Excel 2007 WPROWADZENIE DO EXCEL 2007 Co zmieniło się w porównaniu do poprzedniej wersji? Potrzebne elementy są teraz wyraźniej widoczne i łatwiej dostępne. Zamiast około 30 ukrytych pasków narzędzi i pochowanych w różnych menu poleceń jest dostępne jedno centrum sterowania Wstążka, która zawiera najważniejsze narzędzia i polecenia wyświetlone w bardzo przejrzysty sposób. Na Wstążce znajdują się trzy podstawowe rodzaje składników: Karty Jest ich siedem w górnej części okna. Każda karta reprezentuje podstawowe zadania wykonywane w programie Excel. Grupy Każda z kart zawiera grupy, w których znajdują się powiązane ze sobą elementy. Polecenia Polecenie oznacza przycisk, pole do wprowadzania informacji lub menu. Jak zacząć pracę? Rozpocznij na początku, od pierwszej karty. Najważniejsze polecenia programu Excel zostały zgromadzone na pierwszej karcie, nazwanej Narzędzia główne. Na tej karcie znajdują się polecenia zidentyfikowane przez firmę Microsoft jako najczęściej używane podczas wykonywania podstawowych zadań w arkuszach. Polecenia Wklej, Wytnij i Kopiuj są na przykład rozmieszczone w pierwszej kolejności na karcie Narzędzia główne w grupie Schowek. Następne są polecenia formatowania czcionki w grupie Czcionka. Polecenia umożliwiające wyśrodkowanie tekstu albo wyrównanie go do lewej lub prawej zostały umieszczone w grupie Wyrównanie, natomiast polecenia wstawiania i usuwania wierszy, kolumn oraz arkuszy znajdują się w grupie Komórki. 1
W grupach są zebrane wszystkie polecenia, które mogą być potrzebne przy wykonywaniu danego typu zadania, i są wyświetlane w trakcie wykonywania zadania, aby były łatwo dostępne, a nie ukryte w menu. Wszystkie istotne polecenia są wyświetlane ponad obszarem roboczym. Oto przykład przydatności Wstążki: Aby wyświetlić tekst w postaci wielu wierszy w komórce, nie trzeba klikać polecenia w menu, karty w oknie dialogowym i opcji w oknie dialogowym. Wystarczy kliknąć przycisk Zawijaj tekst Narzędzia główne. Spróbujesz to wykonać w sesji ćwiczeń. w grupie Wyrównanie na karcie Więcej poleceń, ale tylko wtedy, gdy są potrzebne Utwórz wykres, klikając przycisk na karcie Wstawianie w grupie Wykresy. Wtedy zostaną udostępnione Narzędzia wykresów: Projektowanie, Układ i Formatowanie. Polecenia umieszczone na Wstążce są poleceniami najczęściej używanymi. Nie wszystkie polecenia są dostępne przez cały czas, ponieważ program Excel 2007 wyświetla niektóre polecenia, gdy mogą być potrzebne w odpowiedzi na wykonywane czynności. Jeśli na przykład w skoroszycie nie ma wykresów, polecenia służące do pracy z wykresami nie są potrzebne. Jednak utworzenie wykresu powoduje pojawienie się Narzędzi wykresów składających się z trzech kart: Projektowanie, Układ i Formatowanie. Na tych kartach znajdują się polecenia potrzebne do pracy z wykresami. Wstążka odpowiada na wykonywane czynności. Karta Projektowanie pozwala zmieniać typ wykresu lub jego położenie. Karta Układ służy do zmieniania tytułu i innych elementów wykresu. Karta Formatowanie umożliwia dodawanie kolorów wypełnienia i zmienianie stylu linii. Po zakończeniu tworzenia wykresu kliknij poza jego obszarem. Obszar Narzędzia wykresów zniknie. Aby wyświetlić go ponownie, kliknij wykres. Karty znów się wtedy pojawią. Nie ma więc powodów do obaw, jeśli nie wszystkie potrzebne polecenia są cały czas widoczne. Należy wykonać pierwsze kroki. Wtedy potrzebne polecenia zostaną udostępnione. Więcej opcji, jeśli są potrzebne Kliknij strzałkę znajdującą się u dołu grupy, aby uzyskać dodatkowe opcje, jeśli są potrzebne. Kliknij strzałkę w grupie Czcionka. Zostanie otwarte okno dialogowe Formatowanie komórek 2
