Business Online Zagadnienia ogólne Górne menu W Business Online na kilka sposobów możesz uzyskać dostęp do wielu funkcji tego programu. Początkowo, możesz uzyskać dostęp do funkcji w górnym menu. Górne menu odzwierciedla dostęp każdego użytkownika do funkcji Business Online. Oznacza to, ze widzisz jedynie te funkcje w menu, do których masz uprawnienia zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami z Bankiem. Górne menu może zawierać w sobie następujące funkcje: Klikając w Płatności rozwija sie lista z dostępem do menu: Rozwijana lista Lista rozwijana zawiera kryteria wyboru, aby ustalić, co chcesz przeglądać. Wybierz pusta linie, jeżeli chcesz wyświetlić wszystkie pozycje. 1
Business Online Zagadnienia ogólne Strzałki funkcyjne i menu Menu funkcyjne otwierasz klikając na strzałkę po lewej stronie pozycji na liście, np. numer konta lub Lista rachunków. Możesz tym sposobem wejść bezpośrednio w jedną z wyświetlonych funkcji. Przyciski Na dole strony często znajdują się przyciski, które prowadzą do kolejnych funkcji. W zaprezentowanym przykładzie, klikając na pierwszy przycisk możesz wysłać folder. Strzałka zaawansowanego wyszukiwania Kliknij na strzałkę rozszerzonego wyszukiwania lub towarzyszący tekst, np. Zaawansowane kryteria wyszukiwania. W poniższym przykładzie dla Pliki wyświetlonych jest więcej pól, którymi możesz zawęzić opcje wyszukiwania. 2
Business Online Zagadnienia ogólne Sortowanie Możesz sortować informacje na listach, gdzie przy nagłówku znajduje się strzałka. Kliknij na strzałkę przy nagłówku aby zmienić dane wyszukiwania. Grupy Grupa może być np. zbiorem wybranych rachunków. Możesz wykorzystać grupę rachunków, jeżeli chcesz aby Twoja lista rachunków zawierała konkretne rachunki wyświetlone w specyficzny sposób. Grupy są używane w: Lista kont Nazwy kont Płatności poprzez formularz JI Płatności z zagranicy Pobieranie plików Zamówienia plików z Banku Pliki z Banku Aby utworzyć grupę, użyj opcji menu: 3
Business Online Zagadnienia ogólne lub użyj opcji Ustawienia rachunków lub użyj opcji Ustawienia Listy rachunków Drukowanie Na wielu stronach widoczny jest link Wersja do wydruku. Kliknij go aby wydrukować zawartość strony. Możesz również użyć opcji Drukowanie bezpośrednio z przeglądarki dla wszystkich stron, lub możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy na stronie i wybrać z wyświetlonego menu Drukuj. Równocześnie, dla wybranej strony, możesz kliknąć na wyświetlony znaczek drukowania. Uwaga: Zawartość wielu stron jest dość szeroka. Zalecamy w związku z powyższym aby zmienić układ papieru w ustawieniach strony na poziomy, gdy chcesz drukować z Business Online. Strona pomocy Możesz uzyskać więcej pomocy w wypełnianiu pól na stronie. Kliknij w znak zapytania w prawym górnym rogu strony, aby wyświetlić okno pomocy i wybrać interesujący Cie temat 4
Lista rachunków Lista rachunków jest ekranem startowym dla wielu zapytań w Business Online. Stąd, miedzy innymi, możesz uzyskać dostęp do informacji o rachunku, np. informacje o saldach. Jeżeli chcesz zobaczyc liste kont, możesz uzyc gornego menu. Kryteria wyszukiwania W ramach kryteriów wyszukiwania, można wybrać grupę rachunków, które mają być zawarte na liście. Lista zaczyna się od rachunków krajowych. Jeżeli chcesz zobaczyć rachunki z innych krajów, musisz wybrać inna grupe w polu Grupa i zatwierdzić przyciskiem Wyszukaj. 5
Lista rachunków Informacje o saldzie Jeżeli chcesz sprawdzić informacje o saldzie, musisz zaznaczyć okno Pokaz informacje o saldzie. Masz możliwość dokonania wyboru, w jakiej walucie będzie wyświetlała się łączna kwota oraz saldo, masz również możliwość dokonania wyboru ustawię czy wyświetlane będzie saldo bieżące czy aktualnie dostępna kwota. Ponadto, masz możliwość przeglądania historycznych informacji o saldzie dla wszystkich rachunków w grupie na konkretny dzien. Możesz wybrać datę do 25 miesięcy wstecz, następnie zatwierdzając przyciskiem Wyszukaj. Menu funkcyjne Jeżeli klikniesz na strzałkę znajdująca się po lewej stronie wyświetlonych rachunków, wyświetli się lista dostępnych funkcji. 6
Lista rachunków Jeż eli chcesz wydrukować dane, które wyszukałeś za pomocą przycisku Wyszukaj, moż esz klikną ć na link Wersja do wydruku Jeż eli chcesz przenieś ć informacje do arkusza, musisz klinka na link Do arkusza Jeż eli chcesz ustalić jakie informacje powinny być wyś wietlane na wycią gu bankowym, musisz klikną ć na zwrot Ustawienia strony. Ustawienia dla listy rachunków umoż liwiają Ci dostosowanie ustawień listy rachunków do własnych potrzeb. Jeżeli chcesz, aby inne rachunki były wyświetlane jako standardowe, możesz wybrać inna grupę rachunków. Możesz również stworzyć swoje własne grupy, np. pod nazwa Rachunki południowych regionów sprzedaży itp., poprzez klikniecie na przycisk Utwórz grupę. Jeżeli chcesz widzieć informację o saldzie, za każdym razem kiedy wchodzisz w listę rachunków (co wydłuży okres oczekiwania na odpowiedz systemu), musisz zaznaczyć pole Pokaż informację o saldzie. Następnie wybierasz sposób wyświetlania sald. Zapisywanie ustawię Kiedy już zaznaczyłeś wybrane przez siebie ustawienia, kliknij przycisk Zapisz ustawienia. 7
