Instrukcja stanowiskowa Proces rozliczenia wniosku o podróż krajową
1. Aplikacja podróże służbowe jest dostępna na Portalu Informacyjnym(PI) pracowników UJ, w zakładce Podróże służbowe. W celu wyszukania podróży z danego okresu, należy kliknąć okienko Opcje wyszukiwania podróży służbowych.
W części Opcje wyszukiwania podróży służbowych, należy wybrać pracownika oraz przedział dat i kliknąć przycisk Odśwież listę podróży służbowych.
2. W celu rozliczenia wniosku o podróż krajową, należy znaleźć i zaznaczyć wniosek na liście Moje podróże służbowe, a następnie kliknąć przycisk Rozlicz wybrany wniosek.
2.1. Ekran pierwszy rozliczenia - Dane podstawowe wygląda tak samo, jak ekran pierwszy z etapu składania wniosku(wypełnione zostały dwa nieedytowalne pola Status i Obligo). Na ekranie pierwszym można wprowadzić zmiany, jeżeli podróż przebiegała inaczej niż zaplanowano, np. wydłużył się wyjazd lub doszły nowe etapy podróży. Nie można natomiast zmienić Stanowiska z którego odbyła się podróż, Celu podróży oraz uzasadnienia w polu Określenie merytorycznego związku wyjazdu z realizacją zadań badawczych lub innych celów wyjazdu.
Na pierwszym ekranie rozliczenia mamy następujące przyciski zadaniowe: Anuluj powrót do ekranu z listą podróży służbowych Zapisz jeżeli nie mamy możliwości wypełnienia rozliczenia w danym momencie, możemy go zapisać i dokończyć później Sprawdź poprawność danych przycisk odpowiedzialny za weryfikację danych wypełnionych na pierwszym ekranie rozliczenia Dalej przycisk przejścia do kolejnego etapu wypełniania rozliczenia wniosku. W celu przejścia do drugiego ekranu rozliczenia, należy kliknąć przycisk Dalej.
2.2. Na ekranie drugim rozliczenia - Świadczenia ryczałtowe można zmodyfikować rodzaje i szczegóły świadczeń. W celu wyświetlenia lub wprowadzenia zmian wyliczonych świadczeń, należy kliknąć przycisk Szczegóły. Przyciski Dodaj i Usuń dają nam możliwość rozdzielenia świadczeń na poszczególne etapy podróży. Jeżeli daty i godziny wyjazdu uległy zmianie, pracownik musi kliknąć przycisk Wylicz świadczenia na podstawie etapów podróży. Jeżeli pracownik chce zmniejszyć ilość świadczeń (dieta pobytowa, ryczałt hotelowy, ryczałt na dojazdy), w kolumnie związanej z danym świadczeniem, wprowadza odpowiednią wartość. Jeżeli pracownik będzie miał zapewnione wyżywienie, wprowadza wartości w kolumnach śniadania obiad kolacje. Jeżeli pracownik nie będzie korzystać z danego świadczenia, odznacza pole wyboru. W celu przejścia do trzeciego ekranu rozliczenia, należy kliknąć przycisk Dalej.
2.3. Na ekran trzecim rozliczenia wprowadzamy rzeczywiste wydatki podróży. Ekran składa się z dwóch obszarów: Wydatki planowane i nieplanowane.
Wydatki planowane - wydatki zaakceptowane we wniosku. W kolumnie Rzeczywiste koszty dla pozycji z rodzajem wydatków: Ze środków prywatnych wyjeżdżającego do zwrotu przez Uczelnię i Zaliczka wypłacona wyjeżdżającemu pracownik wprowadza rzeczywiste kwoty wydatków, jakie poniósł w czasie wyjazdu. Płatność przez Uczelnię widnieje kwota zaksięgowanych faktur. Świadczenia ryczałtowe, np. Dieta pobytowa, Ryczałt hotelowy, Ryczałt na dojazdy system wylicza automatycznie na podstawie informacji podanych w etapach podróży(daty i godziny). Jeżeli przekroczyliśmy kwotę, któregoś z wydatków planowanych należy wprowadzić odpowiednie uzasadnienie przekroczenia wydatków - przycisk Uzasadnienie.
Wydatki nieplanowane to koszty, których nie przewidzieliśmy we wniosku o podróż służbową. W celu dodania wydatku nieplanowanego należy kliknąć przycisk Dodaj i wypełnić kolumny: Rodzaj wydatku, Sposób płatności, MPK/PSP/CZ/Zlecenie, Źródło finansowania, Walutę, Rzeczywiste koszty.
