Gdańsk, 02.05.2012 Zapytanie ofertowe 20/2012/GSWB Kierujący zapytanie: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr 4 80-245 Gdańsk KRS 0000273179, NIP 9570959922, Skład Zarządu Marcin Kowalewski - Prezes, Tomasz Maruszak - Wiceprezes, Piotr Olech - Sekretarz Komisja Konkursowa Piotr Olech, Paweł Janowski, Tomasz Wysocki Konsultacje zapytania ofertowego Katarzyna Piętka- Radca Prawny zwane dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art. 70 1 70 5 Kodeksu cywilnego na usługę noclegową, cateringową i wynajęcia sali wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkań doradczych Zespołu Badawczego w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). I. Zakres usługi: Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej i wynajęcia sali na spotkanie wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkania Zespołu badawczego: 1. Miejsce: Warszawa 2. Terminy: a. 31.05. 02.06.2012 r. b. 28.06. 30.06.2012 r. c. 02.08. 04.08.2012 r. d. 29.11. 01.12.2012 r. 3. Ilość osób nocujących - 4 4. Ilość osób korzystających z wyżywienia 8 5. Ilość sal 1 dla 8 osób II. Opis przedmiotu zamówienia: Poniższa specyfikacja dotyczy wszystkich punktów zawartych w punkcie I Zakres Usługi 1. Usługa noclegowa: 1 pokój dwuosobowy i 2 pokoje jednoosobowe a. usługa noclegowa musi być realizowana przez jeden obiekt hotelarsko szkoleniowy w danym terminie b. obiekt musi spełniać warunki wymagane dla hotelu, co najmniej dwugwiazdkowego c. obiekt musi dysponować pokojami 2 osobowymi z łazienką i pojedynczymi łóżkami d. obiekt musi dysponować pokojami jednoosobowi z łazienką e. lokalizacja dostęp do przystanków komunikacji publicznej w odległości maksymalnie 1 km 2. Usługa cateringowa:
Dla każdego spotkania Usługodawca zapewni: a. Wyżywienie dla 8 osób w postaci a.1. 1 dzień obiad i kolacja a.2. 2 dzień śniadanie, obiad i kolacja a.3. 3 dzień śniadanie i obiad Obiad- dwudaniowy obiad zasiadany w postaci gorącego bufetu zawierającego potrawy mięsne i wegetariańskie oraz napoje ciepłe i zimne i deser dla określonej powyżej ilości osób Kolacja zasiadana przystawki, danie ciepłe, napoje zimne i ciepłe dla określonej powyżej ilości osób b. 3 całodzienne przerwy kawowe w postaci: kawy, herbaty, soków, wody gazowanej i niegazowanej, drobnych ciasteczek, cytryny, cukru i śmietanki dla określonej powyżej ilości osób. Przerwy kawowe powinny być zlokalizowane w sali szkoleniowej, lub w jej bliskim otoczeniu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznego wyboru menu spośród propozycji przestawionych przez wybranego Wykonawcę. Usługa cateringowa opisana w ww. pkt. 2a musi być realizowana w tym samym obiekcie, co usługa noclegowa bądź sala w którym będzie spotkanie (bez konieczności wychodzenia z budynku). 3. Usługa: wynajem sali na spotkania Wykonawca zapewni salę szkoleniową wraz z niezbędnym wyposażeniem: (sala szkoleniowa powinna znajdować się w tym samym obiekcie, co usługa noclegowa). Wykonawca zapewni salę na spotkania. Sala powinna być klimatyzowana, pomieścić 8 osób, powinna mieć dostęp do bezprzewodowego Internetu, wyposażona w ekran, flipchart, papier do flipcharta, markery i rzutnik. Typ sali, szkoleniowa, biznesowa, konferencyjna w zależności od propozycji przestawionych przez wybranego Wykonawcę. a. 1 dzień 3 godziny b. 2 dzień 8,5 godziny c. 3 dzień - 4 godziny Szczegółowy harmonogram prac dostosowany pod potrzeby zamawiającego harmonogram zostanie dostarczony przez zamawiającego wykonawcy na 72 godziny przed każdym zaplanowanym spotkaniem 4. Ramowy harmonogram spotkań Czwartek 15:00 Obiad i zakwaterowanie 16:30 19:30 Zajęcia 3h 20:00 Kolacja Piątek 8:00 Śniadanie 09:00 11:30 Zajęcia 2,5 h 11:30 11:45 Przerwa kawowa 11:45 13:45 Zajęcia 2 h 14:00 Obiad 15:00 17:30 Zajęcia 2 h 17:30 17:45 Przerwa kawowa 17:45 19:45 Zajęcia 2h 20:00 Kolacja
