INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Comarch Optima Strona0
Strona1 1. Zaloguj się na konto IRF, na adres: http://irf-system.pl 2. Hasło można zmienid, klikając w ustawienia.
Strona2 Wprowadź stare hasło oraz nowe przez siebie wybrane. 3. Strona główna programu. 4. W tym okienku można wyszukiwad swoich klientów, wpisując nazwę firmy lub NIP.
Strona3 5. Klientów można dodad poprzez naciśnięcie zielonego plusa. 6. Po naciśnięciu plusa pojawi się formularz, który należy wypełnid danymi klienta. Po wpisaniu numeru NIP klienta, możesz pobrad dane firmy. Po kliknięciu Pobierz z GUS pojawi się obraz z kodem, który należy przepisad. Wypełniając pola Login i Adres Email zostaje automatycznie utworzone konto dla naszego klienta. Po zalogowaniu będzie on miał dostęp do przeglądania oraz dodawania dokumentów. Jeżeli podczas dodawania nowego klienta nie chcemy skorzystad z tej opcji, należy zaznaczyd Nie chcę tworzyd konta dla klienta. Konto dla klienta można utworzyd w dowolnym momencie.
Strona4 7. W zakładce Klienci widzimy listę wszystkich dodanych klientów, których można sortowad według nazwy firmy lub akronimu. Jeżeli nie zdecydowaliśmy się na utworzenie konta dla klienta wcześniej, to po prawej stronie okna Akcje będzie widoczny zielony plus, który umożliwia utworzenie konta dla klienta. Po naciśnięciu plusa pojawi się okno z loginem i mailem. Wybierając Wyślij zostanie automatycznie wygenerowane konto naszego klienta, a on otrzyma maila z danymi do zalogowania. 8. W dowolnym momencie można dokonad edycji danych klienta lub usunąd jego konto. W przypadku wybrania opcji Usuo program poprosi o potwierdzenie decyzji. 9. W zakładce Dokumenty dokonujemy operacji na fakturach. Przedstawiony poniżej fragment strony, służy do filtrowania faktur. Fakturę można odnaleźd poprzez wybranie firmy, kontrahenta, typu dokumentu, daty albo konkretnego numeru czy nazwy. Im więcej wypełnionych pól, tym węższe poszukiwania faktury.
Strona5 10. Poniżej znajduje się, który służy do dodawania nowych dokumentów. Po naciśnięciu ukaże się nowe okno, w którym można dokonad wyboru, do którego klienta mają byd przyporządkowane wprowadzane faktury. Należy wybrad także odpowiednie rejestry i kategorie. Następnie określid rodzaj wprowadzanych dokumentów: faktury kosztowe lub faktury sprzedażowe. Naciskając Select File ( Wybierz Plik ), dodajemy przygotowane dokumenty. Wyświetli się okno, za pomocą którego dodamy wybrane dokumenty. Możemy wybrad jednocześnie dowolną ilośd dokumentów. Po wybraniu dokumentów ukaże się poniższe okno: Naciskamy Załaduj ( Upload ) i nie zamykamy okna dopóki wszystkie dokumenty nie zostaną dodane.
Strona6 Tak wyglądają załadowane pliki. Można je od razu odnaleźd w zakładce Dokumenty. 11. Ukazane poniżej kontrolki umożliwiają zaznaczenie wybranych faktur. Możliwośd edycji pojawi się po wybraniu faktury do eksportu. Opcja Edytuj zaznaczone spowoduje ukazanie się poniższego okna: 12. Legenda ikon: Dokument został już wyeksportowany. Dokument zduplikowany. / NIP na dokumencie różni się od NIP klienta. Przekroczony termin płatności. Dokument zatwierdzony. Pobierz dokument. Edytuj dokument. Usuo. Eksportuj plik. Legenda ikony jest dostępna po najechaniu na nią kursorem. UWAGA! Eksportowad do programu księgowego można tylko zatwierdzone dokumenty.
Strona7 Na zielono podświetlona jest ostatnio otwarta faktura. 13. Edycja dokumentu. Naciśnij. Otwarte zostanie okno edycji dokumentu. W głównym oknie znajduje się podgląd faktury, a po lewej stronie dane, które możemy edytowad.
