ZAPYTANIE OFERTOWE Tarnów, dn. 20.12.2013r. Szanowni Państwo, Zwracamy się do Państwa z zaproszeniem do złożenia ofert na ujęte w niniejszym zapytaniu ofertowym zakupy w związku z realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2 projektem pt. Wdrożenie innowacyjnego systemu B2B Print Storm automatyzującego procesy biznesowe Copytec Marcin Ramian i partnerów firmy Poniżej szczegóły zapytania ofertowego: Dane zamawiającego: Miejsce i czas składania ofert: COPYTEC Marcin Ramian ul. Tuchowska 8 33-100 Tarnów NIP 9930039001 REGON 852748262 Oferty prosimy dostarczać w formie pisemnej lub elektronicznej do dnia 02.01.2014 roku. Oferty pisemne prosimy kierować na adres: COPYTEC Marcin Ramian ul. Tuchowska 8 33-100 Tarnów Oferty elektroniczne prosimy przesyłać na adres: office@copytec.com.pl Osoba do kontaktu: Kryteria oceny ofert: Wszelkie dodatkowe informacje związane z zapytaniem ofertowym można otrzymać od: Marcina Ramiana Tel. 608 485 020 Mail. office@copytec.com.pl Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1. Cena netto odnosząca się do całości oferty maksymalnie 20 punktów. Najtańsza oferta otrzyma 20 punktów, punktacja dla kolejnych ofert będzie obliczana proporcjonalnie do atrakcyjności cenowej oferty najtańszej.
2. Okres gwarancji maksymalnie 10 punktów. - od 0 do 24 miesięcy włącznie 0 pkt. - powyżej 24 miesięcy - 48 miesięcy włącznie 5 pkt. - powyżej 48 miesięcy 10 pkt. Maksymalna ilość punktów: 30 Za najlepszą zostanie uznana oferta, której uzyska największą liczbę punktów. Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zapytanie ofertowego jest: 1. Koszty wdrożenia wraz z instalacją modułu integracyjnego B2B. 2. Moduł integracyjny B2B. 3. Zintegrowany moduł dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania. 4. Zintegrowany moduł automatycznej realizacji zamówień. 5. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania. 6. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu automatycznej realizacji zamówień. 7. Zintegrowany moduł analityczno- raportowo- finansowy. 8. Zintegrowany moduł zarządzania inwestycjami. 9. Koszt wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu analityczno- raportowo- finansowego. 10. Koszt wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu zarządzania inwestycjami. 11. Zintegrowany moduł obsługi reklamacji. 12. Zakup szkoleń specjalistycznych. 13. Koszt wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu obsługi reklamacji. 14. Wykonanie Migracji danych z poprzednich systemów informatycznych. 15. Konfiguracja i uruchomienie systemu B2B. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 specyfikacji. Inne uwagi: Składane oferty powinny posiadać datę ważności do dnia 28.02.2014r. Niedopuszczalne jest składanie ofert częściowych. Oferty prosimy składać na formularzu stanowiącym załącznik numer 2 do niniejszego zapytania.
Załącznik nr 1 do zapytanie ofertowego nr 1 Specyfikacja Niniejszy projekt ma na celu automatyzację realizacji procesów biznesowych pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami projektu. Będzie to możliwe dzięki wdrożeniu systemu IT typu B2B, który jest opisany w niniejszej aplikacji. SYSTEM B2B ZAKUP LICENCJI Licencje systemu B2B na następujące moduły: Moduł integracyjny B2B, Zintegrowany moduł dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania, Zintegrowany moduł automatycznej realizacji zamówień, Zintegrowany moduł analityczno - raportowo finansowy, Zintegrowany moduł zarządzania inwestycjami, Zintegrowany moduł obsługi reklamacji. Licencje są osią projektu jednym z głównych elementów stanowiących podstawę do stworzenia zintegrowanego systemu B2B. Będą one stanowiły bazę systemu IT wnioskodawcy, który zasilany odpowiednimi danymi, będzie (po jego integracji z systemami partnerów biznesowych) podstawą do prowadzenia w sposób automatyczny procesów biznesowych opisanych w niniejszej aplikacji. Planowany do wdrożenia system B2B jest oprogramowaniem modułowym, tj. składa się z niezależnych od siebie, choć współpracujących ze sobą aplikacji i zaliczany jest do klasy Zintegrowanych Systemów Informatycznych. Podstawowym elementem systemu jest baza danych, która będzie wspólna dla wszystkich modułów. Moduły będą obejmowały podstawowe procesy biznesowe firmy w takich obszarach jak: uzgadnianie cen materiałów budowlanych, ich zapasów, sprzedaż usług remontowo wykończeniowej czy nieruchomości. System jest elastyczny i umożliwi dopasowanie do specyfiki przedsiębiorstwa, m.in. dlatego, iż poszczególne moduły mogą być wzajemnie niezależne od siebie (tzn. mogą pracować bez obecności innych modułów). Oprogramowanie tworzące system B2B będzie oprogramowaniem dedykowanym, opracowanym specjalnie dla firmy Copytec z uwzględnieniem specyficznych potrzeb funkcjonowania przedsiębiorstwa i procesów zachodzących pomiędzy nim a partnerami biznesowymi. System pozwoli na automatyzację czynności związanych z uzgadnianiem cen materiałów drukarskich, ich zapasów, pośredniczeniu w sprzedaży usług poligraficznych czy urządzeń drukarskich. Moduł integracyjny B2B Moduł służący do integracji procesów biznesowych pomiędzy Wnioskodawcą a jego partnerami biznesowymi. Moduł umożliwi przepływ informacji pomiędzy modułami: dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania, automatycznej realizacji zamówień, analityczno - raportowo finansowym, zarządzania inwestycjami oraz obsługi reklamacji. Moduł ten ponadto odpowiedzialny będzie za zarządzanie informacją o współpracujących przedsiębiorcach, procedurach, zbiorach, bazach danych.