Sobota 08:00 Śniadanie 09:00 11:00 Zajęcia 2h 11:00 11:15 Przerwa kawowa 11:15 13:15 Zajęcia 2h 13:30 Obiad i wyjazd Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji III. Uwagi ogólne: 1. Nie później niż na 72 godziny przed rozpoczęciem spotkania Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w szkoleniu. Cena będzie zależna od ostatecznej liczby uczestników. 2. Nie później niż 72 godziny przed rozpoczęciem szkolenia Zamawiający dostarczy szczegółową agendę pobytu z zaznaczeniem godzin poszczególnych posiłków, przerw kawowych, godzin wykorzystania sal szkoleniowych. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić założenia planu spotkania. 3. Termin płatności do 14 dni od daty wykonania części zamówienia określonej w pkt I pkt 1-3 według prawidłowo wystawionej faktury VAT IV. Oferta powinna zawierać: 1. Wykonawca złoży ofertę zamawiającemu według dołączonego załącznika nr 2. 2. Oświadczenie o doświadczeniu w organizowaniu konferencji, szkoleń, spotkań warunek konieczny. 3. Oświadczenie o braku powiazań z zamawiającym według załącznika nr 1. 4. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 72 godzin przed realizacją usługi. b) Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usługi oraz poinformowaniu o tym fakcie Oferenta na 72 godzin przed rozpoczęciem danego spotkania. c) Możliwości skorzystania z usług większej ilości osób niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 72 godziny przed rozpoczęciem szkolenia. d) Brak przedpłaty. e) Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie, z którą będzie realizowana usługa. V. Kryteria oceny ofert: 1. Doświadczenie w organizowaniu konferencji, szkoleń, spotkań warunek konieczny oceniany na zasadzie spełnia/nie spełnia 2. Cena usługi: a. waga procentowa kryterium - 100%, b. sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium oferta z najkorzystniejszą ceną otrzymuje 5 punktów, a każda kolejno mniej korzystna pod względem ceny o jeden punkt mniej. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych dla trzech punktów przedstawionych powyżej w pkt I Zakres usługi.
VI. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji Zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: - uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII. Informacje końcowe W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres p.janowski@pfwb.org.pl lub w biurze Zamawiającego ul. Ks. J. Zator Przytockiego 4, 80-245 Gdańsk do dnia 17 maja 2012 r. do godziny 14.00. Decydująca jest data wpływu oferty. Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert.
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego 20/2012/GSWB.. dnia.. Dotyczy zapytania ofertowego nr OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam/oświadczamy, że na dzień złożenia oferty dotyczącej zapytania ofertowego nr 20/2012/GSWB nie zachodzi żadne z poniżej przedstawionych powiązań z Zamawiającym (czyli osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy): - uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.. Podpis wraz z pieczątką firmy/instytucji Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego wzór Formularza Oferty. Oferta złożona w zapytaniu ofertowym na: Zapewnienie usługi noclegowej, cateringowej, wynajem sali wraz z niezbędnym wyposażeniem podczas spotkań Zespołu Badawczego w ramach projektu systemowego 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej Nr postepowania: 20/2012/GSWB 1. Zamawiający: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr 4 80-245 Gdańsk KRS 0000273179, NIP 9570959922, 2. Wykonawca: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa Wykonawcy: Imię i nazwisko osoby do kontaktu: Adres: Nr telefonu: Nr faksu: Adres e-mail: NIP Regon 3. Oferta cenowa: 1 2 3 4 5 6 Koszt (Brutto) w Łączny koszt Cena łącznie PLN Wyżywienie dla jednej osoby podczas całego spotkania w danym terminie wynajęcia Sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem za całe spotkanie w danym terminie (dla 8 osób) Koszt (brutto) w PLN noclegu dla jednej osoby w pokoju 2- osobowym za całe spotkanie w danym terminie Koszt (brutto) w PLN noclegu dla jednej osoby w pokoju 1- osobowym za całe spotkanie w danym terminie Dla 1 osoby: Łącznie dla 8 osób: Nazwa obiektu hotelowo szkoleniowego Standard obiektu Adres obiektu
4. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 72 godzin przed realizacją usługi. b) Weryfikację przez Zamawiającego spełnienia kryteriów przedstawianych w ofercie przez Oferenta. c) Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usługi oraz poinformowaniu o tym fakcie Oferenta na 72 godzin przed rozpoczęciem danego spotkania. d) Możliwości skorzystania z usług większej ilości osób niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej jedną dobę przed rozpoczęciem szkolenia. e) Brak przedpłaty. f) Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie, z którą będzie realizowana usługa. 5. Wykonawca gwarantuje wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią Zapytania Ofertowego. Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy..