Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

Transkrypt

1 Warszawa, dnia r. Zapytanie ofertowe na: 1. Zakup wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego systemu informatycznego B2B 2. Zakup usługi szkoleniowej 4 dniowe szkolenie specjalistyczne (4 dni x 8 godz.) dla 9 użytkowników systemu B2B Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Tytuł projektu: Automatyzacja procesu realizacji usług doradczych i szkoleniowych pomiędzy 4Results Sp. z o.o. a partnerami biznesowymi poprzez wdrożenie systemu informatycznego typu B2B I. Zamawiający: II. III. 4Results Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Gżegżółki 4, Warszawa NIP: REGON: tel./fax.: (22) Miejsce publikacji zapytania ofertowego: Zapytanie ofertowe dostępne jest w publicznie dostępnym miejscu w siedzibie 4Results Sp. z o.o. oraz na stronie internetowej firmy Przedmiot zamówienia: 1. Zakup wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego systemu informatycznego B2B W ramach niniejszego projektu inwestycyjnego 4 Results Sp. z o.o. planuje zakupić informatyczny system B2B, który będzie rozwiązaniem odpowiedzialnym za automatyzację procesów biznesowych poprzez wymianę danych i informacji firmowych w postaci dokumentów elektronicznych (w tym zatwierdzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym) pomiędzy firmą 4 Results Sp. z o.o. a jej partnerami biznesowymi. System ten firma zakupi w postaci Wartości Niematerialnej i Prawnej.

2 Zakup Wartości Niematerialnej i Prawnej w postaci innowacyjnego systemu B2B pozwoli Wnioskodawcy na znaczące uproszczenie wymiany danych z partnerami, jak również umożliwi automatyzację i szybkie udostępnianie niezbędnych informacji jakie powstają w trakcie działalności operacyjnej. W ramach systemu informatycznego automatyzowane będą następujące procesy B2B: 1) Komunikacja z partnerami; 2) Ofertowanie; 3) Zawieranie umów; 4) Fakturowanie. Projekt przewiduje wdrożenie technologii podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny w relacjach B2B ma być wykorzystywany w następujących procesach B2B: 1) ofertowanie (oferta wystawiona na zgłoszenie zapotrzebowania na dodatkowe funkcjonalności), 2) zawieranie umów (od pierwszej umowy na opracowanie i wdrożenie systemu, po wszystkie aneksy i umowy dot. realizowanych dodatkowych prac w trakcie aktualizacji/rozbudowy systemu), 3) fakturowanie (dokonywanie rozliczenia za wykonane prace, naliczanie kosztów obsługi projektów). Planowany do zakupu system B2B ma być rozwiązaniem o budowie modułowej, dzięki czemu w zależności od potrzeb będzie mógł być indywidualnie dopasowywany do specyfiki działalności firmy. System oparty ma być na zarządzaniu obiegiem dokumentów i spraw. System B2B posiadać ma moduł usprawniający współpracę między partnerami oraz elementy Business Intelligence. System B2B musi posiadać następujące główne funkcjonalności: - obieg faktur i innych dokumentów finansowych (dzięki wprowadzeniu formalnych ścieżek przetwarzania dokumentów finansowych każdy dokument przejdzie właściwe dla niego etapy oceny merytorycznej, akceptacji i księgowania; dzięki scentralizowanemu przetwarzaniu wszystkich dokumentów system może stać się podstawą dla mechanizmu kontrolingu finansowego i procesów konsolidacji budżetów); - wsparcie systemów jakości (systemy wspierania jakości cechują się daleko idącą formalizacją procedur, za czym idzie konieczność kontroli przepływu dokumentów, elektroniczny system zarządzania obiegiem dokumentów umożliwi automatyzację procesów oraz zredukuje uciążliwe manualne czynności związane z zarządzaniem dokumentacją);