Umożliwi wprowadzenie do systemu informacji o: oferowanej usłudze i statusie jej wykonania, klientach, pracownikach, rozrachunkach z partnerami itp., które później będą wykorzystywane w innych modułach. Dzięki systemowi dane firmy mogą być dzielone między różnych partnerów i automatycznie do nich wysyłane / od nich pobierane. System zapobiegnie wprowadzaniu duplikatów, dzięki czemu dane w systemie będą zawsze spójne i łatwo je będzie wyszukać. Zintegrowany moduł dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania Dzięki wdrożeniu powyższego modułu możliwa będzie automatyzacja czynności związanych m.in. z przygotowywaniem kosztorysów cząstkowych przez poszczególnych partnerów, kosztorysów ostatecznych przedstawianych klientowi, opracowywaniem najbardziej optymalnych harmonogramów wykorzystania zasobów. W systemie nastąpi rozdzielenie zadań i dystrybucja informacji o projekcie wraz z zakresem wyceny do systemów partnerów biznesowych. Na podstawie zamieszczonych w systemie partnera cenników i planów dostępności zasobów wygenerowane zostaną kosztorysy cząstkowe. System automatycznie scali również warunki współpracy pomiędzy partnerami dla danego projektu. Moduł umożliwi automatyczne zagregowanie kosztorysów cząstkowych poszczególnych partnerów w jedną ofertę handlową przedstawianą klientowi. Dzięki informacjom nt. dostępności poszczególnych zasobów system automatycznie zaproponuje najbardziej efektywne ich lokowanie, poprzez tworzenie scenariuszy harmonogramów realizacji zadań. Dzięki wdrożonym rozwiązaniom możliwe będzie stworzenie w ramach projektu rozwiązania umożliwiającego efektywne zarządzanie i alokowanie zasobów, monitorowanie dostępności poszczególnych zasobów, jak również stały podgląd oferty cenowej i warunków współpracy pomiędzy partnerami. Dane dotyczące automatyzacji procesów będą monitorowane i zapisywane w systemie. Zintegrowany moduł automatycznej realizacji zamówień Dzięki wdrożeniu powyższego modułu możliwa będzie automatyzacja czynności związanych m.in. ze zlecaniem i przyjmowaniem zamówień na wcześniej kosztorysowane usługi. Moduł umożliwi automatyczne utworzenie i przesłanie zamówienia do poszczególnych partnerów, na podstawie otrzymanych i zaakceptowanych przez klienta kosztorysów. Zamówienia zostaną podpisane podpisem elektronicznym. W przypadku odrzucenia zamówienia przez Partnera (m.in. w przypadku braku wolnych zasobów) następuje przejście do procesu tworzenia wyceny na części prac, których zamówienie zostało odrzucone. Automatyzacja procesu skróci czas oczekiwania klienta na rozpoczęcie świadczenia usługi, pozwoli również na szybką reakcję w postaci zmiany podmiotu, w przypadku braku dostępnych zasobów do realizacji zlecenia
Zintegrowany moduł analityczno raportowo finansowy Zakup modułu zapewni automatyzację czynności związanych m.in. z przeprowadzaniem rozliczeń finansowych pomiędzy partnerami, przesyłaniem raportów i statystyk nt. wspólnych projektów. Moduł umożliwi automatyczne przesyłanie faktur rozliczających wykonane przez partnerów zadania zgodnie z aktualizowanym w systemie harmonogramem prac i kosztorysem. Wszystkie faktury dla poszczególnych partnerów będą automatycznie przetwarzane na zestawienia obrazujące przepływy środków finansowanych i zaangażowanie w projekty prowadzone przez Wnioskodawcę. Będą również tworzone zestawienia stanu sprzedaży poszczególnych usług, by z jednej strony elastycznie dostosowywać ofertę do potrzeb rynkowych, z drugiej zaś by móc efektywnie alokować zasoby (a w przyszłości aktywnie poszukiwać nowych partnerów posiadających określone zasoby). Ponadto moduł umożliwi automatyczne przesyłanie informacji nt. stanu płatności między parterami możliwy będzie podgląd statusu płatności określonej faktury. Zintegrowany moduł zarządzania inwestycjami Moduł pozwoli na automatyzację czynności związanych m.in. z monitorowaniem ponoszonych