Opis integracji z programem Comarch OPTIMA xml

Transkrypt

1 Opis integracji z programem Comarch OPTIMA xml Wersja Jak ręcznie eksportować dokumenty z programu Saldeo 1.1. Eksport faktur sprzedażowych z programu Saldeo 1.2. Eksport rachunków z programu Saldeo 1.3. Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie Saldeo/SaldeoSMART 2. Ustawienia integracji dla Comarch Optima 3. Parametry importu dokumentów z Saldeo/ SaldeoSMART do Comarch Optima (xml) 3.1. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje) 4. Ustawienia po stronie Comarch Optima Krok 1. Konfiguracja pracy rozproszonej Krok 2. Ustawienie Atrybutów 5. Jak importować dokumenty w programie Comarch Optima (xml) 6. Eksport dokumentów z wykorzystaniem dodatku do AUTOMATYCZNEJ INTEGRACJI Krok 1. Ustawienia konfiguracji Krok 2. Przesyłanie dokumentów do programu Comarch Optima 6.1. Rozliczanie faktur gotówkowych Dla profilu Comarch OPTIMA XML Dla profilu Comarch OPTIMA XML 2016

2 1. Jak ręcznie eksportować dokumenty z programu Saldeo Aby móc zaimportować faktury lub dokumenty z Saldeo/SaldeoSMART do programu Comarch Optima należy w pierwszej kolejności wyeksportować dokumenty sprzedaży (faktury lub rachunki) lub dokumenty (sprzedaży faktury lub rachunki, kosztowe lub towar/materiał) Eksport faktur sprzedażowych z programu Saldeo Aby wyeksportować faktury Klienta należy wybrać w menu głównym : Faktury sprzedaży Lista faktur a następnie wybrać z listy Klienta i określić miesiąc z którego będą eksportowane faktury. Faktury można eksportować: wszystkie wyświetlone na liście (1) przycisk eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą faktur, pojedynczo (2) przycisk eksportuj na liście faktur. W Saldeo można zdefiniować jaka kategoria ma być wybrana dla faktur sprzedażowych wystawianych przez Klienta w Saldeo po ich imporcie w programie Comarch Optima. Aby ją zapisać trzeba utworzyć kategorię o nazwie: FAKTURA, natomiast w polu opis należy wpisać kategorię, którą chcemy otrzymać po imporcie tych faktur w programie Optima (tworzenie kategorii w Saldeo jest opisane w części 2). Podczas importu zostanie wybrana odpowiednia kategoria a program księgowy zachowa się zgodnie z tym, jak jest skonfigurowany. 2 z 30

3 1.2. Eksport rachunków z programu Saldeo Aby wyeksportować rachunki Klienta/Firmy należy wybrać w menu głównym: Rachunki Lista rachunków a następnie wybrać z listy Klienta i określić miesiąc z którego będą eksportowane rachunki. Rachunki można eksportować podobnie jak faktury sprzedażowe: pojedynczo (przycisk eksportuj na liście rachunków), wszystkie z listy (przycisk eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą rachunków. Można zdefiniować jaka kategoria ma zostać wybrana dla rachunków wystawianych przez Klienta w Saldeo po ich zaimportowaniu w programie Comarch Optima. Aby ją zapisać trzeba utworzyć w Saldeo kategorię o nazwie: RACHUNEK, natomiast w polu opis należy wpisać kategorię, którą chcemy otrzymać po imporcie tego rachunku w programie Optima (tworzenie kategorii w Saldeo jest opisane w części 2). Podczas importu zostanie wybrana odpowiednia kategoria a program księgowy zachowa się zgodnie z tym, jak został skonfigurowany Eksport dokumentów z listy dokumentów w programie Saldeo/SaldeoSMART Aby wyeksportować dokumenty Klienta z archiwum dokumentów należy wybrać w menu głównym 3 z 30

