WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III.431.14.2013 Kraków, 15.11.2013 Pan Czesław Bartl Burmistrz Gminy Krzeszowice ul. Ogrodowa 1 32-065 Krzeszowice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197 ust.3 pkt.6 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149, poz. 887 z późn. zm.) w związku z art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), w dniu 31 lipca 2013 r. Zespół Kontrolny przeprowadził w Urzędzie Miejskim w Krzeszowicach oraz w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Krzeszowicach kontrolę realizacji Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny. Kontrola została przeprowadzona przez pracowników Wydziału Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: - Macieja Krzanowskiego inspektora wojewódzkiego (Przewodniczącego Zespołu Kontrolnego), - Bartosza Wojtasa inspektora wojewódzkiego, na podstawie upoważnień o numerach 40/2013 i 41/2013 z dnia 24 lipca 2013 r. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 238 * fax 12 39 21 438 http://www.malopolska.uw.gov.pl
- 2 - Działalność jednostki w zakresie zadania objętego kontrolą ocenia się pozytywnie z uchybieniami. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń dokonanych w czasie kontroli: Sposób realizacji objętego kontrolą zadania określają zasady zawarte w Resortowym Programie wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 oraz przepisy ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149, poz. 887 z późn. zm.). Kontrolowane zadanie realizowane było przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Krzeszowicach, w którym zgodnie z Zarządzeniem Nr 75/2012 Burmistrza Gminy Krzeszowice z dnia 1 marca 2010 r. w sprawie wprowadzenia zmian w Regulaminie Organizacyjnym Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Krzeszowicach utworzono komórkę pn. Sekcja Wspierania Rodziny. Kierownik ww. Sekcji posiada upoważnienie do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania w tych sprawach decyzji należących do właściwości gminy, udzielone zarządzeniem Nr 142/2012 Burmistrza Gminy Krzeszowice z dnia 20 kwietnia 2012 r. Jak ustalono, Gmina Krzeszowice została zakwalifikowana do przyznania dotacji w ramach II edycji Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny 2012. W dniu 30 października 2012 r. pomiędzy Wojewodą Małopolskim a Gminą Krzeszowice zawarta została umowa Nr 14AII/2012 o wsparcie realizacji zadania publicznego realizowanego w ramach: Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny druga edycja. Zgodnie z 1 ust. 1 umowy, Organ Zlecający przekazał Zleceniobiorcy środki finansowe w formie dotacji celowej w wysokości 22.449,00 zł z przeznaczeniem na zadanie pn. Asystent Rodziny 2012. W myśl 1 ust. 2 umowy, Zleceniodawca zobowiązał się wykorzystać środki dotacji w terminie do 31 grudnia 2012 r. wyłącznie na realizację zadań określonych w umowie.
- 3 - W ramach realizacji Programu, w dniu 15 marca 2012 r. zawarto umowy o pracę na czas określony od 15 marca do 31 grudnia 2012 r. z 2 asystentami (w wymiarze 1/2 etatu każda), z czego z 1 osobą rozwiązano umowę za porozumieniem stron w dniu 30 czerwca 2012 r., a następnie zawarto umowę o pracę z inną osobą na czas określony od 1 lipca do 31 grudnia 2012 r. (w wymiarze 1/2 etatu, a od 1 października 2012 r. - na 3/4 etatu). Zgodnie z udzielonymi przez Kierownika GOPS wyjaśnieniami cyt.: Podwyższenie wymiaru czasu pracy asystenta rodziny [ ] z ½ etatu do ¾ etatu od dnia 01.10.2012 r. było spowodowane stwierdzonym przez tut. Ośrodek i inne podmioty zapotrzebowaniem rodzin z terenu Gminy Krzeszowice na objęcie wsparciem ze strony asystenta rodziny oraz koniecznością dokonywania przez niego w rodzinach już objętych tym wsparciem zwiększonej ilości działań mających na celu realizację planów pracy z rodziną.. Składając ofertę na II edycję Programu, Gmina oświadczyła, że zatrudnieni w ramach dotacji asystenci będą spełniać wymagania ustawowe dot. kwalifikacji. W wyniku kontroli dokumentów znajdujących się w teczkach akt osobowych stwierdzono, że zatrudnione osoby: - posiadają odpowiednie kwalifikacje określone w art. 12 ust. 