podczas realizacji inwestycji kosztów, zasobów, dokonywaniem niezbędnych zmian w procesie realizacji inwestycji, prowadzeniem rejestrów ryzyka, czy śledzeniem etapu realizacji poszczególnych inwestycji. Umożliwi automatyczne wygenerowanie nowego obiektu inwestycji, zawierającego ustalone w zaakceptowanym kosztorysie warunki. Pozwoli również na automatyzację podziału zadań między partnerami zgodnie z wcześniej opracowanym kosztorysem. Poprzez zintegrowany system możliwy będzie bieżący nadzór nad danymi wprowadzanymi do systemu, monitoring kosztów, a także ogólny nadzór nad realizacją inwestycji. Po zakończeniu wszystkich zadań projektowych, nastąpi porównanie kosztów realizacji z zakładanymi kosztami i rozliczenie projektu. Zintegrowany moduł obsługi reklamacji Dzięki modułowi współpraca systemów informatycznych będzie polegała na automatyzacji czynności związanych m.in. z przypisywaniem podmiotów odpowiedzialnych za obsługę reklamacji a także automatyzację czynności związanych z monitorowaniem ponoszonych podczas realizacji usług kosztów, zasobów. Moduł umożliwi automatyczne przypisanie podmiotów odpowiedzialnych za realizację działań reklamacyjnych oraz tryby realizacji prac (czasy podjęcia zgłoszenia, utworzenia rozwiązania zastępczego, czasy wykonania reklamacji). W przypadku braku wolnych zasobów u wyznaczonego partnera w momencie nadejścia zgłoszenia system automatycznie wyznaczy podmiot zastępczy zgodnie z dostępnością odpowiednich zasobów. Informacje związane z czasami poszczególnych działań w systemie oraz informacje nt. przeprowadzanych czynności będą rejestrowane i zachowywane w bazie systemu B2B, do dalszego wykorzystania (np. reklamacji).
W ramach niniejszego projektu zaplanowane zostało nabycie usług informatycznych i technicznych nieodłącznie związanych z instalacją zakupywanej infrastruktury technicznej, oprogramowania oraz usługi wdrożeniowe. W skład pozycji nabycie usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania wchodzą następujące, zaplanowane w ramach projektu elementy: WDROŻENIE WRAZ Z INSTALACJĄ LICENCJI NA MODUŁY SYSTEMU B2B Instalacja poszczególnych licencji na moduły systemu B2B: a) koszty wdrożenia wraz z instalacją modułu integracyjnego B2B, b) koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowani, c) koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu automatycznej realizacji zamówień, d) koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu analityczno - raportowo finansowego, e) koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu zarządzania inwestycjami, f) koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu obsługi reklamacji, g) konfiguracja i uruchomienie systemu B2B, oraz: h) wykonanie migracji danych z poprzednich systemów informatycznych. Z uwagi na specyfikę oraz integralność systemu, proces implementacji jest złożony i długotrwały. Prace wdrożeniowe (w tym testowanie) mają na celu zapewnienie, iż będzie się on nadawać do gospodarczego wykorzystania przez Wnioskodawcę, umożliwiając automatyzację procesów biznesowych z partnerami. Wdrożenie poszczególnych licencji systemu zostanie przeprowadzone zgodnie z poniższym schematem: ü przygotowanie systemu do pracy w organizacji (instalacja i parametryzacja systemu), ü przygotowanie bazy technicznej systemu, ü zainstalowanie poszczególnych modułów na wskazanym serwerze, ü przygotowanie systemu informatycznego do eksploatacji, ü testowanie systemu (m.in. funkcjonalności modułów, jak również integracji między modułami), ü właściwe wdrożenie systemu. Następnie po prawidłowym wdrożeniu całego zintegrowanego systemu nastąpi: ü uruchomienie konektorów B2B z partnerami (w ramach niniejszego projektu ujęto tylko i wyłącznie koszty ponoszone przez Wnioskodawcę), ü przetestowanie konektorów, ü ostateczna weryfikacja systemu, tj. sprawdzenie poprawności działania systemu (w tym testowanie systemu).
