APLIKACJA E-IMPULS DO OBSŁUGI PRACOWNICZEGO PROGRAMU EMERYTALNEGO W BANKU SPÓŁDZIELCZYM. Maj 2017

Transkrypt

1 APLIKACJA E-IMPULS DO OBSŁUGI PRACOWNICZEGO PROGRAMU EMERYTALNEGO W BANKU SPÓŁDZIELCZYM Maj 2017

2 E - IMPULS 1) Aplikacja E-Impuls służy do obsługi Pracowniczych Programów Emerytalnych przez Zakłady Pracy; 2) Aplikacja E-Impuls jest aplikacją internetową. Jedynym wymaganiem sprzętowym jest posiadanie przeglądarki internetowej oraz dostęp do sieci Internet. Każdemu Pracowniczemu Programowi Emerytalnemu odpowiada aplikacja E-Impuls o innym (właściwym tylko dla danego Programu) adresie internetowym; 3) Aplikacja E-Impuls umożliwia: uproszczoną obsługę bazy danych Pracowników Zakładu Pracy; obsługę głosowania służącego do wyboru reprezentacji Pracowników za pomocą formularza elektronicznego; obsługę deklaracji przystąpienia do PPE (zawiera elektroniczny formularz deklaracji przystąpienia); obsługę oświadczeń (wypłaty transferowe nie są obsługiwane); wysyłkę oświadczeń oraz deklaracji do Agenta Transferowego; tworzenie list składek PPE, określających kwotowo wysokość składek Pracowników i wysyłanie takich list do Agenta Transferowego. 2

3 PIERWSZE LOGOWANIE 1) Aby zalogować się do aplikacji E-impuls, należy skorzystać ze specjalnego linku otrzymanego od Agenta Transferowego wraz z tymczasowym hasłem; 2) Do logowania do aplikacji służy adres . 3

4 ZMIANA HASŁA 1) Po podaniu otrzymanego hasła tymczasowego w trakcie logowania się, pojawi się formularz zmiany hasła na nowe - podane przez użytkownika; 1) Po podaniu nowego hasła należy użyć klawisza Zmień hasło i zaloguj; 2) Hasło musi spełniać następujące kryteria: długość hasła to minimum 8 znaków; hasło musi zawierać przynajmniej jeden znak nie-alfanumeryczny; hasło musi zawierać przynajmniej jedną wielką i jedną małą literę. 4

5 STRONA GŁÓWNA 1) Po wpisaniu nowych haseł aplikacja zaloguje nas na stronę główną Na stronie głównej za pomocą umieszczonego po lewej stronie menu można przechodzić pomiędzy zakładkami dotyczącymi poszczególnych funkcji programu; Na ekranie pojawi się lista wszystkich oczekujących na zaakceptowanie deklaracji PPE; Przy użyciu opcji Zobacz wszystkie rekordy można przejść ze strony głównej aplikacji bezpośrednio do zakładki z listą deklaracji, tak aby widoczne były wszystkie deklaracje, bez względu na ich status. 5

6 PRACOWNICY 1) Zakładka służy do gromadzenia danych osobowych pracowników przystępujących do określonego programu PPE (dane wprowadza tylko administrator). Na ekranie widoczna jest lista zarejestrowanych pracowników, zawierająca PESEL, Nazwisko i Imię, data utworzenia deklaracji (jeżeli została utworzona), data głosowania (jeżeli pracownik wziął udział w głosowaniu) oraz to, czy pracownik jest aktywny. 6

7 REJESTRACJA NOWEGO PRACOWNIKA Aby zarejestrować nowego pracownika należy kliknąć NOWY i wypełnić pola z danymi osobowymi PESEL pole obowiązkowe; IMIĘ PRACOWNIKA pole obowiązkowe; DRUGIE IMIĘ pracownika - pole nie jest obowiązkowe; NAZWISKO pracownika pole obowiązkowe; ADRES pracownika - pole nie jest obowiązkowe, pole musi być zgodne z formatem adresu przynajmniej jedna kropka po tym znaku); AKTYWNOŚĆ - dla nowego pracownika box aktywności jest automatycznie zaznaczany (można go wyłączyć). 7