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej w zakresie wykształcenia, - złożyły oświadczenia o niekaralności za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, - złożyły oświadczenia, że nie były pozbawione władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie była i nie jest im zawieszona ani ograniczona, a także że nie nałożono na nie obowiązku alimentacyjnego. W zakresach czynności asystentów brak jest zapisów wskazujących na wykonywanie obowiązków pracownika socjalnego na terenie gminy, w której praca ta jest prowadzona, oraz prowadzenie postępowań z zakresu świadczeń realizowanych przez gminę, co wskazuje, iż spełniono warunki określone art. 17 ust. 3 i 4 cytowanej wyżej ustawy. Jak ustalono, asystenci rodziny są przydzielani przez Kierownika Sekcji Wspierania Rodziny GOPS (działającą z upoważnienia Burmistrza) na podstawie składanego przez pracownika socjalnego wniosku, do którego załącza się oświadczenie członka rodziny o wyrażeniu zgody na przydzielenie asystenta. W treści wniosku pracownik socjalny opisuje wyniki dokonanej analizy sytuacji rodziny (w tym sytuację finansową, warunki lokalowe, problemy opiekuńczo-wychowawcze z dziećmi etc.).
- 4 - Łączna liczba rodzin objętych asystenturą w 2012 r. wyniosła 22. Na podstawie miesięcznych Sprawozdań z pracy asystenta rodziny ustalono, iż w żadnym miesiącu 2012 r. liczba rodzin przydzielonych poszczególnym asystentom nie przekroczyła 9, zatem nie przekroczono maksymalnej liczby, wynikającej z art. 15 ust. 4 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (20 rodzin). Asystenci dokumentowali podejmowane działania w formie dokumentacji prowadzonej odrębnie dla poszczególnych rodzin objętych asystenturą (teczka aktowa SWR.74), na którą składały się w szczególności: - Plany pracy z rodziną, które zawierają diagnozę problemów w rodzinie, opis planowanych działań i form wsparcia, - miesięczne Sprawozdania z pracy asystenta rodziny, które zawierają opis działań podejmowanych z rodziną i na jej rzecz (ze wskazaniem dat poszczególnych czynności), - Okresowe oceny sytuacji rodziny (za okres 6 miesięcy), które zawierają opis zmian, jakie zaszły w ww. okresie w sytuacji rodziny, ocenę skuteczności dotychczasowych działań i wnioski co do działań w przyszłości. Jak ustalono, dokumentacja dotycząca pracy z każdą z rodzin gromadzona jest w odrębnej teczce, opisanej nazwą Ośrodka i Sekcji, nazwiskiem i adresem rodziny, sygnaturą sprawy i kategorią archiwalną. W teczkach gromadzi się również dokumentację dot. zakończenia współpracy z rodziną (np. oświadczenie o braku zgody na dalszą pracę asystenta rodziny, notatka służbowa Kierownika Sekcji Wspierania Rodziny lub pracownika socjalnego, informacja asystenta o powodach zakończenia pracy z rodziną. Szczegółowo przeanalizowano zawartość teczek SWR.74-2/12 oraz SWR.74-25/12, stwierdzając, iż niezależnie od opisanych wyżej dokumentów, zawierały one m.in.: - kwestionariusz rodzinnego wywiadu środowiskowego podpisany przez pracownika socjalnego, - pisemną informację Kierownika GOPS o przydzieleniu asystenta rodziny, - oświadczenia służące ustaleniu prawa do świadczeń z pomocy społecznej (w tym o uzyskiwanych dochodach i stanie majątkowym), - dokumenty dotyczące zatrudnienia członków rodziny, - zaświadczenie z Urzędu Miejskiego o figurowaniu/niefigurowaniu w rejestrach ewidencji podatkowej Gminy, - pisma GOPS do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
