WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III.431.6.2013 Kraków, 7 stycznia 2014 r. Prezydent Miasta Tarnowa ul. Mickiewicza 2 33 100 Tarnów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885), jak również zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2013 r. w dniach od 24 do 26 czerwca 2013 r. Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (MUW) przeprowadził w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Tarnowie kontrolę, której przedmiotem była ocena realizacji Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: - Anna Plichta inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli Przewodnicząca Zespołu Kontrolnego na podstawie upoważnienia nr 17/13 z dnia 13 czerwca 2013 r., - Maria Szarek starszy inspektor w Wydziale Organizacji i Kontroli na podstawie upoważnienia nr 18/13 z dnia 13 czerwca 2013 r. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 238 * fax 12 39 21 438 http://www.malopolska.uw.gov.pl
Kontrolą objęto wykonanie zadania realizowanego w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny oraz Asystent rodziny - druga edycja wraz z wykorzystaniem przekazanej dotacji. Realizację zadania w ww. zakresie ocenia się pozytywnie. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń: Sposób realizacji ww. zadania określają zasady sformułowane w Resortowym Programie wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 I i II edycja oraz przepisy ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149, poz. 887 z późn. zm.). Zgodnie z art. 10 ust. 1 ww. ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej na podstawie Zarządzenia Nr 404/2011 Prezydenta Miasta Tarnowa z dnia 30 września 2011 r. w sprawie wyznaczenia realizatora pracy z rodziną i organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Tarnowie (MOPS) wyznaczony został na tegoż realizatora z dniem 1 stycznia 2012 r. Nadzór nad wykonaniem ww. Zarządzenia powierzony został Dyrektorowi Centrum Spraw Społecznych Urzędu Miasta Tarnowa. Zgodnie z 19 Regulaminu MOPS do właściwości zespołu do spraw pomocy specjalistycznej i asysty rodzinnej, funkcjonującego w Dziale Specjalistycznej Pomocy Środowiskowej, należą m.in. zadania dotyczące: udziału w diagnozowaniu rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo wychowawczych i sporządzania planu pracy asystentów rodziny, oceny efektywności stosowanych form pomocy i metod pracy; inicjowania nowatorskich rozwiązań i udziału w opracowywaniu 3 letnich programów wspierania rodzin. W związku z ogłoszonym przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej otwartym konkursem ofert w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny 2012 MOPS przystąpił do konkursu poprzez sporządzenie i przesłanie w wyznaczonym terminie oferty konkursowej do Wydziału Polityki Społecznej MUW. Oferta powyższa zweryfikowana została przez ww. Wydział, który potwierdził, że jednostka spełnia wszystkie wymagane kryteria. Gmina Miasta Tarnowa umieszczona więc została na liście gmin otrzymujących dotację, która opublikowana została na stronach internetowych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. 2
Następnie zawarta została w dniu 29 sierpnia 2012 r. Umowa Nr 6/2012 o wsparcie realizacji zadania publicznego realizowanego w ramach: Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny pomiędzy Wojewodą Małopolskim a Gminą Miasta Tarnowa, zwana dalej umową dotacyjną, na kwotę 22.831,00 zł. Wg 1 pkt 2 ww. umowy termin realizacji zadania ustalony został od dnia ogłoszenia konkursu do dnia 31 grudnia 2012 r., natomiast w 2 tejże umowy określony został sposób wykonania zadania. W myśl zapisów 3 ust. 2 ww. Umowy, zgodnie z zasadami określonymi w Resortowym programie, procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania nie może przekroczyć 70 % kosztów zadania (kwota wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy łącznie z pochodnymi od wynagrodzenia obciążającymi koszty pracodawcy wyniesie nie więcej jednak niż 1.812,00 zł). Kolejna, również pozytywnie zweryfikowana, oferta konkursowa złożona została przez MOPS po ogłoszeniu drugiej edycji ww. Resortowego programu, w związku z czym po jej wybraniu do zawartej wcześniej ww. umowy dotacyjnej sporządzony został w dniu 30 października 2012 r. Aneks Nr 10AII/12. Zgodnie z ww. Aneksem kwota dotacji określona w 1 ust. 1 ww. umowy dotacyjnej została zwiększona o 22.169,00 zł i