8 REJESTRACJA NOWEGO PRACOWNIKA Aby zapisać dane pracownika w aplikacji, należy użyć jednej z opcji dostępnych na górnej listwie: ZAPISZ ta opcja służy do zapisania danych (po zapamiętaniu danych, ekran przestawi się w tryb modyfikacji danych nowododanego pracownika: pojawiają się sekcje dotyczące deklaracji oraz głosowania); ZAPISZ I WRÓĆ - oprócz zapisania danych powoduje powrót do ekranu z listą pracowników; ZAPISZ I NOWY - po zapisaniu danych następuje wyczyszczenie formularza. Umożliwia to natychmiastowe wprowadzenie danych kolejnego pracownika. 8

9 SZCZEGÓŁY PRACOWNIKA Po wprowadzeniu i zapisaniu nowego Uczestnika Pracownik zostaje dodany do listy Pracowników. Po kliknięciu w Nazwisko i Imię otrzymuje podgląd wprowadzonych danych Pracownika, jak również informacje o Deklaracjach, szczegółach umowy PPE, czy Głosowaniu. 9

10 EKSPORT LISTY PRACOWNIKÓW Opcja służy do eksportu danych pracowników do pliku w formacie excel (Export do Excela) lub CSV (Export do CSV); Wygenerowany plik zawiera kolumny odpowiadające danym pracownika: PESEL, imię, drugie imię, nazwisko, , aktywność (tak- aktywny, nie - nieaktywny); Plik jest następnie pobierany za pomocą przeglądarki internetowej 10

11 IMPORT LISTY PRACOWNIKÓW Z PLIKU Plik musi zawierać następujące kolumny odpowiadające poszczególnym danym osobowym kolejnych pracowników: aktywność (dopuszczalne wartości: 1 lub tak- aktywny, 0 lub nie - nieaktywny) drugie imię imię nazwisko PESEL Pierwszy wiersz w pliku musi zawierać nagłówki kolumn - przy czym muszą one zawierać polskie znaki, aby kolumny zostały pomyślnie zaczytane. 11

12 IMPORT LISTY PRACOWNIKÓW Z PLIKU Przed wczytaniem pliku, należy określić źródło danych. W polu plik, za pomocą opcji Wybierz plik możemy wybrać plik w jednym z dostępnych formatów: CSV, TXT (formaty tekstowe) oraz pliki programu Microsoft Excel. Jeżeli dane są poprawne, za pomocą klawisza Uruchom import można rozpocząć import (w przeciwnym razie, można użyć klawisza Wstecz, aby powrócić do poprzedniego ekranu). Po rozpoczęciu importu, na ekranie pojawi się pasek postępu. 12

13 IMPORT LISTY PRACOWNIKÓW Z PLIKU Po zakończeniu importu na ekranie pojawi się informacja o liczbie zaimportowanych rekordów oraz nowy klawisz OK. Po jego użyciu następuje powrót do ekranu Pracownicy. W przypadku próby zaczytania błędnych danych, w momencie przejścia do ekranu z podglądem danych otrzymamy komunikaty o błędzie, np. w przypadku błędnego (za krótkiego) nr PESEL pracownika otrzymamy informację "Błędny numer PESEL!". W przypadku braku oznaczenia wymaganych kolumn w pliku, pojawi się komunikat o braku rekordów do importu i błędnej zawartości pliku. W obu przypadkach żadne dane z pliku nie zostaną zaimportowane i opcje umożliwiające przejście dalej tzn. OK oraz Uruchom import pozostaną nieaktywne (wyszarzone, a zatem niedostępne do użycia). 13