Jeśli w prawym dolnym rogu grupy pojawi się strzałka (określana jako przycisk Uruchom okno dialogowe), oznacza to, że dla tej grupy jest dostępnych więcej opcji. Kliknij tę strzałkę, aby wyświetlić okno dialogowe lub okienko zadań. Na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka znajdują się na przykład wszystkie polecenia, których używa się najczęściej do modyfikowania czcionki: polecenia zmieniania czcionki, jej rozmiaru oraz pogrubienia, podkreślenia i kursywy. Aby uzyskać dodatkowe opcje, na przykład indeks górny, kliknij strzałkę po prawej stronie napisu Czcionka, co spowoduje wyświetlenie okna dialogowego Formatowanie komórek zawierającego opcje związane z czcionkami, w tym indeks górny. Skróty klawiaturowe Korzystając z porad dotyczących klawiszy, można na przykład wyśrodkować tekst w programie Excel. Naciśnij klawisz ALT, aby wyświetlić porady dotyczące klawiszy. Następnie naciśnij klawisz H, aby wybrać kartę Narzędzia główne. Naciśnij klawisz A, a następnie klawisz C w grupie Wyrównanie, aby wyśrodkować zaznaczony tekst. 3
Nowe skróty klawiaturowe w programie Excel 2007 dla użytkowników korzystających częściej z klawiatury niż z myszy. Nowy wygląd ze Wstążką oferuje nowe skróty. Dlaczego? Ponieważ ta zmiana wnosi dwa istotne udogodnienia w porównaniu z poprzednimi wersjami: Skróty dla pojedynczych przycisków na Wstążce. Skróty, które najczęściej wymagają naciśnięcia mniejszej liczby klawiszy. Używanie nowych skrótów Nowe skróty mają także nową nazwę: Porady dotyczące klawiszy. Pojawiają się one po naciśnięciu klawisza ALT. Porady dotyczące klawiszy są wyświetlane dla wszystkich kart na Wstążce, wszystkich poleceń na kartach oraz dla paska narzędzi Szybki dostęp i przycisku pakietu Microsoft Office. Naciśnij klawisz przypisany do karty, którą chcesz wyświetlić. Spowoduje to wyświetlenie wszystkich porad dotyczących klawiszy dla przycisków na tej karcie. Następnie naciśnij klawisz przypisany do odpowiedniego przycisku. Co ze starymi skrótami klawiaturowymi? Stare skróty klawiaturowe zaczynające się od klawisza CTRL+ nie zmieniły się i można ich używać tak jak dawniej. Na przykład skrót CTRL+C wciąż służy do kopiowania zawartości do schowka, a ze skrótu CTRL+V nadal można korzystać do wklejania zawartości ze schowka. Nowy widok Nowy widok układu strony w programie Excel. Nagłówki kolumn Nagłówki wierszy Linijki marginesów Nie tylko Wstążka jest nowa w programie Excel 2007. Widok układu strony jest również nowością. Osoby, które pracowały w widoku układu wydruku w programie Microsoft Office Word, ucieszy informacja, że program Excel posiada podobne udogodnienia. Aby włączyć nowy widok, kliknij przycisk Widok układu strony na pasku narzędzi Widok w prawym dolnym rogu okna albo kliknąć kartę Widok na Wstążce, a następnie kliknij przycisk Widok układu strony w grupie Widoki skoroszytu. W widoku układu strony są widoczne marginesy strony u góry, u dołu i po bokach arkusza, a także niewielki niebieski odstęp między arkuszami. Linijki u góry i z boku pomagają dopasowywać marginesy. Linijki można włączać lub wyłączać wedle potrzeb, klikając przycisk Linijka w grupie Pokazywanie/ukrywanie na karcie Widok. 4
Dzięki temu nowemu widokowi nie trzeba używać podglądu wydruku w celu dokonania poprawek w arkuszu przed wydrukiem. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w następnej lekcji. Dodawanie nagłówków i stopek jest w widoku układu strony bardzo łatwe. Podczas pisania w obszarze nagłówka lub stopki w górnej lub dolnej części strony pojawia się karta Projektowanie zawierająca wszystkie polecenia, które mogą być potrzebne podczas tworzenia nagłówków i stopek. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w następnej lekcji. Każdy arkusz można wyświetlić w widoku, który najbardziej pasuje do danego arkusza. Wystarczy dla każdego arkusza wybrać widok na pasku narzędzi Widok lub w grupie Widoki skoroszytu na karcie Widok. Można tam również znaleźć widok normalny i podgląd podziału stron. Porada Jeżeli użytkownik chce pracować w widoku układu strony, ale bez światła na marginesach, może ukryć część tego światła. Sposób wykonywania tej czynności obejmują ćwiczenia na końcu tej lekcji. Zmiana rozdzielczości ekranu może mieć wpływ na sposób wyświetlania elementów Grupa Pokazywanie/ukrywanie na karcie Widok. Wszystkie polecenia w grupie są wyświetlane po wybraniu wysokiej rozdzielczości. W przypadku niskiej rozdzielczości aby wyświetlić polecenia, należy kliknąć strzałkę na przycisku grupy. Wszystkie informacje przekazane do tej pory odnoszą się do przypadku, gdy jest ustawiona wysoka rozdzielczość ekranu, a okno programu Excel jest zmaksymalizowane. Jeśli tak nie jest, okno wygląda trochę inaczej w następujący sposób: Niska rozdzielczość Jeśli jest ustawiona niska rozdzielczość ekranu, na przykład 800 na 600 pikseli, niektóre grupy na Wstążce nie zostaną wyświetlone w całości będą widoczne nazwy grup, lecz nie polecenia. Aby wyświetlić polecenia, należy kliknąć strzałkę na przycisku grupy. Na karcie Widok w grupie Pokazywanie/ukrywanie znajduje się na przykład kilka poleceń wyświetlających lub ukrywających różne elementy. W wysokiej rozdzielczości zostaną wyświetlone wszystkie polecenia w grupie Pokazywanie/ukrywanie. Przy rozdzielczości 800 na 600 pikseli zostanie wyświetlony tylko przycisk Pokazywanie/ukrywanie, a polecenia w grupie będą ukryte. W takim przypadku należy kliknąć strzałkę na przycisku Pokazywanie/ukrywanie, aby wyświetlić polecenia w grupie. Grupy, których polecenia są niewidoczne podczas pracy przy niskiej rozdzielczości, to grupy zawierające rzadziej używane polecenia. Zminimalizowane Niezależnie od używanej rozdzielczości zmniejszenie okna programu Excel spowoduje, że od pewnego momentu niektóre grupy będą wyświetlane tylko jako nazwy grup, a wyświetlenie wszystkich poleceń będzie wymagać kliknięcia strzałki na przycisku grupy. Komputery typu Tablet W przypadku pracy na komputerze typu Tablet z mniejszym ekranem Wstążka zostanie dostosowana tak, aby zawierać mniejsze wersje kart i grup. W przypadku większego monitora Wstążka zostanie dostosowana w taki sposób, aby były wyświetlane większe karty i grupy. 5
FORMATOWANIE I EDYTOWANIE DANYCH Wstawianie kolumny Aby dodać kolumnę z prawej strony kolumny Ilość, kliknij kolumnę Dostawca. Następnie na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki kliknij strzałkę na przycisku Wstaw. W wyświetlonym menu kliknij polecenie Wstaw kolumny arkusza. Zostanie wstawiona pusta kolumna, w której będzie można wprowadzić nowe dane. Kliknij przycisk Odtwórz, aby obejrzeć proces wstawiania kolumny do arkusza. Jeśli po dodaniu kolumny i wprowadzeniu danych trzeba dostosować szerokość kolumny do danych, w grupie Komórki kliknij strzałkę na przycisku Format, a następnie na wyświetlonej liście kliknij pozycję Autodopasowanie szerokości kolumn. Na liście Formatowanie są wyświetlane wszystkie polecenia umożliwiające dostosowywanie wysokości wierszy i szerokości kolumn, a także ukrywanie i pokazywanie wierszy, kolumn oraz arkuszy. Formatowanie i edytowanie danych Formatowanie i edytowanie danych przy użyciu poleceń znajdujących się w grupach na karcie Narzędzia główne. 6
Tytuły kolumn będą lepiej widoczne, jeśli zostaną pogrubione. Zaznacz wiersz zawierający tytuły, a następnie na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka kliknij przycisk Pogrubienie. Zmieniając kolor i rozmiar zaznaczonych tytułów, można je dodatkowo wyróżnić. W grupie Czcionka kliknij strzałkę na przycisku Kolor czcionki, aby wyświetlić więcej kolorów do wyboru niż w starszych wersjach programu Excel. Odczekując chwilę po wskazaniu dowolnego koloru, można sprawdzić, jak będzie wyglądał tytuł w różnych kolorach. Dzięki funkcji podglądu nie trzeba wybierać koloru, aby go zobaczyć, a następnie cofać wyboru, jeśli jest