Zaproszenie do składania ofert nr POKL.02.01.03/IFR/30 [zapytanie o cenę] Warszawa, 30.12.2014r Dotyczy: zamówienia w trybie zapytania o cenę na wynajem sal, noclegów i wyżywienie do realizacji projektu Firmy Rodzinne 2 w ramach poddziałania 2.1.3 POKL I. Składający zapytanie: Stowarzyszenie Inicjatywa Firm Rodzinnych ul. Smolna 14 m 7 00-375 Warszawa Biuro Projektu Firmy Rodzinne 2: ul. Chodakowska 19/31 03-815 Warszawa Tel. (22) 110 08 42 Kontakt: Karina Knyż-Grzywa Koordynator ds. organizacji szkoleń Karina@firmyrodzinne.pl 669 430 660 Kody CPV zamówienia: 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55500000-5 Usługi bufetowe w zakresie podawania posiłków II. Opis przedmiotu zapytania: Przedmiotem zapytania ofertowego jest wynajęcie pomieszczeń sal konferencyjnych, miejsc noclegowych, wyżywienia w 2015 roku w celu prowadzenia działań szkoleniowych w ramach projektu Firmy Rodzinne 2 w Warszawie. Planowane jest przeprowadzenie od 6 do 40 dni szkoleniowych Przedmiotem zamówienia jest:
1) Wynajęcie od 1 do 5 sal konferencyjnych/szkoleniowych w różnych terminach na 2 dni (łącznie od 6 do 40 dni szkoleniowych w terminach luty czerwiec 2015 2) noclegi dla uczestników i kadry merytorycznej projektu około od 12 do 60 osób w trakcie każdego ze szkoleń. 3) wyżywienie (śniadanie, obiad, kolację) plus przerwy kawowe ciągłe III. Szczegółowe warunki przedmiotu zamówienia 1. Budynek w którym znajduje się sala szkoleniowa powinien: a. znajdować się w bliskiej odległości od przystanku/ stacji komunikacji publicznej b. być pod opieką administratora w czasie szkoleń i konferencji c. umożliwiać dostęp osobom niepełnosprawnym do sali szkoleniowej i konferencyjnej, pokoi, pomieszczeń sanitarnych d. posiadać oddzielne pomieszczenie przeznaczone na stołówkę 2. Sale na spotkania, które zapewnią komfort pracy dla wskazanej w punkcie II liczby osób powinna: a. mieć stały dostęp do Internetu Wi-Fi, z możliwością podłączenia projektora, ustawienia ekranu b. umożliwiać wstawienie do sal banerów i umieszczenie informacji o realizowanym projekcie na drzwiach sali oraz w recepcji lub w holu wejściowym c. mieć klimat sprzyjający efektywnemu uczeniu się - być jasna, przytulna, wygodna (przyziemie wykluczone), d. mieć zapewnione w ogrzewanie w sezonie grzewczym. e. posiadać krzesła dla wskazanej punkcie II liczby uczestników 3. Strona organizacyjna warunkiem jest: a. ustalenie harmonogramu spotkań do 30 stycznia 2015 b. możliwość ustalenia godzin rozpoczęcia i zakończenia zajęć c. możliwość weryfikacji ilości osób uczestniczących w spotkaniu na 2 dni przed wydarzeniem, d. zapewnienie ciągłości przerw kawowych dla wskazanej w punkcie II liczby osób w trakcie trwania zajęć kawa, herbata, woda, soki, kanapki (rano) oraz ciasta (późniejsze przerwy)
4. Pokoje powinny: a. znajdować się w tym samym budynku, co sale szkoleniowe b. umożliwiać nocleg uczestnikom i trenerom dla wskazanej w punkcie II liczby osób - (z uwzględnieniem podziału na płeć) oraz ostatniego dnia szkolenia (zapewnienie uczestnikom zamykanego pomieszczenia, w którym ostatniego dnia będą mogli złożyć bagaże). c. być najwyżej dwu-osobowe. d. mieć oddzielne łazienki e. mieć przytulną atmosferę, f. być ogrzewane w sezonie grzewczym 5. Wyżywienie oczekujemy: a. zapewnienia uczestnikom i trenerom pełnego wyżywienia przez czas trwania w konferencji w tym: Śniadanie drugiego dnia Obiady i kolacje ciepłe posiłki w formie bufetu Przerwy kawowe ciągłe (uzupełniane na bieżąco) zawierające kawę, herbatę, wodę, soki oraz kanapki/tartinki (pierwsza poranna przerwa) oraz ciasta w trakcie kolejnych przerw b. możliwości ustalenia pór posiłków przed każdym zjazdem. c. możliwości zapewnienia posiłków do wyboru: wegetariańskie, mięsne i uwzględnienie diet zgłoszone dwa dni przed spotkaniem. 6. Warunki płatności - Płatność po realizacji poszczególnych etapów projektu bez zaliczki. IV. Zakres i cel: Przeprowadzenie zajęć, zapewnienie noclegów i wyżywienia dla beneficjentów ostatecznych w ramach realizacji projektu Firmy Rodzinne 2 V. Opis warunków, jakie musi spełnić oferta: Ofertę może złożyć Wykonawca, który dysponuje odpowiednimi pomieszczeniami. Oferta powinna być złożona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 i powinna zawierać: 1. cenę wynajęcia sali wraz z dostępem do wymienionych w pkt. III pomieszczeń