Lista rachunków W przyszłości, lista rachunków będzie wyświetlana zgodnie z ustawieniami, które wybrałeś. Strona pomocy Możesz uzyskać więcej pomocy w wypełnianiu pol na stronie. Kliknij w znak zapytania w prawym górnym rogu strony, aby wyświetlić okno pomocy i wybrać interesujący Cie temat. Zagadnienia powiązane: Wyciąg bankowy 8
Transakcje i wyciągi Menu Transakcje i wyciągi przedstawia operacje na wybranym rachunku, z odpowiadającymi szczegółami operacji, takimi jak np. data operacji, kwota, saldo itp. Do transakcji możesz dostać się poprzez wybranie Transakcje i wyciągi w górnym menu. Jeżeli wybrałeś jeden z rachunków jako domyślny, okno wyświetli listę ostatnich operacji z tego rachunku. Jeżeli nie wybrałeś żadnego rachunku, lista będzie pusta do czasu wyboru jednego z rachunków. Wyszukiwanie 9
Transakcje i wyciągi Funkcje Rachunek Wybierz rachunek z rozwijanego pola Rachunki poprzez przewijanie w dół lub poprzez wpisanie części nazwy lub nr rachunku, aby zawęzić wyszukiwanie. Okres Możesz wybrać jeden z zaproponowanych przez bank okresów z rozwijalnego menu lub wybrać samodzielnie okres, za który chcesz sprawdzić wyciąg bankowy. Pokaż szczegóły Zaznacz pole Pokaż szczegóły dla każdej operacji, aby wyświetlić szczegółowe opisy i wiadomości dla każdej operacji na liście. Przyszłe operacje Zaznacz pole Pokaż przyszłe operacje w odniesieniu do wskazanego okresu. Zaawansowane kryteria wyszukiwania Kliknij Zaawansowane kryteria wyszukiwania dla większej liczby opcji wyboru. Arkusz Kliknij Do arkusza, aby wyeksportować wybrane operacje do arkusza kalkulacyjnego. Drukowanie Kliknij Wersja do wydruku, aby wydrukować zaznaczone operacje jako dokument PDF. 10
Transakcje i wyciągi Ustawienia Użyj ustawię strony aby wybrać lub zmienić standardowy rachunek i kryteria wyszukiwania. Możesz również zmienić liczbę operacji oraz kolumn. Lista operacji Widok operacji Kliknij link tekstowy lub strzałkę funkcyjną aby przeglądać szczegóły operacji. Następujące ikony udostępniają szersze informacje na temat operacji Wiadomość od nadawcy (płatnika) Grupowe wpisy Obraz 11
Transakcje i wyciągi Drukuj szczegóły operacji Kliknij strzałkę funkcyjną aby wydrukować pojedyncze szczegółu operacji. Aby wydrukować wiele operacji na raz, zaznacz okna przy operacjach, które chcesz wydrukować i naciski przycisk Drukuj zaznaczone operacje. Sortowanie kolumn Kliknij w nagłówek kolumny, aby zmienić porządek na liście. Dla kolumn, które zawierają rożne typy informacji, rozwinie się menu, w którym będziesz mógł wybrać rożne typy informacji. Strona pomocy Jeżeli potrzebujesz pomocy z wypełnianiem Pol, kliknij w znak zapytania w prawym górnym rogu strony i wybierz interesujący cie temat. Zagadnienia powiązane: Lista rachunków 12
Tworzenie płatnosci Krotki opis Celem tego dokumentu jest opisanie, jak tworzyć płatności w Business Online włączając: Typy płatności Dane kontrahenta Zapisywanie płatności Autoryzacja płatności Tworzenie płatności Kiedy chcesz utworzyć płatność, możesz użyć górnego menu. 13
Tworzenie płatnosci Teraz możesz tworzyć płatności poprzez uzupełnienie danych płatności: Zwróć uwagę na fakt, ze niektóre pola będą nieaktywne w oknie Utwórz płatność dla użytkowników, którzy mogą tworzyć płatności jedynie z wcześniej wprowadzonymi kontrahentami. Jeżeli pola sa nieaktywne, kliknij na przycisk Znajdź kontrahenta aby uzupełnić szablon płatności. Zapisać płatności w folderze W oknie Utwórz płatność, w lewym górnym rogu, znajduje się wyboru pole Zapisz płatność w folderze. Jeżeli nie zaznaczysz tego pola, płatności będą się zapisywały pojedynczo nie w folderze. Możesz zaznaczyć wskazane pole, jeżeli masz płatności, które chcesz zapisać łącznie w jednym folderze. Tym samym, masz możliwość zapisania np. wypłat pracowniczych oraz płatności do kontrahentów zewnętrznych w oddzielnych folderach. Ponadto, masz możliwość tworzenia płatności grupowych w tym samym folderze. Więcej informacji o płatnościach w folderach znajdziesz w dokumencie Zapisz i zautoryzuj płatności w folderze. 14
Tworzenie płatnosci Możesz zmienić opcję domyślnego tworzenia płatności w folderze tak aby pole to zawsze było zaznaczone. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Ustawienia dla ekranu Utwórz płatność, w dalszej części tego dokumentu. Rodzaj płatności Zapisz szczegóły płatności jako kontrahenta Możesz wybierać rożne rodzaje płatności poprzez klikniecie na strzałkę rozwijalnego menu. Następnie ekran zmieni się w taki sposób, aby udostępnić opcje dostępne jedynie dla tego typu płatności. Możesz zapisać danego odbiorcę jako nowego kontrahenta podczas tworzenia płatności zaznaczając pole Zapisz szczegóły płatności jako kontrahenta. ID kontrahenta może być to skrót nazwy, numer kontrahenta lub np. nr telefonu kontrahenta. Raz stworzona i zapisana ID kontrahenta może być używane dla przyszłych płatności. Podsumowanie płatności Na dole ekranu Tworzenia płatności, musisz dokonać wyboru jak chcesz zakończyć tworzenie płatności. Masz do wyboru następujące opcje: Automatycznie zaznaczone jest pole Utwórz kolejne płatności, jeżeli zatem nie zaznaczysz żadnego innego pola i klikniesz Utwórz., płatność zostanie zapisana samodzielnie i będzie wymagała autoryzacji aby została przetworzona. Okno tworzenia płatności pojawi się w tym momencie ponownie, ze wszystkimi polami pustymi, w celu stworzenia kolejnej płatności. Możesz równocześnie dokonać autoryzacji płatności i zostaniesz wtedy poproszony o weryfikacje autoryzacji poprzez złożenie podpisu elektronicznego. Jeżeli wcześniej stworzyłeś kilka płatności ale jeszcze ich nie zautoryzowałeś, możesz teraz przejść bezpośrednio do niezautoryzowanych płatności. 15
Tworzenie płatnosci Przejdź do niezautoryzowanych płatności Kiedy tworzysz nowa płatność, masz możliwość przejść do autoryzacji wszystkich płatności jednorazowo. Aby to zrobić, po zakończeniu tworzenia ostatniej płatności musisz zaznaczyć okno Przejdź do niezautoryzowanych płatności i zatwierdzić klikając na Utwórz. Wszystkie niezautoryzowane płatności w okresie obejmującym 7 kalendarzowych dni wstecz oraz 60 kalendarzowych dni w przód zostaną automatycznie wyświetlone. Zaznacz okienko przy płatnościach, które chcesz zautoryzować i kliknij na przycisk Autoryzuj płatności, następnie będziesz musiał podać hasło aby złożyć swój podpis elektroniczny. Jeżeli zautoryzowałeś wszystkie niezautoryzowane płatności lista będzie pusta. 16
Tworzenie płatnosci Zaznacz wszystkie płatności Jeżeli chcesz zautoryzować wszystkie płatności na liście, z łatwością możesz zaznaczyć okienko w nagłówku listy. Kiedy klikniesz Zaznacz wszystkie okienka, wszystkie płatności na danej stronie zostaną wybrane i zaznaczone do dalszego procesowania. Kliknij na przycisk Autoryzuj płatności i wszystkie płatności zostaną zautoryzowane za jednym razem. Uwaga: Klikniecie w okienko w nagłówku listy, zaznaczy jedynie wszystkie płatności na wyświetlonej stronie. Jeżeli na twojej liście jest więcej niż jedna strona zawierająca płatności, będziesz musiał autoryzować płatności na każdej kolejnej stronie po kolei. Ustawienia dla ekranu Utwórz płatność Jeżeli zazwyczaj używasz tego samego numeru rachunku zleceniodawcy dla tworzenia płatności, lub jeżeli preferujesz tworzyć płatności zapisane w folderze jako standardowe ustawienie, możesz zmienić wedle własnych preferencji ustawienia Tworzenia płatności. Ustawienia dla ekranu Utwórz płatność sa dostępne poprzez menu znajdujące się w prawym górnym rogu strony Utwórz płatność oraz w górnym menu. 17
Tworzenie płatnosci Dokonaj zmian ustawię zgodnie z własnymi preferencjami i zatwierdź poprzez klikniecie w przycisk Zapisz ustawienia. Rachunek który wskazałeś w ustawieniach od teraz będzie wskazany automatycznie przy tworzeniu nowej płatności. Jeżeli wybrałeś opcje Zapisz płatność w folderze każda nowa płatność automatycznie będzie zapisywana w folderze. Więcej informacji znajdziesz w dokumencie Zapisz i zautoryzuj płatności w folderze. Strona pomocy Możesz uzyskać więcej pomocy w wypełnianiu pól na stronie. Kliknij w znak zapytania w prawym górnym rogu strony, aby wyświetlić okno pomocy i wybrać interesujący Cie temat. Zagadnienia powiązane Zapisz i zautoryzuj płatności w folderze Autoryzuj platnosci Kontrahenci 18
Autoryzacja płatności Krótki opis Autoryzacja z poziomu Lista płatności wychodzących Celem tego dokumentu jest opisanie sposobów autoryzacji płatności: Autoryzacja z poziomu Lista płatności wychodzących Autoryzacja pojedynczej płatności Autoryzacja kilku płatności jednocześnie Jeżeli ty lub inny użytkownik stworzyliście płatność, która wymaga autoryzacji, możesz ja zautoryzować z poziomu Listy płatności wychodzących w górnym menu. Uwaga: Kiedy wybierzesz Lista płatności wychodzących z górnego menu, zostaną wyświetlone jedynie płatności na 7 dni do przodu. Możesz oczywiście dokonać zmian w ustawieniach daty w Data transakcji i w polu Status płatności wybrać, aby zostały wyświetlone jedynie niezautoryzowane jeszcze płatności. 19
Autoryzacja płatności Autoryzacja pojedynczej płatności Jeżeli chcesz dokonać autoryzacji pojedynczej płatności, możesz kliknąć na strzałkę funkcyjna znajdująca się po lewej stronie płatności i wybrać z menu opcje Autoryzuj. Możesz również zaznaczyć okienko przy płatności, która chcesz zautoryzować, a następnie kliknąć na przycisk Autoryzuj płatność znajdujący się na dole strony. W wyświetlonym oknie podpisu elektronicznego należy wprowadzić swoje hasło w celu autoryzacji. Autoryzacja kilku płatności jednocześnie Autoryzacja kilku płatności jednocześnie również może być dokonana z poziomu Listy płatności wychodzących. 20
