INSTRUKCJA OBSŁUGI APLIKACJI SpedSystem

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBSŁUGI APLIKACJI SpedSystem 1

2 Spis treści 1. Pierwsze kroki Rejestracja Logowanie Przypomnienie hasła Pełna aktywacja konta Logowanie Opis okna głównego Opis menu Pierwsze zgłoszenie Ustawienia Zgłoszeo Moduł NCTS Formularz Zgłoszenie NCTS Formularz Szybki NCTS Lista zgłoszeo FIRMY Firmy transportowe Nadawcy Odbiorcy BAZY KODÓW USTAWIENIA Ustawienia ogólne Ustawienia zgłoszeo Zmiana hasła

3 1. Pierwsze kroki 1.1 Rejestracja Aby rozpocząd pracę w programie SpedSystem należy zacząd od rejestracji na stronie W formularzu rejestracyjnym należy wypełnid wszystkie pola. Hasło podane w formularzu musi spełniad następujące warunki: musi mied długośd od 6 do 20 znaków musi składad się z liter i cyfr musi zawierad co najmniej 1 znak wielkiej litery musi zawierad co najmniej 1 znak małej litery musi zawierad co najmniej 1 cyfrę Takie warunki służą jak najlepszemu zabezpieczeniu danych użytkownika. Po wypełnieniu formularza i zaakceptowaniu regulaminu na podany adres wysłany zostanie link aktywacyjny. Po aktywacji użytkownik może się już logowad do aplikacji. UWAGA: Po rejestracji użytkownik może się logowad, ale jeszcze nie może wysyład zgłoszeo. W ciągu 24 godzin od rejestracji zostanie wysłany kolejny z danymi niezbędnymi do wysyłania zgłoszeo. Więcej w Dziale Pierwsze kroki poddział Pełna aktywacja konta. 1.2 Logowanie Aby się zalogowad należy wpisad adres oraz hasło podane podczas procesu rejestracji. 1.3 Przypomnienie hasła W przypadku, gdy użytkownik zapomniał hasła do swojego konta, można skorzystad z funkcji przypomnienia hasła. W tym celu należy: 1. Kliknąd napis Przypomnienie hasła znajdujące się pod formularzem logowania. 2. W nowym oknie należy podad adres przez który użytkownik się loguje. 3. Ponownie wpisad adres dla potwierdzenia. 4. Na podany adres zostanie wysłany z linkiem otwierającym stronę gdzie należy wpisad nowe hasło. W momencie skorzystania z funkcji przypomnienia hasła, stare hasło zostaje zresetowane i użytkownik może się zalogowad używając tylko nowego hasła. 3

4 1.4 Pełna aktywacja konta Po poprawnie przeprowadzonym procesie rejestracji i aktywacji konta w ciągu 24 godzin zostanie przygotowany indywidualny adres przez który użytkownik będzie się komunikował z systemem urzędu Celnego. Wówczas utworzony adres zostanie przesłany Paostwu na podany podczas rejestracji adres . Podany należy zgłosid w podległym oddziale Urzędu Celnego jako adres służący do komunikacji z systemem NCTS. Po zgłoszeniu tego adresu można już rozpocząd komunikację z systemem NCTS za pomocą programu SpedSystem. 2. Logowanie 2.1 Opis okna głównego Po zalogowaniu do systemu SpedSystem użytkownik zostanie przeniesiony na stronę główną aplikacji. U góry ekranu znajduje się menu dzięki któremu mamy dostęp do ustawieo i najważniejszych funkcji aplikacji. Poniżej znajduje się obszar na którym wyświetla się aktualnie zalogowany użytkownik, data ostatniego logowania oraz data ważności konta, czyli do kiedy konto zostało opłacone. Jeśli od ostatniego logowania zostały w aplikacji wprowadzone zmiany i aktualizacje, wtedy są one również wyświetlone w oknie na stronie głównej. 2.2 Opis menu Struktura menu wygląda następująco: ZGŁOSZENIA NCTS moduł zgłoszeo NCTS o Zgłoszenie NCTS Prowadzi do formularza wysyłania zgłoszeo IE15 o Szybkie zgłoszenie NCTS Prowadzi do uproszczonego formularza zgłoszeo IE15 o Lista zgłoszeo Wyświetla listę już utworzonych zgłoszeo FIRMY o Firmy transportowe otwiera listę firm transportowych o Nadawcy otwiera listę nadawców o Odbiorcy otwiera listę odbiorców BAZY KODÓW 4