- 5 - Nadzór Kierownika Sekcji Wspierania Rodziny GOPS nad asystentami rodziny realizowany był w szczególności poprzez analizę i zatwierdzanie opracowanych przez poszczególnych asystentów Miesięcznych kart czasu pracy asystenta rodziny, które zawierają opis podejmowanych działań w podziale na kolejne dni miesiąca ze wskazaniem czasochłonności w godzinach. Sprawozdanie końcowe z wykorzystania dotacji na realizację zadania pn. Resortowy program wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny druga edycja złożone zostało w wyznaczonym terminie do Wydziału Polityki Społecznej MUW. Ponadto pismem z dnia 21 lutego 2013 r. przekazane zostały wyjaśnienia dotyczące rozbieżności wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto asystentów wykazanej w ofercie i sprawozdaniu. Zgodnie z treścią ww. sprawozdania, Gmina Krzeszowice na realizację Programu wydatkowała łączną kwotę 24.859,67 zł, z czego: - 22.449,00 zł ze środków dotacji, - 2.410,67 zł ze środków własnych. W toku kontroli dokonano porównania danych ujętych w przedmiotowym sprawozdaniu z dokumentacją źródłową, stwierdzając niezgodność łącznej kwoty wydatków na wynagrodzenia asystentów rodziny za maj 2012 r. (2.146,39 zł) z listą płac SK.332-50/12 (2.147,06 zł). Stwierdzona różnica wyniosła kwotę 67 gr. Na powyższą okoliczność Główny Księgowy GOPS złożyła wyjaśnienie, z którego wynika, cyt.: W sprawozdaniu, w części II Sprawozdanie finansowe wykazano w wynagrodzeniu brutto za m-c maj 2012 jednego z asystentów rodziny kwotę 858,00 zł a rzeczywiste wynagrodzenie wyniosło 858,67 zł [ ] Wyżej opisany błąd nie wpłynął na kwotę rozliczonej dotacji.. Należy zaznaczyć, iż stwierdzona rozbieżność dotyczyła środków własnych Gminy. Tym samym faktyczna wysokość środków wydatkowanych na realizację Programu wyniosła łącznie 24.860,34 zł, z czego: - 22.449,00 zł ze środków dotacji, - 2.411,34 zł ze środków własnych.
- 6 - Odnośnie do sposobu wykorzystania dotacji na realizację Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny ustalono, co następuje: Zadania z zakresu Programu Asystent rodziny realizowane były w kontrolowanym okresie przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Krzeszowicach, który we własnym zakresie prowadzi obsługę finansowo-księgową. Gmina Krzeszowice na realizację kontrolowanego zadania otrzymała w roku 2012 z budżetu państwa środki w wysokości 22.449,00 zł w następującej podziałce klasyfikacji budżetowej: Dział 852 Pomoc społeczna Rozdział 85206 Wspieranie rodzin 2030 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) Zarządzeniem Nr 425/12 Wojewody Małopolskiego z dnia 24 października 2012 r. zwiększony został plan dotacji celowej w dziale 852, rozdziale 85206 2030 o kwotę 22.449,00 zł. Zarządzeniem Nr 373/12 Burmistrza Gminy Krzeszowice z dnia 31 października 2012 r. w sprawie zmian w budżecie Gminy Krzeszowice na 2012 rok, zwiększono planowaną dotację celową w dziale 852, rozdziale 85206 po stronie dochodów (w 2030) oraz po stronie wydatków o kwotę 22.449,00 zł. Pismem SK.033-20/12 z dnia 2 listopada 2012 r. Kierownik GOPS w Krzeszowicach wystąpiła do Burmistrza Gminy Krzeszowice o dokonanie zmian w planie finansowym GOPS na 2012 r., polegających na zwiększeniu w następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej: 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 20.000,00 zł, 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 2.079,00 zł, 4120 Składki na Fundusz Pracy 370,00 zł. Ostatecznie plan dotacji celowej na 2012 r. w dziale 852, rozdziale 85206 (po zmianach) wyniósł kwotę 22.449,00 zł.