4 Dokumenty Lista dokumentów a następnie wybrać z listy Klienta i określić miesiąc z którego będą eksportowane dokumenty. Dokumenty można eksportować: wszystkie zaznaczone na liście dokumentów (1) przycisk eksportuj do [nazwa programu księgowego] nad listą dokumentów, pojedynczo (2) przycisk eksportuj na liście dokumentów. 2. Ustawienia integracji dla Comarch Optima Ustawienia integracji dostępne są w zakładce Dokumenty Parametry : link do Ustawienia integracji. 4 z 30

5 Dostępne ustawienia: 1 czy podczas eksportu dokumentów ma być zawsze ustawiana waluta dla dokumentów w PLN. Domyślna wartość tego parametru to zawsze nie. Uwaga! Wybór parametru Tak może spowodować, że dla importowanych dokumentów nie będę automatycznie tworzone rozrachunki. Niektóre konfiguracje programu Comarch Optima wymagają, żeby podczas importu była ustawiana waluta PLN (wartość Tak ). 2 identyfikator księgowości : jego domyślna wartość to K1, ale jeśli firma ma inny identyfikator księgowości to można go zmienić po stronie Saldeo Zapisz. 3 Dokumenty bez VAT: importuj do rejestru VAT lub do ewidencji dodatkowej. Jeśli jest zaznaczona opcja ewidencja dodatkowa to dokumenty na stawce bez VAT (rachunki) podczas importu będę przenoszone właśnie do ewidencji dodatkowej a nie do rejestru VAT. 5 z 30

6 4 Uwzględniaj w proporcji: dotyczy parametru w rejestrze VAT w Optima, uwzględniaj w proporcji Tak/ Nie. 5 Kategoria 2: odpowiada 'kategorii 2' po stronie Optimy. Z listy wybiera się, który wymiar i jego wartości mają być przenoszone podczas eksportu jako kategoria druga. 6 Płatnik : wymiar wskazany w ustawieniach integracji jako "Płatnik" pozwala na wybór dla dokumentu płatnika (np. pracownik lub kontrahent) i taka informacja jest przenoszona do Optimy. Ważne! W związku z tym informacja o płatniku jest zawsze przesyłana w pliku wymiany (węzeł <PLATNOSCI>), nie można powiązać w Optimie płatnika z formą płatności. Płatnik jest ustawiany zarówno w rejestrze VAT, jak i w preliminarzu płatności. 7 - Data obowiązku podatkowego: dzięki temu parametrowi mamy wpływ na datę obowiązku podatkowego dla wybranego dokumentu. Aby móc ustawić tę datę należy stworzyć wymiar typu data i podłączyć go w tym polu. wskazana w tym wymiarze data zostanie ustawiona w programie OPTIMA jako data obowiązku podatkowego. 8 - Oznaczenie kraju (PL) ustawiaj tylko dla kontrahentów aktywnych w VIES: wybierając opcję Tak przedrostek PL przy nipie kontrahenta będzie dodawany tylko dla kontrahentów, których sprawdziliśmy czy są aktywni w VIES; opcja Nie oznacza iż przedrostek PL jest dodawany do NIP każdego kontrahenta. 9 - Rejestr dla rozliczeń gotówkowych: w polu tym należy wpisać nazwę rejestru dla raportów kasowych w których są zapisywane operacje dotyczące rozliczania faktur gotówkowych. Brak tego wpisu uniemożliwi wygenerowanie zapisu kasowego i rozliczenie dokumentów. Opcja ta występuje tylko dla nowego profilu programu Optima XML Konto dla kwot dodatkowych: opcja ta umożliwia wskazanie wymiaru zawierającego listę kont księgowych, które wskazujemy do opisu kwoty pozycji księgowanej przez funkcję kwot dodatkowych Optimy Rozbicie kwoty dokumentu traktuj jako kwoty dodatkowe: wybranie opcji Tak dla tego parametru powoduje, że rozbicie kwoty dokumentu na pozycje jest umieszczane w oknie Kwoty dodatkowe w programie Optima. 12 Wymiary eksportowane jako atrybuty: wymiary, których wartości odpowiadają Atrybutom dokumentów w Comarch Optima, 6 z 30

