ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI I PROCESAMI część pierwsza

1 ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI I PROCESAMI część pierwsza

2 AGENDA Pojęcia podstawowe: Co to jest projekt Co to jest program Parametry projektu Trójkąt zakresu projektu Sprawdź się! pytania i zagadnienia do samodzielnej realizacji

POJĘCIA PODSTAWOWE 3 Co to jest projekt? Projekt to sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i związanych ze sobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonania w określonym terminie bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodnie z założonymi wymaganiami

POJĘCIA PODSTAWOWE 4 Co to jest projekt? Projekt to sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i związanych ze sobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonania w określonym terminie bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodnie z założonymi wymaganiami

POJĘCIA PODSTAWOWE 5 Co to jest projekt? Projekt to sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i związanych ze sobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonania w określonym terminie bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodnie z założonymi wymaganiami

POJĘCIA PODSTAWOWE 6 Co to jest projekt? Sekwencja działań to zdefiniowana część pracy, która wynika z wymagań technicznych Niepowtarzalne działanie projekt nigdy wcześniej nie istniał i nigdy nie powtórzy się w tych samych warunkach (Nawet gdy będziemy realizować ten sam projekt jeszcze raz, będziemy podejmować działania w odmiennych sytuacjach i warunkach)

POJĘCIA PODSTAWOWE 7 Co to jest projekt? Złożone działania Proste działania to np. koszenie trawy, mycie samochodu czy wyrzucenie śmieci Projekt tworzą złożone działania, do takich należą np. zaprojektowanie intuicyjnego interfejsu użytkownika do nowoczesnego telefonu multimedialnego

POJĘCIA PODSTAWOWE 8 Co to jest projekt? Działania powiązane, to takie między którymi zachodzą logiczne lub techniczne relacje. Rezultat jednego jest nakładem drugiego. Jeden cel projekty muszą mieć jeden konkretny cel ogólny, np. Budowa systemu dystrybucji dla nowej grypy wyrobów Cel ogólny (Goal) dzieli się na cele kierunkowe (Objectives), których realizacja przyczynia się do realizacji celu ogólnego

POJĘCIA PODSTAWOWE 9 Co to jest projekt? Określony czas realizacji każdy projekt ma określony termin zakończenia (the final deadline). Termin ukończenia projektu jest poza kontrola zespołu projektowego. Bez przekraczania budżetu zasoby przeznaczone do realizacji projektu są określone i ograniczone co do ich wielkości. W czasie realizacji projektu zarządzający mogą te limity dostosowywać do bieżących potrzeb projektu ale dla menadżera projektu całkowita wielkość zasobów jest stała.

POJĘCIA PODSTAWOWE 10 Co to jest projekt? Zgodnie z wymaganiami klient oczekuje od wykonawcy sprawności działania i wysokiej jakości wykonania, zgodnie z określoną specyfikacją Program to zbiór projektów. Programy obejmują wiele projektów np. program kosmiczny NASA składa się z wielu projektów badawczo-naukowych a każdy z nich ma inny cel. Program zatem w przeciwieństwie do projektu może mieć wiele celów.

POJĘCIA PODSTAWOWE 11 Przykłady projektów: Projekt Manhattan, Projekt U2 Projekt Apollo, Projekt Euro Tunnel Projekt Manhattan Projekt U2 Euro Tunnel Projekt Apollo Projekt budowy bomby atomowej Projekt budowy w budowy Projekt lotu czasie na samolotu Księżyc II Wojny Światowej. szpiegowskiego podziemnego tunelu kolejowego łączącego Priorytet: czas realizacji i Priorytet: Wielką powodzenie Brytanie czas misji realizacji z Francją. (wyścig (wyścig technologiczny zbrojeń) między Efekt: duże przekroczenie USA i ZSRR) terminy realizacji i budżetu projektu

12 POJĘCIA PODSTAWOWE Statystyka projektów (1): 31% jednostkowych przedsięwzięć zostanie anulowane przed ich zakończeniem, 52,7% przedsięwzięć jednostkowych będzie kosztować średnio o 89% więcej niż poprzednio przewidywano Źródło: Studium 365 przedsięwzięć, Standish Group International

POJĘCIA PODSTAWOWE 13 Statystyka projektów (2): Tylko 16,2% projektów w dziedzinie oprogramowania zmieści się w założonym budżecie i czasie realizacji Źródło: Studium 365 przedsięwzięć, Standish Group International

14 POJĘCIA PODSTAWOWE Statystyka projektów (3): W wielkich firmach tylko 9% przedsięwzięć jednostkowych kończy się w zaplanowanym terminie i założonym budżecie Średnie przekroczenie czasowe pierwotnej estymacji wynosi 222% Źródło: Studium 365 przedsięwzięć, Standish Group International

15 POJĘCIA PODSTAWOWE W każdym projekcie wymagania definiowane są aż przez pięć parametrów: zakres, jakość, koszty, czas, zasoby. Te parametry są wzajemnie współzależne to znaczy że zmiana jednego może pociągać za sobą zmianę pozostałych

16 POJĘCIA PODSTAWOWE Zakres projektu to dokument określający jego granice. Zakres projektu definiuje nie tylko to co zostanie zrobione, ale także to co nie zostanie wykonane. Zakres projektu zwany jest również: specyfikacją, zakresem prac, dokumentem porozumienia, oświadczeniem o zakresie projektu, czy formularzem projektu.