nieodpowiedni. Kiedy kolor będzie odpowiedni, kliknij go. W celu zmiany rozmiaru czcionki można kliknąć przycisk Zwiększ rozmiar czcionki lub strzałkę obok pola Rozmiar czcionki, aby wyświetlić listę rozmiarów (ta metoda daje możliwość podglądu na żywo tak jak w przypadku kolorów czcionki). Zaznaczone tytuły można wyśrodkować w komórkach. W grupie Wyrównanie kliknij przycisk Wyśrodkuj. To wszystko. Na koniec trzeba wprowadzić jeszcze jedno zamówienie na sos Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce. Zaznacz nazwę tego produktu i w grupie Schowek kliknij przycisk Kopiuj. Następnie kliknij dolny wiersz i w grupie Schowek kliknij przycisk Wklej. W sesji ćwiczeń dowiesz się, jak za pomocą opcji Style komórki w grupie Styl dodać inne elementy szybkiego formatowania. Wprowadzanie formuły Aby wprowadzić prostą formułę, na karcie Narzędzia główne w grupie Edycja kliknij przycisk Suma. Przycisk Suma na karcie Narzędzia główne. Wynik formuły. Aby wprowadzić prostą formułę, na karcie Narzędzia główne w grupie Edycja kliknij przycisk Suma. Przycisk Suma na karcie Narzędzia główne. Wynik formuły. Dodawanie nagłówków i stopek 7
Aby dodać nagłówek, w widoku układu strony kliknij obszar Kliknij, aby dodać nagłówek. U góry Wstążki zostaną wyświetlone opcje Narzędzia nagłówków i stopek oraz karta Projekt. W ramach ostatnich poprawek do arkusza można dodać nagłówki i stopki, aby każdy użytkownik wiedział, czego dotyczą dane w arkuszu. Najpierw należy zmienić widok na Układ strony. Kliknij kartę Widok, a następnie kliknij przycisk Widok układu strony w grupie Widoki skoroszytu. (Możesz też kliknąć środkowy przycisk na pasku narzędzi Widok u dołu okna). Dodawanie nagłówków i stopek jest w widoku Układ strony bardzo łatwe. Zamiast otwierać okno dialogowe w celu dodania nagłówka, wystarczy kliknąć obszar u góry strony opisany jako Kliknij, aby dodać nagłówek. Gdy tylko zostanie wykonana ta czynność, na wstążce zostaną wyświetlone opcje Narzędzia nagłówków i stopek oraz karta Projekt. Na karcie tej będą dostępne wszystkie polecenia umożliwiające pracę z nagłówkami i stopkami. W programie Excel 2007 wprowadzono również polecenie pozwalające na stosowanie różnych nagłówków na stronach parzystych i nieparzystych. Jako nagłówek tego raportu należy wpisać tekst Raport sprzedaży czerwiec. To wszystko. Zaraz po kliknięciu arkusza opcje Narzędzia nagłówków i stopek oraz karta Projekt znikną do czasu, gdy znowu będą potrzebne. Aby wyświetlić je ponownie, w widoku Układ strony kliknij obszar nagłówka lub stopki. Drukowanie Przed rozpoczęciem drukowania dostosuj ustawienia arkusza na karcie Układ strony Nadszedł czas wydrukowania raportu w celu przygotowania kopii na spotkanie. 8
W starszych wersjach programu Excel często było konieczne nieustanne przełączanie między podglądem wydruku a widokiem normalnym w celu dostosowania elementów arkusza przed rozpoczęciem drukowania, a ostateczne wydrukowanie arkuszy w odpowiedni sposób mogło wymagać szeregu prób. W widoku Układ strony można wprowadzać poprawki do arkusza, sprawdzając zmiany na ekranie przed wydrukowaniem. Kliknij kartę Układ strony, aby dostosować opcje drukowania. Na tej karcie w grupie Ustawienia strony możesz kliknąć przycisk Orientacja, a następnie wybrać opcję Pionowa lub Pozioma. W widoku Układ strony będzie widoczna zmiana orientacji i sposób wyświetlania danych. Pozostając w grupie Ustawienia strony, kliknij przycisk Rozmiar, aby wybrać rozmiar papieru. Wynik wyboru będzie od razu widoczny. Wydruk będzie wyglądał tak jak obraz na ekranie. Ćwiczenie do samodzielnej realizacji: W 4 miastach (A, B, C, D) zbadano poziom dochodów osobistych ludności. W tym celu poddano ankiecie wybraną losowo z każdego miasta grupę reprezentacyjną. Wyniki ankiety zestawiono w tabeli. POZIOM DOCHODÓW OSOBISTYCH Niski Średni Wysoki Bardzo wysoki Liczba Liczba Liczba Liczba % % % ankietowanych ankietowanych ankietowanych ankietowanych Miasto A 253 252 332 256 % Łączna liczba ankietowanych Miasto B 321 251 346 345 Miasto C 185 305 338 356 Miasto D 292 381 187 223 1. Sporządzić arkusz kalkulacyjny według podanego wzoru. Dokonać odpowiedniego formatowania tabeli. Wypełnić puste pola podając odpowiednie wzory do obliczeń łącznej liczby ankietowanych dla poszczególnych miast, oraz wskaźników procentowych w każdej grupie dochodów. 