Autoryzacja płatności Zaznacz wszystkie płatności Jeżeli chcesz dokonać autoryzacji wszystkich płatności na liście, mogą one z łatwością zostać zaznaczone poprzez zaznaczenie okienka w nagłówku listy. Po zaznaczeniu opcji Zaznacz wszystkie, wszystkie płatności na danej stronie zostaną zaznaczone. Kliknij na przycisk Autoryzuj płatności i wszystkie zaznaczone płatności zostaną zautoryzowane za jednym razem. Uwaga: Zaznaczenie okienka w nagłówku listy zaznaczy jedynie płatności na danej stronie. Jeżeli posiadasz więcej niż jedna stronę z płatnościami na liście, będziesz musiał dokonać autoryzacji płatności na każdej stronie oddzielnie. Usuń podpis elektroniczny Jeżeli klikniesz na przycisk Usuń w oknie dialogowym Podpis elektroniczny, zobaczysz przegląd płatności w Autoryzuj płatności. W polu Przyczyna możesz zobaczyć, z jakiego powodu płatność nie mogla zostać zautoryzowana. Kliknij na przycisk OK. aby powrócić do okna dialogowego Podpis elektroniczny jeżeli nadal chcesz zautoryzować te płatności które mogą zostać zautoryzowane. 21
Autoryzacja płatności Strona pomocy Możesz uzyskać więcej pomocy w wypełnianiu Pol na stronie. Kliknij w znak zapytania w prawym górnym rogu strony, aby wyświetlić okno pomocy i wybrać interesujący cie temat. Zagadnienia powiązane Tworzenie płatności Zapisz i zautoryzuj płatności w folderze 22
Zapisz i autoryzuj płatności w folderze Krótki opis Celem tego dokumentu jest opisanie jak zapisać i zautoryzować płatności w folderach miedzy innymi: Tworzenie folderów Zapisanie jednej lub wielu płatności w pliku Sprawdzanie statusu płatności Zamykanie folderu i wybranie płatności z Listy płatności wychodzących oraz Listy folderów Użycie zbiorczego obciążenia rachunku Autoryzacja płatności w folderach Zapisywanie płatności w folderach Kiedy tworzysz płatność, możesz zaznaczyć pole Zapisz płatność w folderze jeżeli chcesz zapisać je w tym samym folderze. Tak wiec będziesz mięć możliwość zapisania np. wypłat lub płatności do kontrahentów w oddzielnym folderze. Co więcej masz również możliwość obciążenia zbiorczego w folderze. Sprawdź w oddzielnym dokumencie Tworzenie płatności jeżeli nie planujesz zapisywać płatności w folderach. Jeżeli planujesz zapisywać płatności w folderach, możesz ustawić na stale aby w zakładce Tworzenie płatności płatności zapisywały się w folderach automatycznie. Utwórz nowy folder Jeżeli zaznaczysz opcje zapisywania w folderach, standardowo folder zostanie opisany nazwa złożona z daty jego tworzenia, twojego nr użytkownika oraz kolejnego numeru tworzonego dokumentu danego dnia, np. 13092008-273436-2. Kliknij na przycisk Utwórz folder jeżeli chcesz nadąć folderowi bardziej spersonalizowana nazwę, np. Wynagrodzenia. Jeżeli chcesz dokonać płatności zbiorczych, zaznacz okno Obciążenie zbiorcze. Odnieś się do sekcji Obciążenia zbiorcze. 23
Zapisz i autoryzuj płatności w folderze Podsumowanie płatności Kiedy wprowadzisz wszystkie dane płatności, na końcu masz następujące opcje: Możliwe jest stworzenie większej liczby płatności w tym samym folderze. Jeżeli nie chcesz tworzyć większej liczby płatności, odznacz znaczek przy polu Utwórz więcej płatności po utworzeniu ostatniej płatności. Kliknij na przycisk OK.. Stworzyłeś właśnie płatność w Business Online, jednocześnie zapisując ja w folderze. Ty decydujesz ile chcesz mieć płatności w każdym z folderów. Sprawdzanie płatności Zanim płatności zostaną przetworzone, masz możliwość sprawdzenia ilości oraz sumy twoich płatności. Kiedy chcesz sprawdzić swoje płatności, używasz górnego menu: Lista folderów zawiera foldery, z którymi pracowałeś w dniu dzisiejszym. Masz również możliwość wyszukiwania folderów z wcześniejszych dni. W linii danego folderu, możesz zobaczyć sumę płatności w kolumnie Sprawdź sumę W kolumnie Numer znajdziesz informacje ile płatności wchodzi w skład zapisanego folderu. W kolumnie Nie mogły byc przetworzone znajduje sie liczba błędnych przelewów które nie mogły zostać przetworzone. 24
Zapisz i autoryzuj płatności w folderze Możesz sprawdzić szczegółowe informacje płatności poprzez. kliknij na strzałkę funkcyjna po lewej stronie konkretnego folderu Zamknij folder i zautoryzuj płatności Aby przetworzyć wszystkie płatności, musisz zamknąć folder a płatności musza zostać zautoryzowane przez jednego lub dwóch użytkowników, w zależności od posiadanych uprawnię. Kolejność zamykania folderu i autoryzacja płatności jest nieistotna i obie mogą być wykonane podczas tej samej akcji. Kiedy folder został zamknięty, nie ma juz możliwości dodania kolejnych płatności do folderu. Płatności jeszcze nie przetworzone, mogą zostać edytowane lub usunięte (możesz dodatkowo zapoznać sie z sekcja Obciążenie zbiorcze ). Każdy użytkownik może zamknąć folder, natomiast jedynie użytkownik który jest uprawniony do operacji na rachunku może dokonać autoryzacji płatności. Jeżeli tworzysz płatności w Business Online, możesz zamknąć folder i / lub dokonać autoryzacji w tym samym czasie kiedy tworzysz płatności. Możesz to zrobić również później w Liście płatności wychodzących lub w Liście folderów. Jeżeli wysyłasz plik z płatnościami do Banku, możesz również zdecydować aby zamknąć folder i / lub dokonać autoryzacji płatności w Liście płatności wychodzących lub w Liście folderów. W ostatnich dwóch przypadkach, zalecamy aby przestrzegać procedury opisanej w sekcji Autoryzacja z poziomu Lista folderów. Autoryzacja w trakcje tworzenia Kiedy stworzyłeś ostatnia płatność, na stronie Twórz okno płatności możesz zaznaczyc opcje Autoryzuj wszystkie płatności i zamknij folder a następnie zatwierdzić przez Utwórz.. 25
