EWIDENCJA ROZPROSZONEGO CZASU

Transkrypt

1 EWIDENCJA ROZPROSZONEGO CZASU PRACY BY CTI DATA PRODUCENT Centrum Technologii Informatycznej w Gliwicach WERSJA AUTOR Izabela Wolska -Ciesielska

2 Spis treści Wstęp Podstawowe funkcjonalności programu:... 3 Dlaczego warto korzystać z programu?... 4 I. Przygotowanie i praca w programie Comarch Optima Przygotowanie do pracy z programem... 5 Konfiguracja funkcji do eksportu z programu Optima: Eksportowanie i importowanie w programie Comarch Optima... 7 Eksport zestawień listy pracowników oraz projektów z programu Comarch Optima... 7 Import zestawień z programu Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI do programu Comarch Optima... 8 II. Przygotowanie i praca w programie Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI Uruchomienie programu Możliwości i sposób użytkowania programu Eksport zestawień z programu Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI do arkusza Excel obsługiwanego w programie Comarch Optima... 16

3 Wstęp. Zapewnienie pełnej kontroli nad czasem pracy pracowników jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Ze względu na zaistniałą potrzebę rynku stworzyliśmy innowacyjną aplikację Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI (ERCP by CTI) która wspomaga kontrolę nad czasem pracy pracowników. Aplikacja została stworzoną z myślą o rejestracji czasu pracy w przedsiębiorstwach wielozakładowych i wielooddziałowych. Program jest w pełni zintegrowany z systemem Comarch Optima, dzięki czemu użytkownik aplikacji ma stały i aktualny dostęp do informacji na temat czasu pracy pracowników wszystkich działów, lub całej firmy. Działanie programu składa się z następujących etapów: Eksport zestawienia pracowników i projektów poszczególnych działów z programu Comarch Optima; Import zestawienia do programu ERCP by CTI; Uzupełnienia danych w ERCP by CTI; Wyeksportowanie zestawienia z programu ERCP by CTI do arkusza MS Excel; Import zestawienia w programie Comarch Optima z arkusza MS Excel; Podstawowe funkcjonalności programu: Usprawnienie pracy działu kadr dzięki możliwości eksportu danych dotyczących czasu pracy pracowników ogranicza się ryzyko opóźnień i nieprawidłowości w naliczeniu wynagrodzeń. Program pozwala w efektywny sposób przenieść część zadań bezpośrednio na zarządzających w poszczególnych jednostkach i działach firmy; Dostępność i bezpieczeństwo danych wszystkie informacje dotyczące pracowników są przechowywane w bazie danych i udostępniane tylko osobom uprawnionym; Zmniejszenie ryzyka wprowadzenia błędnych danych integracja z systemem kadrowopłacowym Comarch Optima eliminuje ryzyko wystąpienia błędu, wynikające z wielokrotnego wprowadzania danych; podgląd grafiku czasu pracy całej firmy lub działu pracownika. 3

4 Dlaczego warto korzystać z programu? Mając pełną kontrolę nad czasem pracy pracowników w poszczególnych działach zadbasz o płynność spływania danych dotyczących przepracowanych godzin pracowników co pozwoli na terminowe i błyskawiczne naliczenie płac. Inwestując w program Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI (ERCP by CTI) możesz oddelegować pracę i obowiązki związane z ewidencją czasu pracy na kierowników w poszczególnych działach, oszczędzając czas! 4

5 I. Przygotowanie i praca w programie Comarch Optima 1. Przygotowanie do pracy z programem Konfiguracja funkcji do eksportu z programu Optima: Aby rozpocząć pracę w programie Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI (ERCP by CTI) trzeba skonfigurować funkcję służącą do eksportu listy pracowników w programie Comarch Optima. Aby dokonać konfiguracji eksportu należy kolejno w programie Comarch Optima przejść do zakładki Kadry/Płace Kadry Funkcje dodatkowe (konfiguracja funkcji dodatkowych wg. akronimów, a następnie: 1) wybieramy + z zakładki ogólne 5

6 2) Wpisujemy w nazwie np. eksport 3) zapisujemy poprzez kliknięcie ikony dyskietki Gdy zestaw funkcji dodatkowych Eksport zostanie utworzony podświetlamy go, a następnie wybieramy +. Po wybraniu + ukaże się tabela Dodaj funkcję dodatkową którą należy uzupełnić w następujący sposób: 1) W nazwie funkcji wpisać np. okres 2) A następnie bezwzględnie zaznaczyć: -Typ funkcji - Skrypt, -Obsługa zaznaczeń - Tabela tymczasowa 3) Zapisać klikając ikonę dyskietki 6

