tej praktyki, jeśli limit miejsc został wyczerpany, 4

5 uwagi (do liczby miejsc). Dodatkowo pokazano liczbę wolnych miejsc w wybranej praktyce, które mogą zostać zajęte przez studentów (odświeżenie formularza aktualizuje wartość). Obliczenie jest różnicą dwóch wartości: liczba miejsc liczba zapisanych studentów (dla praktyki pole czy_odnawialna = N ), liczba miejsc liczba zapisanych studentów, których status zaliczenia praktyki jest równy N dla praktyki pole czy_odnawialna = T ). Połączenie praktyki z protokołem do przedmiotu Praktyki objęte programem studiów obowiązkowo należy związać z protokołem do przedmiotu. Aby to zrobić konieczny jest wybór cyklu dydaktycznego a następnie przedmiotu cyklu z istniejącym protokołem (na liście będą widoczne tylko przedmioty mające swoje edycje w wybranym cyklu i zdefiniowany protokół). Praktyki nieobjęte programem studiów (np. praktyki wolontariackie) nie powinny być wiązane z żadnym protokołem przedmiotowym. 2. Opiekunowie praktyki - zakładka ta przeznaczona jest do przypisywania praktykom opiekunów z ramienia wydziału (pracowników uczelni) (Rys. 4). Należy uzupełnić opiekunów praktyk. Krok 4. Rys. 4 Wpisanie studentów na odpowiednią praktykę Uzyskiwanie informacji o uczestnikach praktyk oraz wpisywanie na praktykę jest możliwe na dwa sposoby: 1) dla danej praktyki można przeglądać osoby w niej uczestniczące oraz dopisywać do niej nowe osoby: formularz Praktyki, osoby dostępny z menu Praktyki (Rys. 5) (opisany powyżej), 2) dla danej osoby można przeglądać praktyki, w których uczestniczyła lub uczestniczy a także dopisywać jej nowe praktyki: formularz Osoby, praktyki dostępny z menu Praktyki (Rys. 15): Ad. 1) Formularz Praktyki, osoby pozwala na zapisanie osób na odpowiednią praktykę, przeglądanie osób zapisanych na wybraną praktykę, zaliczenie lub anulowanie zaliczenia wybranej osobie, a także dodanie, zmianę lub usunięcie informacji o firmie, w której wybrana osoba odbywa praktykę. 5

6 Formularz umożliwia również przypisanie dokładnej daty rozpoczęcia i zakończenia praktyki indywidualnie każdemu studentowi. Data ta będzie widniała w umowie, skierowaniu i suplemencie. I. Dodawanie lub usuwanie studentów z praktyki. Istnieją dwie drogi dodawania i/lub usuwania studentów z praktyki: a) dodawanie indywidualne poprzez bezpośrednie wpisanie danych studenta w bloku Osoby lub też indywidualne usuwanie danych studenta ikoną b) grupowe poprzez opcję: Studenci etapu czy też Studenci grupy (w przypadku opcji: Studenci grupy możliwe jest tylko dodanie studentów do praktyk). Formularz umożliwia w bardzo wygodny sposób grupowe dodawanie do praktyki lub usuwanie z niej studentów za pomocą przycisku Studenci etapu. Po jego wybraniu zostanie otwarte okno dialogowe, w którym określamy filtr po etapach, a następnie decydujemy o wykonaniu czynności (dodaniu bądź usunięciu praktyki). Możemy już w oknie dialogowym przypisać studentom Firmę i miasto, w której będą realizować praktykę (Rys. 5): Rys. 5 6

7 Możemy też pominąć wypełnienie pola Filtr miasto i pola Kod firmy (Rys. 6) i następnie indywidualnie wskazać studentom firmę, w której odbywają praktykę (Rys. 7). Rys. 6 Rys. 7 7

8 Przycisk Studenci grupy umożliwia nam przypisanie konkretnej grup studentów do praktyk. Okno dialogowe z polami, które należy uzupełnić przedstawia Rys. 8: Rys. 8 Dany rodzaj praktyki mogą odbywać jednocześnie studenci z różnych programów studiów czy etapów (Rys.9): Rys. 9 8