Zapisz i autoryzuj płatności w folderze Autoryzujesz płatność poprzez wprowadzenie podpisu elektronicznego. Robisz to wpisując swoje hasło i zatwierdzasz poprzez OK.. Twoja płatność została zautoryzowana, folder jest zamknięty a płatność jest gotowa do przetworzenia z datą transakcji. Usuń podpis elektroniczny Jeżeli klikniesz na przycisk Usuń w oknie dialogowym Podpis elektroniczny, zobaczysz przegląd Zautoryzowane płatności. W kolumnie Przyczyna możesz sprawdzić, z jakiego powodu płatność nie może zostać zautoryzowana. Kliknij OK., aby wrócić do okna dialogowego Podpis elektroniczny, jeżeli nadal chcesz dokonać autoryzacji płatności, które mogą zostać zautoryzowane. 26
Zapisz i autoryzuj płatności w folderze Autoryzacja z poziomu Lista folderów Kiedy wysłałeś plik do Banku lub stworzyłeś w systemie Business Online płatność, która wymaga zamknięcia folderu i / lub autoryzacji płatności, robisz to poprzez Listę folderów. Kiedy chcesz otworzyć Listę folderów, użyj górnego menu: Kliknij na strzałkę funkcyjna po lewej stronie wybranego folderu i wybierz z menu Autoryzuj wszystkie płatności i zamknij folder. Alternatywnie, możesz wybrać Zamknij folder oraz Zautoryzuj wszystkie płatności jeśli tylko jedna z tych czynności ma być wykonana w tym momencie. Następnie musisz dodać swój podpis elektroniczny do płatności, jak to było przedstawione wcześniej i w tym momencie płatności sa gotowe do przetworzenia w dacie transakcji. Jeżeli chcesz zobaczyć następne informacje dotyczące płatności w folderze, zanim np. dokonasz autoryzacji płatności, możesz kliknąć na nazwę folderu. Wejdziesz wtedy w Listę płatności wychodzących, gdzie możesz również zamknąć folder i / lub dokonać autoryzacji płatności. 27
Zapisz i autoryzuj płatności w folderze Kliknij na przycisk Zautoryzuj wszystkie płatności i zamknij folder, aby wykonać obie czynności w tym samym czasie. Autoryzacja z poziomu Lista płatności wychodzących Uwaga: Jeżeli folder juz jest zamknięty, dwa dolne nie będą widoczne a ty możesz zautoryzować płatności zgodnie z opisem w sekcji poniżej. Możesz dokonywać autoryzacji płatności z poziomu Lista płatności wychodzących Kiedy chcesz otworzyć Listę płatności wychodzących, użyj górnego menu: Uwaga: Kiedy wybierzesz Lista płatności wychodzących z górnego menu, będziesz widzieć płatności jedynie z 7 dni do przodu. Możesz oczywiście zmienić przedział czasowy w Data transakcji lub wybrać dostęp do płatności w konkretnym folderze. Jeżeli nie jesteś tego świadomy ryzykujesz, ze nie zostaną zautoryzowane wszystkie płatności oczekujące na autoryzacje. 28
Zapisz i autoryzuj płatności w folderze Jeżeli chcesz dokonać autoryzacji pojedynczej płatności, musisz kliknąć na strzałkę funkcyjna po lewej stronie płatności i wybrać z menu opcje Autoryzuj. Autoryzacja kilku płatności z Lista płatności wychodzących Jeżeli chcesz dokonać autoryzacji kilku płatności w tym samym czasie w Liście płatności wychodzących, musisz zaznaczyć okno przy każdej wybranej płatności a następnie kliknąć na Autoryzuj płatności Jeżeli chcesz dokonać autoryzacji wszystkich płatności na jednej stronie, możesz zaznaczyć je wszytki zaznaczając okno Zaznacz wszystkie na górze listy. Musisz wtedy dodać swój podpis elektroniczny do płatności. Pamiętaj aby zamknąć folder celem przetworzeni płatności z data transakcji. 29
Zapisz i autoryzuj płatności w folderze Druga akceptacja płatności Jeżeli mandaty wymagają dwóch akceptacji płatności, inny użytkownik musi zalogować się do Business Online i zaakceptować płatności, zanim będą one mogły być przetworzone z datą transakcji. Kliknij na strzałkę funkcyjna po lewej stronie danego folderu. Wybierz z menu Dokonaj autoryzacji wszystkich płatności i zamknij folder Wprowadź hasło, aby potwierdzić płatności swoim podpisem elektronicznym. Kliknij przycisk OK.. Płatności sa teraz zautoryzowane i folder jest zamknięty. Płatności sa teraz gotowe do przetworzenia z data płatności. Obciążenie zbiorcze Zbiorcze obciążenie rachunku oznacza, ze kilka płatności jest dokonanych z konta zleceniodawcy z jedna grupową sumą, zamiast pojedynczych kwot. Tylko lokalne typy płatności mogą występować jako obciążenie zbiorcze, natomiast folder zaznaczony jako zbiorcze obciążenie rachunku może zawierać rożne typy płatności. Nie mniej jednak nie ma możliwości stworzyć obciążenia zbiorczego z typami płatności: Płatność zagraniczna i Czek zagraniczny Obciążenie zbiorcze na ogół składają się z tych samych: typów płatności numerów rachunków zleceniodawcy data wykonania Jeżeli chcesz tworzyć płatności jako obciążenie zbiorcze, zalecamy aby zaznaczyć pole obciążenia zbiorczego zanim zaczniesz tworzyć płatność. Nie ma możliwości wybrania obciążenia zbiorczego po tym gdy folder jest już zamknięty. Zaznaczasz Obciążenie zbiorcze z menu strzałki funkcyjnej