Uniwersytecki System Obsługi Studiów. Programy studiów przyjęcie na studia, wznowienie, skreślenie, anulowanie skreślenia

Transkrypt

1 Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji USOS Uniwersytecki System Obsługi Studiów Programy studiów przyjęcie na studia, wznowienie, skreślenie, anulowanie skreślenia Janina Mincer-Daszkiewicz 27 stycznia 2013

2 Spis treści 1 Wprowadzenie Uwagi ogólne Programy studiów w USOS do wersji Programy studiów w USOS od wersji Strona 2

3 1 Wprowadzenie Na wielu uczelniach dane zgromadzone w USOS obejmują co najmniej kilka roczników studentów, wielokrotnie trzeba było na podstawie tych danych przygotowywać raporty do GUS, a od 2011 roku także do systemu POL-on. Analiza zebranych w USOS danych dotyczących studiów pokazała, że użytkownicy w różny sposób modelują takie zdarzenia w życiu studenta, jak przyjęcie na studia, skreślenie ze studiów, anulowanie skreślenia, wznowienie na studia. Wątpliwości budzi też sposób traktowania w USOS daty rozpoczęcia studiów i daty przyjęcia na studia. W niniejszej dokumentacji zostanie przedstawiony stan modułu USOS odpowiedzialnego za obsługę programów studiów do wersji USOS włącznie, a także zmiany w tym module wykonane w wersji USOS Uwagi ogólne Elektroniczna immatrykulacja w USOS polega na wpisaniu studenta na określony program studiów. Jeśli student jest przyjmowany na te studia po raz pierwszy, to data rozpoczęcia studiów i data przyjęcia na program są takie same (zwykle będzie to 1 października nowego roku akademickiego). Ta data pełni kluczową rolę przy dalszej obsłudze studenta w USOS, gdyż zwykle zależą od niej przepisy Regulaminu Studiów (które mogą zmieniać się w czasie). Istotny jest także status studenta na programie. W USOS wyróżnia się następujące statusy: 1. Student, 2. Skreślony, 3. Absolwent bez dyplomu, 4. Absolwent przed dyplomem, 5. Dyplom. Statusy te są ustawiane automatycznie przez odpowiednie wyzwalacze na bazie. Student przyjęty na studia jest aktywny studentem dopóty, dopóki nie zostanie skreślony, uzyska absolutorium lub zrobi dyplom. Liczba aktywnych studentów jest podstawową statystyką dotyczącą programu studiów. Może zdarzyć się, że decyzja o skreśleniu zostanie anulowana. Anulowanie decyzji o skreśleniu oznacza zmianę wcześniejszej decyzji w okresie pomiędzy skreśleniem a anulowaniem student jest traktowany jako aktywny, to znaczy nie traci ciągłości studiów. Student skreślony ze studiów może po jakimś czasie zostać wznowiony. Wznowienie studenta na programie nie przekreśla wcześniejszego okresu nieaktywności. W tym sensie wznowienie jest czymś zupełnie innym niż anulowanie skreślenia, zasadniczo nie różni się natomiast od ponownego przyjęcia na program w drodze rekrutacji. Różnica w praktyce polega na tym, że w przypadku wznowienia uznajemy wszystkie dotychczasowe zaliczenia studenta na poczet programu. W przypadku ponownego przyjęcia w wyniku rekrutacji poprzednie zaliczenia mogą zostać studentowi uznane, ale decyzja należy do dziekana. Student, który uzyskał absolutorium, ale nie zrobił dyplomu w przewidzianym terminie, zostanie skreślony. Po złożeniu pracy dyplomowej będzie wznowiony na obronę czas tego wznowienia będzie zwykle krótki, rzędu 2 tygodni. Zwykle data wznowienia studiów traktowana jest przez Regulamin Studiów tak jak data przyjęcia na program, czyli studenta po wznowieniu obejmują nowe przepisy Regulaminu. Można zatem powiedzieć, że data przyjęcia na program odpowiada dacie ostatniego wznowienia (rozumianego jako początek nieprzerwanego okresu studiów). Strona 3