Strona8 14. Poniżej przedstawiony panel odpowiada za (od lewej): 1. Powrót do listy dokumentów (niebieska strzałka) 2. Zapisz/zatwierdź dokument (zielony haczyk) skrót Ctrl + s 3. Anuluj (czerwony x) 4. Usuo dokument (kosz) 5. Pobierz dokument możesz zapisad dokument w dowolnej lokalizacji (folder z zieloną strzałką) 6. Eksportuj bezpośrednio po edycji masz możliwośd eksportu pliku do programu księgowego 7. Poprzedni możesz przejśd do wcześniejszego dokumentu skrótctrl + 8. Następny możesz przejśd do kolejnego dokumentu skrót Ctrl + 9. Dokument został już wyeksportowany 15. Okno OCR informuje, jaki procent dokumentu został sczytany: Komentarz tutaj można zamieścid opis dokumentu. Po wyeksportowaniu dokumentu, opis będzie widoczny w programie księgowym. Raz wpisany komentarz zostanie zapamiętany i będzie go można wybrad ponownie. Typ dokumentu jeśli jest niepoprawny tutaj można go zmienid. Rejestr rejestr, do którego chcesz przyporządkowad swój dokument (rejestry dodajemy w zakładce Parametry ). Kategoria podobnie jak w przypadku rejestru. Forma płatności przelew lub gotówka, (Jeśli termin zapłaty został przekroczony na fakturze pojawi się czerwony wykrzyknik - patrz legenda ikon). Formy płatności możemy dodawad w zakładce Parametry Formy płatności. Pojazd numer rejestracyjny pojazdu. Numer dokumentu numer faktury. Korekta, jeżeli zaznaczymy to pole, pojawi się okno, gdzie można wpisad numer korekty faktury. Dokument zapłacony jeśli dokument jest zapłacony ta opcja będzie zaznaczona. Metoda kasowa w razie potrzeby zaznacz tę opcję.
Strona9 16. Daty: Data wpływu data dodania dokumentu, nie można jej zmienid. Pozostałe daty można edytowad. 17. Okno klient kontrahent: Program sczyta dane klienta i kontrahenta. Można je także wybrad z listy już wprowadzonych. Jeżeli program nie wykryje jakiś danych, można je dodad. Pojawi się wówczas poniższe okno:
Strona10 Wpisz NIP kontrahenta i Pobierz z GUS. Pobrane dane wypełnią pozostałe pola. UWAGA! Po uzupełnieniu pól wciśnij Dodaj (przycisk ten powoduje dodanie kontrahenta do Listy kontrahentów ). 18. Okienko z kwotami: Tutaj wyświetlą się kwoty sczytane z dokumentu (można je edytowad w razie potrzeby). Nożyczki służą do rozdzielania kwot i przypisywania ich do wybranej kategorii. 19. Podczas edycji dokumentu można kopiowad dane bezpośrednio z obrazka:
Strona11 20. Zakładka Parametry. Na początku wybieramy firmę, dla której będziemy dodawad kategorie, rejestry i formy płatności. 21. Dodawanie kategorii. W celu zaimportowania kategorii, naciśnij i wykonaj kroki z niebieskiej ramki: Aby dokonad importu kategorii z programu Comarch Optima należy pobrad odpowiedni plik z danymi zawierającymi Paostwa kategorie. Aby tego dokonad dla danej firmy należy: 1. włączyd tryb pracy rozproszonej (jeżeli nie jest to już ustawione): Konfiguracja >> Firma >> Ogólne >> Praca rozproszona, ta sekcja służy do określenia charakteru pracy w wybranej bazie danych dla IRF należy wybrad Księgowośd, w polu Identyfikator księgowości i Identyfikator działu sprzedaży wprowadzamy maksymalnie 5-znakowy symbol (istotna jest wielkośd liter), po którym będzie następowała identyfikacja tych działów dla IRF wartości tych pól nie są ważne.
