Podstawy pracy w systemie Doradca. Wstęp. Program Doradca jest aplikacją systemu Windows typu klient- serwer. Oznacza to że baza z dokumentami, użytkownikami, klientami i innymi zasobami znajduje się na serwerze a system umożliwia pracę wielu użytkowników równocześnie na tych danych. Przeznaczenie programu. Przeznaczeniem programu jest wspomaganie organizacji pracy za pomocą procedur. W programie można wykreować procedury wzorcowe. Na ich podstawie można tworzyć procedury operacyjne. Dodatkowo program umożliwia sporządzanie i przechowywanie notatek, terminów, dynamicznych zbiorów dokumentów (procedury dynamiczne) oraz przesyłanie wiadomości między użytkownikami. Spis zagadnień 1. Logowanie 2. Sporządzanie notatek - dekretacja na klienta - wyszukiwanie 3. Sporządzanie terminów - dekretacja na klienta - wyszukiwanie 4. Procedury - typy procedur - procedury ogólne (wzorcowe) i operacyjne (przypisane klientom) - tworzenie procedur - przypisanie procedury klientowi - kreator procedur - praca z procedurą - praca z procedurą standardową - praca z procedurą dynamiczną 5. Sesja klienta 6. Wyszukiwanie procedur 7. Wyszukiwanie dokumentów 8. Obiegi informacji 9. Synchronizacja obiektów różnych baz
1. Logowanie Celem zalogowania się do systamu Doradca należy wykonać czynności 1 3 jak na rys.: punkt 4 kliknięcie na przycisku [Koniec] kończy pracę z programem. 2. Sporządzanie notatek Notatki otwieramy posługując się przyciskiem [Notatki]: Celem sporządzenia nowej notatki należy: 1. wpisać tytuł notatki 2. przypisać ją klientowi (opcjonalne) 3. wypełnić treść notatki 4. zapamiętać notatkę. - dekretacja na klienta Jeżeli notatka dotyczy klienta należy przypisać ją klientowi (pkt 2 na rys.). Pozwala to na późniejsze szybkie wyselekcjonowanie notatek określonego klienta.
- wyszukiwanie W dolnej części okna notatek znajduje się przycisk pozwalający na otwarcie panelu klucza (1). Na tym panelu znajduje się szereg pól pozwalających na uściślenie informacji, której szukamy. Po ustaleniu interesujących nas elementów klucza możemy uruchomić poszukiwanie przyciskiem (3): 3. Sporządzanie terminów Terminy otwieramy posługując się przyciskiem [Terminy]: Celem sporządzenia nowego terminu należy: 1. wpisać tytuł terminu 2. ustalić kiedy program Doradca ma nam o tym terminie przypomnieć 3. ustalić właściwy termin 4. przypisać go klientowi (opcjonalne) 5. wypełnić treść notatki 6. zapamiętać termin. - dekretacja na klienta Jeżeli termin dotyczy klienta należy przypisać go klientowi (pkt 4 na rys.). Pozwala to na późniejsze szybkie wyselekcjonowanie terminów określonego klienta.