9 II. Ustalenie indywidualnego terminu realizacji praktyki dla danego studenta. W polach Data rozpoczęcia i Data zakończenia należy wpisać rzeczywisty termin, w którym student realizuje praktyki (Rys. 10). Data ta będzie widniała w umowie, skierowaniu i suplemencie. Domyślnie wpisany jest termin określony przy definiowaniu rodzaju praktyki w słowniku. Rys. 10 UWAGA! Data rozpoczęcia praktyki osoby nie może być wcześniejsza od daty rozpoczęcia praktyki (określonej przy definiowaniu praktyki w słowniku). Data zakończenia praktyki osoby nie może być późniejsza od daty zakończenia praktyki (określonej przy definiowaniu praktyki w słowniku). Ad. 2) Formularz Osoby, praktyki Formularz Osoby, praktyki (Rys. 11) przedstawia dla wybranego studenta wykaz praktyk, na które został zapisany oraz daje możliwość zapisania na kolejne. Górny blok tego formularza zawiera standardowe informacje o osobie i wszystkich realizowanych przez nią programach lub o osobach wybranych za pomocą przycisku Filtruj po etapach. Z bloku jest możliwe przejście do formularzy Osoba i Programy osoby. W dolnym bloku danych Przydzielone praktyki otrzymujemy wykaz wszystkich praktyk realizowanych przez studenta związanych z wybranym w bloku górnym programem. W tym miejscu można indywidualnie dobrać firmę, w której student odbywa praktykę. W bloku Opiekunowie praktyk możemy określić opiekuna studenta (nie można natomiast przydzielić indywidualnie opiekuna studentowi, jeżeli opiekun jest już przypisany do praktyki). 9

10 Ponadto, zostały przygotowane przyciski umożliwiające wykonanie następujących czynności: przejście do formularza Definiowanie praktyk (przycisk Definiowanie prakt.), gdzie zostaną wyświetlone informacje o wybranej praktyce. Jeśli student nie będzie miał zdefiniowanej żadnej praktyki, to po przejściu do formularza otrzymamy wykaz wszystkich dostępnych praktyk. Na formularzu Definiowanie praktyk można również przypisać studentowi praktykę poprzez przycisk Przydziel osobie, przejście do formularza Praktyki, osoby informującego o innych osobach zapisanych na wybraną praktykę, przydzielenie wybranej praktyki poprzez przycisk Przydziel praktykę (indywidualnie lub grupowo na podstawie filtru po etapach). Lista dostępnych praktyk, które będzie można wybrać zawiera informację o firmach, jednostkach, terminach, miejscach już przydzielonych. Jeśli liczba wybranych osób przekracza liczbę dostępnych miejsc, to zostaniemy uprzedzeni, że osoby zostaną zapisane na praktykę tylko do limitu miejsc i będzie można się wycofać z wykonania tej czynności. Rys. 11 UWAGA! Data rozpoczęcia praktyki osoby nie może być wcześniejsza od daty rozpoczęcia praktyki (określonej przy definiowaniu praktyki w słowniku). Data zakończenia praktyki osoby nie może być późniejsza od daty zakończenia praktyki (określonej przy definiowaniu praktyki w słowniku). 10

11 KROK 5. Zaliczenia praktyk Zaliczenie praktyk możliwe jest z poziomu dwóch formularzy: 1) Praktyki, osoby 2) Osoby, praktyki Ad. 1) Podczas zaliczania praktyki wybranemu studentowi (za pomocą przycisku Zalicz praktykę) system dodatkowo sprawdza, czy została wpisana pozytywna ocena do protokołu, jeśli z daną praktyką jest związany taki protokół (Rys. 12): Rys. 12 W przypadku, gdy student uzyskał zaliczenie z przedmiotu związanego protokołem z daną praktyką, po skorzystaniu z przycisku Zalicz praktykę, następuje zaliczenie praktyki (pole Czy zaliczona zmienia status z N (NIE) na T (TAK) Rys. 13). Zmiana statusu pola Czy zaliczona na T następuje również w przypadku, gdy praktyka nie jest związana z żadnym protokołem przedmiotu. 11

