WOJEWODA ŁÓDZKI FN-VII.431.5.2016 Łódź, 23 września 2016 r. Pan Mirosław Belina Starosta Skierniewicki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, zwaną dalej ustawą o finansach publicznych, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: Jolanta Frątczak starszy inspektor w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Maria Olesińska inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolnego, na podstawie upoważnień do przeprowadzenia kontroli odpowiednio Nr 14/1/2016 i Nr 14/2/2016 z 11 lipca 2016 r. wydanych z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Powiecie Skierniewickim z siedzibą przy ul. Konstytucji 3 Maja 3, 96-100 Skierniewice, w okresie od 15.07.2016 r. do 24.08.2016 r. kontrolę finansową, w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 15, 20, 21, 22 lipca oraz 03, 04 sierpnia 2016. Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) Przedmiot kontroli: Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych przekazanych w 2015 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego na zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat w rozdz. 71015 Nadzór budowlany. 2) okres objęty kontrolą: od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r. 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104 tel. +48 (42) 664-13-64, +48 (42) 664-16-05, fax +48 (42) 664-10-78, www.lodzkie.eu
2 Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Informacje ogólne Organem wykonującym zadania nadzoru budowlanego w Powiecie Skierniewickim jest Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, zgodnie z zapisami art. 80 ust. 2 pkt 1) Prawo budowlane 3. Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego w Skierniewicach, zwany dalej: Powiatowym Inspektorem, jest Pani Krystyna Szachogłuchowicz, pełniąca stanowisko na podstawie powołania przez Starostę Skierniewickiego. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Skierniewicach, zwany dalej: PINB w Skierniewicach, będący jednostką zespolonej administracji powiatowej, za pomocą której swoje zadania wykonuje Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, ponosi wydatki w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale 71015 Nadzór budowlany. Wydatki wykonane ogółem przez PINB w Skierniewicach wg stanu na 31.12.2015 r., w dziale 710, rozdziale 71015 wyniosły 370 950,62 zł. Struktura wydatków ukształtowała się następująco: wydatki płacowe - 341 676,30 zł, co stanowiło 92,11% wszystkich poniesionych wydatków, pozostałe wydatki (pozapłacowe) 29 274,32 zł. II. Szczegółowy zakres kontroli Kontroli poddano: 1. pisemne procedury ustalające politykę rachunkowości oraz zasady kontroli finansowej w jednostce realizującej ustawowe zadania powiatowej inspekcji nadzoru budowlanego, tj.: 1) Zarządzenie Nr 2/2011 Powiatowego Inspektora z dnia 7 września 2011 r. wprowadzające regulamin kontroli zarządczej w PINB w Skierniewicach. 2) Zarządzenie Nr 2/2010 Powiatowego Inspektora z dnia 29 grudnia 2010 r. wprowadzające zasady (politykę) rachunkowości w PINB w Skierniewicach, zmienione Zarządzeniem Nr 1/2012 z dnia 16 lipca 2012 r., w zakresie m.in: Zakładowego Planu Kont, w brzmieniu stanowiącym załącznik Nr 1 do Zarządzenia, Zasad obiegu i kontroli dokumentów, w brzmieniu stanowiącym załącznik Nr 2 do Zarządzenia, 3 Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r., poz. 290)
3 Ogólnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, w brzmieniu stanowiącym załącznik Nr 3 do Zarządzenia. 3) Regulamin Organizacyjny PINB w Skierniewicach obowiązujący od dnia 01.07.1999 r., zmieniony Zarządzeniem nr 5 Powiatowego Inspektora z dnia 15.05.2004 r. [dowód: akta kontroli, str. 91-106, 111-124, 107-110] 2. prawidłowość ujęcia w budżecie powiatu oraz planie finansowym jednostki realizującej zadanie, tj. PINB w Skierniewicach, kwot ustalonych przez Wojewodę Łódzkiego dotacji w dziale 710, rozdziale 71015, wraz z jego zmianami, wynikającymi z: 2 decyzji Wojewody Łódzkiego 4 zwiększającej plan wydatków budżetowych dla Powiatu Skierniewickiego oraz 2 Uchwał Zarządu Powiatu Skierniewickiego 5, którymi wprowadzono zmiany do budżetu powiatu, wynikające z ww. decyzji, 6 Uchwał Zarządu Powiatu Skierniewickiego 6 na wniosek Powiatowego Inspektora 7. wprowadzających zmiany w planie finansowym, polegające na przeniesieniu kwot pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej w oparciu o dokumenty źródłowe oraz prowadzoną ewidencję księgową. [dowód: akta kontroli, str. 31-34, 301-302] 3. zgodność poniesionych wydatków, sfinansowanych środkami z otrzymanych dotacji z budżetu państwa z planowanym przeznaczeniem. 4. kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych, tj.: sposób dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki w oparciu o dowody źródłowe (faktury, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac i inne) będące podstawą poniesienia wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki budżetowej, na łączną kwotę 370 950,62 zł, tj. 100 % poniesionych wydatków w roku 2015, [dowód: akta kontroli, str. 305-324] prawidłowość i kompletność naniesionych dekretacji na dokumentach będących podstawą dokonania wydatków w oparciu o wymienione w tiret pierwsze dowody, w tym pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzenie do wypłaty przez kierownika jednostki, 4 Decyzja Nr FN I.3111.2.42.2015 z 01.04.2015 r.; Decyzja Nr FN I.3111.2.307.2015 z 28.10.2015 r. 5 Uchwała Zarządu nr 34/15 z dnia 15.04; Uchwała Zarządu nr 85/15 z dnia 05.11; 6 Uchwała Zarządu nr 45/15 z dnia 25.06; Uchwała Zarządu nr 54/15 z dnia 23.07; Uchwała Zarządu nr 71/15 z dnia 17.09; Uchwała Zarządu nr 89/15 z dnia 27.11.; Uchwała Zarządu nr 98/15 z dnia 23.12; Uchwała Zarządu nr 99/15 z dnia 29.12; 7 Wniosek z dnia 10.06 nr PINB.0715/33/15; Wniosek z dnia 07.07 nr PINB. 0715/38/15; Wniosek z dnia 14.09 nr PINB. 0715/48/15; Wniosek z dnia 24.11 nr PINB. 0715/64/15; Wniosek z dnia 18.12 nr PINB. 0715/69/15; Wniosek z dnia 28.12 nr PINB. 0715/70/15;
4 prawidłowość ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych, w oparciu o ewidencję prowadzoną na kontach: zespołu 2 Rachunki i roszczenia, zespołu 4 Koszty według rodzajów oraz 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych i 130 Rachunek bieżący jednostki ; terminowość regulowania zobowiązań, w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę ich zaciągania oraz wyciągi bankowe. 5. prawidłowość kwalifikowania wydatków do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, w oparciu o dokumenty źródłowe i zapisy zawarte w ewidencji księgowej. 6. wiarygodność sprawozdań, tj. zgodność danych zawartych w wybranych sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, w oparciu o: porównanie zapisów w ewidencji księgowej jednostki wykonującej zadanie, z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2015, porównanie zapisów w ewidencji księgowej jednostki wykonującej zadanie z danymi wykazanymi w rocznych sprawozdaniach Rb 50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres sprawozdawczy: IV kwartał 2015 r.; [dowód: akta kontroli, str. 285-298] 7. prawidłowość rozliczenia dotacji oraz terminowość zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji, w oparciu o ewidencję księgową oraz wyciągi bankowe. [dowód: akta kontroli, str. 34-48, 27-30] III. Ustalenia kontroli. 1. Kontrolerzy nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości w zakresie: 1) prawidłowości ujęcia w budżecie powiatu kwot otrzymanych dotacji. Wpływy dotacji celowych otrzymanych z ŁUW zostały zaewidencjonowane na stronie Wn konta 133-1 Rachunek bieżący budżetu w korespondencji z kontem 901-1 Dochody budżetu wg klasyfikacji budżetowej strona Ma. Przekazywanie środków dotacji celowych przez Powiat Skierniewicki do PINB w Skierniewicach zostało zaewidencjonowane na stronie Ma konta 133-1 w korespondencji z kontem 223-1 strona Wn,
5 2) dokonywania zmian w budżecie Powiatu Skierniewickiego oraz w planie finansowym jednostki wykonującej zadanie, tj. Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Skierniewicach, 3) zgodności poniesionych wydatków sfinansowanych środkami z otrzymanych dotacji z planowanym przeznaczeniem. W 2015 roku PINB w Skierniewicach zrealizował wydatki w kwocie 370 950,62 zł, z czego na: a) wynagrodzenia i uposażenia oraz składki naliczane od tych wynagrodzeń ( 4010, 4020, 4040, 4110, 4120,) kwotę 341 676,30 zł, które stanowiły 92,11%; b) zakup towarów i usług, ( 4210, 4260, 4270, 4300, 4360, 4360,) kwotę 17 832,30 zł, tj. 4,81%; c) koszty utrzymania oraz inne wydatki związane z funkcjonowaniem jednostki budżetowej ( 3020, 4430, 4440, 4610, 4700) oraz wydatki majątkowe ( 6060) zakup inwestycyjny (laptop wraz z oprogramowaniem) kwotę 11 442,02 zł 3,08%. 4) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych, pod kątem przestrzegania procedur wewnętrznych w zakresie kontroli finansowej w PINB w Skierniewicach oraz stosowania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności stosowania ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości, oraz aktów wykonawczych do nich, 5) prawidłowości naniesionych dekretacji na dokumentach stanowiących podstawę do dokonania wydatków, 6) terminowości regulowania zobowiązań finansowych, za wyjątkiem przypadku opisanego w punkcie III. 2. ppkt 2) projektu wystąpienia pokontrolnego 7) wiarygodności sprawozdań, tj. zgodności z ewidencją księgową danych zawartych w objętych kontrolą sprawozdaniach budżetowych: Rb-28S sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej jednostki samorządu terytorialnego; Rb 50 sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami; sporządzone za okres sprawozdawczy od 01.01.2015-31.12.2015.