Jeżeli wprowadzamy wydatek nieplanowany, należy również wprowadzi uzasadnienie przekroczenia wydatków - przycisk Uzasadnienie. Przycisk Przelicz odpowiedzialny jest za zsumowanie wszystkich wartości w wierszu Razem w PLN. Przycisk Skopiuj zaznaczone źródło finansowania na wszystkie pozycje daje możliwość wprowadzenia tych samych danych we wszystkich wierszach kolumny Źródło finansowania(w celu skopiowania źródło finansowania, należy najpierw kliknąć na wiersz, w którym jest ono uzupełnione). W celu przejścia do czwartego ekranu rozliczenia, należy kliknąć przycisk Dalej.
2.4. Na ekranie czwartym - Podsumowanie wyświetlone jest podsumowanie wszystkich wydatków, związanych z wyjazdem służbowym po rozliczeniu. W części Faktury finansowane przez UJ wyświetlone są koszty finansowane przez Uczelnię. W części Faktury finansowane przez wyjeżdżającego ze środków własnych wyświetlone są koszty finansowane przez wyjeżdżającego ze środków własnych do zwrotu przez Uczelnię. W części Faktury finansowane kartą Visa Business wyświetlone są podsumowane wszystkie wydatki, które oznaczone były jako Płatność kartą Visa Business. W części Rozliczenie zaliczki wyświetlone są dane związane z rozliczeniem zaliczki, w podziale na poszczególne źródła finansowania. W części Podsumowanie kosztów podróży wyświetlona jest suma kosztów całej podróży w PLN. W części Rozliczenie zaliczki wyświetlona jest kwota jaką dostanie pracownik, jako zwrot kosztów(jest to kwota nieedytowalna).
W celu przejścia do piątego ekranu rozliczenia, należy kliknąć przycisk Dalej. Pojawi się okno dialogowe potwierdzenia, na którym należy kliknąć przycisk Zapisz i przejdź dalej.
2.5. Ekran piąty rozliczenia zawiera formularz rozliczeniowy z uzupełnionymi informacjami o rozliczeniu podróży krajowej. Na tym ekranie dostępne są następujące przyciski: Anuluj powrót do ekranu z listą podróży służbowych Wróć powrót do kroku poprzedniego Wyślij do akceptacji wysłanie rozliczenia do akceptacji przełożonego Pobierz wniosek w PDF pobranie rozliczenia w formacie PDF i zapisanie na dysku lokalnym.
Przed wysłaniem rozliczenia do akceptacji, należy dołączyć dokumenty związane z podróżą służbową w zakładce Załączniki. Pojawia się ekran na którym, należy podać nazwę dokumentu, a następnie załączyć dokument (pliki maksymalnie do 1MB każdy; format DOC, DOCX, PDF, TXT, XLS, XLSX). W celu zakonczenia procesu rozliczenia należy bezwzględnie wysłać rozliczenie do akceptacji używając przycisku Wyślij do akceptacji. UWAGA! Po wysłaniu rozliczenia do akceptacji należy wydrukować rozliczenie podróży służbowej oczekujące na akceptację Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli(UJKR) lub Działu Weryfikacji-Kwestura UJCM status Rozliczenie w akceptacji Weryfikacja. W celu wydrukowania rozliczenia, należy zaznaczyć wybraną podróż, a następnie kliknąć przycisk Podgląd.
W wyświetlonym rozliczeniu, należy kliknąć przycisk Pobierz rozliczenie PDF i wydrukować(ikonka drukarki ). Do wydrukowanego rozliczenia należy podpiąć oryginały dokumentów i dostarczyć je niezwłocznie do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli(UJKR) lub Działu Weryfikacji-Kwestura UJCM.