przy danym folderze, który ma być obciążeniem zbiorczym. Sa pewne specjalne warunki dla zamykania folderu i autoryzacji płatności w przypadku Obciążenia zbiorczego. Niezależnie od tego czy tworzysz płatność w Business Online czy wysyłasz plik z płatnościami do Banku poprzez Business Online, konwersja z pojedynczej płatności do łącznej płatności nie nastąpi do czasu zamknięcia folderu. To może czasem skutkować kilkoma płatnościami, gdyż obciążenia zbiorcze zakładają zawsze ten sam typ płatności (nie odnosi się to do płatności zagranicznych), rachunek zleceniodawcy oraz data transakcji, jak to było opisane powyżej. Wcześniejsza autoryzacja płatności, które teraz sa włączane do obciążenia zbiorczego, nie jest już ważna. W tej sytuacji, płatności podciągnięte pod obciążenie zbiorcze będą wymagały ponownej autoryzacji. Płatności wysłane w plikach poprzez Business Online musza zawsze być ponownie zautoryzowane, jeżeli chcesz aby były przetworzone jako obciążenie zbiorcze. 30
Zapisz i autoryzuj płatności w folderze Automatyczne zamykanie folderów. Jeżeli chcesz uniknąć konieczności zamykania folderów, możesz ustawić aby folder zamykany był automatycznie. Możesz to zrobić poprzez: lub poprzez: Uwaga: Jeżeli ustawisz Automatycznie zamknij foldery posiadasz samodzielną autoryzację, płatności zostaną przetworzone tak szybko jak tylko dotrą do Banku. 31
Zapisz i autoryzuj płatności w folderze Strona pomocy Możesz uzyskać więcej pomocy w wypełnianiu każdego z pól na stronie. Kliknij na znak zapytania w prawym ornym rogu strony aby dostać się do pomocy i wybierz temat o którym chcesz wiedzieć więcej. Powiązane tematy Tworzenie płatności Autoryzacja płatności Kontrahenci 32
Pliki do banku Jeżeli generujesz pliki w swoim systemie ERP i chcesz je przesłać do banku poprzez Business Online, musisz to zrobić za pośrednictwem modułu Pliki Pliki do banku Do Lista folderów dostaniesz się poprzez klikniecie na link Lista plików do banku w górnym menu. Lokalizacja plików W rozwijanej liście Pliki lokalne, wskaż gdzie umieszczone sa Twoje pliki na komputerze. Jeżeli nie możesz znaleźć odpowiadającej lokalizacji, możesz zarejestrować lokalizację klikając na przycisk Utwórz rejestrację pliku Kiedy już wybrałeś lokalizacje, zatwierdź wyszukiwanie przyciskiem Wyszukaj. Uwidoczni się poniżej lista lokalnych plików zawartych we wskazanej lokalizacji. Wszystkie pliki będą posiadały nazwy dokładnie takie same jak we wskazanym folderze. 33
Pliki do banku Status plików będzie wyświetlał się jako Gotowy do wysłania Wyślij plik Kliknij na strzałkę funkcyjna znajdująca się po lewej stronie folderu zawierającego plik, który chcesz wysłać do banku i wybierz z menu opcje Wyślij folder. Jeżeli chcesz wysłać kilka folderów z płatnościami za jednym razem, zaznacz okienka po lewej stronie przy wybranych folderach a następnie zatwierdź przyciskiem Wyślij foldery. Zostaniesz w tym momencie poproszony o wprowadzenie swojego hasła. Plik z płatnościami będzie w tym momencie zaimportowany z Twojego komputera do systemu bankowego. Czas przesyłania zależy miedzy innymi od wielkości pliku oraz szybkości łącza internetowego. Dlatego tez, możesz zobaczyć informacje Wysłany przez xxxxx. Aby odświeżyć ekran kliknij ponownie Wyszukaj możesz powtarzać odświeżanie wielokrotnie, do czasu aż plik znajdzie się w Banku, a status przesyłki się zmieni np. na Otwarty przez xxxxx. 34
Pliki do banku Zamknij plik i dokonaj autoryzacji płatności. Jeżeli folder nie został zamknięty i / lub płatności nie zostały zautoryzowane, możesz to zrobić poprzez klikniecie link w Autoryzuj wszystkie płatności i zamknij folder znajdujący się menu funkcyjnym. Jeżeli uprawnienia wymagają dwóch podpisów dla płatności, kolejny użytkownik musi załogować się do Business Online i dokonać autoryzacji płatności zanim będą one mogły zostać przetworzone z dacie transakcji. Rejestracja plików Jeżeli przesyłasz pliki ze swojego programu ERP do banku za pomocą Business Online, możesz zadecydować, gdzie pliki sa składowane na twoim komputerze lub w sieci lokalnej. Możesz również zarejestrować ustawienia dla miejsca docelowego pliku. Jeżeli chcesz obejrzec lub zmienic rejestracje pliku, musisz uzyc linku Pliki z gornego menu: 35
Pliki do banku Lub wybrać Administracja a następnie Ustawienia plików do banku. You can now see where files to the Bank are located and how each location has been registered. Utwórz rejestrację pliku Aby Business Online mógł odnaleźć pliki z płatnościami, musisz udostępnić ścieżkę dostępu do folderu, w którym zostały umieszczone przez program księgowy. Masz możliwość stworzenia wielu lokalizacji docelowych, które spełniają twoje oczekiwania. Kiedy chcesz utworzyć ścieżkę do pliku, użyj górnego menu i wybierz Lista plików do banku : 36
