Numeracja dla rejestrów zewnętrznych

Transkrypt

1 Numeracja dla rejestrów zewnętrznych System ZPKSoft Doradca udostępnia możliwość ręcznego nadawania numerów dla procedur i dokumentów zgodnie z numeracją obowiązującą w rejestrach zewnętrznych, niezwiązanych z bazą Doradca. Poza możliwością ręcznego wprowadzania numerów istnieje także możliwość takiego skonfigurowania systemu ZPKSoft Doradca, aby program sam generował unikatowe (w ramach bazy) numery, zgodne z przyjętym w przedsiębiorstwie standardem numeracji. W tym celu należy zdefiniować globalne maski numeracji, oddzielnie dla procedur, dokumentów, oraz rejestrów IN oraz OUT. Jeżeli nie będzie zdefiniowana któraś z wymienionych masek, to wówczas także będzie istniała możliwość generowania unikatowej numeracji. Jednak w tym przypadku należy każdorazowo, tworząc procedurę lub dokument, ręcznie wprowadzić maskę numeru zewnętrznego. We wszystkich przypadkach jeżeli maska nie będzie wprowadzona to numer nie zostanie wygenerowany. Wynika z tego, że nawet w przypadku istnienia zdefiniowanych globalnych masek można w każdej chwili zrezygnować z założenia numeru dla nowo tworzonej procedury lub dokumentu. Numer taki może być nadany później. Utworzony numer można korygować (np. dodać złamanie przez rok itp.). Budowa maski Maska może składać się z dowolnych znaków oraz elementów generowanych przez program, zawartych wewnątrz znaków "<>": <r> - rok krótki, np. "04" <R> - rok długi, np. "2004" <m> - miesiąc krótki, np. "12" <M> - miesiąc długi, np. "grudzień" <d> - dzień, np. "05" <G> - grupa użytkowników <IU> - inicjały użytkownika (pierwsze litery imion i części nazwisk rozdzielone spacją) <GP> - grupa do której należy procedura <X> - kolejny numer generowany przez program <X**> -kolejny numer generowany przez program, inicjowany dla symbolu ** <X**,y> -kolejny numer generowany przez program, inicjowany dla symbolu ** o długości y (jeżeli np. X** da liczbę 25 a y=4 to uzyskamy 0025, jeżeli y jest mniejsze od długości łańcucha reprezentującego numer, np. gdy dla rozpatrywanego przypadku y=1, wówczas wartość ta jest ignorowana) <P> - numer X pochodzący z procedury (do numeracji dokumentu)

2 <K> - klasyfikator <znacznik predefiniowany> - znacznik predefiniowany Znaczniki predefiniowane dostępne są z menu procedury: Narzędzia Pokaż domyślne znaczniki. Jeżeli użyjemy w masce numeracji domyślne znaczniki, np: <XD>/<p_NRUZYT>/<R> to w wyniku otrzymamy np: 123/P-45/2011 gdzie: 123 to numer kolejny dokumentu, P-45 to numer procedury, 2011 to aktualny rok. Kolejne składniki maski powinny być rozdzielane znakiem ukośnika: /. Istnieje możliwość użycia skrótu literowego dla grupy użytkowników, np. gdy nazwiemy grupę Księgowość\Analizy (KA) wówczas program będzie wykorzystywał skrótowe oznaczenie grupy KA w procesie tworzenia numeru. Przykład maska: FV/<R>/<G>/<X> numer: FV/2004/KR/234 (faktura VAT z roku 2004, wystawiona przez dział Księgowość\Rozrachunki, numer 234) maska: numer: maska: numer: FV/<R>/<G>/<X,4> FV/2004/KR/0234 FV/<R>/<G>/<X,2> FV/2004/KR/234 Tworzenie unikatowej numeracji w ramach założonego okresu Program może generować wyłącznie numerację unikatową. Numeracja może być łamana w okresach rocznych lub miesięcznych. Można także stosować numerację ciągłą. Aby program tworzył numerację łamaną miesięcznie, można zastosować konstrukcje podobne do poniższych: /<X<R><m>>/ /<X<K><R><m>>/ - numer łamany co miesiąc w ramach określonego klasyfikatora /<XFV<R><m>>/ - numer łamany co miesiąc w ramach dokumentu oznaczonego symbolem FV

