MO Moduł Zarządzania Użytkownikami Elektroniczna Platforma Edukacyjna EPED Instrukcja obsługi ELBLĄG 2012
2 z 18 Dokument opracowało: Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno-Kartograficzne OPEGIEKA Sp. z o.o. w Elblągu - Zakład Informatyki Redagował zespół pod kierownictwem mgr inż. Dariusza Szymali W składzie: inż. Wioleta Kobrzeniecka Wszelkie prawa zastrzeżone 2012 OPEGIEKA Elbląg. Kopiowanie i rozpowszechnianie zabronione. Wszystkie nazwy produktów wymienione w tej instrukcji są znakami towarowymi albo zarejestrowanymi znakami towarowymi ich producentów.
3 z 18 SPIS TREŚCI 1 WSTĘP... 4 1.1 INFORMACJE OGÓLNE... 4 1.2 WYMAGANIA TECHNICZNE... 4 1.3 DEFINICJE... 4 2 OGÓLNE ZASADY PRACY Z MODUŁEM... 5 2.1 LOGOWANIE... 5 2.2 ZARZĄDZANIE PROFILEM... 5 2.3 MENU UŻYTKOWNICY... 7 2.4 FILTROWANIE DANYCH... 7 2.5 ILOŚĆ WYŚWIETLANYCH ELEMENTÓW NA STRONIE... 7 2.6 SORTOWANIE DANYCH... 8 3 MODUŁ ZARZĄDZANIA UŻYTKOWNIKAMI... 9 3.1 UŻYTKOWNICY... 9 3.1.1 Administrator globalny... 9 3.1.2 Administrator lokalny... 9 3.2 EDYCJA WŁASNYCH DANYCH OSOBOWYCH... 9 3.3 EDYCJA UCZNIÓW... 12 3.4 EDYCJA RODZICÓW / PRAWNYCH OPIEKUNÓW... 16 3.5 EDYCJA PRACOWNIKÓW... 17 SPIS RYSUNKÓW... 18
4 z 18 1 WSTĘP 1.1 INFORMACJE OGÓLNE Moduł Zarządzania Użytkownikami jest internetowym narzędziem pozwalającym na zmianę danych osobowych i opisujących użytkownika. Jeżeli zmienił się adres zameldowania, zamieszkania, czy telefon, itp. - żaden problem, wystarczy w module Użytkowników wprowadzić zmiany. Istnieje możliwość zweryfikowania danych osobowych z Ewidencją Ludności. Życzymy Państwu przyjemnej pracy z systemem. 1.2 WYMAGANIA TECHNICZNE Aby korzystać z modułu Użytkownicy wystarczy komputer z dostępem do Internetu i zainstalowaną przeglądarką internetową: Mozilla Firefox w wersji 4.0 lub nowszej, Internet Explorer w wersji 7.0 lub nowszej. Ponadto należy zainstalować oprogramowanie do czytania plików w formacie PDF, np. Adobe Reader w wersji 6 lub nowszej (do pobrania ze strony producenta). Aby móc pracować z weksportowanymi plikami.csv należy zainstalować oprogramowanie Microsoft Excel w wersji 97 lub nowszej. Technologia zastosowana przy projektowaniu systemu gwarantuje: łatwą i intuicyjną obsługę, internetowy dostęp do systemu każdego z użytkowników, z dowolnego miejsca na świecie przez 24 godziny na dobę, bezpieczeństwo przechowywanych danych, bezawaryjność, zgodność z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych, skuteczne mechanizmy uwierzytelniania i autoryzacji użytkowników systemu. 1.3 DEFINICJE W niniejszej instrukcji obsługi przyjęto następujące oznaczenia: nazwa nazwa opcji menu, nazwa gałęzi lub podgałęzi z użyciem znaku > podane są ścieżki do danej komendy, np. Arkusz organizacyjny > Szkoły; /nazwa/ nazwa pola na formatce; [nazwa] nazwa przycisku na formatce; nazwa nazwa linku na formatce; Polecenie kliknij oznacza umieszczenie wskaźnika graficznego na określonym elemencie i naciśnięcie lewego klawisza myszy; Ważne informacje wyróżniono pogrubioną kursywą.