Pliki do banku Teraz możesz stworzyć ścieżkę dostępu. Wprowadź ścieżkę dostępu w polu Lokowanie Możesz wskazać ścieżkę pliku na lokalnym dysku, np. C:\Bank\PlikiDoBanku lub wskazać dysk sieciowy, np. \\nazwaservera\lokalizacja. Jeżeli nie wskażesz dysku, a jedynie wpiszesz nazwę folderu, np. Dzbanku, Business Online stworzy na pulpicie Twojego komputera folder o wskazanej nazwie. We wszystkich 3 przypadkach będziesz miał możliwość pobrania plików z lokalizacji w Business Online poprzez Lista folderów. Jeżeli chcesz, aby wszystkie pliki pobrane z tej lokalizacji zostały zaksięgowane jako obciążenie zbiorcze, zaznacz opcje Obciążenie zbiorcze. Zaznacz opcje Poufne, jeżeli dostęp jest ograniczony jedynie do grupy użytkowników z uprawnieniami do poufnych informacji. Zatwierdź zmiany przyciskiem OK. aby zapisać nowa ścieżkę do plików. Strona pomocy Możesz uzyskać więcej pomocy w wypełnianiu każdego z pól na stronie. Kliknij na znak zapytania w prawym górnym rogu strony, aby dostać się do pomocy i wybierz temat, o którym chcesz wiedzieć więcej. 37
Pliki z banku i zamówienia plików Zakładka Pliki z banku udostępnia listę plików z banku, które oczekują na pobranie. Zazwyczaj oznacza to, ze wcześniej złożyłeś zapotrzebowanie na pliki w banku. Tworzysz zamówienie za pomocą Zamówienia plików z banku. Lista plików z banku pokazuje listę wszystkich złożonych zamówień dla umowy. Pliki z banku Kiedy chcesz pobrać pliki z banku, użyj linku Pliki z banku w zakładce Pliki w górnym menu: Wyświetli się lista plików gotowych do pobrania. Zmień kryteria wyszukiwania, jeżeli np. chcesz widzieć starsze lub niewybrane jeszcze dokumenty, lub dokumenty innego typu, jeżeli jesteś zainteresowały wysłaniem dokumentów tylko jednego konkretnego typu. Kliknij na strzałkę funkcyjna po lewej stronie pliku, który chcesz ściągnąć z banku i wybierz opcje Pobierz plik. Zostaniesz poproszony o wprowadzenie swojego hasła. Jeżeli chcesz ściągnąć kilka plików jednorazowo, zaznacz okna przy wybranych plikach i kliknij w przycisk Pobierz pliki. 38
Pliki z banku i zamówienia plików Rejestracja plików Rejestracja plików pozwala na wskazanie, gdzie Business Online powinien zapisywać ściągnięte pliki z banku. Aby wyświetlić lub edytować ścieżkę plików użyj górnego menu: lub Teraz możesz zobaczyć gdzie będą zapisywane pliki pobrane z banku. 39
Pliki z banku i zamówienia plików Jeżeli chcesz aby lokalizacja była inna niż standardowe ustawienie: C:\Bank\PlikiZbanku\Raporty dla specyficznego typu pliku który zamówiłeś z banku, najpierw zaznacz odpowiednia pozycję z rozwijanego menu z dostępnymi raportami. Teraz wprowadź lokalizacje pliku dla danego typu pliku w polu Edytuj lokalizacji. W polu Nazwa pliku, możesz określić własna nazwę pliku dla poszczególnych typów plików, które ściągasz z banku za pośrednictwem funkcji Pliki z banku. Tym sposobem możesz nazwać foldery dokładnie takimi nazwami jakie chcesz mieć w swoim systemie księgowym. Zaznacz pole Niepowtarzalna nazwa pliku obok nazwy typu listy, jeżeli chcesz, aby plik, który pobierasz z banku poprzez opcje Pliki z banku, był nazwany inaczej niż jest on nazwany w momencie zamawiania tego pliku przez Ciebie w banku poprzez funkcje Utwórz zamówienie pliku. Zatwierdź przyciskiem OK.. Jeżeli będziesz pobierał ten typ pliku w przyszłości, będzie on umieszczony w nowej lokalizacji. 40
Pliki z banku i zamówienia plików Tworzenie zamówienia pliku Aby dokonać zamówienia pliku w banku, użyj górnego menu: Możesz również użyć Utwórz zamówienie pliku, który możesz znaleźć w wielu funkcjach. W ostatnim przypadku, pojawi się ekran w oparciu o funkcje, z której został wywołany. Jeżeli np. na liście plików z banku, klikniesz przycisk Utwórz zamówienie pliku będą tworzyły się pliki typu Wpisy (PTO). Możesz zdecydować się na utworzenie zlecenia jednorazowego lub stałego dla większości typów plików. 41
Pliki z banku i zamówienia plików Zamówienia plików Jeżeli chcesz sprawdzić jakie pliki zostały zamówione dla danej umowy, użyj opcji Lista zamówień plików, do której możesz dostać się poprzez menu: Standardowo wyświetlają się wszystkie aktywne zamówienia plików. Jeżeli nie chcesz już otrzymywać plików z banku, możesz usunąć odpowiednie zamówienie poprzez użycie menu funkcyjnego. Strona pomocy Możesz uzyskać więcej pomocy w wypełnianiu każdego z pól na stronie. Kliknij na znak zapytania w prawym górnym rogu strony, aby dostać się do pomocy i wybierz temat, o którym chcesz wiedzieć więcej. Zagadnienia powiazane Pliki do banku 42
Do arkusza Wysłanie danych do arkusza Pierwsze użycie Możesz wysłać informacje do arkusza dla wybranych funkcji: Lista rachunków Historia sald Przed pierwszym użyciem tej funkcji musisz upewnić sie, ze odpowiednie funkcje zostały wybrane z menu: Administracja Ustawienia ogólne Format arkusza W tym miejscu ustalasz, który z dwóch formatów powinien być używany, kiedy wysyłasz dane do arkusza. Wybierając format CSV, musisz jednocześnie ustalić jaki separator będzie oddzielał pojedyncze pola w pliku. Jak przenieść dane Aby moc przesłać dane, które możesz następnie opracowywać w arkuszu, musisz wykonać następujące czynności: Wybierz: Do arkusza z Menu w prawym górnym rogu. 43