wyniosła łącznie 45.000,00 zł. Wg zmienionego 3 ust 2 umowy dotacyjnej dofinansowanie może obejmować 100 % kosztów wynagrodzenia wraz z pochodnymi i kosztami pracodawcy nie więcej niż 2.500,00 zł miesięcznie na jeden etat lub równoważną czasowo umowę - zlecenia. W dniu 29 czerwca 2012 r. zawarte zostały trzy umowy o pracę na stanowisko asystenta rodziny na czas określony od 1 lipca do 31 grudnia 2012 r. Kwota wynagrodzenia w wymiarze pełnego etatu dla każdej z ww. umów wynosiła 1.510,00 zł. Pismami z dnia 19 października 2012 r., kwota wynagrodzenia miesięcznego poszczególnych asystentek podwyższona została z ważnością od 1 lipca 2012 r. do kwoty 2.085,00 zł. Zmiana wysokości wynagrodzeń związana była ze zmianą zasad finansowania zadań określonych w Rządowym Programie w związku z faktem, iż podmioty, które otrzymały dotację w I edycji konkursu mogły ubiegać się o dotację wyrównującą warunki dofinansowania do obowiązujących w II edycji. W wyniku kontroli dokumentów znajdujących się w teczkach akt osobowych stwierdzono, że zatrudnione osoby posiadały odpowiednie kwalifikacje określone w art. 12 3
ust. 1 ww. ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej w zakresie wykształcenia (wykształcenie wyższe na kierunku pedagogika oraz praca socjalna) a także pozostałe kryteria określone w art. 12 ust. 2 i 3 (nie były pozbawione władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie była i nie jest im zawieszona ani ograniczona a także nie nałożono na nie obowiązku alimentacyjnego) i ust. 4 ww. ustawy w zakresie karalności (nie były skazane prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe). Na podstawie przedłożonej do kontroli dokumentacji stwierdzono, że zatrudnione asystentki rodziny w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2012 r. realizowały swoje zadania określone szczegółowo w art. 15 ust. 1 ww. ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Każda asystentka rodziny prowadziła odrębną dla poszczególnych rodzin objętych asystenturą dokumentację, na którą składały się: 1) Plan pracy z rodziną obejmujący: opis struktury rodziny, opis sytuacji bytowej, opis sytuacji zawodowo-finansowej, stan zdrowia rodziny, tryb i styl życia, występujące konflikty w rodzinie, wsparcie ze strony rodziny, funkcjonowanie społeczne rodziny i jej członków, opis przyczyn powstania problemu, diagnozę problemów występujących w rodzinie, zasoby rodziny, ograniczenia rodziny, cel główny, cele szczegółowe, zaplanowane działania w pracy z rodziną, przeszkody w realizacji zaplanowanych działań. Plan pracy podpisany był przez członka danej rodziny, asystenta rodziny, koordynatora rodzinnej pieczy zastępczej oraz pracownika socjalnego. 2) Dokumentami potwierdzającymi spełnienie wymogów wykonania zadań określonych w art.15 w/w ustawy przez asystentów rodzin były karty pracy z rodzinami (dla każdej rodziny opracowane oddzielnie), sporządzane na każdy miesiąc kalendarzowy, określające imię i nazwisko adres rodziny oraz imię i nazwisko asystenta rodziny (prowadzącego daną rodzinę). Karty zawierały następujące rubryki: data, godzina, miejsce i rodzaj czynności, podpis członka rodziny objętej asystenturą, uzyskane informacje oraz ustalenia (uzyskane dokumenty i informacje, ewentualne uwagi lub oświadczenia członków rodziny), uwagi własne (uwagi i zamierzenia w zakresie sprawowania asystentury), a także datę i podpis asystenta rodziny. 4
3) Okresowa ocena sytuacji rodziny sprawozdanie z zakończenia realizacji planu pracy przez asystenta rodziny z rodziną sporządzona na koniec roku 2012. Ww. ocena zawiera następujące pozycje: opis sytuacji rodziny przed objęciem asystenturą, cele współpracy z rodziną (główny i szczegółowe), zadania wykonane w rodzinie oraz osiągnięte efekty, rokowania, wnioski i uwagi. Na dokumentach widniały podpisy: asystenta rodziny, pracownika socjalnego oraz dyrektora MOPS. Kontrola wykazała, że teczki prowadzone przez asystentki rodziny zawierają wymaganą dokumentację dla każdej rodziny objętej asystenturą. Na liście rodzin objętych asystenturą w 2012 r. przez Panią Dominikę G. figuruje 21 pozycji. W złożonym na tę okoliczność wyjaśnieniu poinformowano, że: Liczba 21 rodzin wynika z faktu, iż jedna z rodzin rodzina Pani Magdaleny S. wyprowadziła się z Tarnowa w październiku 2012 r. i współpraca z ww. ze względów terytorialnych została zakończona. Z uwagi na powyższe asystentka rozpoczęła