3 - zarządzanie kontaktami z klientami (formalizacja procesów związanych z przetwarzaniem zapytań ofertowych, projektowaniem ofert i umów, programów szkoleń, harmonogramów) może przyczynić się do podniesienia jakości obsługi klienta. W automatyczny sposób w systemie gromadzona będzie historia kontaktów i wszystkich pozyskanych informacji, co pozwoli na lepsze planowanie dalszych działań). System B2B musi posiadać następujące funkcjonalności szczegółowe: - możliwość wprowadzenia pełnych danych o partnerach biznesowych (nadawanie kategorii wg określonych kryteriów, historia współpracy, tworzenie szablonów dokumentów dla klienta); - przypisanie osób odpowiedzialnych za określone zadania realizowane z partnerem i dla partnera biznesowego; - możliwość tworzenia i wysyłania zindywidualizowanej korespondencji seryjnej z elementami graficznymi do partnera oraz jej odbioru (zapis w historii konkretnego partnera biznesowego); - planowanie czynności, robienie notatek z rozmowy w systemie, tworzenie zadań do zrealizowania przez Wnioskodawcę/partnera niezbędnych do realizacji usługi szkoleniowej; - rejestracja zapytań ofertowych wraz z kluczowymi parametrami (ilość uczestników, grup szkoleniowych, przewidywany termin szkolenia, rodzaj szkoleń, data zapytania itp.); - przygotowanie oferty (zaplanowanie czynności zw. z przygotowaniem oferty, tworzenie oferty w systemie, w określonym layoucie graficznym, dołączanie z bazy kolejnych modułów oferty dot. danego szkolenia: opis programu, program szkolenia, CV trenera, wycena szkolenia, możliwość edycji oferty przed wysłaniem); - rejestracja wysłanej oferty (oferta zapisuje się w zestawieniu wysłanych ofert wraz z kluczowymi parametrami - ilość dni szkoleniowych, cena jednego dnia, cena łącznie, data wysłania, osoba wysyłająca); - możliwość zarządzania ofertami w procesie (możliwość nadania poszczególnym ofertom odpowiedniego statusu - np. czekamy na decyzję, zatwierdzone, zaakceptowane przez klienta); - harmonogram prac monitoring statusu realizacji (wpis zawierający informacje o terminie, temacie, prowadzącym, cenie, koszcie trenera, koszcie hotelu, innych kosztach, rodzaju usługi itp.); - praca na współdzielonych z partnerem biznesowym dokumentach np. programy szkoleniowe; umowy, certyfikaty, ankiety poszkoleniowe, raporty poszkoleniowe;

4 IV. Dotacje na innowacje - składanie zamówienia dot. materiałów na szkolenie (formatka ze standardowym zestawem materiałów potwierdzenie lub korekta usunięcie i/lub dopisanie pozycji); - potwierdzanie realizacji usługi stanowiące podstawę do wystawienia faktury, podpięcie raportu o wykonanej usłudze, referencji od klienta; - fakturowanie (zestawienia dla wystawionych faktur, status zapłacone/niezapłacone, zestawienia Vat, zestawienie faktur kosztowych (od partnerów) wraz z terminem płatności faktury oraz znacznikiem czy termin płatności za FV danego trenera jest uzależniony od tego kiedy zapłaci nam klient). 2. Zakup usługi szkoleniowej 4 dniowe szkolenie specjalistyczne (4 dni x 8 godz.) dla 9 użytkowników systemu B2B W celu nabycia umiejętności obsługi oprogramowania uszytego na miarę dla 4Results Sp. z o.o. niezbędna będzie organizacja szkolenia specjalistycznego dla 9 pracowników firmy z obsługi zintegrowanego systemu informatycznego B2B. Szkolenie te pozwoli pracownikom firmy na swobodne użytkowanie nowego i zaawansowanego systemu informatycznego, co pozwoli na osiągnięcie zakładanych rezultatów projektu. Szkolenie składać się ma z czterech pełnych dni szkoleniowych (4 dni x 8 godzin). Zakres szkolenia obejmować ma wszystkie moduły i funkcjonalności systemu B2B. W szkoleniach brać będą udział wszyscy pracownicy obsługujący system (czyli 9 pracowników). Szkolenia zaplanowano w ostatnim miesiącu realizacji projektu, czyli w trakcie testowania systemu (aby zapoznać pracowników z tym zaawansowanym narzędziem) oraz zaraz po wdrożeniu systemu. Szkolenia te są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, nie mogą zawierać elementów wiedzy ogólnej, muszą zostać przygotowywane jako szkolenie dedykowane dla potrzeb 4Results Sp. z o.o. i nie mogą mieć zastosowania w pracy wykonywanej na rzecz innego przedsiębiorcy. Termin realizacji zamówienia: Nieprzekraczalny termin realizacji usługi do r. V. Sposób przygotowania oferty: 1. Złożona oferta powinna zawierać: Nazwę i adres oferenta; Wartość oferty; Termin ważności oferty; 2. Oferta powinna być sporządzona na Wzorze Formularza oferty cenowej (załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego), być opatrzona pieczątka firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez oferenta.