Do arkusza Jeżeli zaznaczyłeś pole Zawsze pytaj przed otwarciem pliku tego typu, pokaże sie następujące okno dialogowe. Tu możesz wybrać, czy chcesz otworzyć plik bezpośrednio w arkuszu poprzez użycie przycisku Otwórz lub zapisać go na dysku w wybranej lokalizacji poprzez użycie przycisku Zapisz. Zapisz plik Jeżeli wybrałeś Zapisz, pojawi sie okno dialogowe Zapisz jako. Wprowadź tu informacje, gdzie chcesz zapisać plik oraz jak chcesz ten plik nazwać. 44
Do arkusza Program automatycznie sugeruje np. następującą nazwę: BO-065664-20040628-08521376.csv = BO- numer użytkownika. - yyyymmdd - hhmmssms. format pliku Otwórz plik Otwórz arkusz program, np. Excel Możesz otworzyć plik z Banku w Excelu na 2 sposoby: 1. Otwórz plik poprzez Pliki Otwórz W oknie dialogowym Otwórz musisz pamiętać aby zaznaczyć Pliki tekstowe lub Wszystkie pliki jeżeli plik jest w formacie CSV. 2. Otwórz plik za pomocą przewodnika Import Textu, gdzie miedzy innymi możesz wybrać znak separatora (Separator). Wybierz Dane Zaimportuj zewnętrzne dane Importuj dane. Używanie przewodnika jest dobrym pomysłem jeżeli zauważyłeś, iż kolumny sa w tej samej komórce, w związku z niewłaściwą separacja danych. To jest plik w formacie CVS dla Microsoft Excel 2002. Uwaga Jeżeli otwierasz plik w arkuszu, prezentacja danych zależy od tego której wersji arkusza używasz. Może np. zaistnieć konieczność dostosowania szerokości kolumn, itp. 45
earchive - Archiwum Elektroniczne Ogólne Opcje menu earchive jest to Elektroniczne archiwum w Business Online. Poprzez earchive dostajesz dostęp do wielu rożnych dokumentów, w tym również wyciągów bankowych. Dla firm oznacza to, ze użytkownicy Business Online maja dostęp online do przeglądania dokumentów w Elektronicznym archiwum. Elektroniczne Archiwum znajdziesz w górnym menu: Jak wyszukiwać Możesz oglądać wszystkie typy dokumentów dotyczących danej firmy w tym samym czasie. Po wybraniu firmy, kliknij przycisk Wyszukaj. 46
earchive - Archiwum Elektroniczne Możesz zdecydować, aby wyszukiwać po specyficznej grupie lub typie dokumentów. Jeżeli chcesz np. sprawdzić jedynie wyciągi bankowe, wybierasz firmę a następnie wybierasz Konta w Grupa dokumentów a następnie wybierasz Wyciągi bankowe w polu Dokumenty. Wybierz Wszystkie konta lub konkretne konto oraz okres za który chcesz otrzymać wyciągi bankowe. Kiedy wszystkie opcje wyboru zostaną ustawione, jesteś gotowy do wygenerowania wyciągów bankowych poprzez zatwierdzenie przyciskiem Wybierz. Na liście pojawia sie dokumenty, które spełniają twoje kryteria wyszukiwania. Możesz otworzyć każdy dokument z osobna lub wybrać otwarcie wielu dokumentów w tym samym czasie, poprzez zaznaczenie okien przy wybranych dokumentach. Dokument otworzy się jako plik PDF w oddzielnym oknie. Zawartość dokumentów na ekranie w Elektronicznym archiwum jest dynamiczna i zależy od wybranych przez ciebie kryteriów wyszukiwania. Dostęp do kont i identyfikatorów użytkowników zależy od dokonanych wyborów w earchive. Np. jeżeli wybierzesz tylko dokumenty związane z kontami, wyszukiwanie poprzez identyfikator użytkowników będzie wyłączone. Odzyskiwanie Jeżeli poszukujesz dokumentów w liście dokumentów, które nie były otwierane przez ostatnie 180 dni, musisz odzyskać je zanim będziesz mógł je otworzyć. Zaznacz okno w kolumnie Odzyskaj i kliknij Odzyskiwanie zaznaczonych dokumentów. Po kilku minutach zaznaczone dokumenty będą dostępne. Nowe wyszukiwanie uwidoczni, ze teraz okna wyboru dla wybranych dokumentów zostały przesunięte do pierwszej kolumny, co oznacza, ze dokumenty te sa juz dostępne do otwarcia lub wydrukowania. Drukowanie Możesz otworzyć więcej dokumentów jednorazowo poprzez zaznaczenie okienka Otwórz zaznaczone dokumenty. Zaznaczone dokumenty otworzą się w dokumencie PDF, gotowym do wydrukowania. 47
earchive - Archiwum Elektroniczne Wszystkie dokumenty na ekranie mogą być wybrane za pomocą jednego zaznaczenia okienka w linii wyborów powyżej dokumentami. Możesz zaznaczyć i wybrać jednorazowo maksymalnie do 35 dokumentów. Uwaga: Zaznaczając okno w linii wyboru powyzej dokumentów, jedynie dokumenty na wyświetlonej stronie zostaną zaznaczone. Jeżeli posiadasz dużą liczbę dokumentów oczekujących na kilku stronach, musisz zaznaczać je kolejno na każdej kolejnej stronie. Ustawienia Możesz dostosować ustawienia w Elektronicznym archiwum tak by pasowały do twoich oczekiwań. Ustawienia znajdziesz w prawym górnym rogu ekranu earchive lub w menu po lewej stronie. Zapis ustawien Jeżeli np. chcesz ustawić typ dokumentów Wyciągi bankowe jako domyślne, wybierz Wyciągi bankowe w polu Dokumenty. Kiedy dokonałeś wybory naciśnij przycisk Zapisz ustawienia. earchive będzie sie teraz otwierał automatycznie z ustawionymi przez ciebie parametrami. 48
earchive - Archiwum Elektroniczne Ustawienia standardowe Strona pomocy Jeżeli chcesz powrócić do standardowych ustawień banku, kliknij na przycisk Przywróć standardowe ustawienia. Na każdej stronie możesz znaleźć więcej pomocy poprzez klikniecie w znak zapytania znajdujący sie w prawym górnym rogu strony a następnie wybranie interesującego cie tematu, dla którego potrzebujesz szerszych inform 49