- 7 - Natomiast plan wydatków w dziale 852, rozdziale 85206 (po zmianach) wyniósł kwotę 106.688,00 zł, a jego wykonanie kwotę 96.972,22 zł (w tej podziałce klasyfikacji budżetowej planowane i realizowane były także inne wydatki, niezwiązane z programem Asystent Rodziny ). Gmina Krzeszowice otrzymała z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie środki dotacji na kwotę 22.449,00 zł (przelew z dnia 5 grudnia 2012 r.). Po otrzymaniu dotacji, GOPS w Krzeszowicach dokonał refundacji środków własnych wydatkowanych począwszy od marca 2012 r. na wynagrodzenia asystentów rodziny na podstawie polecenia księgowania 49/DW/2012 z dnia 19 grudnia 2012 r. Kontrolą objęto dokumentację źródłową, tzn. listy płac, wyciągi bankowe, deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA, polecenia księgowania oraz ewidencję księgową w zakresie realizacji ww. zadania. Wynagrodzenia dla asystentów rodziny naliczone zostały w listach płac nr: SK.332-29/12, SK.332-42/12, SK.332-50/12, SK.332-63/12, SK.332-76/12, SK.332-86/12, SK.332-93/12, SK.332-103/12, SK.332-120/12 i SK.332-136/12. Objęte kontrolą listy płac spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), tzn. zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Ponadto na listach znajduje się opis wskazujący kwotę sfinansowaną z dotacji w ramach programu Asystent Rodziny druga edycja zgodnie z umową 14AII/2012. Jak ustalono, w przypadku listy płac za marzec 2012 r. (nr SK.332-29/12) na adnotacji o zatwierdzeniu wydatku do wypłaty wskazano dział 852, rozdział 85219 Ośrodki pomocy społecznej. Na powyższą okoliczność Główny Księgowy GOPS złożyła wyjaśnienie, z którego wynika, cyt.: Na liście płac za marzec nr 20120323029 z 23.03.2012 r. umieszczeni są pracownicy finansowani z rozdziału 85219 jak i 85206. W opisie pod listą zatwierdzającym do wypłaty wpisano tylko rozdział 85219. Jest to oczywista pomyłka, powinny być wskazane rozdziały 85219 i 85206. Na PK 10/DW/2012 rozksięgowującym wypłatę wydatki z powyższej listy ujęte zostały już w obu rozdziałach..
- 8 - Wynagrodzenia w łącznej wysokości 15.362,02 zł wypłacane były przelewami na konta osobiste wskazane przez osoby zatrudnione jako asystenci (listy przelewów nr 575, 823, 1031, 1295, 1550, 1753, 1961, 2187, 2430, 2700) w wysokości zgodnej z listami płac. Na podstawie dowodów źródłowych (potwierdzeń przelewu) oraz sporządzonego przez Głównego Księgowego GOPS zestawienia stwierdzono, że należne składki ZUS w łącznej wysokości 8.268,32 zł zostały odprowadzone w terminie wynikającym z art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.), tzn. do 5. dnia następnego miesiąca (wyciągi bankowe nr: 641, 642 i 643 z dnia 30.03.2012 r., 865, 866 i 867 z dnia 30.04.2012 r., 1111, 1112 i 1113 z dnia 31.05.2012 r., 1335, 1337 i 1338 z dnia 28.06.2012 r., 1591, 1592 i 1594 z dnia 31.07.2012 r., 1811, 1812 i 1814 z dnia 03.09.2012 r., 2049, 2050 i 2051 z dnia 03.10.2012 r., 2251, 2252 i 2253 z dnia 31.10.2012 r., 2500, 2501 i 2503 z dnia 30.11.2012 r., 2794, 2795 i 2796 z dnia 28.12.2012 r.). Kontrolą objęto deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA przekazanych składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconych wynagrodzeń za okres od marca do grudnia 2012 r., stwierdzając, iż kwoty wykazane w załączonych do deklaracji raportach imiennych dotyczących osób zatrudnionych jako asystenci rodziny, były zgodne z kwotami wynikającymi z list płac. Ponadto stwierdzono, iż wskazane w opisie przelewów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych kwoty dotyczące wydatków w dziale 852, rozdziale 85206 (tzn. obejmujących m.in. wydatki związane z asystentami rodziny) znajdują odzwierciedlenie w prowadzonej ewidencji księgowej. Przelewy pobranych zaliczek na podatek w łącznej wysokości 1230,00 zł odprowadzane były zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. Nr 361), tzn. w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (wyciągi bankowe nr: 640 z 30.03.2012 r., 869 z 30.04.2012 r., 1115 z 31.05.2012 r., 1336 z 28.06.2012 r., 1588 z 31.07.2012 r., 1816 z 03.09.2012 r., 2048 z 03.10.2012 r., 2250 z 31.10.2012 r., 2502 z 30.11.2012 r. oraz 2793 z 28.12.2012 r.). Wszystkie objęte kontrolą dowody księgowe zostały ujęte w ewidencji księgowej.