7 13 - Nie eksportuj, gdy ustawiono wartość wymiaru: jeżeli w tej opcji wskażemy wymiar i na dokumencie zostanie wpisana wartość dla tego wymiaru, to SaldeoSMART zablokuje możliwość wysłania tego dokumentu do programu księgowego, 14 ustawianie daty wpływu: ma być ustawiana dla danej firmy wg daty wystawienia czy daty dostawy. 3. Parametry importu dokumentów z Saldeo/ SaldeoSMART do Comarch Optima (xml) Faktury zaliczkowe nie są eksportowane z Saldeo. Przy imporcie dokumentów do programu księgowego, brane są pod uwagę 5 parametrów: Typ, Kategoria, Opis zdarzenia, Rejestr i Forma płatności. Parametry ustawień importu są dostępne: Dokumenty Parametry Przejdź do ustawień 1. Typ w Saldeo mamy 3 typy dokumentów, które są importowane: - DS (dokument sprzedaży) sprzedaż towarów i usług, - FK (faktura kosztowa) pozostałe wydatki, - T/M (towar / materiał) zakup towarów handlowych. 2. Kategoria (Dokumenty Parametry Przejdź do ustawień ) odpowiada kategorii w programie księgowym, jeśli dla danego dokumentu zostanie wybrana odpowiednia kategoria, to podczas importu dokument zostanie zaksięgowany zgodnie z tą kategorią. Listę kategorii można zaimportować z pliku wyeksportowanego z programu Comarch Optima ( Importuj z Optima XML) lub z pliku Excel ( Import z Excel), a następnie postępować wg wskazówek. 7 z 30

8 Po wyborze odpowiedniego sposobu importu pojawią się informacje, jak należy poprawnie wyeksportować plik z kategoriami Klienta z programu księgowego lub jak przygotować plik Excel. Jest możliwość eksportu listy faktur do pliku Excel i np. zaimportowania ich w innej firmie. Dla kategorii ustala się (Dokumenty Parametry Lista kategorii edytuj kategorię): domyślny opis zdarzenia domyślny rejestr, termin odliczenia VAT do wyboru wg daty wpływu, wystawienia lub terminu płatności, datę ksiegowania do wyboru wg daty wystawienia, płatności, wpływu, dostawy lub nieznana, odliczenie VAT do wyboru pełne odliczenie, brak odliczenia, warunkowo i częściowe 50%, datę odliczenia do wyboru wg daty dostawy, wpływu, wystawienia lub płatności, Typ do wyboru towary, usługi, inne, środki trwałe, środki transportu, nieruchomości i paliwo. Data księgowania i data odliczenia odpowiadają analogicznym polom po stronie programu Optima. 3. Opis zdarzenia (Dokumenty Parametry Przejdź do ustawień ) opis zdarzenia gospodarczego, który jest przenoszony podczas importu. 4. Rejestr (Dokumenty Parametry Przejdź do ustawień ) rejestry są wykorzystywane np. gdy Klient posiada kilka sklepów i każdy sklep ma osobny rejestr w księdze. 8 z 30