MIGRACJA DANYCH Z POPRZEDNICH SYSTEMÓW Migracja danych zostanie przeprowadzona zgodnie z poniższym schematem: analiza źródeł danych (zweryfikowanie pełnej listy obiektów podlegających migracji), określenie transformacji jakie będą musiały być zastosowane do migrowanych danych (w celu zapewnienia jakości implementowanych transformacji) oraz tzw. czyszczenie danych, przeniesienie danych w odpowiednie miejsca wdrożonego systemu SWP. Przeprowadzenie tego procesu jest niezbędne dla właściwego funkcjonowania systemu i wykorzystywania go do prowadzenia procesów biznesowych pomiędzy Wnioskodawcą a Parterami. Proces ten pozwoli na migrację danych o dotychczasowej współpracy partnerów, jak i o innych zdarzeniach mających wpływ na wzajemne ich relacje. W trakcie usługi przeprowadzana zostanie testowa migracja danych, ustalane zostaną wspólne tabele migracyjne, przetestowane zostanie również zachowanie prototypu systemu na bazie danych ze starych systemów. W ramach projektu przewidziano szkolenia specjalistyczne pracowników zaangażowanych w działalność operacyjną w zakresie obsługi nowego systemu. Szkolenia będą miały na celu zapoznanie się użytkowników końcowych z systemem, jego konstrukcją oraz funkcjonalnościami. Ich charakter będzie ściśle związany z docelową rolą użytkownika w ramach obsługi rozwiązań. Szkolenia będą miały charakter warsztatowy. Odbywać się będą z wykorzystaniem skonfigurowanego podczas wdrożenia systemu. W związku z tym, że system posiadał będzie szereg funkcjonalności i będzie obsługiwany przez osoby pracujące w różnych działach, niezbędne będzie stworzenie kilku grup szkoleniowych. Założeniem szkoleń dla użytkowników końcowych jest uzyskanie sprawności w posługiwaniu się systemem pozwalającej na samodzielną z nim pracę. Szkolenia użytkowników końcowych będą najprawdopodobniej prowadzone przez trenerów Wykonawcy systemu, gdyż taka jest uzasadniona praktyka w tego typu przedsięwzięciach. liczba godzin szkoleń: 40 h (5 dni szkoleniowych po 8h każdy), liczba grup szkoleniowych: 1. Pracownicy Wnioskodawcy aby efektywnie wykorzystywać narzędzie jakim będzie zintegrowany system B2B ( Print STORM ) muszą umieć sprawnie się nim posługiwać, znać wszystkie jego funkcjonalności.
Załącznik nr 2 do zapytanie ofertowego nr 1 - Formularz ofertowy...... (dane oferenta).. (pieczątka oferenta) W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 1 składamy ofertę dla firmy COPYTEC Marcin Ramian Zakup: 1. Koszty wdrożenia wraz z instalacją modułu integracyjnego B2B. 2. Moduł integracyjny B2B. 3. Zintegrowany moduł dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania. 4. Zintegrowany moduł automatycznej realizacji zamówień. 5. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania. 6. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu automatycznej realizacji zamówień. 7. Zintegrowany moduł analityczno- raportowo- finansowy. 8. Zintegrowany moduł zarządzania inwestycjami. 9. Koszt wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu analityczno- raportowo- finansowego. 10. Koszt wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu zarządzania inwestycjami. 11. Zintegrowany moduł obsługi reklamacji. 12. Zakup szkoleń specjalistycznych. 13. Koszt wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu obsługi reklamacji. 14. Wykonanie Migracji danych z poprzednich systemów informatycznych. 15. Konfiguracja i uruchomienie systemu B2B. Cena netto:
Cena ogółem: Okres gwarancji: Data ważności oferty: Data oferty: OŚWIADCZENIE 1. Oświadczam, że: zapoznałem się z zapytaniem ofertowym, posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia, nie znajduję się w trakcie postępowania upadłościowego ani likwidacyjnego.... Podpis osoby upoważnionej zgodnie z dokumentem rejestrowym