5 z 18 2 OGÓLNE ZASADY PRACY Z MODUŁEM 2.1 LOGOWANIE By rozpocząć pracę z systemem, w tym m.in. zmienić dane osobowe użytkowników, konieczne jest zalogowanie się do systemu. W tym celu należy kliknąć link Zaloguj znajdujący się w prawym dolnym rogu strony, co pokazano na rysunku poniżej. Rysunek 1 Zaloguj Po wykonaniu wyżej opisanej czynności pojawi się nam okno logowania (rysunek poniżej), w którym należy wpisać nazwę użytkownika, hasło, a następnie kliknąć przycisk [Login]. Rysunek 2 Okno logowania By zakończyć pracę z systemem kliknij link Wyloguj znajdujący się na dole strony. Rysunek 3 Wyloguj 2.2 ZARZĄDZANIE PROFILEM Każdy zalogowany Użytkownik ma możliwość zmiany danych swojego konta, m.in. adresu e-mail, hasła, itp. By zmienić dane naszego profilu należy kliknąć na login naszego konta, który wyświetlany jest obok linku Wyloguj. Rysunek 4 Edytuj swój profil Następnie należy kliknąć przycisk [Edytuj], by przejść do edycji naszego profilu. Wykonanie tej czynności spowoduje wyświetlenia panelu umożliwiającego ustawienie konta użytkownika. Rysunek 5 Ustawienia konta użytkownika
6 z 18 By zmienić dane użytkownika należy kliknąć przycisk [Zmień dane użytkownika]. System umożliwia zmianę m.in. imienia, nazwiska, nazwy wyświetlanej oraz adresu e-mail. Po wprowadzeniu zmian w opisie naszego konta należy kliknąć przycisk [Aktualizuj], w celu zapisania wprowadzonych informacji. Rysunek 6 Zmiana danych użytkownika By zmienić swoje hasło dostępu do systemu należy kliknąć przycisk [Zmień hasło]. Hasło systemu to hasło używane podczas logowania do Platformy Edukacyjnej. Zmianę hasła należy przeprowadzić po zalogowaniu się na swoje konto w systemie EPED. Wpisz aktualne hasło, następnie wpisz nowe hasło, wpisz je ponownie w celu potwierdzenia i naciśnij przycisk [Zmień hasło]. Po wpisaniu w odpowiednie pola aktualnego hasła i dwukrotnie nowego oraz zaakceptowaniu hasło zostanie zmienione i od tej pory musisz posługiwać się już nowym hasłem. Rysunek 7 Zmiana hasła Upewnij się, że tworzysz unikatowe hasło, które będzie chronić konto przed włamaniem. Poniżej znajduje się kilka porad ułatwiających utworzenie hasła i bezpieczne korzystanie z niego: Nikomu nie podawaj swojego hasła. Hasło powinno być łatwe do zapamiętania dla Ciebie i jednocześnie trudne do odgadnięcia przez kogoś innego. Nigdy nie zapisuj swojego hasła. Mimo że hasło może wyglądać dla innych na losowe, wymyśl sposób na jego zapamiętanie, tak aby nie było konieczne jego zapisanie. Co jakiś czas zmieniaj hasło. Nie wybieraj na hasło słowa, które można znaleźć w słowniku. Wykaż się wyobraźnią. Dodaj znaki interpunkcyjne. Mieszaj małe i wielkie litery. Używaj cyfr. Zastosowanie różnorodnych znaków utrudnia odgadnięcie hasła.