2. cenę wyżywienia (cenę jednostkową za dzień szkoleniowy i łączną) 3. cenę noclegów (cenę jednostkową za dzień szkoleniowy i łączną) 4. zdjęcie proponowanej sali szkoleniowej, przykładowego pokoju VI. Kryteria wyboru ofert i ich znaczenie : Cena 100% - oferta o najniższej cenie - całkowita kwota brutto uzyska 100 punktów. Pozostałe oferty uzyskają wartość punktową wyliczoną wg poniższego wzoru: Cn C = W Cb C liczba punktów za cenę (całkowita kwota brutto); Cn najniższa cena ofertowa (całkowita kwota brutto); Cb cena (całkowita kwota brutto) badanej oferty; W waga = 100. VII. ZAKRES WYKLUCZENIA PODMIOTÓW Z UDZIAŁU W NINIEJSZYM ZAMÓWIENIU (zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, 3.1.3.1. Podsekcja 1 Zasada konkurencyjności, pkt. 8) Z niniejszego zamówienia wykluczone zostają podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, z zastrzeżeniem pkt. 12 lit b Wytycznych. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VIII. Miejsce i termin składania ofert: Oferta winna być złożona bezpośrednio do siedziby zamawiającego lub za pośrednictwem poczty (z dopiskiem) na adres: ul. Chodakowska 19/31, 03-816 Warszawa lub mailem na adres karina@firmyrodzinne.pl do dnia 16.01.2014 do godz. 10.30. Dodatkowe informacje drogą mailową: karina@firmyrodzinne.pl lub telefonicznie pod nr telefonu: 669 430 660 Termin związania ofertą 30 dni od daty upływu składania ofert. Zamawiający informuje jednocześnie, że Zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę oraz wykaże dopasowanie oferty do potrzeb organizatora. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po złożeniu oferty z zastrzeżeniem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ceny w sytuacji, kiedy podane wartości w zwycięskiej ofercie odbiegać będą od cen rynkowych, lub kiedy będą znacząco odbiegać od kwoty jaką dysponuje Zamawiający na przedmiotowe zamówienie. Uprzejmie informujemy, że: zastrzegamy sobie prawo do swobodnego wyboru oferty oraz do unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny nie ponosimy kosztów związanych z przedstawieniem oferty Zapytanie ofertowe kierujemy do kilku firm i zdajemy sobie sprawę, że powyższy zapytanie może nie wyczerpać wszystkich nasuwających się wątpliwości, dlatego, przed przesłaniem do nas oferty, zapraszamy do kierowania pytań. W trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówienia do wysokości 50% jego wartości określonej w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.
Jeżeli zdecydują się Państwo nie odpowiadać na powyższe zapytanie, bardzo prosimy o taką informację i zapewniamy, że nie będzie to miało wpływu na kierowanie do Państwa zapytań ofertowych w przyszłości. Z poważaniem Karina Knyż-Grzywa
Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY do zamówienia nr POKL.02.01.03/IFR/30 Nazwa oferenta:.. Adres:... Tel:... e-mail: Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na zamówienia w trybie zapytania o cenę na wynajem sal, noclegów i wyżywienie do realizacji projektu Firmy Rodzinne 2 w ramach poddziałania 2.1.3 POKL współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego: Oferuję wykonanie zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym w kwocie: Kryterium Cena wynajęcia sali wraz z dostępem do wymienionych w pkt. III pomieszczeń Sala dla 16 osób Sala dla 60 osób Kwota brutto za jeden dzień Kryterium Koszt przerw kawowych zawie- Kwota brutto za osobę, za 1 dzień szkoleniowy
rających kawę, herbatę, soki (3 rodzaje), wodę oraz kanapki (pierwsza poranna przerwa kawowa) lub ciasta 2 rodzaje (kolejne przerwy kawowe) Kryterium Catering Lunch (dwa dania, deser, woda, soki (3 rodzaje) Kolacja Kwota brutto za osobę Kryterium Nocleg w pokoju 2- osobowym Nocleg w pokoju 1- osobowym Kwota brutto za pokój Koszt organizacji jednego szkolenia 2-dniowego dla 16 osób wynosi:.. zł Koszt organizacji jednego szkolenia 2-dniowego dla 60 osób wynosi:.. zł Łącznie koszt organizacji jednego szkolenia 2 dniowego dla 16 osób oraz jednego szkolenia 2-dniowego dla 60 osób wynosi:.. zł
Oświadczam, że zapoznałem/am się się ze Zapytaniem Ofertowym, przyjmuję warunki w nim zawarte i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. Zobowiązuję się do wykonania zamówienia w terminach określonych w zapytaniu ofertowym. W przypadku przyznania mi zamówienia, zobowiązuję się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. Ponadto oświadczam, że: Nie jestem powiązany/a osobowo i kapitałowo z Zamawiającym tj. nie uczestniczę w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. Nie posiadam co najmniej 10% udziałów lub akcji Zamawiającego. Nie pełnię funkcji członka organu nadzorczego, zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika. Integralną część oferty stanowią następujące dokumenty: 1) Zdjęcie pokoju 2) zdjęcie sali szkoleniowej 3)... Data i podpis oferenta