14 DEKLARACJE Zakładka umożliwia wysyłanie, przeglądanie złożonych formularzy, zmianę ich statusu (akceptację oraz przesyłanie ich do PSAT), a także wysyłanie mailingu z deklaracjami do uczestników. Zakładka zawiera 4 podstrony: Lista deklaracji Ustawienia Link do składania deklaracji Wysyłka linków 14

15 LISTA DEKLARACJI Zakładka służy do wysyłania deklaracji do pracowników oraz odbierania, akceptacji i przesyłania wypełnionych deklaracji przystąpienia do PPE do Agenta Transferowego. Deklaracje przesyłane są do AT w ramach wysyłanych zgodnie z harmonogramem zbiorczych plików PPEAT. Lista Deklaracji w której Administrator znajdzie wszystkie nowe, wydrukowane, zaakceptowane i przekazane do PSAT Deklaracje. Klikając na Nazwisko i Imię Pracownika może podejrzeć/sprawdzić dane i poprawność uzupełnienia, jak również zmienić jej status na zgodny z podjętą przez siebie decyzją. 15

16 STATUS DEKLARACJI NOWA deklaracja przesłana do pracownika, w trakcie wypełniania, nie jest widoczna na ekranie Lista deklaracji PPE DO WYDRUKU otrzymana od pracownika, deklaracja do sprawdzenia, nie wydrukowana, można zmienić jej status na: wydrukowana, zaakceptowana, anulowana WYDRUKOWANA sprawdzona, wydrukowana przez pracownika, przekazana do podpisu, można zmienić jej status na zaakceptowana, anulowana ZAAKCEPTOWANA sprawdzona przez pracownika, po zaakceptowaniu nie ma możliwości zmiany jej statusu, deklaracja jest automatycznie przesyłana do PSAT ANULOWANA deklaracja zawierająca błędne dane lub taka która z jakiś powodów nie powinna zostać wysłana do PSAT do zarejestrowania; nie można zmienić jej statusu WYSŁANA DO PSAT deklaracja zaakceptowana i przesłana w pliku PPEAT do PSAT, status deklaracji zmieniany jest automatycznie przez system w momencie wysyłki pliku. 16

17 LISTA DEKLARACJI Ekran Lista Deklaracji umożliwia: sortowanie danych według wartości każdej z kolumn (za pomocą kliknięcia w nazwę kolumny) wyszukiwanie deklaracji po wartości przyjmowanej w poszczególnych kolumnach: PESEL, Imię i Nazwisko (można wpisać tekst do wyszukania w którymkolwiek z tych pól), Status oraz Data Utworzenia (pola z filtrami znajdują się nad listą; oprócz opcji Filtruj służącej do wyszukiwania, dostępna jest także opcja Wyczyść, jeżeli chcemy usunąć wprowadzone wcześniej wartości pól służących do filtrowania. Opcja taka pojawia się dopiero po faktycznym wyszukaniu rekordów) drukowanie zaznaczonych deklaracji (opcja Drukuj - umieszczona na górnej listwie) akceptowanie wybranych/wszystkich deklaracji (opcja Akceptuj umieszczona na górnej listwie) anulowanie wybranych/wszystkich deklaracji (opcja Anuluj umieszczona na górnej listwie) eksportowanie deklaracji do pliku w formacie Excel lub CSV (opcja Export do Excela na górnej listwie, oraz rozwijana pod nią opcja Export do CSV). 17

18 LISTA DEKLARACJI W przypadku, gdy nie zaznaczono żadnej deklaracji do anulacji lub akceptacji na ekranie pojawia się stosowny komunikat: W przypadku zaakceptowania deklaracji na ekranie pojawi się komunikat o liczbie zaakceptowanych dokumentów. W przypadku próby zmiany statusu deklaracji, przy przejściu dla którego statusu nie można zmienić np. z anulowanej na zaakceptowana na ekranie pojawia sie komunikat 18