5 o Kraje wyświetla listę Krajów wraz z kodami o Opakowania wyświetla listę dopuszczalnych opakowao wraz z kodami o Dokumenty wyświetla listę dopuszczalnych dokumentów wraz z kodami o Urzędy Celne wyświetla listę Urzędów Celnych wraz z kodami TARYFA CELNA otwiera w osobnym oknie taryfę Celną ISZTAR USTAWIENIA o Ustawienia Ogólne ogólne ustawienia profilu użytkownika o Ustawienia Zgłoszeo ustawienia zgłoszeo i predefiniowanie stałych wartości o Zmiana hasła zmiana hasła dostępowego do SpedSystem 3. Pierwsze zgłoszenie 3.1 Ustawienia Zgłoszeń Podczas pierwszego uruchomienia aplikacji i próby wysłania zgłoszenia do Urzędu Celnego użytkownik zostanie poproszony o uzupełnienie ustawieo zgłoszeo. W tym celu należy wejśd w menu USTAWIENIA/Ustawienia Zgłoszeo Opis pól: 1. Miejsce miejsce z którego będą wysyłane zgłoszenia. Inaczej jest to miejscowośd gdzie znajduje się firma/oddział użytkownika. 2. UC Zgłoszenia kod Urzędu Celnego do którego będą kierowane zgłoszenia. 3. Kraj wysyłki Kraj z którego jest wysyłany Towar. 4. Przedstawiciel Czyli Paostwa firma. Tutaj podajemy nr EORI paostwa firmy. 5. Nazwa Nazwa firmy użytkownika. Tą nazwą będą podpisywane zgłoszenia. Powyższe informacje będą na stałe używane w zgłoszeniach. 4. Moduł NCTS Moduł NCTS służy do wysyłania zgłoszeo IE15 do Celnego systemu NCTS. Ten moduł dzieli się na 3 elementy: Formularz NCTS Formularz Szybki NCTS Lista zgłoszeo 5

6 Dwa pierwsze formularze służą do tworzenia zgłoszeo IE15. Różnią się ilością pól pierwszy ma pełną funkcjonalnośd, natomiast drugi tz Szybki NCTS ograniczony jest do niezbędnej ilości danych jakich potrzebuje system NCTS, przez co możemy bardzo szybko przygotowad zgłoszenie i je wysład. Lista zgłoszeo wyświetla nam już utworzone zgłoszenia. Ważne informacje dotyczące formularzy: Pola opisane pogrubioną czcionką są obowiązkowe. Przyciski służą do otwierania listy elementów dla danego pola. Np. przycisk przy polu Kraj przeznaczenia otworzy nam listę krajów z ich kodami. Przyciski służą do dodawania elementów. Np. w zakładce Pozycje towarowe aby dodad nową pozycję towarową lub nowy dokument. Aby uzyskad więcej informacji o danym polu wystarczy najechad na nie kursorem. Wtedy wyświetli nam się chmurka z opisem danego pola. 4.1 Formularz Zgłoszenie NCTS Jest to w pełni funkcjonalny formularz, dzięki któremu użytkownik może utworzyd i wysład szczegółowe zgłoszenie dotyczące zgłaszanego towaru. Ten formularz składa się 3 części w postaci zakładek: 1. Dane podstawowe 2. Pozycje towarowe 3. Gwarancje Zakładka Dane podstawowe : Tutaj wprowadzamy ogólne informacje zgłaszanego transportu. Pola zostały podzielone na 3 sekcje: Dane ogólne Transport Transport na granicy Zakładka Pozycje towarowe : W tej zakładce podajemy wszystkie informacje dotyczące zgłaszanego towaru. Mamy tutaj podział na Pozycje Towarowe. Aby wprowadzid towar należy kliknąd Dodaj nowa pozycję Wtedy pojawi nam się blok z polami służącymi do opisania towaru. Jeśli towar nie jest jednorodny można utworzyd kolejne pozycje (bloki) towarowe. Zakładka Gwarancje : 6