7 Następnie należy przejść do zakładki definicja i zaimportować plik w formacie xpt. dostarczony przez producenta oprogramowania firmę CTI z Gliwic (import funkcji dodatkowej w programie odbywa się jednorazowo). Import pliku w celu konfiguracji odbywa się przez naciśnięcie ikony importuj definicję z pliku 2. Eksportowanie i importowanie w programie Comarch Optima Eksport zestawień listy pracowników oraz projektów z programu Comarch Optima Aby dokonać eksportu należy zaznaczyć pracowników którzy mają być eksportowani, a następnie poprzez wejście w aplikację Funkcje Dodatkowe Eksport okres zapisać plik z listą pracowników (np. na pulpicie) który następnie będzie przesłany do użytkownika programu Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI. Eksportowana jest lista pracowników zaznaczonych, oraz pełna lista zleceń(projektów). 7

8 Gdy zestawienie czasu pracy zostanie uzupełnione w programie Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI, należy je zaimportować w programie Comarch Optima. Import zestawień z programu Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI do programu Comarch Optima Zaimportowanie zestawienia utworzonego w programie ERCP by CTI, odbywa się w następujący sposób: należy przejść do zakładki Narzędzia Importy Danych kadrowych Z arkusza Ms Excel i pobrać plik który chcemy zaimportować. Kiedy import może się nie powieźć: Gdy okres zestawienia w pliku Excel wykracza poza okres zatrudnienia pracownika, Gdy pracownik ma nie zaznaczonej opcjiwg. zestawienia (w formularzu danych kadrowych, zakładce etat, w zestawienia czasu pracy), Zestawienie zostało przesłane w złym formacie pliku. Eksport zaznaczonych pracowników Eksport listy zleceń (projektów) Wprowadzenie pracowników Wprowadzenie projektów Eksport zestawienia czasu pracy Import zestawienia pracowników i zleceń Uzupełnienie czasu pracy i projektów (zleceń) 8

9 II. Przygotowanie i praca w programie Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI 1. Uruchomienie programu. Uruchomienie programu odbywa się z nośnika dostarczonego przez producenta oprogramowania Firmę CTI z Gliwic. Aby rozpocząć pracę z programem dwukrotnie klikamy na plik EwidencjaPracy.exe Kolejnym krokiem jest konfiguracja połączenia z bazą danych. Po pierwszym uruchomieniu programu pojawia się okno konfiguracji połączenia, w którym musimy podać kilka informacji. 9

10 1) Pierwszym polem do uzupełnienia jest Nazwa serwera. Można podać zarówno nazwę logiczną serwera (np. SERWER), jak i jego IP (np ). 2) Drugim krokiem jest wybranie sposobu połączenia z serwerem bazy danych. 3) Trzecim krokiem jest naciśnięcie ikony testuj połączenie, a następnie potwierdzenie ikoną 0k Po wprowadzeniu informacji o serwerze musimy wybrać w jaki sposób silnik bazy danych ma weryfikować dostęp do danych. W Serwerze MS SQL może to być logowanie zintegrowane z systemem operacyjnym Windows (opcja Użyj wbudowanych zabezpieczeń systemu ) lub poprzez nazwę użytkownika uprawnionego do dostępu do bazy i hasło dostępowe (opcja Użyj określonej nazwy użytkownika i hasła ). Tego typu informacje zostały ustalone podczas instalacji serwera MS SQL (skontaktuj się z administratorem systemu). Jeśli serwer i sposób połączenia do bazy zostały już skonfigurowane można sprawdzić możliwość dostępu do danych poprzez naciśnięcie przycisku Testuj połączenie a następnie potwierdzenie ikoną Ok. Po wykonaniu powyższych czynności zostanie automatycznie utworzona baza danych EwidencjaPracy na wybranym serwerze. 10

11 2. Możliwości i sposób użytkowania programu Program Ewidencja Rozporoszonego Czasu Pracy by CTI został stworzony z myślą ułatwienia ewidencjonowania czasu pracy kadrze zarządzającej dlatego posiada szereg możliwości usprawniających pracę z programem. W programie ERCP by CTI oprócz podstawowej funkcji wypełniania czasu pracy pracowników możliwe jest: wyszukiwanie pracowników po nazwisku, wyświetlanie, lub nie archiwalnych pracowników (archiwalny staje się wtedy gdy nie ma go w ostatnio zaimportowanym pliku z pracownikami i projektami, przycisk umożliwiający oznaczanie zestawienia jako niewyeksportowanego (w celu edytowania i ponownego wysyłania, w przypadku błędnie wypisanego czasu pracy i konieczności zmiany), anulowanie niewyeksportowanego zestawienia (w anulowanych zestawieniach można tylko stosować podgląd, nie można natomiast nic modyfikować), baza danych ERCP by CTI tworzy się automatycznie na wybranym serwerze SQL przy pierwszym uruchamianiu programu. Ponadto: przy dodawaniu nowego zestawienia czasu pracy, domyślnie podpowiadany jest kolejny miesiąc w stosunku do najnowszego miesiąca zestawienia danego pracownika, jeżeli w zestawieniu daty okresu będą nachodzić na daty z innego zestawienia u danego pracownika, to takie zestawienie nie zostanie zapisane, wyeksportowanie zestawienia nie podlegają modyfikacji 11