3 Przykłady dla numeracji łamanej rocznie są analogiczne: /<X<R>>/ /<X<K><R>>/ - numer łamany co roku w ramach określonego klasyfikatora /<XFV<R>>/ - numer łamany co roku w ramach dokumentu oznaczonego symbolem FV Tworzenie unikatowej numeracji dla klasyfikatorów Program umożliwia definiowanie klasyfikatorów. Są to zestawy symboli umożliwiających za ich pomocą oznaczanie i identyfikowanie obiektów (procedury, dokumenty) w sposób obowiązujący w organizacji, np. klasyfikacja JRWA. Użycie konstrukcji /<K>/ wymusza na systemie użycie w tym miejscu klasyfikatora. Jeżeli powyższa konstrukcja dotyczy numeru generowanego dla dokumentu to program sprawdza, czy procedura do której należy dokument ma zdefiniowany klasyfikator. Jeżeli tak to przydziela mu ten sam klasyfikator. Jeżeli nie to podczas zapisu dokumentu do bazy żąda podania wartości klasyfikatora dla tego dokumentu. Nie podanie wartości klasyfikatora skutkuje wprowadzeniem do numeru dokumentu pustego miejsca: //. Jeżeli program ma generować oddzielną numerację dla każdego klasyfikatora oraz klasyfikator ma wchodzić w skład numeru to można użyć konstrukcji: <X<K>>/<K> W tym przypadku pierwsze wystąpienie znaku <K> informuje kompilator że ma zostać obliczony unikatowy numer dla podanego klasyfikatora. Drugi człon <K> wymusza jawne wstawienie klasyfikatora do numeru. Jeżeli klasyfikator będzie miał wartość AB to wygenerowany numer przyjmie postać np.: 415/AB. Przy czym 415 będzie unikatową liczbą w ramach numerów wygenerowanych dla klasyfikatora AB. Tworzenie unikatowej numeracji dla dowolnie zdefiniowanego symbolu System ZPKSoft Doradca może generować automatyczną unikatową numerację dla dowolnego symbolu zdefiniowanego przez użytkownika. Symbol ten może być zdefiniowany w każdej chwili. Również łamanie numeracji dla tego symbolu może być roczne, miesięczne, lub ciągłe (brak łamania). Przykład dla symbolu AA z rocznym łamaniem numeracji: <XAA<R>>

4 Rozwiązanie to można wykorzystać do oddzielnej numeracji dla rejestrów IN oraz OUT, np.: <XIN<R>> oraz <XOUT<R>> Tworzenie numeru dla dokumentu już istniejącego Jeżeli dokument zapisany wcześniej nie miał wcześniej nadanego numeru, można wymusić na systemie wykreowanie nowego numeru dla tego dokumentu (lub procedury). W tym celu należy pole numeru zewnętrznego okna własności dokumentu (lub okna kreatora w przypadku procedury) należy wypełnić odpowiednią maską. Można ją wpisać ręcznie lub wstawić maskę domyślną posługując się odpowiednią opcją menu kontekstowego tego pola. Definiowanie domyślnych masek dla całej sieci Kreator masek domyślnych dla dokumentów i procedur można wywołać z menu Ustawienia opcja Numeracja procedur i dokumentów. Aby zdefiniować maskę domyślną dla określonego obiektu, należy go wybrać: Jeżeli już istnieje maska domyślna to zostanie ona wczytana: Maskę domyślną można zmienić. Nową definicję można zapisać posługując się odpowiednim przyciskiem: Zaleca się przetestowanie funkcjonowania numeru. Do tego celu służy kolejny przycisk i okienko pokazujące przykładowy rezultat: Program w miejsce cyfrowej, automatycznie generowanej części numeru wstawia (jako przykład) liczbę 100.

5 Również bezpośrednio z kreatora można wygenerować kolejny numer: Klasyfikatory Program ZPKSoft Doradca pozwala na definiowanie globalnych (obowiązujących dla całej sieci) klasyfikatorów. Klasyfikator jest to kodowe oznaczenie dokumentu lub procedury pozwalające na identyfikację wspomnianych obiektów np. dla celów archiwizacyjnych. Przykładem takiego klasyfikatora jest klasyfikator RJWA służący do oznaczania dokumentacji w urzędach administracji państwowej. W każdym przypadku gdy program ma utworzyć numer i napotyka znacznik /<K>/ pojawia się okno dialogowe pozwalające na wybranie symbolu na podstawie zdefiniowanych klasyfikatorów. Z tego okna można również utworzyć definicję klasyfikatora. Do tego celu służą przyciski na pasku narzędziowym: Funkcje które kryją się pod tymi przyciskami są dostępne dla użytkowników z uprawnieniami (statusem) co najmniej 1 (0 lub 1). Pozwalają one kolejno na: Wstawienie elementu Dodanie elementu Usunięcie elementu Zapisanie zmian Utworzenie nowego klasyfikatora Zaimportowanie elementów z pliku tekstowego Usunięcie klasyfikatora. Aby wybrać symbol dla obiektu (dokumentu, procedury) pochodzący z określonego klasyfikatora, należy wybrać klasyfikator z listy: Elementy klasyfikatora zostaną załadowane do widoku drzewa. Można bezpośrednio z tego widoku, posługując się myszą, wybrać odpowiedni symbol. Symbol zostanie umieszczony w oknie edycyjnym: Drugim sposobem na ustalenie symbolu jest bezpośrednie wpisanie go do okienka symbolu. Program nie pozwoli na wpisanie niewłaściwego symbolu, co ma na celu zapobieżenie wystąpieniu pomyłki. Znajdująca się powyżej podpowiedź Maska pokazuje które części maski zostaną uzupełnione o wybrany symbol.