12 Rys. 13 Jeśli student nie jest wpisany do grupy zajęciowej przedmiotu, którego protokół jest powiązany z praktyką, przy próbie zaliczenia (poprzez przycisk Zalicz praktykę) otrzymujemy ostrzeżenie (Rys. 14): Rys. 14 Wybranie opcji Tak spowoduje zmianę statusu Czy zaliczona z N (NIE) na T (TAK). UWAGA! Nie należy zaliczać studentowi praktyki w opisanym wyżej wypadku (należy wybrać opcję Nie ). Następnie konieczne jest wpisanie studenta do grupy zajęciowej przedmiotu, którego protokół jest związany z praktyką. Dopiero po uzyskaniu oceny zaliczającej z przedmiotu studentowi należy zaliczyć praktykę. 12

13 Jeśli student jest wpisany na przedmiot, którego protokół jest związany z praktyką i nie uzyskał jeszcze zaliczenia z przedmiotu, to otrzymujemy ostrzeżenie (Rys.15): Rys. 15 Wybranie opcji Tak spowoduje zmianę statusu Czy zaliczona z N (NIE) na T (TAK) UWAGA! Nie należy zaliczać studentowi praktyki w opisanym wyżej wypadku (należy wybrać opcję Nie ). Dopiero po uzyskaniu oceny zaliczającej z przedmiotu studentowi należy zaliczyć praktykę. Ad. 2) Na tym formularzu (Rys. 16) przygotowano przyciski umożliwiające wykonanie następujących czynności związanych z procesem zaliczenia praktyki: zaliczenie praktyki (możliwe tylko indywidualnie). Jeśli praktyka nie jest związana z żadnym protokołem przedmiotu cyklu lub jeśli istnieje powiązanie praktyki z protokołem i studentowi uprawnionemu do zaliczania przedmiotu wystawiono ocenę zaliczająca do protokołu, to po skorzystaniu z przycisku Zalicz praktykę następuje zaliczenie praktyki (pole Czy zaliczona zmienia status z N (NIE) na T (TAK). W przypadku, gdy student nie jest uprawniony do zaliczenia przedmiotu lub też nie uzyskał oceny zaliczającej przy próbie zaliczenia praktyki, zostaje wyświetlone ostrzeżenie, czy pomimo niezaliczenia przedmiotu, chcemy zaliczyć praktykę. Tylko praktyki zaliczone będą widoczne w suplemencie! usunięcie praktyki dotyczy tylko praktyk, które nie zostały zaliczone z możliwością określenia zakresu osób (indywidualne lub grupowe na podstawie filtru po etapach), którym ta praktyka będzie usuwana. Przed wykonywaniem grupowej operacji zostaniemy poinformowani o liczbie osób, którym wybrana praktyka zostanie usunięta i otrzymamy możliwość wycofania się z tego kroku, anulowanie zaliczenia praktyki (możliwe tylko indywidualnie) dotyczy tylko praktyk, które wcześniej zostały zaliczone. 13

14 Rys. 16 Raporty Na formularzu Praktyki, Osoby w Rap. lokal. BIRT znajdują się następujące raporty: skierowanie na praktykę, umowa dotycząca praktyki przewidzianej w programie studiów, porozumienie praktyki nieujęte w programie studiów. 14

15 *Suplement do dyplomu Rys. 16 V Role Obsługa modułu Praktyki wymaga nadania osobie obsługującej moduł Praktyki specjalnej roli przez Administratora Ról systemu USOS. Osoby, które będą obsługiwały moduł praktyk powinny dostarczyć do DISOS formularz zgłoszeniowy użytkownika USOS z zaznaczoną opcją: dodanie konta (w przypadku, gdy nie korzystały wcześniej z systemu USOS) modyfikacja uprawnień (w przypadku, gdy korzystają już z systemu USOS). W tabeli Zakres uprawnień na formularzu należy zaznaczyć opcję Praktyki studenckie. 15