19 USTAWIENIA Ustawienia w tej opcji Administrator ma do dyspozycji narzędzie, za pomocą którego może stworzyć szablon wiadomości do wysyłki linków do deklaracji. Natomiast w celu wysłania linków należy przejść do części Wysyłka Linków. 19

20 LINK DO SKŁADANIA DEKLARACJI Link do składania deklaracji w tej części Administrator ma udostępniony link do deklaracji. Po kliknięciu w link lub skopiowaniu go do przeglądarki internetowej otworzy się okno gotowe do złożenia deklaracji: 20

21 WYSYŁKA LINKÓW Zakładka służy do zbiorowego wysyłania maili z linkami do formularzy Deklaracji do pracowników. Treść maila jest definiowana w zakładce Ustawienia. Wiadomości powinny zawierać spersonalizowane linki do witryny internetowej służącej do wypełniania deklaracji przystąpienia do PPE przez konkretnych pracowników. Adresy , na które wysyłane są wiadomości pobierane z danych pracowników ustawianych w zakładce Pracownicy. 21

22 WYSYŁKA LINKÓW Aby przesłać maile z linkami do deklaracji do pracowników, konieczne jest sparametryzowanie wiadomości owych danych w zakładce Ustawienia. W przypadku braku parametryzacji tych danych na ekranie Deklaracje - Wysyłka linków nie pojawia się klawisz Wyślij linki do pracowników. Jeżeli parametry wiadomości są ustawione, można wybrać jedną z opcji: Wysyłka linków do pracowników, którzy nie wypełnili jeszcze deklaracji i nie otrzymali z linkiem; Wysyłka linków do pracowników, którzy nie wypełnili jeszcze deklaracji, niezależnie czy z linkiem czy też nie; Wysyłka linka testowego na wskazany adres (służy do wysłania testowej wiadomości na pojedynczy adres podany w polu na ekranie. Po zaznaczeniu odpowiedniej opcji należy użyć przycisku Wyślij link do pracowników. 22

23 WYSYŁKA LINKÓW Pojawia się wtedy okno dialogowe z pytaniem: Czy na pewno rozpocząć wysyłkę?; Po wybraniu opcji Anuluj operacja zostanie wstrzymana, po wybraniu opcji OK nastąpi wysłanie wiadomości. Na ekranie pojawia się pasek postępu wysyłki; Po jej zakończeniu na ekranie pojawia sie informacja o liczbie wysłanych i pominiętych powiadomień oraz nowy klawisz Zamknij; Po kliknięciu w ten klawisz następuje powrót do ekranu głównego Wysyłka maili. 23

24 PRZESYŁANIE DEKLARACJI DO PSAT Po zmianie statusu deklaracji na zaakceptowana, oczekuje ona na automatyczne wysłanie do PSAT w pliku PPEAT. Plik PPEAT tworzony jest zgodnie z harmonogramem - o określonych w panelu administracyjnym godzinach. Wysyłane są w nim deklaracje o statusie zaakceptowana i oświadczenia wypłaty o statusie zaakceptowane. W wyniku tego procesu, ich status zmieniany jest na wysłane do PSAT. Nazwa i zawartość pliku są opisane w specyfikacji formatu dostarczonej przez PSAT. WAŻNE!!! Zgodnie z tym formatem, w jednym dniu do Agenta Transferowego może zostać wysłane maksymalnie 9 plików PPEAT. Kolejne pliki mogą być stworzone dopiero kolejnego dnia. 24

25 OŚWIADCZENIA W module Oświadczenia znajdują się następujące opcje: Lista Oświadczeń gdzie Administrator znajdzie wszystkie nowe, wydrukowane, zaakceptowane i przekazane do PSAT Oświadczenia. Klikając na Nazwisko i Imię Pracownika może podejrzeć/sprawdzić dane i poprawność uzupełnienia jak również zmienić jej status zgodny z podjętą przez siebie decyzją. 25