4 Z punktu widzenia dziekanatu istotne jest, aby obsługa w USOS wszystkich opisanych zdarzeń była prosta i intuicyjna. Powinno się móc szybko sprawdzić wszystkie przerwy w studiach. Ustawienie podpięć i decyzji po wznowieniu nie powinno nastręczać trudności. 3 Programy studiów w USOS do wersji W USOS do wersji włącznie obowiązywał następujący model obsługi studiów: 1. Data rozpoczęcia studiów data wpisania na pierwszą instancję danego programu, dla wszystkich instancji jest taka sama. Można powiedzieć, że jest to data immatrykulacji na tym programie. 2. Data przyjęcia na program data wpisania na tę konkretną instancję programu, czyli początek ciągłego okresu studiów (zakończonego planowaną datą ukończenia studiów). 3. Skreślenie ze studiów i anulowanie skreślenia odbywa się poprzez mechanizm historii skreśleń w ramach tej samej instancji programu. 4. Wznowienie studenta na studia polega na zapisaniu go na nową instancję programu. 5. Wznowienie na dzień egzaminu dyplomowego też wymaga wpisania studenta na nową instancję programu. 6. Okres aktywności studenta to dla każdej instancji programu przedział czasu od daty przyjęcia do planowanej daty ukończenia. 7. Jeśli student został skreślony, ponownie stara się o przyjęcie na program i dostaje się z rekrutacji, to NIE JEST to wznowienie, choć jest obsługiwane w podobny sposób. Studenta należy wpisać na nową instancję programu i podpiąć pod nią tylko to, na co się zgodzi dziekan. 8. Obsługa podpięć jest niestety pracochłonna, bo trzeba przedmioty podpiąć na nowo dla każdej kolejnej instancji programu. Pewnym ułatwieniem jest mechanizm do kopiowania podpięć z programu do programu. Trzeba się też przyjrzeć decyzjom. Niestety niektórzy użytkownicy błędnie zapisywali wznowienia jako anulowanie skreślenia. Gubiono w ten sposób informację o przerwach w studiach. Nie można jej odczytać z historii skreśleń, ponieważ anulowanie skreślenia będące zmianą decyzji nie różni się od anulowania mającego oznaczać wznowienie. Taki model jest niepoprawny i prowadzi do zaburzenia statystyk! Rysunek 1 demonstruje przypadek studenta drugiego roku, który jest aktywnym studentem. Strona 4

5 Rysunek 1 Aktywny student Rysunek 2 demonstruje przypadek studenta skreślonego ze studiów. Rysunek 2 Student skreślony ze studiów skreślenie widać na zakładce z historią skreśleń Na kolejnym rysunku (Rysunek 3) widać przypadek, gdy skreślenie zostało anulowane student ponownie jest aktywnym studentem i zgodnie z przepisami był nim począwszy od daty przyjęcia na program. Strona 5

6 Rysunek 3 Skreślenie zostało anulowane, widać to na zakładce z historią skreśleń Rysunek 4 demonstruje przypadek błędnego wpisania do USOS wznowienia studenta na programie. USOS nie jest w stanie odróżnić takiej sytuacji od anulowania skreślenia, zatem potraktuje to jako anulowanie, zachowujące ciągłość studiów. W okresie od do student będzie traktowany jako osoba aktywnie studiująca. Rysunek 4 Wznowienie na studia zapisane błędnie jako anulowanie skreślenia Rysunek 5 demonstruje przypadek poprawnego wznowienia studenta poprzez wpisanie na nową instancję programu. Okresy aktywności studenta to przedziały czasu od do i od do chwili obecnej. Strona 6

7 Rysunek 5 Wznowienie na studia zapisane poprawnie jako wpis na nową instancję programu 4 Programy studiów w USOS od wersji Zmiany wprowadzone do modułu obsługi programów studiów miały na celu głównie ułatwienie obsługi podpięć i decyzji po wznowieniu na studia. Zmiana polega na dopuszczeniu zarówno anulowania skreślenia, jak i wznowienia w ramach tej samej instancji programu. Specjalna flaga w historii skreśleń/wznowień wskazuje na to, jaka operacja została wykonana. Zmieniona zakładka teraz nosząca nazwę Skreślenia/Wznowienia jest widoczna na Rysunek 6. Status wpisu w historii skreśleń/wznowień jest pokazywany w ostatniej kolumnie (Anulowanie/Wznowienie). Rysunek 6 Zmieniona zakładka z historią skreśleń i wznowień Strona 7

8 Do wykonywania operacji są przeznaczone cztery przyciski umieszczone na zakładce. Stan przycisków zależy od statusu studenta na programie. Na Rysunek 6 widać stan przycisków dla aktywnego studenta dostępne są trzy pierwsze (??? do zmiany). Do skreślania studenta z programu służy pierwszy przycisk (por. Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.). Kanwa pod przyciskiem udostępnia pola na datę, powód skreślenia oraz duże wygodne okienko do edycji komentarza do decyzji o skreśleniu. Rysunek 7 Skreślenie studenta ze studiów przyciskiem Rysunek 8 demonstruje stan zakładki po skreśleniu studenta z programu. Jak widać automatycznie w bloku nadrzędnym został uaktualniony status studenta na programie (zmiana ze Student na Skreślony) oraz planowana data ukończenia studiów (na datę skreślenia). Zmienił się także stan dostępności przycisków na zakładce. Strona 8