współpracę z kolejną rodziną - Państwem Tadeuszem i Bernadettą G. Nadmieniam, że Pani Dominika równocześnie nie współpracowała z więcej niż 20 rodzinami, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Łączna liczba rodzin objętych asystenturą w 2012 r. wynosiła 20. Na podstawie miesięcznych Sprawozdań z pracy asystenta rodziny ustalono, iż w żadnym miesiącu 2012 r. liczba rodzin przydzielonych poszczególnym asystentom nie przekroczyła, maksymalnej liczby, wynikającej z art. 15 ust. 4 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (20 rodzin). W czasie szczegółowej kontroli teczki rzeczowej zawierającej Wnioski oraz zgody rodzin na podjęcie współpracy z asystentem rodziny w 2012 r. (61 wniosków) stwierdzono, że przed podjęciem współpracy asystenta rodziny z daną rodziną, zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej - dorośli członkowie rodziny w obecności pracownika socjalnego i asystenta rodziny - wyrażali zgodę na: wsparcie naszej rodziny przez asystenta rodziny w celu przezwyciężenia trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, poprzez złożenie podpisu wraz z datą i podaniem numeru 5
dowodu osobistego. Uzasadnione wnioski o przydzielenie asystenta danej rodzinie, przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, składane były do dyrekcji MOPS przez właściwego pracownika socjalnego. Na podstawie oświadczenia złożonego przez Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tarnowie stwierdzono, że zatrudnieni w 2012 r. asystenci rodziny spełniali wymogi określone w art. 17 ust. 3 i 4 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, tzn. cyt: nie wykonywali obowiązków pracownika socjalnego na terenie Gminy Miasta Tarnowa oraz nie prowadzili postępowań z zakresu świadczeń realizowanych przez gminę. Ponadto stwierdzono, że objęta kontrolą dokumentacja nie posiadała oznakowania wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, w związku z czym przedłożona została informacja, z której wynika, że MOPS jest w trakcie uzgodnień z Archiwum Państwowym w Krakowie w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt. W 2012 roku Gmina Miasta Tarnowa otrzymała środki na realizację zadania publicznego w ramach: Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny w wysokości 45.000,00 zł. Środki te przekazane zostały według klasyfikacji budżetowej: w dziale 852 - Pomoc społeczna, rozdziale 85206 - Wspieranie rodziny 2030 - Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin). Stwierdzono, że kwotę dotacji wprowadzono do budżetu Miasta Tarnowa na podstawie Zarządzeń Wojewody Małopolskiego: Nr 325/12 z dnia 5 września 2012 r. oraz Nr 425/12 z dnia 24 października 2012 r. zwiększając plan dotacji celowej w dziale 852, rozdziale 85206 2030 do kwoty 45.000,00 zł, Zarządzeniami Prezydenta Miasta Tarnowa: Nr 342/12 z dnia 21 września 2012 r. oraz Nr 383/12 z dnia 7 listopada 2012 r. zmieniającymi Uchwałę Budżetową Miasta Tarnowa na rok 2012. Plan dotacji celowej w dziale 852, rozdziale 85206 po wprowadzonych zmianach wyniósł kwotę 45.000,00 zł. Plan wydatków na koniec 2012 r. przedstawiał się następująco: 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 45.688,00 zł w tym: dotacja 37.528,00 zł, 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 7.977,00 zł dotacja 6.552,00 zł, 4120 Składki na Fundusz Pracy 1.120,00 zł dotacja 920,00 zł. 6
W wyniku kontroli stwierdzono, że wydatki związane z wynagrodzeniem 3 zatrudnionych asystentek rodziny ponoszone były ze środków własnych. Po otrzymaniu transz dotacji od września do grudnia 2012 r. dokonywano refundacji wydatkowanych środków własnych na podstawie poleceń księgowania. Rozliczenie wydatków poniesionych z dotacji na zadanie publiczne realizowane w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny I i II edycja przedstawiało się następująco: 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 19.020,00 zł, 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 3.320,70 zł, 4120 Składki na Fundusz Pracy 466,00 zł. 