7 z 18 Pamiętaj, można zwiększyć bezpieczeństwo systemu, zmieniając regularnie hasło systemu oraz używając silnego hasła. Hasło powinno zawierać jedną cyfrę, jedną dużą literę i co najmniej 8 znaków. 2.3 MENU UŻYTKOWNICY By przejść do Modułu Użytkownicy należy kliknąć w menu górnym link Użytkownicy. 2.4 FILTROWANIE DANYCH Rysunek 8 Menu Użytkownicy Filtrowanie danych za pomocą systemu jest szybkim i łatwym sposobem znajdowania danych w podzbiorze danych znajdującym się w kolumnie tabeli i pracy z tym podzbiorem. Filtrowane dane zawierają tylko wiersze spełniające określone kryteria, zaś pozostałe wiersze są ukrywane. Przefiltrowane dane można wyeksportować do pliku.pdf lub.csv. Rysunek 9 Filtrowanie danych W module Użytkowników możesz filtrować dane po następujących kolumnach: PESEL; Imię; Nazwisko; Adres zameldowania. Po wprowadzeniu wartości w przynajmniej jednym polu kliknij przycisk [Filtruj]. Spowoduje to tymczasowe ukrycie niektórych wierszy w tabeli, pozwalając na wyświetlenie tylko tych danych, które chcesz zobaczyć. Dane można filtrować według więcej niż jednej kolumny. Filtry są addytywne, co oznacza, że każdy dodatkowy filtr jest oparty na filtrze bieżącym i dodatkowo zawęża podzbiór danych. Wyczyszczenie filtrów i kliknięcie opcji [Filtruj] spowoduje wyświetlenie wszystkich dostępnych wyników. 2.5 ILOŚĆ WYŚWIETLANYCH ELEMENTÓW NA STRONIE Użytkownik może wskazać, ile elementów będzie wyświetlanych jednorazowo w każdym widoku/tabeli. Zależnie od preferencji i szybkości połączenia można przeglądać listę na przykład w zestawach 25, 50 lub 100 elementów tabeli na stronie. Użytkownik może również wyświetlić wszystkie elementy na stronie. By ustawić ilość wyświetlanych elementów na stronie należy wskazać w rozwijalnej liście odpowiednią wartość (rys. poniżej). Rysunek 10 Ilość elementów na stronie
8 z 18 Jeśli tabela ma więcej wierszy niż mieści się na stronie (na stronie można wyświetlać od 1 do 25 wierszy), wówczas zostaje ona podzielona na strony. Rysunek 11 Stronicowanie By przejść do kolejnej strony należy kliknąć na jej numer. Kliknięcie znaku >> spowoduje przejście do ostatniej strony. 2.6 SORTOWANIE DANYCH Dane z zakresu komórek możesz również sortować. Sortowanie danych jest integralną częścią analizy danych. Może zaistnieć potrzeba uporządkowania np. listy nazwisk w kolejności alfabetycznej. Sortowanie pozwala szybko wyświetlić dane w sposób, który ułatwia lepsze ich zrozumienie, organizowanie i odnajdywanie potrzebnych danych. Dane można sortować według tekstu (od A do Z lub od Z do A), liczb (od najmniejszych do największych lub od największych do najmniejszych) oraz dat i godzin (od najstarszych do najnowszych i od najnowszych do najstarszych) w jednej lub większej liczbie kolumn. Nagłówki umożliwiają sortowanie rosnące i malejące wg dowolnej kolumny. Wybraną kolumnę możesz posortować, klikając nazwę kolumny w tabeli. System posortuje dane w kolejności A Z. Ponowne kliknięcie na nazwę kolumny spowoduje posortowanie danych w kolejności Z A. Rysunek 12 Sortowanie po nazwisku A Z
9 z 18 3 MODUŁ ZARZĄDZANIA UŻYTKOWNIKAMI 3.1 UŻYTKOWNICY Ze zintegrowanego systemu Elektroniczna Platforma Edukacyjna korzysta więcej niż jeden użytkownik. W związku z tym niezbędne staje się nadanie uprawnień do określonych funkcji i danych. Moduł Zarządzania Użytkownikami daje możliwość jasnego rozdziału uprawnień. Zapewnia to przejrzystość uprawnień oraz bezpieczeństwo danych. W systemie wyznaczono dwa typy administratorów spełniających różne funkcje. Dostępne są następujące role administratorów: 3.1.1 ADMINISTRATOR GLOBALNY Rolę Administratora globalnego posiada Pracownik Departamentu Edukacji. Administrator globalny ma dostęp do wszystkich funkcji administracyjnych. Administrator ten ma uprawnienia do zarządzania wszystkimi użytkownikami systemu. Ponadto steruje procesem tworzenia oferty edukacyjnej w module Informator Edukacyjny, procesem rekrutacji do szkół ponadgimnazjalnych oraz procesem rekrutacji do przedszkola. 3.1.2 ADMINISTRATOR LOKALNY W każdej szkole włączonej do systemu wyznaczony jest administrator lokalny. Rolę Administratora lokalnego posiada Dyrektor placówki oświatowej. W przypadku uprawnień administratora zarządzającego użytkownikami mogą występować pewne ograniczenia. Administrator lokalny nie ma dostępu do listy wszystkich użytkowników systemu. Posiada on uprawnienia do edycji danych użytkowników przypisanych do jego placówki. Administrator lokalny ma dostęp do uczniów, ich rodziców/opiekunów prawnych, którzy zostali dodani do Ksiąg Ucznia. Ponadto, Administrator lokalny ma dostęp wyłącznie do listy pracowników pedagogicznych, administracji i obsługi, którzy zostali dodani do modułu Kadra. 3.2 EDYCJA WŁASNYCH DANYCH OSOBOWYCH By edytować dane osobowe Administratora należy w sekcji własne dane osobowe kliknij przycisk [Edytuj]. Rysunek 13 Własne dane osobowe Następnie edytuj dane osobowe poprzez wprowadzenie odpowiednich danych w polach tekstowych.
