Sprawne zarządzanie i archiwizacja dokumentów w firmie sposobem na optymalizację kosztów przedsiębiorstwa Małgorzata Koźmińska Centrum Rozwoju Produktów COMARCH
Problem N o 1... brak prawidłowej identyfikacji w firmach tych obszarów działalności, które da się usprawnić poprzez zastosowanie rozwiązań wspomagających przetwarzanie dokumentów i danych niestrukturalnych ECOD Operator
Kilka informacji... STATYSTYKA
w ciągu ostatnich 5 lat prawie o 20% wzrosła w firmach liczba wydruków dokumentów w stosunku do lat ubiegłych około 80% informacji w firmie ma wciąż postać niestrukturalną (papier, pliki PDF, Word, Excel, wiadomości e-mail) roczny przyrost tej formy informacji to około 75% (Źródło: Gartner)
Średniej wielkości przedsiębiorstwo: wydaje rocznie średnio 20$ na archiwizację jednego papierowego dokumentu traci ok. 120$ rocznie na poszukiwanie jednego niezarchiwizowanego dokumentu gubi trwale ok. 20% procesowanych dokumentów (Źródło: PriceWaterhouseCoopers) wydaje minimum 8$ na procesowanie jednej faktury (Źródło: International Accounts Payables Professionals)
10-50% czasu pracy zajmuje pracownikom merytorycznym wyszukiwanie dokumentów (Źródło: Gartner) czytanie dokumentów celem uzyskania z nich potrzebnych danych to kolejne 5-15% czasu pracy (Źródło: Gartner)
Wydajność Firmy nawet nie próbują wyliczać średniego czasu przetwarzania poszczególnych typów dokumentów w procesach biznesowych Nie posiadają narzędzi umożliwiających takie wyliczenia
Źródła papieru w firmach Dużym graczom rynkowym stosunkowo łatwo jest zmusić swoich partnerów biznesowych do wymiany dokumentów wyłącznie za pomocą danych strukturalnych Ale wciąż pozostaje grupa dostawców i typów dokumentów w przypadku których nawet duże firmy nie są w stanie uzyskać innej formy niż np. papier DMS
Dostawcy niestrukturalni telekomy zakłady energetyczne stacje benzynowe transport publiczny banki sądy drobni usługodawcy (malarze, hydraulicy, przewoźnicy, etc.) Dokumenty niestrukturalne faktury kosztowe bilety umowy dokumentacja pracownicza dokumentacja medyczna akta i dokumenty sądowe formularze wymagające podpisu klienta/kontrahenta
Jak zatem zredukować ilość papieru przetwarzanego w firmie?...
Zainwestować w nowoczesne rozwiązanie informatyczne zanim konkurencja udowodni nam, że warto :)
Co może dać firmie wdrożenie DMS? procesowanie dokumentów bez udziału ich papierowych oryginałów możliwość jednoczesnego udostępnienia dokumentu wielu pracownikom w wielu lokalizacjach firmy możliwość kojarzenia jednego obrazu dokumentu z wieloma sprawami i klientami procesowanie spraw i dokumentów wielu działów firmy z poziomu jednej aplikacji możliwość śledzenia aktywności i wydajności użytkowników oraz obiegu spraw i dokumentów
podwyższenie poziomu bezpieczeństwa dostępu do dokumentów i danych szybki dostęp do żądanych informacji wyższy poziom obsługi kontrahentów dzięki automatyzacji standardowych procedur eliminacja konieczności instalacji i update'ów oprogramowania na stanowiskach użytkowników (aplikacja bazuje w 100% na środowisku www) całkowite pozbycie się papieru poprzez powierzenie jego przetwarzania na zewnątrz
Gdzie zatem szukać wąskich papierowych gardeł w procesach logistycznych?...
( ) 1.3% 2.5% 2.4% 5.9% 1.2% 1.7% 1.8% 3.9% 1.0% 1.0% 1.6% 2.8% 0.8% 0.8% 1.5% 3.1% 0.8% 1.2% 1.8% 3.5% 0.8% 1.3% 1.8% 3.8% (dane szacunkowe) Źródło: /.. (2009 r.)