7 W zakładce gwarancje wprowadzamy rodzaje gwarancji. Należy zwrócid uwagę, że jedna pozycja jest już domyślnie wprowadzona KARNET TIR. Gdy wprowadzimy w pierwszej zakładce nr KARNET TIR, wtedy będzie on automatycznie wprowadzony jako gwarancja. 4.2 Formularz Szybki NCTS Dzięki temu formularzowi szybko utworzymy i wyślemy zgłoszenie. Został on bowiem ograniczony do podania podstawowych informacji dotyczących zgłaszanego towaru, które są wymagane przez system NCTS. Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownik może bardzo szybko i intuicyjnie wypełnid i wysład zgłoszenie. 4.3 Lista zgłoszeń Tutaj wyświetlone zostają wszystkie utworzone zgłoszenia. Oprócz wyświetlenia podstawowych informacji o zgłoszeniu jak data utworzenia, nr zgłoszenia itd. Jest również podgląd odpowiedzi z urzędu celnego dotyczące danego zgłoszenia (kolumna KOMUNIKATY ) oraz przyciski pomagające zarządzad danym zgłoszeniem (kolumna AKCJE ). KOMUNIKATY Przy każdym zgłoszeniu są wyświetlane odpowiedzi z UC dotyczące danego zgłoszenia. Są one wyświetlane w postaci nazw danych odpowiedzi. Ponadto tło jest kolorowane na zielono lub czerwono. Komunikat zielony informuje, że nasze zgłoszenie przeszło kolejny etap przetwarzania. Komunikat czerwony informuje o wystąpieniu błędu. Aby móc przejrzed odpowiedź na nasze zgłoszenie wystarczy kliknąd w daną odpowiedź. W przypadku komunikatów czerwonych możemy np. w ten sposób dowiedzied się dlaczego nasze zgłoszenie zostało odrzucone. Lista informacji o odpowiedziach z UC jest odświeżana co minutę. Ponadto użytkownik może w każdej chwili ją odświeżyd klikając w napis odśwież listę u góry po lewej stronie listy zgłoszeo. AKCJE Kolumna akcji pozwala nam zarządzad zgłoszeniami. Pokaż XML wyświetla nam treśd zgłoszenia IE15 w postaci kodu XML Zapisz na dysku zapisuje dane zgłoszeni na komputerze w postaci pliku XML Wyślij jeśli plik nie został wysłany wcześniej możemy zrobid to za pomocą tego przycisku. Jeśli był wysłany wcześniej, wtedy ten przycisk będzie nieaktywny 7

8 Usuo możemy usunąd dane zgłoszenie np. jeśli zostało ono błędnie utworzone lub już dawno zgłoszenie zostało zamknięte. Usuwanie nieważnych lub niepotrzebnych zgłoszeo pomaga utrzymad porządek i łatwiej je przeglądad. 5. FIRMY Wyświetla nam listy firm, które wprowadziliśmy oraz pozwala nimi zarządzad. Wprowadzone firmy dzielą się na trzy grupy: Firmy transportowe Nadawcy Odbiorcy 5.1 Firmy transportowe Jest to lista firm transportowych (inaczej główni zobowiązani), które są wprowadzane do naszych zgłoszeo NCTS jako przewoźnicy. W formularzu są pod pozycją Główny zobowiązany. Aby dodad nową firmę transportową wchodzimy w menu FIRMY/ Firmy transportowe. Wówczas wyświetli nam się lista wprowadzonych dotychczas firm. U góry listy znajduje się ikona klikamy ją aby otworzyd formularz dodania firmy. Wszystkie pola oprócz opisu są wymagane. W polu opis użytkownik może wprowadzid krótką notatkę dotyczącą danej firmy. 5.2 Nadawcy Jest to lista firm, które wysłały (sprzedały) towar. Aby dodad nowego Nadawcę, wchodzimy w menu FIRMY/ Nadawcy. Wówczas wyświetli nam się lista wprowadzonych dotychczas firm. U góry listy znajduje się ikona klikamy ją aby otworzyd formularz dodania firmy. Wszystkie pola oprócz opisu są wymagane. W polu opis użytkownik może wprowadzid krótką notatkę dotyczącą danej firmy. 5.3 Odbiorcy Jest to lista firm, które są odbiorcami (kupujacymi) odprawianego towaru. 8

9 Aby dodad nowego Odbiorcę, wchodzimy w menu FIRMY/ Odbiorcy. Wówczas wyświetli nam się lista wprowadzonych dotychczas firm. U góry listy znajduje się ikona klikamy ją aby otworzyd formularz dodania firmy. Wszystkie pola oprócz opisu są wymagane. W polu opis użytkownik może wprowadzid krótką notatkę dotyczącą danej firmy. 6. BAZY KODÓW Tutaj znajdują się kody: Krajów Opakowao Dokumentów Urzędów Celnych Można je przeglądad zarówno poprzez menu BAZY KODÓW i tam wybrad interesującą kategorię lub z poziomu formularza klikając w ikonę wyboru listy ( ) przy odpowiednim polu. 7. USTAWIENIA Ustawienia dzielą się na trzy grupy: Ustawienia ogólne Ustawienia zgłoszeo Zmiana hasła 7.1 Ustawienia ogólne Tutaj są wyświetlone dane firmy użytkownika. Zmiana danych musi byd zgłoszona do administratora zgodnie z regulaminem korzystania z aplikacji SpedSystem. 9

10 7.2 Ustawienia zgłoszeń Te ustawienia zostały opisane w dziale 3. PIERWSZE ZGŁOSZENIE Ustawienia zgłoszeo. 7.3 Zmiana hasła Formularz do zmiany hasła. Aby zmienid hasło należy podad nowe hasło oraz powtórzyd nowe hasło. 10