10 z 18 Rysunek 14 Edycja własnych danych osobowych PAMIĘTAJ: Należy wprowadzić numer ewidencyjny PESEL. Niepowtarzalny numer PESEL umożliwia jednoznaczną identyfikację użytkownika. Ponadto jest on niezbędny, gdy dane z systemu wykorzystywane są do przygotowania sprawozdania do Systemu Informacji Oświatowej (SIO). W przypadku obcokrajowca, któremu nie nadano PESEL system wygeneruje identyfikator po kliknięciu linku Generuj i podaniu daty urodzenia oraz płci użytkownika. W celu wygenerowania identyfikatora zamiast nr PESEL dla obcokrajowca należy wprowadzić datę urodzenia pracownika w układzie rok-miesiąc-dzień oraz wskazać płeć użytkownika, a następnie kliknij przycisk [Generuj]. System wygeneruje unikalny identyfikator. Brak PESEL-u lub identyfikatora obcokrajowca uniemożliwi zapis danych użytkownika. Dalej zaznacz opcję Jestem obcokrajowcem. Rysunek 15 Generowanie numeru PESEL dla obcokrajowca
11 z 18 System umożliwia weryfikację danych osobowych użytkownika z danymi zawartymi w Ewidencji Ludności. By wyszukać dane w Ewidencji Ludności kliknij na link Wyszukaj dane. Rysunek 16 Wyszukaj dane Następnie w wyświetlonym oknie wprowadź PESEL, imię i nazwisko. Kliknij przycisk [Wyszukaj]. Rysunek 17 Wyszukiwanie użytkownika w Ewidencji Ludności Jeśli system odnajdzie pasującego użytkownika w Ewidencji Ludności wówczas zostaną automatycznie uzupełnione następujące pola: pesel, imię, drugie imię, nazwisko, nazwisko rodowe, płeć oraz adres zameldowania. Aby zmienić adres zameldowania, zamieszkania, czy do kontaktu należy kliknąć przycisk [Edytuj adres]. Rysunek 18 Sekcja dane adresowe Sekcja dane adresowe zawiera m.in. pole /Miejscowość/, które jest polem słownikowanym. Aby pole /Miejscowość/ było wypełniane poprawnie należy wpisać kilka pierwszych liter nazwy, a następnie z podpowiedzi wybrać odpowiednią wartość. W celu usunięcia adresu należy kliknąć przycisk [Usuń adres]. Po zakończeniu edycji danych osobowych Użytkownika należy zatwierdzić wprowadzone zmiany. W celu zapisania wprowadzonych zmian kliknij przycisk [Zapisz].