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 18.084,71 zł, 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 3.135,03 zł, 4120 Składki na Fundusz Pracy 439,91 zł. Stwierdzono, że w sprawozdaniu finansowym, tabeli nr 2 (koszty ze względu na typ kosztów) dokonano prawidłowego podziału otrzymanych środków dotacji na paragrafy, zgodnie z ewidencją księgową i ze sprawozdaniem Rb-28S. Ogólna kwota wydatków sfinansowanych ze środków dotacji wykazana w ww. tabeli była zgodna z ewidencją księgową i wynosiła 44.466,35 zł. Niewykorzystane środki dotacji w dziale 852, rozdziale 85206 w wysokości 533,65 zł Urząd Miasta Tarnowa zwrócił do MUW w dniu 14 stycznia 2013 r. wyciąg bankowy nr 9. Ewidencja księgowa wydatków prowadzona do rozdziału 85206 zgodna była ze sprawozdaniem Rb-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2012, w którym wykazano wykonanie w dziale 852, rozdziale 85206 w łącznej wysokości 44.466,35 zł. Kontrolą objęto dokumentację źródłową tj. listy płac, wyciągi, raporty kasowe, deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA oraz ewidencje księgowe. 7
Wynagrodzenia dla asystentów rodziny naliczone zostały w listach płac nr: 58/07/MOPS/A/2012; 66/08/MOPS/A/2012; 77/09/MOPS/A/2012; 87/10/MOPS/A/2012; 98/11/MOPS/A/2012; 108/12/MOPS/A/2012. Wynagrodzenie wypłacane było przelewami na konta osobiste (wyciągami bankowymi nr 142 z 27.07.2012 r., 162 z 27.08.2012 r., 184 z 26.09.2012 r., 206 z 26.10.2012 r., 227 z 27.11.2012 r., 244 z 20.12.2012 r.), za wyjątkiem wypłat w miesiącach od lipca do września gotówką dla jednej asystentki rodziny (raporty kasowe nr 24 z 27.07.2012 r., 27 z 27.08.2012r., 31 z 26.09.2012 r.). Kontrola dowodów źródłowych (wyciągi bankowe nr: 148, 169, 191, 211, 233, 249) wykazała, że należne składki ZUS zostały odprowadzone w terminie do 5 dnia następnego miesiąca, tj. w terminie wynikającym z art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Kontrolą objęto deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA przekazanych składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconych wynagrodzeń za okres od lipca do grudnia 2012 r., oraz porównano z ewidencją księgową i przelewami. Rozbieżności kwot nie stwierdzono. Stwierdzono, że przelewy pobranych zaliczek na podatek odprowadzane były w terminie, tj. do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2012. 361 j.t.). Podatek został odprowadzony do Urzędu Skarbowego w wysokości 3.015,00 zł przelewami w dniach wyciągi bankowe nr: 157 z 20.08.2012 r., 180 z 20.09.2012 r., 202 z 22.10.2012 r., 222 z 20.11.2012 r., 243 z 19.12.2012 r. oraz 249 z 31.12.2012 r. W trakcie kontroli ustalono, że Gmina Miasta Tarnowa nie uzyskiwała, określonych w 7 pkt 4 umowy dotacyjnej, odsetek bankowych z tytułu otrzymywanych środków na realizację przedmiotowego Resortowego programu. Na powyższą okoliczność wyjaśnienie złożyła główna księgowa MOPS. Dokumenty objęte kontrolą spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) sprawdzone były 8
pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty. Wszystkie objęte kontrolą dowody księgowe zostały ujęte w ewidencji księgowej. Po upływie terminu wykonania zadania, zgodnie z wymogami 6 pkt 1 umowy dotacyjnej, sprawozdanie końcowe z wykorzystania dotacji na realizację zadania pn. Resortowy program wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny oraz Asystent rodziny druga edycja sporządzone na obowiązującym formularzu złożone zostało w wyznaczonym terminie do Wydziału Polityki Społecznej MUW. W związku z pismem ww. Wydziału znak: WP-IV.946.28.2012 z dnia 11 lutego 2013 r. korekty sprawozdań końcowych z wykorzystania przedmiotowej dotacji złożone zostały 18 lutego 2013 r. Powyższe ustalenia kontroli zostały udokumentowane w aktach kontroli obejmujących między innymi: 1. Zestawienie zmian w planie finansowym w rozdziale 85206 Wspieranie rodziny za 2012 rok. 2. Rozliczenie dotacji za 2012 rok. 3. Rozliczenie wydatków na wynagrodzenia osobowe poniesione w związku z realizacją Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny za okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2012 r. (sporządzone przez kontrolujących na podstawie dowodów źródłowych). 4. Zestawienie deklaracji oraz odprowadzonych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz Fundusz Pracy. 5. Arkusze ustaleń. Reasumując, środki z budżetu Wojewody przyznane na realizację zadania publicznego w ramach Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny zostały wykorzystane na wypłaty wynagrodzeń wraz z pochodnymi, a dokumentacja źródłowa potwierdza, że dotacja celowa została wydatkowana w odpowiednim dziale i rozdziale klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Z up. Wojewody Małopolskiego Sławomir Dyl Dyrektor Wydziału Organizacji i Kontroli 9