POJĘCIA PODSTAWOWE 17 Zakres projektu to dokument który jest podstawą określenia dalszych prac w projekcie. Dlatego bardzo ważne jest właściwe określenie zakresu projektu.

POJĘCIA PODSTAWOWE 18 Jakość - wyróżniamy w projekcie dwie kategorie jakości: Jakość produktu rozumianą jako jakość rezultatów, dostarczonych w wyniku realizacji projektu, Jakość procesu zarządzania projektem czyli efektywność procesu zarządzania Dobry program zarządzania jakością jest korzystny dla klienta oraz dla wykonawcy, który może wykorzystywać swoje zasoby bardziej efektywnie, ograniczając marnotrawstwo i liczbę poprawek.

19 POJĘCIA PODSTAWOWE Koszty wyrażone są w jednostkach pieniężnych i określone w formie budżetu projektu. Koszty są bardzo ważnym zagadnieniem od początku do końca cyklu realizacji projektu. Pierwszy problem pojawia się już na etapie określania formalnego zakresu projektu. Zwykle na podstawie zakresu projektu przedstawiany jest całkowity koszt projektu. Możliwa jest również sytuacja gdy klient określa maksymalny budżet i do niego dostosowuje się zakres projektu.

POJĘCIA PODSTAWOWE 20 Czas klient określa ramy czasowe, w tym termin ukończenia projektu. Czas realizacji projektu można skrócić lecz zwykle jest to związane ze wzrostem kosztów. Czas to zasób, którego nie można zmagazynować. Czas jest zużywany bez względu na to jak go wykorzystujemy. Jednym z podstawowych zadań zarządzania projektem jest realizacja prac w założonym harmonogramie.

21 POJĘCIA PODSTAWOWE Zasoby zwykle wyróżnione są następujące grupy zasobów: Zasoby kapitałowe (fizyczny kapitał produkcyjny np. nieruchomości, maszyny, środki transportu, surowce, półfabrykaty), Zasoby ludzkie, Zasoby technologiczne (wiedza, know-how), Zasoby informacyjne (informacje wykorzystywane w procesie decyzyjnym). Jednym z kluczowych umiejętności menadżera projektu jest umiejętne zarządzanie zasobami tzn. sposobem ich wykorzystania oraz ich dostępnością czasową.

Trójkąt zakresu projektu 22 Ustalamy zakres i jakość rezultatów projektu (pole trójkąta zakresu projektu) Zakres i jakość Dostępność zasobów Rys.1. Trójkąt zakresu projektu.

Trójkąt zakresu projektu W trakcie realizacji kontrolujemy: koszty, czas, dostępność zasobów 23 Zakres i jakość Dostępność zasobów Rys.1. Trójkąt zakresu projektu.

24 Trójkąt zarządzania projektem Budżet projektu jest określony i zwykle niezmienny co do swojej wielkości Jakość i zakres Budżet Harmonogram prac Rys.2. Złoty trójkąt zarządzania projektem.

Trójkąt zarządzania projektem 25 Budżet projektu możemy zużywać na: ochronę jakości i realizację pełnego zakresu prac dotrzymanie harmonogramu prac Jakość i zakres Budżet Harmonogram prac Rys.2. Złoty trójkąt zarządzania projektem.

Sprawdź się! Zadania do samodzielnej realizacji 26 1. Scharakteryzuj czym różni się projekt od standardowego działania? Co decyduje o jego wyjątkowym charakterze? 2. Podaj przykład projektu. Podaj jaki może być jego cel ogólny (Goal) oraz jego cele kierunkowe (Objectives), prowadzące do realizacji celu ogólnego. 3. Jakie znasz prezentowane w mediach przykłady projektów? Czy zakończyły się sukcesem tzn. osiągnięto ich cele w sposób terminowy bez przekraczania budżetów?

Sprawdź się! Zadania do samodzielnej realizacji 27 4. Dlaczego trudno jest zarządzać projektem? Jakie wnioski pozwala wyciągnąć zaprezentowana statystyka projektów? 5. Co to oznacza, że parametry projektu są współzależne? Podaj przykłady ich wzajemnych zależności. 6. Wyjaśnij rolę menadżera projektów na przykładzie trójkąta zakresu projektu. Dlaczego mówimy, że projekt jest system dynamicznym a menadżer projektu zajmuje się jego równoważeniem?

Bibliografia 28 Bibliografia wykorzystana do przygotowania prezentacji 1. Wysocki Robert K., Mcgary Rudd, Efektywne zarządzanie projektem, wydanie III, Helion, Gliwice 2005 2. Kercher Harold, Zarządzanie projektem Studium przypadków, Helicon 2005 3. Trzaskalski Tadeusz (red.), Wybrane zagadnienia zarządzania projektem, AE Katowice 2005 4. Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami: Third Edition, Management Training & Development Centre, Warszawa 2006 5. Troch Michał, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2003 6. Kerzner Harold, Advanced Project Management, Helion, Warszawa 2005

29 61-755 POZNAŃ UL. E. ESTKOWSKIEGO 6 Rektorat tel. 61 850 47 81 Dziekanat tel. 61 850 47 64 Księgowość tel. 61 850 47 79 Kadry tel. 61 850 47 71 fax 61 850 47 89 rektorat@wsl.com.pl www.wsl.com.pl DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