5 VI. VII. VIII. 3. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera bądź odebrana osobiście przez kupującego. 4. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona do oferenta bez otwierania. Miejsce składania ofert: 1. Oferty należy składać w siedzibie 4Results Sp. z o.o., ul. Gżegżółki 4, Warszawa 2. Termin składania ofert upływa 7 dnia od ukazania się ogłoszenia, tj r. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: a. Cena % Sposób oceny ofert: 1. KC kryterium ceny: Cena minimalna najniższa cena wśród rozpatrywanych ofert, Cena oferty cena w aktualnie analizowanej ofercie, KC = Cena minimalna/cena oferty x 100 pkt. Osoba upoważniona do bezpośredniego kontaktowania się z oferentami: IX. Magdalena Kowalska Dyrektor ds. Finansów i Administracji, tel. (22) wew magdalena.kowalska@4results.pl Rozstrzygniecie postępowania ofertowego 1. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty. 2. Zamawiający zawiadomi wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę i siedzibę wykonawcy, którego oferta została wybrana wraz z uzasadnieniem oraz nazwy i siedziby wykonawców, którzy złożyli oferty wraz z łączną punktacją z oceny oferty (uwzględniając punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację). 3. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona również na stronie internetowej 4Results Sp. z o.o. X. Załączniki: 1. Wzór Formularza oferty cenowej

6 Wzór Formularza oferty cenowej Dotacje na innowacje Wykonawca:... Zamawiający: 4 Results Sp. z o.o. ul. Gżegżółki Warszawa Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia niniejszym składam ofertę na: 1. Dostawę i wdrożenie wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego systemu informatycznego B2B 2. Wykonanie usługi szkoleniowej 4 dniowe szkolenie specjalistyczne (4 dni x 8 godz.) dla 9 użytkowników systemu B2B Nazwa zadania Dostawa i wdrożenie wartości niematerialnej i prawnej w postaci nowoczesnego systemu informatycznego B2B Wykonanie usługi szkoleniowej 4 dniowe szkolenie specjalistyczne (4 dni x 8 godz.) dla 9 użytkowników systemu B2B Wartość netto oferty (w PLN) Wartość brutto oferty (w PLN) Razem Termin realizacji usługi do Oświadczamy, że podana w ofercie stawka podatku od towarów i usług VAT jest zgodna z przepisami Ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 353 z 2004 r.). 2. Cena podana w ofercie obejmuje wszelkie koszty związane z powyższym zamówieniem. 3. Wykonawca oświadcza, że jest / nie jest* płatnikiem podatku VAT. (* niepotrzebne skreślić) 4. W przypadku wygrania zamówienia, Wykonawca zobowiązuje się do podpisania umowy w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. 5. Wykonawca oświadcza, że nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub, że uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności. 6. Wykonawca wyraża zgodę na przeprowadzenie wszelkich badań mających na celu sprawdzenie oświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz wyjaśnień finansowych i technicznych, przez Zamawiającego lub jego upoważnionych przedstawicieli. 7. Do kontaktów z Zamawiającym w czasie trwania postępowania o udzielenie zamówienia wyznaczamy (imię i nazwisko) Oświadczamy, że jesteśmy związani naszą ofertą przez 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Dnia (pieczęć i podpis Wykonawcy)