12 Pracę w programie należy rozpocząć od importu pliku Excel, z zestawieniem pracowników i projektów, przesłanego wcześniej z programu Comarch Optima. 1) Aby pobrać plik należy wejść w zakładkę importuj, i wybrać plik Excel z listą pracowników wcześniej wyeksportowany z programu Comarch Optima 12

13 Gdy pracownicy zostaną zaimportowani, następnym krokiem jest uzupełnienie czasu pracy pracowników. Wypełnienie czasu pracy danego pracownika odbywa się poprzez jego podświetlenie, a następnie wybranie ikony + w celu uzupełnienia czasu pracy. Wybranie pracownika (podświetlenie) może odbywać się poprzez kliknięcie myszką na pracownika w zaimportowanej liście, lub wpisanie pierwszych liter jego nazwiska w prawym dolnym rogu w przeznaczonej do tego rubryce. 1) Podświetlamy pracownika dla którego ma być wypełniony czas pracy, 2) następnie klikamy ikonkę + w celu uzupełnienia zestawienia czasu pracy dla danego pracownika Wypełnianie czasu pracy pracowników na poszczególnych projektach zaczynamy od zakładki Pozycje (otwiera się ona automatycznie po wybraniu pracownika dla którego ma być uzupełniony czas pracy). W przypadku gdy użytkownik próbuje edytować zestawienie, na którym pracuje inny kierownik, program nie pozwoli mu wejść do tego zestawienia i wyświetli odpowiedni komunikat. (w miejscu zakrytym pojawi się nazwa komputera i użytkownika Windows, który aktualnie edytuje to zestawienie). 13

14 Aby przejść do funkcji wprowadzaniu czasu pracy należy wybrać ikonę + z zakładki pozycje, wtedy wyświetli się odpowiednia tabela umożliwiająca uzupełnienie czasu pracy pracownika oraz projektu tak jak to jest zaprezentowane poniżej: W zakładce Zestawienia wypełniamy kolejno: 1) projekt przez wybór z listy po rozwinięciu strzałki (projekty importują się automatycznie z programu Comarch Optima.) 2) ilość przepracowanych godzin w ramach danego projektu 3) ilość przepracowanych nadgodzin Gdy czas pracy pracownika nad danym projektem zostanie uzupełniony, należy wszystko zapisać na ikonie dyskietki. Jeżeli pracownik pracował więcej niż nad jednym projektem, pozostałe uzupełniamy w analogiczny sposób. Po uzupełnieniu czasu pracy pracownika na poszczególnych projektach w zakładce Pozycje zakładka Ogólne wypełnia się automatycznie. W zakładce Pozycje można dodatkowo w sumach kontrolnych zobaczyć czas pracy z pola Ogólne bez konieczności zmiany zakładki. 14

15 Sumy kontrolne : 1) suma kontrolna z zakładki Pozycje 2) suma kontrolna z zakładki Ogólne Po zaimportowaniu listy pracowników do programu ERCP by CTI widzimy aktualną listę pracowników zaimportowanych dla których ma być uzupełniony czas pracy. W przypadku gdy chcemy również zobaczyć pracowników archiwalnych należy zaznaczyć taką opcję. Lista pracowników archiwalnych zostanie wyświetlona po zaznaczeniu opcji pokazuj archiwalnych. Pojawią się wtedy wszyscy pracownicy którzy kiedykolwiek zostali zaimportowani do programu ERCP by CTI. 15

16 Eksport zestawień z programu Ewidencja Rozproszonego Czasu Pracy by CTI do arkusza Excel obsługiwanego w programie Comarch Optima Po uzupełnieniu czasu pracy pracowników można dokonać eksportu z programu ERCP by CTI. Eksport z programu odbywa się poprzez wybranie ikony Zestawienie czasu pracy Eksport. Można dokonać eksportu zestawień czasu pracy pracowników i projektów tylko niewyeksportowanych, nie można natomiast ponownie eksportować zestawień wyeksportowanych, lub anulowanych. Eksport z programu należy dokonać poprzez: wybranie 1) okienka Eksport 2) Przy wyeksportowanych zestawieniach pojawia się komunikat TAK W sytuacji gdy czas pracy danego pracownika zostanie błędnie uzupełniony w programie ERCP by CTI i wyeksportowany przez kierownika, istnieje możliwość odznaczenia zestawu za dany okres jako niewyeksportowanego w celu poprawienia danych i ponownego eksportu. W przypadku niewyeksportowanych zestawień istnieje możliwość anulowania błędnie uzupełnionego czasu pracy. Filtry w zakładce Operacje pozwalają na dowolne wyświetlanie informacji dotyczących uzupełnianego w programie czasu pracy. Służą do tego przełączniki w prawym dolnym rogu programu. Wyświetlanie, lub ukrycie anulowanych pozycji Wyświetlanie, lub ukrycie wyeksportowanych pozycji. Wyświetlanie, lub ukrycie pozycji niewyeksportowanych. 16