- wyszukiwanie W dolnej części okna terminów znajduje się przycisk pozwalający na otwarcie panelu klucza (1). Na tym panelu znajduje się szereg pól pozwalających na uściślenie informacji, której szukamy. Po ustaleniu interesujących nas elementów klucza możemy uruchomić poszukiwanie przyciskiem (3): 4. Procedury - typy procedur W systemie Doradca rozróżniamy dwa zasadnicze typy procedur: - procedury standardowe - procedury dynamiczne - procedury ogólne (wzorcowe) i operacyjne (przypisane klientom) Procedura może stanowić wzorzec i wówczas nie będzie przypisana żadnemu klientowi. Taką procedurę można wielokrotnie kopiować do zbiorów procedur różnych klientów. - tworzenie procedur Aby utworzyć nową procedurę można skorzystać z gotowych wzorców (procedury ogólne), lub wykreować zupełnie nową procedurę. - przypisanie procedury klientowi Aby przypisać procedurę ogólną klientowi (a dokładnie utworzyć jej kopię dla klienta) należy: 1. uruchomić sesję klienta (p. dalej) 2. wybrać procedurę z menu procedur ogólnych 3. wypełnić metrykę procedury:
Uwaga: Przypisanie klientowi procedury dynamicznej nie powoduje utworzenia kopii dokumentów, jak w przypadku procedury standardowej, tylko utworzenie samych grup dokumentów na zakładce powiązań między dokumentami (jeżeli takie istnieją w procedurze wzorcowej). - kreator procedur Aby wykreować nową procedurę (tu dla przykładu dynamiczną) należy uruchomić kreator z menu Procedury: W oknie kreatora na pierwszej zakładce należy ustalić podstawowe cechy procedury i zapisać procedurę (przycisk [OK]).:
- praca z procedurą - praca z procedurą standardową Procedura standardowa składać się może z dokumentów oznaczanych ikoną, spraw do wykonania oraz skrótów do obiektów zewnętrznych, np. do programu fakturującego. Dokument można zedytować. W tym celu należy kliknąć wybrany dokument dwukrotnie: Po zakończeniu dokumentu (czynności, aplikacji) składnik można podpisać: Jeżeli określony składnik nie ma zastosowania (a istnieje bo został utworzony we wzorcu), można go oznaczyć jako usunięty: Po zakończeniu procedury należy ją zamknąć. Jeżeli wprowadziliśmy jakiekolwiek zmiany to program zapyta nas czy zapisać naszą pracę na procedurze. Uwaga: jeżeli procedura jest cykliczna (ma się odnawiać co pewien okres), np. procedura księgowa, i chcemy nie tylko ją zapisać ale i odnowić na nowy okres, wówczas należy zamknąć procedurę korzystając z menu Procedura opcja Zamknij procedurę. Program w tym przypadku udostępni nam taką możliwość. Dodatkowe dokumenty do drzewa procedury można dodawać korzystając z kreatora lub, podobnie jak w przypadku procedury dynamicznej, kiedy procedura jest projektem. Aby procedura miała cechy projektu (możliwości rozbudowy w trakcie jej edycji), można trwale ustawić tę cechę w kreatorze lub tymczasowo podczas pracy na procedurze, korzystając z menu Procedura, opcja Projekt.
- praca z procedurą dynamiczną Praca z dokumentami procedury dynamicznej jest podobna do pracy z dokumentami procedury standardowej. Procedura umożliwia nam dodawanie dokumentów podczas pracy z nią (stąd nazwa). Procedura dynamiczna nie ma własności odnawiania. Celem dodania nowego dokumentu do procedury dynamicznej można: - wskazać istniejący dokument na dysku korzystając z opcji Dokument opcja Podstaw z dysku, - wkleić dokument przemieszczając go myszą - utworzyć nowy na podstawie szablonu. Szablony dokumentów są dostępne z okna rozwijalnego: 5. Sesja klienta Aby rozpocząć pracę z procedurami klienta należy uruchomić tzw. sesję klienta. Po otwarciu sesji klienta program wyszuka nam wszystkie aktualne procedury tego klienta i umożliwi pracę z nimi (np. pracę na dokumentach klienta). Celem uruchomienia sesji klienta należy wybrać klienta z listy (1) i klinnąć przycisk [Sesja klienta]: pkt (3) zakończenie pracy z klientem, zamknięcie sesji klienta. Po otwarciu sesji klienta pojawi się okno z procedurami klienta. Podwójne kliknięcie na wybranej procedurze otworzy ją. Po otwarciu procedury można edytować i dekretować dokumenty i inne składniki. Panel procedur klienta:
