Wystawianie faktur sprzedażowych w programie Lefthand SM Eksport danych Tworzenie kopii zapasowej danych Opracowanie: phm. Małgorzata Bieniek 1
1) Aby wystawić fakturę sprzedażową: Klikamy kolejno SPRZEDAŻ FAKTURY VAT Aby wystawić nową fakturę klikamy NOWY otwiera się moduł do wystawienia nowej faktury. W okno wyszukiwarki wpisujemy nazwisko kontrahenta i wybieramy szukaną osobą. Gdy nie mamy wpisanego kontrahenta w bazie danych to klikamy na przycisk z różdżką. Otwiera się wówczas moduł/zakładka KONTRAHENCI. Klikamy NOWY, wybieramy odpowiedni Typ (osoba/firma), wpisujemy w pole nazwa NAZWISKO I IMIĘ (dokładnie w tej kolejności!!!). Następnie dodajemy pozycję i wpisujemy adres. Klikamy OK a następnie ZAPISZ Klikamy dwa razy na wybranego kontrahenta wracamy automatycznie do modułu wystawiania faktury. Wybieramy typ faktury a następnie nadaną linię numeracyjną. Wpisujemy datę wystawienia i sprzedaży. Wybieramy cennik cennik bazowy. Wybieramy sposób płatności Należy wybrać Zapłacono przelewem tylko w wyjątkowych sytuacjach Zapłacono gotówką. Następnie należy wybrać odpowiedni numer konta bankowego. Wpisać ewentualne uwagi do faktury np. całkowity koszt usługi Następnie klikamy DODAJ POZYCJĘ, przechodzimy do modułu TOWARY i USŁUGI. Wybieramy interesującą nas pozycję podwójnym kliknięciem myszy. (Każdą pozycję usług można edytować jak dodawać nowe. Należy pamiętać o konieczności wpisywania w polu Symbol PKWIU artykułu na podstawie którego jesteśmy zwolnieni z VAT: dla harcerzy art.43 ust.1 pkt.21, dla dzieci i młodzieży szkolnej niezrzeszonej art.43 ust.1 pkt. 23a) Po wyborze ponownie wracamy automatycznie do modułu wystawiania faktury. Możemy tu edytować nazwę i cenę usługi. Mając wypełnione wszystkie dane klikamy ZAPISZ. Przy zapisywaniu faktury pojawia się pytanie czy ma ona być zapisana tylko z usługami - TAK 2
2) W ten sam sposób wystawia się pierwszą fakturę zaliczkową 3) Aby wystawić kolejną fakturę zaliczkową lub końcową: Klikamy OPERACJE PODSTAWOWE KOLEJNA FAKTURA ZALICZKOWA Następnie wybieramy albo kolejną fakturę zaliczkową albo fakturę końcową. W przypadku faktury końcowej ważne, aby wpisać kwotę całkowitą jaka należy się za daną usługę. UWAGA! Na wszystkie wpłaty częściowe wystawia się faktury zaliczkowe. Dopiero na wyraźne życzenie danego kontrahenta (np. rodzica) wystawia się fakturę końcową zerową zbierającą wszystkie zaliczki. 4) Aby wystawić fakturę korygującą: Zaznaczamy fakturę którą chcemy korygować. Klikamy OPERACJE PODSTAWOWE WYSTAW KOREKTĘ Wpisujemy przyczynę korekty, Wybieramy odpowiedni typ faktury i linię numeracyjną, Wpisujemy datę i sposób płatności. Przechodzimy do zakładki KOREKTY i klikamy KORYGUJ POZYCJĘ Zaznaczamy pozycję do korekty i w oknie MA BYĆ wpisujemy kwotę jaka jest prawidłową kwotą za usługę. 5) Drukowanie faktur Faktury bezpośrednio z programu po kliknięciu DRUKUJ wyświetlają się automatycznie w przeglądarce internetowej. Aby wydrukować je do pliku pdf należy je przedrukować przez drukarkę wirtualną np. pdfcreator, dopdf. * Aby nie drukowały się zbędne informacje na fakturach należy w ustawieniach podglądu wydruku w przeglądarce ustawić jako puste wszystkie pola jak tytuł, stopka, adres url itp.. * Faktury należy drukować poprzez funkcję DRUKUJ SERIĘ (serią jest linia numeracyjna). Wówczas wszystkie faktury z danej linii numeracyjnej pojawią się w jednym dokumencie PDF. 3
* Każda faktura powinna być zapisana numerem faktury a nie np. samym nazwiskiem. Wszystkie pliki z wystawionymi w danym miesiącu fakturami przesyłamy na dowolny e-mail do księgowości ZHP Chorągwi Krakowskiej. 6) Tworzenie raportu sprzedaży Klikamy OPERACJE PODSTAWOWE RAPORTY Zaznaczamy rodzaj raportu WYSTAWIONE FAKTURY i tworzymy oddzielne raporty dla każdego typu faktury (sprzedaży, zaliczkowe, korekty). Każdy raport w formacie pliku pdf przesyłamy na dowolny e-mail do księgowości ZHP Chorągwi Krakowskiej. 7) Eksport danych Klikamy SYSTEM EKSPORT DANYCH Wybieramy typ eksportu SPRZEDAŻ I ZAKUPY Następnie tworzymy lub tylko wybieramy plik docelowy, gdzie będą się zapisywać eksportowane faktury w formacie CSV. Zaznaczamy zakres dat jaki chcemy wyeksportować (zakres dat z całego miesiąca) i klikamy EKSPORTUJ. Następnie zapisany plik przesyłamy na dowolny e-mail do księgowości ZHP Chorągwi Krakowskiej. 8) Tworzenia zapasowej kopii danych (tzw. backup danych) Po zakończeniu pracy w danym miesiącu i na sam koniec wystawiania faktur z danego wydarzenia warto wykonać tzw. back-up danych. Pozwala to w łatwy sposób przenieść bazę danych oraz ustawienia programu na inny komputer. Aby wykonać backup danych należy: Otworzyć okno startowe programu Left Hand SM i wejść w Panel Administracyjny W dużym oknie podświetlić nazwę firmy i ścieżkę do bazy danych Kliknąć Kopie zapasowe 4
Sprawdzić w jakiej lokalizacji zapisuje się plik z backupem danych (Ścieżka do katalogu) i kliknąć Wykonaj W ten sposób wykonany plik skopiować, zapisać na dodatkowym dysku, pendrive ie. Podsumowując: Po wystawieniu faktur z całego miesiąca do Wydziału Finansowego Chorągwi należy przesłać: 1. plik csv wyeksportowany z całego miesiąca 2. plik w formacie pdf ze wszystkimi fakturami sprzedażowymi / końcowymi 3. plik w formacie pdf ze wszystkimi fakturami zaliczkowymi 4. pliki w formacie pdf ze wszystkimi fakturami korygującymi 5. raport w formacie pdf dla faktur sprzedażowych, 6. raport w formacie pdf dla faktur zaliczkowych 7. raport w formacie pdf dla faktur korygujących 5