ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI I PROCESAMI część druga

Transkrypt

1 1 ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI I PROCESAMI część druga

2 AGENDA 2 Cykl realizacji projektu Pułapka nadziei Malejąca efektywność włożonej pracy Definiowanie zakresu projektu

3 CYKL REALIZACJI PROJEKTU 3 Zarządzanie projektem Cykl realizacji projektu (5-Phase Project Management)

4 Cykl realizacji projektu 4 Etapy cyklu realizacji projektu: (5-Phase Project Management) 1. Zdefiniuj zakres projektu, 2. Stwórz plan działania, 3. Rozpocznij wykonanie planu, 4. Monitoruj i kontroluj postępy prac nad projektem 5. Zamknij projekt

5 Cykl realizacji projektu Wewnętrzna pętla zarządzania: Plan - Realizacja 1. - Zdefiniuj Kontrola powtarzana zakres wielokrotnie aż wyniki projektu kontroli pozwolą na zamknięcie projektu 3. Rozpocznij wykonanie planu 5. Zamknij projekt 2. Stwórz plan działania 4. Monitoruj i kontroluj postępy prac nad projektem 5 Rys. Cykl realizacji projektu z pętlą plan - realizacja - kontrola

6 Cykl realizacji projektu 6 Etapy cyklu realizacji projektu: (5-Phase Project Management) 1. Zdefiniuj zakres projektu, Określ problem, Wyznacz główny cel, Zdefiniuj cele cząstkowe, Określ kryteria sukcesu, Zrób listę wątpliwości, rodzajów ryzyka i przeszkód

7 Cykl realizacji projektu 7 Etapy cyklu realizacji projektu: (5-Phase Project Management) 2. Stwórz plan działania, Określ działania w ramach projektu, Oszacuj czas realizacji projektu, Zdefiniuj wymagane zasoby, Stwórz i przeanalizuj diagram sieci projektu.

8 Cykl realizacji projektu 8 Etapy cyklu realizacji projektu: (5-Phase Project Management) 3. Rozpocznij wykonanie planu, Stwórz i zorganizuj zespół projektowy, Ustal zasady pracy w zespole, Zaplanuj racjonalne wykorzystanie zasobów, Zrób harmonogram i podziel w nim zaplanowaną pracę na etapy, Przygotuj wzory dokumentów do wypełnienia po ukończeniu każdego z etapów prac.

9 Cykl realizacji projektu 9 Etapy cyklu realizacji projektu: (5-Phase Project Management) 4. Monitoruj i kontroluj postępy prac nad projektem, Wprowadź system kontroli generujący raporty o postępach projektu, Wprowadź narzędzia i procesy kontroli zmian, Zdefiniuj proces eskalacji problemów, Monituj postępy, sprawdzaj czy prace są wykonywane zgodnie z planem, W miarę potrzeb zmieniaj plan projektu.

10 Cykl realizacji projektu 10 Etapy cyklu realizacji projektu: (5-Phase Project Management) 5. Zamknij projekt Zadbaj o akceptację ze strony klienta, Dostarcz rezultaty projektu, Skompletuj dokumentacje projektu, Przeprowadź audit powdrożeniowy, Przygotuj raport końcowy projektu.

11 Problemy, pułapki w realizacji projektu 11 Pułapka nadziei Malejąca efektywność włożonej pracy

12 Problemy, pułapki w realizacji projektu 12 Pułapka nadziei mamy z nią do czynienia, gdy jeden z członków zespołu projektowego ma opóźnienia w stosunku do harmonogramu i ukrywa ten fakt, licząc na to, że nadrobi zaległości, zanim nastąpi termin kolejnego spotkania-raportu Spóźnialskimi kieruje nadzieja, że uda im się zdążyć na czas i ukryć bieżące problemy, niedociągnięcia.

13 Problemy, pułapki w realizacji projektu 13 Pułapka nadziei Poważny problem dla menadżera projektu, który poprzez fałszywe raporty nie widzi zagrożenia dla realizacji całego projektu Zapobieganie: Menadżer musi umieć ocenić, czy raporty które otrzymuje są rzetelne Dobrym rozwiązaniem są również kontrole wyrywkowe

14 Problemy, pułapki w realizacji projektu 14 O Malejącej efektywności włożonej pracy mówimy gdy członek zespołu mimo, że pracuje w pocie czoła, nie robi żadnych lub prawie żadnych postępów Jest to przypadek projektów, które ciągle są ukończone w 95 %, bez względu na ilość włożonej pracy

15 Nakład pracy Problemy, pułapki w realizacji projektu 15 Malejąca Nieproporcjonalnie efektywność duży włożonej pracy nakład pracy potrzebny na zamknięcie projektu 100% 25% 50% Procent realizacji projektu

16 16 Stwórz jednostronicowy dokument tzw. statut projektu który będzie odpowiadał na pytania: Jakiego problemu będzie dotyczył projekt? Jaki jest cel główny i cele cząstkowe? Jak zmierzymy sukces projektu? Jakie czynniki, obszary ryzyka i przeszkody mają wpływ na projekt?