12 z 18 3.3 EDYCJA UCZNIÓW Jeśli dane osobowe ucznia się zmieniają, moduł Użytkownicy umożliwia ich edycję. UWAGA: Administrator lokalny (Dyrektor placówki oświatowej) posiad uprawnienia do edycji tylko i wyłącznie danych osobowych uczniów swojej placówki, którzy zostali zapisani do Księgi Ucznia tej placówki. Administrator globalny (Pracownik Departamentu Edukacji) posiad uprawnienia do edycji danych osobowych uczniów wszystkich placówek oświatowych zapisanych do Ksiąg Uczniów. By przejść do edycji danych osobowych uczniów należy kliknąć na zakładkę Lista uczniów. Rysunek 19 Lista uczniów Po odnalezieniu ucznia, którego dane zamierzasz zmienić, kliknij na lupkę umieszczoną tuż obok nr PESEL ucznia. Rysunek 20 Podgląd danych ucznia Wykonanie tej czynności spowoduje wyświetlenie pod tabelą danych osobowych ucznia. By edytować dane osobowe ucznia należy w sekcji dane użytkownika kliknąć przycisk [Edytuj].
13 z 18 Rysunek 21 Dane ucznia Następnie edytuj dane osobowe poprzez wprowadzenie odpowiednich danych w polach tekstowych. Rysunek 22 Edycja danych ucznia
14 z 18 PAMIĘTAJ: Należy wprowadzić numer ewidencyjny PESEL ucznia. Niepowtarzalny numer PESEL umożliwia jednoznaczną identyfikację użytkownika. Ponadto jest on niezbędny, gdy dane z systemu wykorzystywane są do przygotowania sprawozdania do Systemu Informacji Oświatowej (SIO). W przypadku obcokrajowca, któremu nie nadano PESEL system wygeneruje identyfikator po kliknięciu linku Generuj i podaniu daty urodzenia oraz płci użytkownika. W celu wygenerowania identyfikatora zamiast nr PESEL dla obcokrajowca należy wprowadzić datę urodzenia pracownika w układzie rok-miesiąc-dzień oraz wskazać płeć użytkownika, a następnie kliknij przycisk [Generuj]. System wygeneruje unikalny identyfikator. Brak PESEL-u lub identyfikatora obcokrajowca uniemożliwi zapis danych użytkownika. Dalej zaznacz opcję Jestem obcokrajowcem. System umożliwia weryfikację danych osobowych użytkownika z danymi zawartymi w Ewidencji Ludności. By wyszukać dane w Ewidencji Ludności kliknij na link Wyszukaj dane. Następnie w wyświetlonym oknie wprowadź PESEL, imię i nazwisko. Kliknij przycisk [Wyszukaj]. Rysunek 23 Wyszukiwanie w Ewidencji Ludności Jeśli system odnajdzie pasującego użytkownika w Ewidencji Ludności wówczas zostaną automatycznie uzupełnione następujące pola: pesel, imię, drugie imię, nazwisko, nazwisko rodowe, płeć oraz adres zameldowania. UWAGA: System nie wyszukuje w Ewidencji Ludności miejsca urodzenia uczniów. Pole te należy uzupełnić samodzielnie. W celu usunięcia adresu należy kliknąć przycisk [Usuń adres]. Natomiast, jeśli zdecydujesz się na wprowadzenie adresu zamieszkania, czy do kontaktu ucznia kliknij przycisk [Wypełnij]. By zmienić adres zameldowania, zamieszkania, czy do kontaktu należy kliknąć przycisk [Edytuj adres]. Rysunek 24 Sekcja dane adresowe
15 z 18 Rysunek 25 Edycja danych adresowych Sekcja dane adresowe zawiera m.in. pole /Miejscowość/, które jest polem słownikowanym. By pole /Miejscowość/ było wypełniane poprawnie należy wpisać kilka pierwszych liter nazwy, a następnie z podpowiedzi wybrać odpowiednią wartość. Rysunek 26 Słownik miejscowości Po wybraniu miejscowości Elbląg, pole /Ulica/, staje się również polem słownikowanym. Po wprowadzeniu kilku pierwszych liter ulicy system przeczyta słownik i wyświetli jego zawartość w rozwijalnej liście. Rysunek 27 Słownik ulic W celu zatwierdzenia wprowadzonych danych adresowych kliknij przycisk [Zapisz adres]. Jeśli uczeń nie ma adresu zameldowania w Polsce, masz możliwość dodania zagranicznego adresu zameldowania. W tym celu kliknij link Wprowadź adres zagraniczny i uzupełnij pola: /Kraj/ oraz /Pełny adres za granicą/. Rysunek 28 Wprowadzanie adresu zagranicznego Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych danych (pola oznaczone symbolem *) należy kliknąć przycisk [Zapisz].