- 9 - Na kontrolowanych dowodach księgowych (w szczególności poleceniach księgowania) stwierdzono liczne przypadki dokonywania poprawki w sposób nie pozwalający na ustalenie pierwotnego zapisu (np. DW/10/2012, DW/17/2012). Ponadto poprawki nie były opatrzone datą ich dokonania. Odnośnie do odsetek bankowych z tytułu otrzymywanych środków na realizację Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny ustalono, iż wymóg zwrotu odsetek od środków niewykorzystanych na realizację Programu nie został zapisany w umowie dotacyjnej zawartej pomiędzy Gminą Krzeszowice a Wojewodą Małopolskim. Ponadto środki dotacji zostały niezwłocznie po ich przekazaniu na konto GOPS przeznaczone na refundację wydatków poniesionych ze środków własnych. W sprawozdaniu Rb-27 S z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2012 w dziale 852, rozdziale 85206 2030 w pozycji Plan (po zmianach) i Dochody otrzymane wskazano kwotę 22.449,00 zł, która jest zgodna z kontrolowaną dokumentacją. W sprawozdaniu Rb-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2012 wykazano wykonanie w dziale 852, rozdziale 85206 w łącznej wysokości 96.972,22 zł, co jest zgodne z ewidencją księgową wydatków prowadzoną dla rozdziału 85206. Powyższe ustalenia kontroli zostały udokumentowane w aktach kontroli obejmujących między innymi: 1. Zestawienie zmian w planie finansowym w rozdziale 85206 Wspieranie rodziny za 2012 rok 2. Rozliczenie dotacji za 2012 rok 3. Rozliczenie wydatków na wynagrodzenia osobowe poniesione w związku z realizacją Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny za okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2012 r. (sporządzone przez kontrolujących na podstawie dowodów źródłowych) 4. Zestawienie deklaracji oraz odprowadzonych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz Fundusz Pracy 5. Arkusze ustaleń
- 10 - Reasumując, środki z budżetu Wojewody przyznane na realizację zadania publicznego w ramach Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny zostały wykorzystane na wypłaty wynagrodzeń wraz z pochodnymi, a dokumentacja źródłowa potwierdza, że dotacja celowa została wydatkowana w odpowiednim dziale i rozdziale klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Przedstawiając powyższe ustalenia kontroli, zwracam się do Pana Burmistrza o podjęcie stosownych działań zmierzających do wyeliminowania stwierdzonych uchybień w szczególności poprzez: 1. Zapewnienie bezwzględnej zgodności sporządzanych sprawozdań z wykorzystania dotacji z dokumentacją źródłową potwierdzającą rzeczywiste koszty poniesione w związku z realizacją Programu Asystent Rodziny. 2. Wzmocnienie nadzoru i kontroli wewnętrznej gwarantującej ścisłe przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), w szczególności w zakresie prowadzenia zapisów na dowodach źródłowych w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty. 3. Dokonywanie poprawek na dowodach księgowych w sposób zgodny z art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Informację o sposobie wykorzystania wyników kontroli oraz realizacji powyższych zaleceń pokontrolnych proszę przekazać do mnie za pośrednictwem Wydział Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Kierownik komórki do spraw kontroli: Z up. Wojewody Małopolskiego (-) Sławomir Dyl Dyrektor Wydziału Organizacji i Kontroli