3. Akceptacja rozliczenia podróży służbowej UJKR Rozliczenie bez przekroczenia kwot planowanych W przypadku, gdy nie zmieniły się daty i nie zostały przekroczone planowane kwoty dla poszczególnych rodzajów wydatków, rozliczenie pracownika wraz z załączonymi dokumentami trafia do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, która sprawdza poprawność rozliczenia pod względem formalnym i rachunkowym. Jeżeli błędy nie występują to pracownik Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli akceptuje rozliczenie. Następnie rozliczenie trafia do akceptacji Kwestora. Pracownik otrzymuje potwierdzenie akceptacji rozliczenia po akceptacji przez Kwestora. W przypadku błędów rachunkowych rozliczenie jest odrzucane przez Sekcję ds. Weryfikacji i Kontroli i wraca do pracownika, który po jego korekcie wysyła je ponownie do akceptacji. Rozliczenie z przekroczeniem kwot planowanych lub dodaniem nowych rodzajów wydatków W przypadku, gdy w rozliczeniu pojawiły się nowe nieplanowane pozycje kosztów lub zostały przekroczone planowane koszty, rozliczenie trafia najpierw do Dysponentów środków. Obowiązkowe będzie uzasadnienia przekroczenia planu. Po akceptacji Dysponentów środków rozliczenie trafia do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, która sprawdza poprawność rozliczenia pod względem formalnym i rachunkowym. Następnie rozliczenie trafia do akceptacji Kwestora. Pracownik otrzymuje potwierdzenie akceptacji rozliczenia po akceptacji przez Kwestora. Obligo automatycznie zwiększa się o kwotę przekroczenia planowanych kosztów lub dodawana jest nowa pozycja z nowym rodzajem wydatków i odpowiednim źródłem finansowania. Rozliczenie ze zmianą terminu podróży W przypadku, gdy nastąpiła zmiana terminu podróży, rozliczenie trafia do akceptacji Przełożonego. Po akceptacji Przełożonego rozliczenie trafia do Sekcji ds. Weryfikacji i Kontroli, która sprawdza poprawność rozliczenia pod względem formalnym i rachunkowym. Następnie rozliczenie trafia do akceptacji Kwestora. Pracownik otrzymuje potwierdzenie akceptacji rozliczenia po akceptacji przez Kwestora.
UJCM Rozliczenie bez przekroczenia kwot planowanych W przypadku, gdy nie zmieniły się daty i nie zostały przekroczone planowane kwoty dla poszczególnych rodzajów wydatków, rozliczenie pracownika wraz z załączonymi dokumentami trafia do Działu Weryfikacji-Kwestura UJCM, który sprawdza poprawność rozliczenia pod względem formalnym i rachunkowym. Jeżeli błędy nie występują to pracownik Działu Weryfikacji akceptuje rozliczenie. Następnie rozliczenie trafia do akceptacji Kwestora. Po akceptacji Kwestora rozliczenie trafia do Kanclerza. Pracownik otrzymuje potwierdzenie akceptacji rozliczenia po akceptacji przez Kanclerza. W przypadku błędów rachunkowych rozliczenie jest odrzucane przez Dział Weryfikacji-Kwestura UJCM i wraca do Pracownika, który po jego korekcie wysyła je ponownie do akceptacji. Rozliczenie z przekroczeniem kwot planowanych lub dodaniem nowych rodzajów wydatków W przypadku, gdy w rozliczeniu pojawiły się nowe nieplanowane pozycje kosztów lub zostały przekroczone planowane koszty, rozliczenie trafia najpierw do Dysponentów środków, dla których nastąpiło przekroczenie planu. Obowiązkowe będzie uzasadnienia przekroczenia planu. Po akceptacji Dysponentów środków rozliczenie trafia do Działu Weryfikacji-Kwestura UJCM, który sprawdza poprawność rozliczenia pod względem formalnym i rachunkowym. Następnie trafia do akceptacji Kwestora. Po akceptacji Kwestora rozliczenie trafia do Kanclerza. Pracownik otrzymuje potwierdzenie akceptacji rozliczenia po akceptacji przez Kanclerza. Obligo automatycznie zwiększa się o kwotę przekroczenia planowanych kosztów lub dodawana jest nowa pozycja z nowym rodzajem wydatków i odpowiednim źródłem finansowania. Rozliczenie ze zmianą terminu podróży W przypadku, gdy nastąpiła zmiana terminu podróży rozliczenie trafia do akceptacji Przełożonego. Po akceptacji Przełożonego rozliczenie trafia do Działu Weryfikacji-Kwestura UJCM, który sprawdza poprawność rozliczenia pod względem formalnym i rachunkowym. Następnie trafia do akceptacji Kwestora. Po akceptacji Kwestora rozliczenie trafia do Kanclerza.
Pracownik otrzymuje potwierdzenie akceptacji rozliczenia po akceptacji przez Kanclerza.