16 z 18 3.4 EDYCJA RODZICÓW / PRAWNYCH OPIEKUNÓW Jeśli dane osobowe rodzica / prawnego opiekuna się zmieniają, moduł Użytkownicy umożliwia ich edycję. UWAGA: Administrator lokalny (Dyrektor placówki oświatowej) posiad uprawnienia do edycji tylko i wyłącznie danych osobowych rodziców / opiekunów prawnych uczniów swojej placówki. Mianowicie, Administrator lokalny może edytować dane rodziców / prawnych opiekunów, którzy zostali przypisani w Księdze Ucznia do ucznia. Administrator globalny (Pracownik Departamentu Edukacji) posiad uprawnienia do edycji danych osobowych rodziców / prawnych opiekunów wszystkich placówek oświatowych zapisanych do Ksiąg Uczniów. Jeżeli nie będziesz mógł samodzielnie zmienić danych osobowych rodzica / prawnego opiekuna zwróć się do Administratora globalnego! By przejść do edycji danych osobowych uczniów należy kliknąć na zakładkę Lista opiekunów. Edycja danych osobowych rodziców / opiekunów prawnych przebiega analogicznie do edycji danych osobowych ucznia patrz pkt. 3.3. Rysunek 29 Lista rodziców / opiekunów prawnych
17 z 18 3.5 EDYCJA PRACOWNIKÓW Jeśli dane osobowe pracownika się zmieniają, moduł Użytkownicy umożliwia ich edycję. UWAGA: Administrator lokalny (Dyrektor placówki oświatowej) posiad uprawnienia do edycji tylko i wyłącznie danych osobowych pracowników pedagogicznych, administracji i obsługi zatrudnionych w jego placówce (dodanych do modułu Kadra). Administrator globalny (Pracownik Departamentu Edukacji) posiad uprawnienia do edycji danych osobowych pracowników zatrudnionych we wszystkich placówkach oświatowych. By przejść do edycji danych osobowych pracowników należy kliknąć na zakładkę Lista pracowników. Edycja danych osobowych pracowników przebiega analogicznie do edycji danych osobowych ucznia patrz pkt. 3.3. Rysunek 30 Lista pracowników
18 z 18 SPIS RYSUNKÓW Rysunek 1 Zaloguj... 5 Rysunek 2 Okno logowania... 5 Rysunek 3 Wyloguj... 5 Rysunek 4 Edytuj swój profil... 5 Rysunek 5 Ustawienia konta użytkownika... 5 Rysunek 6 Zmiana danych użytkownika... 6 Rysunek 7 Zmiana hasła... 6 Rysunek 8 Menu Użytkownicy... 7 Rysunek 9 Filtrowanie danych... 7 Rysunek 10 Ilość elementów na stronie... 7 Rysunek 11 Stronicowanie... 8 Rysunek 12 Sortowanie po nazwisku A Z... 8 Rysunek 13 Własne dane osobowe... 9 Rysunek 14 Edycja własnych danych osobowych... 10 Rysunek 15 Generowanie numeru PESEL dla obcokrajowca... 10 Rysunek 16 Wyszukaj dane... 11 Rysunek 17 Wyszukiwanie użytkownika w Ewidencji Ludności... 11 Rysunek 18 Sekcja dane adresowe... 11 Rysunek 19 Lista uczniów... 12 Rysunek 20 Podgląd danych ucznia... 12 Rysunek 21 Dane ucznia... 13 Rysunek 22 Edycja danych ucznia... 13 Rysunek 23 Wyszukiwanie w Ewidencji Ludności... 14 Rysunek 24 Sekcja dane adresowe... 14 Rysunek 25 Edycja danych adresowych... 15 Rysunek 26 Słownik miejscowości... 15 Rysunek 27 Słownik ulic... 15 Rysunek 28 Wprowadzanie adresu zagranicznego... 15 Rysunek 29 Lista rodziców / opiekunów prawnych... 16 Rysunek 30 Lista pracowników... 17