2. Skopiować wykonany arkusz trzykrotnie 3. Uporządkować dane w pierwszej kopii w kolejności rosnącej według łącznej liczby ankietowanych(arkusz nazwać dochody1). 4. Uporządkować dane w drugiej kopii w kolejności rosnącej według wskaźnika procentowego liczby ankietowanych o niskich dochodach (arkusz nazwać dochody2). 5. Uporządkować dane w trzeciej kopii w kolejności malejącej według wskaźnika procentowego liczby ankietowanych o dochodach bardzo wysokich (arkusz nazwać dochody3). Poprawna zawartość arkusza dochody3: 9
Wskazówki do ćwiczenia: Formatowanie zaznaczyć komórki B1:I1, nacisnąć przycisk Scal i wyśrodkuj i wpisać tekst: POZIOM DOCHODÓW OSOBISTYCH scalić również komórki A1:A3, J1:J3, B2:C2, D2:E2, F2:G2, H2:I2 i wpisać odpowiedni tekst do komórek rozszerzyć wiersz nr 3 tak, aby zmieścił się tekst w dwóch linijkach wpisać wszystkie dane, dokonać obliczeń i ustawić odpowiednie szerokości kolumn: jeżeli w komórce pojawią się znaki ##### oznacza to, że wartości nie mieszczą się w kolumnie należy ustawić kursor myszy na krawędzi kolumn (np. w nagłówku kolumn C i D ), kursor zmieni wygląd na i przeciągnąć krawędź kolumny C, aby dopasować jej szerokość. Jeżeli w nagłówku kolumn klikniemy podwójnie na krawędzi szerokość danej kolumny zostanie dopasowana automatycznie. Formuły obliczeniowe łączną liczbę ankietowanych obliczamy jako sumę liczby ankietowanych o poziomie dochodów niskim, średnim, wysokim i bardzo wysokim: w komórce J4 wpisujemy formułę: =B4+D4+F4+H4 do komórek J5:J7 skopiuj formułę z J4; zaznacz komórkę J4 i przeciągnij uchwyt wypełnienia (znajdujący się w prawym dolnym rogu aktywnej komórki) do komórki J7, np. komórka J5 powinna zawierać wtedy formułę: =B5+D5+F5+H5 wskaźnik procentowy obliczamy jako stosunek liczby ankietowanych w danej grupie dochodów do łącznej liczby ankietowanych i wyrażamy w procentach np.: do komórki C4 wpisujemy formułę: =B4/$J4 zastosowano tu adresowanie bezwzględne z $. Adresowanie bezwzględne stosujemy, gdy kopiujemy formułę zawierającą odwołanie do stałej liczby podanej w komórce np. A1. Wówczas w adresie komórki używamy znaku $ - $A$1. Gdy zastosujemy odwołanie $J4, przy kopiowaniu formuły niezmienny będzie nr kolumny czyli J, natomiast zmieniać się będzie nr wiersza. Po skopiowaniu formuły z C4 do wszystkich komórek C4:C7, E4:E7, G4:G7, I4:I7 przykładowe komórki będą zawierać następujące formuły (proszę to przeanalizować dlaczego!!): C5: = B5/$J5 E4: = D4/$J4 E5: = D5/$J5 E6: = D6/$J6 G7: = F7/$J7 Operacje na arkuszach zapisz arkusz pod nazwą: dochody1 (kliknij na nazwie arkusza i z menu podręcznego wybierz Zmień nazwę) przekopiuj arkusz: dochody1 na koniec (naciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl i przeciągnij arkusz dochody1, zwolnij klawisz Ctrl i lewy przycisk myszy), zmień nazwę arkusza: dochody1 (2) na dochody2, analogicznie utwórz trzeci arkusz: dochody3, korzystając z menu podręcznego usuń pozostałe arkusze, czyli Arkusz 2 i Arkusz 3, Sortowanie danych w arkuszu dochody3 zaznacz komórki A4:J7 i wykonaj polecenie Sortuj z menu Dane wg kolumny zawierającej wskaźniki o procentowe liczby ankietowanych o dochodach bardzo wysokich, czyli wybrać należy sortowanie wg kolumny I, dane mają być uporządkowane malejąco analogicznie posortować dane w arkuszach dochody1 i dochody2 10