STUDIUM PRZYPADKU SPEDYCJA
Klient: System: STRUKTURA ORGANIZACYJNA 18 biur sprzedażowooperacyjnych 100 000 m2 powierzchni magazynów 600 pracowników PAPIEROWE PROCESY BIZNESOWE OBJĘTE WDROŻENIEM rejestracja KLP + obsługa błędów (160 000 rocznie) rejestracja, dekretacja i akceptacja Faktur Spedycyjnych i Administracyjnych (68 000 rocznie)
DMS - Product training PROTOKOŁY SZKODY WZ
KOPIE LISTÓW PRZEWOZOWYCH KOPIE ZAMÓWIEŃ i ZLECEŃ NOTY ODSETKOWE i KORYGUJĄCE
Problemy do rozwiązania: ŹRÓDŁA PROBLEMÓW Rozproszona sieć partnerów Rozproszona sieć oddziałów firmy Dokumenty dostarczane w formie papierowej Ginące dokumenty Masowe powielanie tych samych dokumentów Problemy z archiwizacją i wyszukiwaniem Ograniczony dostęp do dokumentów Błędy i braki w dokumentacji i długie okresy oczekiwania na jej skompletowanie Konieczność akceptacji jednego kosztu przez wiele osób w wielu lokalizacjach TYP DOKUMENTU KLP, FA KLP, FA KLP, FA KLP, FA KLP, FA KLP, FA KLP, FA KLP FA
Wpływ na biznes: SKUTKI BRAKU ROZWIĄZAŃ PROBLEMÓW Wysokie koszty powielania dokumentów Wydłużające się procesy finalizowania zleceń Opóźnienia w płatnościach / kary umowne Obniżająca się jakość współpracy z partnerami Brak monitoringu procesów przetwarzania dokumentów Brak narzędzi do rozliczania pracowników z terminowości i efektywności pracy Rosnące koszty błędów popełnianych przez pracowników w procesach rejestracji dokumentów i alokacji kosztów TYP DOKUMENTU KLP, FA KLP FA KLP, FA KLP, FA KLP, FA KLP, FA
Zastosowane rozwiązania: METODY Digitalizacja dokumentów w modelu rozproszonym (w oddziałach i centrali firmy) Kombinacja indeksacji automatycznej (barcode) i ręcznej Dane archiwizacyjne kojarzone z dokumentem już na etapie skanowania i indeksacji Dwa strumienie procesowania: dokumenty kompletne i dokumenty z brakami Automatyzacja uzupełniania braków Automatyzacja procesu dekretacji Automatyzacja procesu akceptacji Udostępnienie on-line obrazów dokumentów TYP DOKUMENTU KLP, FA KLP, FA KLP, FA KLP KLP FA FA KLP, FA
Skanowanie dokumentów w modelu rozproszonym - w dowolnej ilości jednostek organizacyjnych firmy (oddziały, magazyny, siedziby partnerów biznesowych, etc.), w dowolnych lokalizacjach i przy użyciu dowolnej ilości stanowisk skanująco-indeksujących. OPCJONALNIE Skanowanie dokumentów w modelu outsourcingowym usługę skanowania, indeksacji i archiwizacji dokumentów realizuje Centrum Skanowania Comarch Archiwizacja zeskanowanych oryginałów w segregatorach i pudłach archiwizacyjnych, opisanych unikalnymi identyfikatorami, które rejestrowane są w systemie jako kolejne indeksy opisujące List Przewozowy lub Fakturę Spedycyjną.
Integracje z systemami zewnętrznymi DCSi.Logistics (KLP) Macrologic (FA) Udostępnienie obrazów i statusów przetwarzania Partnerom Klientom
Efekty pozbycia się papieru z biurek wielokrotne skrócenie czasu dekretacji i akceptacji faktur spedycyjnych poprawa wizerunku firmy wśród partnerów biznesowych znaczna redukcja kosztów przetwarzania, wyszukiwania i przechowywania dokumentów możliwość alokowania zaoszczędzonych zasobów ludzkich do nowych zadań możliwość rozliczania pracowników z czasu i efektywności pracy ujednolicenie procedur biznesowych w całej organizacji
Digitalizacja KLP i FA (skanowanie i indeksacja) prawy panel wyświetlania umożliwia podgląd i edycję obrazu dokumentu pobranego ze skanera, dysku lokalnego lub wybranego serwera lewy panel danych indeksowych umożliwia edycję danych sczytanych z kodu kreskowego lub rozpoznanych przez OCR oraz uzupełnienie dodatkowych informacji o dokumencie, wspierane przez dostępne w bazie danych DMS słowniki (pola wyboru)
Praca na aplikacji DWU-MONITOROWE STANOWISKA PRACY UŁATWIENIE JEDNOCZESNEGO PODGLĄDU DOKUMENTU I PRACY NA FORMATKACH APLIKACJI (WPROWADZANIE DANYCH/PODEJMOWANIE DECYZJI)
Operacje na obrazach dokumentów
Zlecenia spedycyjne posiadające jakiekolwiek braki kierowane są przez mechanizm workflow do odpowiednio uprawnionych użytkowników systemu Comarch DMS Infostore, dla których uruchamiane są zadania uzupełnienia braków.
W procesie dekretacji (alokacji kosztów) następuje przypisanie kosztów z faktury do odpowiednich zleceń spedycyjnych oraz typów kosztów (kont księgowych) zdefiniowanych w systemie
Workflow MODUŁ SILNIKA PROCESÓW UMOŻLIWIA M.IN. ZDEFINIOWANIE: kroków procesów reguł procesowania grup użytkowników ról systemowych reguł dystrybucji zadań reguł dostępu do zadań każdy dokument wprowadzony do systemu uruchamia sprawę do dalszego procesowania sprawy są rozdzielane jako zadania do wykonania między poszczególne kolejki workflow
Raportowanie i wyszukiwanie wyszukiwanie: szybkie & złożone (również pełnotekstowe) raporty: parametryzowane ad-hoc & predefiniowane śledzenie historii dokumentu śledzenie aktywności użytkowników
Comarch DMS Infostore to nie tylko system informatyczny Możemy obsłużyć w ramach jednej platformy pełen obieg dokumentów papierowych począwszy od otrzymania oryginału dokumentu od kontrahenta poprzez przechowanie go w archiwum dokumentów papierowych skończywszy na zniszczeniu po zakończeniu ustawowego okresu przechowywania
Dziękuję Malgorzata.Kozminska@comarch.pl