17 17 Cel główny i cele cząstkowe wyznaczają zakres projektu, na ich podstawie można zbudować szczegółowy plan projektu Uwaga: Przyjmij do wiadomości, że projekt jest zmienny, dynamiczny. Zmian należy się spodziewać. Mimo najlepszych chęci nie sposób określić zakresu projektu, tak aby nie trzeba było wprowadzać zmian.

18 18 Definiowanie projektu Jeśli nie wiesz, dokąd zmierzasz to skąd będziesz wiedział, kiedy i czy w ogóle osiągniesz cel

19 Sprawdź się! Zadania do samodzielnej realizacji Scharakteryzuj czym różni się projekt od standardowego działania? Co decyduje o jego wyjątkowym charakterze? 2. Podaj przykład projektu. Podaj jaki może być jego cel ogólny (Goal) oraz jego cele kierunkowe (Objectives), prowadzące do realizacji celu ogólnego. 3. Jakie znasz prezentowane w mediach przykłady projektów? Czy zakończyły się sukcesem tzn. osiągnięto ich cele w sposób terminowy bez przekraczania budżetów?

20 20 Definiowanie projektu Podstawowy problem to problem komunikacji Jeżeli problem komunikacji (między stronami projektu) pojawi się już na początku projektu to będzie zwykle trwał aż do końca

21 21 Definiowanie projektu Odróżnij realne potrzeby od zachcianek klienta Klient często nie wie czego dokładnie potrzebuje. Jeśli tego nie wyjaśnisz na początku projektu to trudno będzie na jego końcu osiągnąć jego satysfakcje

22 22 Definiowanie projektu Tworzenie warunków satysfakcji Ludzie mają często trudności ze zrozumieniem tego, co słyszą od innych NAUCZ SIĘ SŁUCHAĆ!

23 23 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 1. Klient Chciałbym zamówić 5 nowych maszyn koloru zielonego. Proszę o dostarczenie ich do mojego magazynu do 1lutego 2008 roku

24 24 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 2. Wykonawca Jest pan zainteresowany pięcioma maszynami, które mają być dostarczone do pana magazynu do 1lutego 2008 roku

25 25 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 3. Klient Tak naprawdę, 1lutego 2008 roku to ostateczny termin w którym mógłby pan wysłać transport. Podkreślam że maszyny maja być zielone

26 26 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 4. Wykonawca Zatem jeśli 1lutego 2008 roku wyśle do pana pięć zielonych maszyn, będzie pan usatysfakcjonowany?

27 27 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 5. Klient Tak lecz interesuje mnie nowy model, a nie stary

28 28 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 6. Wykonawca Nowy model?

29 29 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 7. Klient Tak, nowy model

30 30 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 8. Wykonawca Myślę, ze mam jasność co do przedmiotu zamówienia

31 31 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 9. Klient Wierzę, że tak

32 32 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 10. Wykonawca Biorąc pod uwagę mój aktualny plan produkcji, oraz potrzebę zakupu zielonej farby mogę do pana wysłać 2 maszyny 25 stycznia oraz 3 następne 8 lutego 2008 roku

33 33 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 11. Klient Jeśli dobrze rozumiem, otrzymam pięć nowych maszyn w kolorze zielonym w dwóch partiach dostawy dwie 25 stycznia oraz 3 następne 8 lutego 2008 roku. Czy tak?

34 34 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 12. Wykonawca Niezupełnie. Nie otrzyma ich pan w tych terminach. 25 stycznia 8 lutego to daty, w jakich wyślę przesyłki

35 35 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 13. Klient Zatem podsumujmy, abym miał pewność, że rozumiem co może mi pan dostarczyć. Wyprodukujecie pięć maszyn nowego modelu w kolorze zielonym. 25 stycznia wyśle pan 2 maszyny a pozostałe trzy 8 lutego

36 36 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 14. Wykonawca Zgada się!

37 37 Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 1. Prośba klienta 2. Wyjaśnienie 3. Odpowiedz 4. Porozumienie Rys. Proces tworzenia warunków satysfakcji

38 38 Krok 1 W tym kroku klient Uzgodnienie warunków satysfakcji przedstawia co od Przykład Rozmowa Klient Wykonawca nas oczekuje (składa zapytanie ofertowe) 1. Prośba klienta 2. Wyjaśnienie 3. Odpowiedz 4. Porozumienie Rys. Proces tworzenia warunków satysfakcji

39 39 Krok 2 Uzgodnienie warunków satysfakcji jak zrozumieliśmy Przykład Rozmowa Klient Wykonawca Wyjaśniamy klientowi jego oczekiwania - parafrazujemy! 1. Prośba klienta 2. Wyjaśnienie 3. Odpowiedz 4. Porozumienie Rys. Proces tworzenia warunków satysfakcji

40 40 Krok 3 Klient odpowiada (potwierdza) czy dobrze zrozumieliśmy jego potrzeby Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 1. Prośba klienta 2. Wyjaśnienie 3. Odpowiedz 4. Porozumienie Rys. Proces tworzenia warunków satysfakcji

41 Krok 4 41 Ustalamy szczegóły (i zapisujemy zakres projektu), dochodzi do porozumienia stron (będącego podstawą przyszłej satysfakcji z realizacji projektu) Uzgodnienie warunków satysfakcji Przykład Rozmowa Klient Wykonawca 1. Prośba klienta 2. Wyjaśnienie 3. Odpowiedź 4. Porozumienie Rys. Proces tworzenia warunków satysfakcji

42 42 Definiowanie projektu Kryteria sukcesu (kryteria ukończenia projektu) Nie pisz niczego co może być dwuznacznie interpretowane. Kryteria sukcesu nie powinny pozostawać żadnych niedomówień mogą albo zostać spełnione i wtedy projekt zakończy się sukcesem albo nie i wtedy projekt zakończy się porażką. Trzeciej drogi nie ma!

43 43 Definiowanie projektu Opis kryteriów sukcesu Kryteria muszą odpowiadać na pytanie co musimy zrobić, aby klient uznał projekt za zakończony sukcesem Kryteria sukcesu muszą być koniecznie wymierne, a korzyści biznesowe realne

44 44 Definiowanie projektu Kategorie korzyści biznesowych Wzrost przychodów określony w ujęciu pieniężnym lub procentowym Obniżenie kosztów określony w ujęciu pieniężnym lub procentowym

45 45 Definiowanie projektu Kategorie korzyści biznesowych Poprawa jakości obsługi trudny do określenia liczbowo. Można go określić procentowo np. jako wzrost satysfakcji klientów lub zmniejszenie liczby składanych skarg.

46 46 Definiowanie projektu Opis kryteriów sukcesu Wymaga często kreatywności. Jeśli nie można bezpośrednio wykazać do wzrostu sprzedaży, obniżki kosztów lub podniesienia jakości wtedy musisz zaproponować jakąś inna miarę.

47 47 Podsumowanie Pełne zrozumienie zakresu projektu jest warunkiem koniecznym do osiągnięcia sukcesu w kolejnych etapach planowania i wykonania planu projektu

48 Sprawdź się! Zadania do samodzielnej realizacji 48 Tematy do dyskusji Zakres projektu (1) Po przeczytaniu warunków satysfakcji nabierasz podejrzeń, że klient powiedział Ci, iż chce więcej niż wynika z jego potrzeb. Jesteś niemal pewien, że to co klient chce, nie jest tym, czego naprawdę potrzebuje. Jak rozwiążesz ten problem?

49 Sprawdź się! Zadania do samodzielnej realizacji 49 Tematy do dyskusji Zakres projektu (2) Z jakiś powodów nie potrafisz określić potrzeb klientów. Nie znając szczegółowych potrzeb trudno jest Ci stworzyć precyzyjny plan działania. Jak rozwiążesz ten problem?

50 Sprawdź się! Zadania do samodzielnej realizacji Podaj 5 etapów cyklu realizacji projektu. 2. Wyjaśniaj zjawisko pułapki nadziei. Dlaczego pułapka nadziei może mieć destrukcyjny wpływ na projekt. Jak można przeciwdziałać temu zjawisku? 1. Wyjaśnij zjawisko malejącej efektywności pracy. Jaki ma ono wpływ na planowanie długotrwałości wykonania poszczególnych etapów projektu? Jak należy ograniczyć wpływ tego zjawiska na terminową realizację projektu?

51 Sprawdź się! Zadania do samodzielnej realizacji Wyjaśnij znaczenie etapu wyjaśniania (parafrazowania klienta) w procesie tworzenia warunków satysfakcji. 5. Zdefiniuj kryteria sukcesu oraz sposób ich pomiaru dla następujących rodzajów projektów: Projekt reorganizacji sieci dystrybucji wyrobów z kategorii FMCG, Projekt poprawy funkcjonowania działu obsługi klienta, Projekt usprawnienia zarządzania zapasami w magazynie zaopatrzenia

52 Bibliografia 52 Bibliografia wykorzystana do przygotowania prezentacji 1. Wysocki Robert K., Mcgary Rudd, Efektywne zarządzanie projektem, wydanie III, Helion, Gliwice Kercher Harold, Zarządzanie projektem Studium przypadków, Helicon Trzaskalski Tadeusz (red.), Wybrane zagadnienia zarządzania projektem, AE Katowice Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami: Third Edition, Management Training & Development Centre, Warszawa Troch Michał, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa Kerzner Harold, Advanced Project Management, Helion, Warszawa 2005

53 POZNAŃ UL. E. ESTKOWSKIEGO 6 Rektorat tel Dziekanat tel Księgowość tel Kadry tel fax rektorat@wsl.com.pl DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