6. Wyszukiwanie procedur Wyszukiwanie procedur udostępnia opcja Znajdź procedurę z menu Procedury. Okno wyszukiwarki pozwala na zdefiniowanie klucza (określenie własności procedury którą szukamy, celem zawężenia poszukiwanego zbioru). Zasada działania klucza jest analogiczna do kluczy w terminach i notatkach i szukania dokumentu: Po znalezieniu procedury można ją uruchomić: 7. Wyszukiwanie dokumentów Wyszukiwanie dokumentów udostępnia opcja Znajdź dokument z menu Dokumenty. Okno wyszukiwarki pozwala na zdefiniowanie klucza (określenie własności dokumentu który szukamy, celem zawężenia poszukiwanego zbioru). Zasada działania klucza jest analogiczna do kluczy w terminach i notatkach i szukania procedury: Po odszukaniu dokumentu można przejść do procedury zawierającej ten dokument:
8. Obiegi informacji Oprócz prostej komunikacji za pośrednictwem poczty wewnętrznej (wiadomości) możliwe jest również skonstruowanie obiegu informacji. W szczególności, gdy załącznikiem obiegu będzie dokument, będzie to obieg dokumentów. W obieg można puścić dowolny zasób systemu ZPKSoft Doradca: notatkę, termin, dokument, procedurę, sesję klienta, zapis rejestru IN-OUT, zapis modułu wiedzy itd. Obieg nie musi zawierać załącznika. Obiegi informacji monitują się podobnie jak wiadomości (natychmiast po wysłaniu). W menu Dokumenty -> Obiegi informacji mamy dostęp do obiegów informacji. W tym module można obsłużyć obieg a także skonstruować nowy. Aby utworzyć obieg dokumentu procedury należy wskazać ten dokument, po czym z menu Dokumenty użyć opcji Utwórz obieg informacji. W obiegu informacji można ustawić kolejność monitowania dla uczestników obiegu. Przykład: Użytkownicy po zapoznaniu się z informacją, mogą ją skomentować i powinni zadekretować swój krok w obiegu. Dekretacja może być trojaka: akceptacja brak akceptacji (sprzeciw) brak opinii (wstrzymanie się lub usunięcie z obiegu) Aby móc szybko konstruować standardowe (powtarzalne) obiegi można tworzyć szablony obiegów. Szablony nie zawierają załączników i nie mają zdefiniowanych terminów. Szablon można utworzyć na podstawie istniejącego obiegu lub całkowicie od nowa. Aby utworzony obieg zapamiętać jako szablon należy skorzystać z opcji Zapisz jako szablon menu Obieg->Szablony. Aby skorzystać z szablonu podczas tworzenia nowego obiegu wystarczy wybrać opcję Nowy na podstawie szablonu menu Obieg->Szablony. Cykl życia obiegu składa się z trzech etapów: 1. Powstanie obiegu 2. Obsługa etapów przez użytkowników Użytkownicy mogą dokonać jednej z trzech czynności: - zadekretowanie etapu, - dodanie etapu (ów) - dodanie komentarza do obiegu 3. Zamknięcie obiegu Obiegi informacji należy po zakończeniu usunąć. Usunięcie obiegu pozostawia ślad w innych tabelach systemu. System konstruuje automatyczną notatkę zawierającą komplet informacji dot. obiegu. Notatka ta jest umieszczana w notatkach nieaktywnych inicjatora obiegu.
9. Synchronizacja obiektów różnych baz System Doradca umożliwia synchronizację pracy użytkowników pracujących poza siecią (np. na bazie lokalnej na notebooku). Można posłużyć się narzędziem synchronizacji, za pomocą którego można dokonać wybiórczej synchronizacji po uprzednim skonfigurowaniu programu. Narzędzie to jest dostępne z menu Synchronizacja: Prostszą metodą synchronizacji jest synchronizacja obiektów. Możliwa jest synchronizacja tylko wskazanego obiektu, bez konieczności przeprowadzania każdorazowej konfiguracji synchronizatora. Obiektem podlagającym synchronizacji może być: - Procedura: wówczas synchronizacji ulegnie procedura (jej najnowsza wersja) wraz z dokumentami. - Klient: tu zostaną zsynchronizowane dane wybranego klienta, jego procedury, oraz zadekretowane na niego notatki, terminy i wiadomości. We wszystkich oknach przeglądania w/w obiektów mamy dostęp do ich synchronizacji, np. z panelu procedur klienta można dokonać synchronizacji wybranej procedury: lub wszystkich zasobów klienta: ZPKSoft - Paweł Krzyżanowski 2005