9 Rysunek 8 Widok zakładki po skreśleniu studenta z programu Do anulowania skreślenia służy kolejny przycisk. Kanwę pod przyciskiem widać na Rysunek 9. Rysunek 9 Anulowanie skreślenia przyciskiem Strona 9

10 Stan formularza po anulowaniu skreślenia demonstruje Rysunek 10. Status na programie zmienił się na Student, a planowana data ukończenia studiów wróciła do poprzedniej wartości. Flaga na zakładce wskazuje na Anulowanie. Rysunek 10 Stan zakładki po anulowaniu skreślenia Dla studenta skreślonego z programu jest aktywny przycisk wznowienia na studia. Kanwę dostępną pod przyciskiem widać na Rysunek 11. Rysunek 11 Wznowienie na studia przyciskiem Strona 10

11 Stan formularza po wznowieniu studenta widać na Rysunek 12. Tak jak przy anulowaniu skreślenia status na programie zmienił się na Student. Planowana data ukończenia studiów inaczej niż przy anulowaniu skreślenia została ustawiona na datę przyjęcia lub wznowienia. Flaga na zakładce wskazuje na Wznowienie. Teraz po raz pierwszy data rozpoczęcia studiów i data przyjęcia na program mają różne wartości, z czego wynika że student miał na tym programie okresy nieaktywności. Rysunek 12 Stan zakładki po wznowieniu na studia Pełna historia przerw w studiach studenta jest teraz widoczna na zakładce. Można ją podglądnąć także na poziomie bloku nadrzędnego Programy osoby. Wystarczy ustawić kursor w polu z kodem programu i nacisnąć prawy przycisk myszy. Pojawi się przycisk Przebieg studiów. Wybieramy go klikając lewy przycisk myszy. Pojawi się kanwa pokazana na Rysunek 13. Widać na niej wszystkie okresy aktywności studenta w ramach danej instancji programu studiów, czyli także przerwy w studiach. Rysunek 13 Kanwa Przebieg studiów dostępna z bloku Programy osoby z pola Kod programu Strona 11

12 W obecnej wersji formularza dużo dokładniej sprawdzana jest spójność danych na zakładce: a. czy jest tylko jedno nieanulowane skreślenie, b. czy skreślenia "nie zachodzą" na siebie, c. czy data skreślenia jest późniejsza od daty rozpoczęcia studiów (tylko przy definiowaniu skreślenia ciągle można przesunąć datę rozpoczęcia studiów). Data przyjęcia na program jest teraz traktowana jako data przyjęcia lub data ostatniego wznowienia. Jest ona wyliczana jako maksymalna data wznowienia, a jeśli nie ma wznowienia, to jest to data rozpoczęcia studiów. W nowym modelu student jest wznawiany w ramach tej samej instancji programu. Obsługa wznowienia jest dużo prostsza, bo podpięcia i decyzje pozostają. Informacja widoczna w formularzu jest czytelniejsza, bo jest mniej instancji programu w historii studiów studenta. Skreślając studenta pozostawia się najczęściej nierozliczony ostatni etap. Ponieważ wznowienie następuje w ramach tej samej instancji programu, wznawiając trzeba najpierw rozliczyć ostatni etap, a potem wpisać studenta na nowy (być może ten sam co ostatnio). Nowy sposób modelowania wznowień wpływa na inne części USOS, gdyż determinuje okresy aktywności i nieaktywności studenta na programie: 1. Przekreślanie osób w grupach formularz Studenci grup Wznowienia są traktowane tak jak anulowanie skreślenia, czyli ignorowany jest fakt, że w trakcie realizacji przedmiotu student miał przerwę w studiach. Student skreślony ze studiów nie powinien być zapisywany na nowe przedmioty, więc to nie powinien być powszechny problem, a szczegółowe badanie statusu studenta w trakcie realizacji przedmiotu byłoby kosztowne. Być może w przyszłości zrezygnujemy z przekreślania studentów nieaktywnych, a będziemy wyróżniać (np. kolorem) studentów, którzy nie podpięli przedmiotu. 2. Filtry Pokazuj tylko aktywnych, Kopiuj tylko aktywnych i podobne Z punktu widzenia tych filtrów istotny jest status studenta w momencie wykonywania operacji, a nie w jakimś momencie w przeszłości. Zatem nie ma potrzeby zmiany filtrów. Strona 12