Strona12 2. następnie wyeksportowad plik z danymi: Narzędzia >>Praca rozproszona >> Eksport, następnie słownik Kategorie, wskazad nazwę pliku, koniecznie z rozszerzeniem XML, np. kategorie NazwaFirmy.xml, kliknąd znak eksportu (błyskawica). jeśli jest taka potrzeba wybrad rejestr do której mają trafid kategorie Zamiast importu, nowe kategorie możemy dodad także za pomocą zielonego plusa. Ważne, aby wpisad je dokładnie w takiej formie jak w programie rachunkowym (zwracając uwagę na wielkośd liter, znaki). Listę kategorii w programie księgowym znajdziemy: Ogólne Kategorie
Strona13 Dodane kategorie po naciśnięciu zielonego haczyka: Za pomocą zaznaczonych ikonek można edytowad lub usuwad kategorię. Istnieje również opcja hurtowej edycji kategorii, np. przypisania tego samego rejestru kilku kategoriom jednocześnie Zmieo rejestr wyb. poz.. 22. Rejestry wpisujemy ręcznie poprzez zielony plus, pamiętając o takiej samej formie i wielkości liter. 23. Formy płatności. Tutaj można wprowadzid dowolną formę płatności.
Strona14 24. Zakładka Listy płac i faktury. Za pomocą Dodaj plik można umieścid fakturę lub listę płac, która będzie widoczna na koncie klienta. 25. W zakładce Podatki można dodad podatki za dany okres czasu. 26. Zakładka Kontrahenci. W tej zakładce odnajdziemy wszystkich dodanych/importowanych kontrahentów.
Strona15 Za pomocą zielonego plusa dodajemy nowych kontrahentów ręcznie: Za pomocą folderu z zieloną strzałką importujemy kontrahentów danej firmy z programu księgowego. Otworzy się okno z dokładną instrukcją kolejnych kroków niezbędnych do importu kontrahentów z programu Comarch Optima. Aby dokonad importu kontrahentów z programu Comarch Optima wykonaj następujące kroki: 1. włącz tryb pracy rozproszonej (jeśli nie jest to już ustawione): - Konfiguracja>> Firma >> Ogólne >> Praca rozproszona, - ta sekcja służy do określenia charakteru pracy w wybranej bazie danych - dla IRF należy wybrad księgowośd, - w polu Identyfikator księgowości i Identyfikator działu sprzedaży wprowadzamy maksymalnie 5- znakowy symbol (istotna jest wielkośd liter), po którym będzie następowała identyfikacja tych działów - dla IRF wartości tych pól nie są ważne 2. następnie wyeksportowad plik z danymi: - Narzędzia>> Praca rozproszona >> Eksport, - następnie słownik "Kontrahenci", - wskazad nazwę pliku, koniecznie z rozszerzeniem XML, np. kontrahenci-nazwafirmy.xml - kliknąd znak eksportu (błyskawica). - powstały plik należy wczytad powyżej i kliknąd przycisk importu
Strona16 Następnie naciskamy Wybierz plik i wybieramy utworzony plik z listą kontrahentów. Zaimportowane pliki: Warto poniżej sprawdzid, czy wszyscy kontrahenci zostali pobrani. Kontrahenci, którzy już znajdują się w programie IRF, nie zostaną powtórnie dodani. Dodani kontrahenci widoczni są w zakładce Kontrahenci.
Strona17 27. Eksport dokumentów do programu księgowego. Zaznacz wszystkie zatwierdzone dokumenty. Wybierz Eksportuj zaznaczone i Zapisz. 28. Otwórz program księgowy i wykonaj następujące kroki: Narzędzia >> Praca rozproszona >> Import >> Kontrahenci, Rejestr sprzedaży VAT, Rejestr zakupów VAT
Strona18 Wybierz wcześniej wyeksportowany plik z IRF. Następnie naciśnij Zobaczysz informację o ilości wybranych dokumentów i prawidłowo pobranych. 29. Opcja dostępna tylko dla Administratora. W celu utworzenia konta dla księgowych, przejdź do Użytkownicy Wypełnij formularz: W polu Firmy wybierz i Dodaj klientów, których obsługuje dana księgowa. Wybór zatwierdź zielonym haczykiem. Księgowa otrzyma maila zawierającego login i hasło do swojego konta. W razie pytao prosimy o kontakt.
Strona19 Michał Mrozek Tel. 609 497 301 Opracowanie: Barbara Koc-Gajos Ilona Gwizd Michał Mrozek