6 Przykładowe wartości masek domyślnych Każda organizacja może zdefiniować sposób numeracji dla niej specyficzny. Jeżeli nie ma ustalonego, uzasadnionego formalnie i sprawdzonego sposobu numeracji to można zastosować sugerowane przez nas rozwiązania: procedury: dokumenty: rejestrin: rejestrout: <G>/<XP<K><R>>/<K>/<r> <G>/<P>/<XD<G><R>>/<K>/<r> IN/<XIN<R>>/<r> OUT/<XOUT<R>>/<r> Wyjaśnienia: Przykładowa numeracja procedur składa się z: - Grupy użytkowników której jest domyślnie przypisana procedura: <G>, - Numeru generowanego przez program, unikatowego dla prefiksu P, przydzielonego klasyfikatora <K> oraz roku <R>, - Klasyfikatora <K>, - Oznaczenia roku <r>. Przykład: KR/100/2103/05 Przykładowa numeracja dokumentów składa się z: - Grupy użytkowników której jest domyślnie przypisana procedura: <G>, - Numeru procedury z której dokument pochodzi <P>, - Numeru generowanego przez program, unikatowego dla prefiksu D, grupy użytkowników której jest domyślnie przypisana procedura (lub, w przypadku jej braku w masce procedury, grupy użytkownika tworzącego dokument) <G>, oraz roku <R>, - Klasyfikatora <K>, - Oznaczenia roku <r>. Przykład: KR/100/200/2103/05 Przykładowa numeracja obiektów w rejestrach IN oraz OUT składa się z: - Oznaczenia rejestru IN (OUT) - Numeru generowanego przez program, unikatowego dla prefiksu IN (OUT), oraz roku <R>, - Oznaczenia roku <r>. Przykłady: IN/100/05 OUT/100/05

7 Indywidualna korekta numeru Można ręcznie wprowadzić numer, np.: KR/100/200/2103/05. Można także dodać do istniejącego już numeru dodatkowy człon, np.: KR/100/200/2103/05/B3 Także po wprowadzeniu maski do pola numeru można przed wygenerowaniem tego numeru uzupełnić maskę, np.: <G>/<P>/<XD<G><R>>/<K>/<r>/B5 - oczywiście w tym przypadku podczas zapisu dokumentu zostanie wygenerowany numer postaci: KR/100/200/2103/05/B3 Procedury ogólne Jeżeli procedura wzorcowa (ogólna) otrzyma podczas kreowania maskę numeru to program podczas zapisu procedury nie przekształci jej automatycznie w numer. Pozwala to na tworzenie indywidualnych masek dla procedur ogólnych. Jeżeli taka procedura zostanie przypisana klientowi to program utworzy dla niej numer zgodny z przypisaną jej maską numeru. To samo dotyczy dokumentów. Szablony Jeżeli dokumenty procedury szablonów będą miały zdefiniowane własne maski numerów to dokumenty powstałe na ich podstawie będą miały numery utworzone na podstawie tych masek. Synchronizacja baz Numeracja użytkownika nie podlega regułom synchronizacji baz. Aby ustrzec się przed generowaniem identycznych numerów dokumentów i procedur w różnych bazach można zastosować jedno z dwóch rozwiązań: - w bazie podrzędnej można nie definiować domyślnych masek numeracji dla procedur i dokumentów. Procedury i dokumenty nie będą numerowane. Można nadać im numery po dokonaniu synchronizacji. - W bazie podrzędnej można zdefiniować maski różniące się od masek w bazie głównej, np. jeżeli w bazie głównej maska będzie miała postać: <X<R>>/<G>/<R> to w bazie podrzędnej można użyć maski: <X<R>>/<G>/<R>/B1. Numer będzie łamany przez człon B1, a więc będzie unikatowy w całym systemie.