6 2. Kontrolerzy stwierdzili następujące nieprawidłowości: 1) zobowiązania dotyczące zdarzeń gospodarczych powstałych w poszczególnych miesiącach PINB w Skierniewicach ujmował w miesiącu zapłaty faktur nie stosując zasady wynikającej z art. 20 ustawy o rachunkowości 8, który stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dla jednostek sektora finansów publicznych okresem sprawozdawczym jest miesiąc i do chwili zamknięcia ksiąg rachunkowych poprzedniego miesiąca, tj. najpóźniej do daty sporządzenia sprawozdań budżetowych dowody źródłowe dotyczące danego okresu sprawozdawczego należy ewidencjonować pod datą zdarzenia gospodarczego. Przyczyną takiego działania był brak uregulowań wewnętrznych w tym zakresie. W żadnym dokumencie nie określono bowiem granicznej daty, do której dowody źródłowe dotyczące poprzedniego miesiąca ujmuje się w księgach tego miesiąca. Przy regulowaniu zobowiązań PINB w Skierniewicach stosował metodę kasową. Skutkiem powyższej nieprawidłowości było wykazanie w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej zaniżonych kwot zobowiązań; [dowód: akta kontroli str. 215-254] 2) po terminie wskazanym przez kontrahenta uregulowano zobowiązania wynikające z 3 faktur: Nr 251/2015 w kwocie 109,49 zł, zapłacono 26.05.2015 r. zamiast 22.05.2015 r.; Nr 388/2015 w kwocie 189,43 zł, zapłacono 18.08.2015 r. zamiast 14.08.2015 r.; Nr 15090461731652 w kwocie 68,31 zł, zapłacono 28.09.2015 r. zamiast 21.09.2015 r. co jest niezgodne z zapisami w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, który stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Kontrahenci nie naliczyli odsetek ustawowych od uregulowanych po terminie zobowiązań. Z wyjaśnienia złożonego przez Powiatowego Inspektora wynika, że ( ) faktura VAT nr 251/2015 z maja wystawiona przez Starostwo Powiatowe w Skierniewicach została zapłacona po terminie ponieważ niechcący podłączyła się pod plik faktur ze Starostwa Powiatowego w Skierniewicach, również z maja, z innym terminem płatności. Faktura 8 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.).
7 VAT nr 388/2015 i Faktura VAT nr 15090461731652 zostały zapłacone po terminie płatności wskutek przeoczenia pracownika. W żadnym z w/w przypadków nie zostały naliczone odsetki. ( ) [Dowód: akta kontroli str. 191-207, 209] 3. Kontrolerzy stwierdzili uchybienia polegające na nie odnotowaniu na 22 zewnętrznych dowodach księgowych daty ich wpływu do PINB w Skierniewicach. Data wpływu ma istotne znaczenie dla obiegu dokumentów, gdyż pozwala ustalić odpowiedzialność za ewentualne nieterminowe uregulowanie zobowiązań jednostki. Ponadto może decydować o miesiącu/roku ich ujęcia w księgach rachunkowych. Przyczyną stwierdzonych nieprawidłowości było nie stosowanie się do uregulowań prawnych, wskazanych w części III, pkt 2., ppkt 1) - 2) niniejszego projektu wystąpienia pokontrolnego, tj. do zapisów zawartych w: art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, art. 20 ustawy o rachunkowości, co skutkowało naruszeniem postanowień w nich zawartych. Osobą odpowiedzialną za stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości jest Powiatowy Inspektor, który jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Do otrzymanego 26 sierpnia 2016 r. projektu wystąpienia pokontrolnego z 24 sierpnia 2016 r. kierownik jednostki kontrolowanej nie zgłosił zastrzeżeń, o czym poinformował w piśmie z 8 września 2016 r., które wpłynęło do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi 9 września 2016 r. W związku z ustaleniami opisanymi w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym uprzejmie proszę Pana Starostę o zobowiązanie Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Skierniewicach do podjęcia skutecznych działań mających na celu: 1) przestrzeganie zapisów: art. 20 ustawy o rachunkowości, poprzez wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym; art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, poprzez dokonywanie wydatków publicznych w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
8 2) spowodowanie odnotowywania na zewnętrznych dowodach księgowych daty ich wpływu do PINB w Skierniewicach. O sposobie wykorzystania uwag i wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, a także podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia proszę powiadomić Wojewodę Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 9 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego Marianna Pawłowska DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 9 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092)..