26 LINKI DO SKŁADANIA OŚWIADCZEŃ Linki do składania oświadczeń w tej części Administrator ma udostępniony link do oświadczeń, poprzez który sam może wprowadzić oświadczenie Pracownika bądź wysłać mailem do Pracownika: Po kliknięciu w link otworzy się okno gotowe do złożenia Oświadczenia. 26

27 WYSYŁKA LINKÓW Wysyłka linków w tym miejscu Administrator zaznaczając odpowiednią opcję może wysłać linki do złożenia Oświadczenia (jednego lub kilku linków) do osób wprowadzonych w opcji Adresaci. Administrator ma do dyspozycji narzędzie, za pomocą którego może zmodyfikować standardową treść powiadomienia. Natomiast w celu wysłania linków na samym dole ekranu znajdzie przycisk Wyślij linki za pomocą którego zostaną wysłane maile do wskazanych w części Adresaci Pracowników. 27

28 LISTA SKŁADEK W module Listy Składek Administrator przez zapisanie Nowej Listy może wprowadzić listę Pracowników i ich składki wpisując je w tabelkę odręcznie lub zaimportować ją z pliku. 28

29 LISTA SKŁADEK Aplikacja umożliwia wczytanie pliku z listą składek PSO (tylko podstawowe) lub PPE (podstawowe i/lub dodatkowe) zgodnego opisanym poniżej formatem. Program akceptuje pliki: W stronie kodowej Windows 1250 Pola w pliku muszą być oddzielone znakiem tabulacji, W treści pola brak znaku tabulacji, Koniec rekordu w każdym pliku: CR+LF Data w formacie RRRR-MM-DD Pola typu MONEY zawierające kwotę składki mają przecinek jako separator dziesiętny W przypadku braku kwoty należy wpisać: 0 29

30 LISTA SKŁADEK Po wpisaniu/importowaniu przez Administratora Pracowników na listę należy ją zapisać, w momencie zapisu Aplikacja otwiera nowe opcje, które możemy wykorzystać w celu: kopiowania listy na drugi termin może usunąć listę otworzyć listę w PDF wyeksportować listę do pliku Excel, CSV czy TXT może jeszcze raz zaimportować listę Jeśli lista jest prawidłowa na tym ekranie Administrator może również zmienić status listy na zaakceptowana i lista zostanie przekazana do PSAT. 30

31 LISTA SKŁADEK Po zapisaniu i ew. zaakceptowaniu listy Administrator może wrócić do strony głównej Listy Składek, przez kliknięcie na moduł Listy Składek gdzie zobaczy podgląd na wszystkie wprowadzone listy wraz z ich statusem i sumą wszystkich składek oraz liczbą wprowadzonych pozycji: 31

32 GŁOSOWANIE W module Głosowanie Administrator ma do dyspozycji następujące opcje: Kandydaci w tej opcji Administrator dostępne jest tworzenie listy kandydatów i przeglądanie uzyskanych w głosowaniu wyników. 32

33 GŁOSOWANIE Ustawienia Administrator ma do dyspozycji narzędzie, za pomocą którego może zmodyfikować standardową treść wiadomości i tekstu na stronie do głosowania, wpisać początek i koniec głosowania, aktywować głosowanie. Natomiast w celu wysłania linków należy przejść do kolejnej opcji Wysyłka linków : 33

34 GŁOSOWANIE Wysyłka linków w tym miejscu Administrator zaznaczając odpowiednią opcję może wysłać indywidualne linki do udziału w głosowaniu na Kandydata przez pracowników, którzy zostali wprowadzeni w module Pracownicy. Może również wznowić wysyłkę linków do nowo wprowadzonych pracowników, jak również do tych, którym wysłał, ale nie odpowiedzieli na wiadomość i nie wysłali Deklaracji. Może również wykonać próbę wysyłki na wskazany w polu adres . Ponadto ma podgląd na statystyki Głosowania: 34