9 5. Forma płatności (Dokumenty Parametry Przejdź do ustawień ) listę form platności można zaimportowac z programu Comarch Optima lub wpisać ręcznie. Aby forma płatności była przeniesiona poprawnie musi dokladnie zgadzać się z formą płatnosci po stroni Optimy, dlatego tez zalecany jest ich import. 6. Wymiary (Dokumenty Parametry Przejdź do ustawień ) Szczegółowe informacje na temat obsługi wymiarów dostępne są w instrukcji, która jest do pobrania na liście wymiarów ikona? obok przycisku Dodaj. Wymiary po stronie SaldeoSMART pozwalają na obsługę dla Comarch Optima: drugiej kategorii należy utowrzyć wymiar, dla którego importuje się listę kategorii jako listę wartości do wyboru. W ustawieniach integracji wskazuje się jaki wymiar odpowiada drugiej kategorii. Podczas edycji dokumentów należy dla tego wymiaru wybrać wartość podczas importu do Optimy będzie ona ujęta jako druga kategoria. Płatnika należy utowrzyć wymiar, który odpowiada Płatnikowi dokumentu. Dla tego wymiaru można zaimportować listę pracowników jako listę wartości do wyboru. W ustawieniach integracji wskazuje się jaki wymiar odpowiada płatnikowi. Podczas edycji dokumentów należy dla tego wymiaru wybrać wartość podczas importu do Optimy będzie on przenoszony jako płatnik dokumentu. dodatkowych Atrybutów można stworzyć dowolną ilość wymiarów, których wartości są przenoszone później do Optimy jako Atrybuty. Po utworzeniu należy wybrać te wymiary w ustawieniach integracji jako dodatkowe atrybuty (Przycisk +/- ). Podczas edycji dokumentów należy dla odpowiednich wymiarów wybrać wartości podczas importu do Optimy będą przenoszone jako atrybuty. Faktury są eksportowane do formatu xml. Aby móc wyeksportować fakturę, musi posiadać ona poszczególne pozycje: dostawca (dla zakupowych - NIP kontrahenta wg wzoru 0-2 litery cyfr i myślników, nie jest liczona suma kontrolna, NIP nie jest niezbędny aby móc zaimportować plik w programie) numer dokumentu data wystawienia 9 z 30

10 data sprzedaży, termin płatności waluta PLN przynajmniej 1 pozycja VAT 10 z 30

11 3.1. Podział kwoty na różne kategorie (rozbicie podsumowania faktury na pozycje) Dla programu Comarch Optima (format xml) jest możliwość rozbicia podsumowania faktury na kategorie (np. w sytuacji gdy na fakturze jest towar handlowy i transport). Podziału dokonuje się na podglądzie dokumentu, w części Podsumowanie. Aby podzielić kwotę na różne kategorie, należy kliknąć ikonę, a wtedy: pojawi się pole, w którym należy wpisać kwotę, która będzie miała nową kategorię (2), inną niż ta ustawiona dla całego dokumentu (1), kwota domyślnej kategorii (1) obliczy się automatycznie Każdą kwotę w podsumowaniu faktury można rozbić na kilka pozycji. Zapisaną wcześniej pozycję można usunąć po najechaniu na nią kursorem myszki pojawi się czerwony krzyży usuń. 11 z 30

12 4. Ustawienia po stronie Comarch Optima Krok 1. Konfiguracja pracy rozproszonej System Konfiguracja Stanowisko Parametry utwórz katalog przechowywania plików wymiany XML (jak na przykładzie poniżej) Następnie przejdź do skonfigurowania identyfikatora księgowości w pracy rozproszonej (bez tego parametru import dokumentów będzie niemożliwy) Firma Ogólne Praca rozproszona Identyfikator księgowości - wpisać K1 Zapisz wprowadzone zmiany 12 z 30

13 Ważne! Jeśli w programie księgowym Comarch Optima jest już ustawiony identyfikator księgowości inny niż K1 i nie można go zmienić, to należy go wpisać w polu: Identyfikator księgowy dla Optima XML 2016 (praca rozproszona), które znajdziemy w menu Ustawienia integracji dokumentów w programie SaldeoSMART. 13 z 30

14 Krok 2. Ustawienie Atrybutów Ustawienie atrybutów umożliwia wystawianie dokumentów wewnętrznych np. dla faktur z odwrotnym obciążeniem. Aby ustawić atrybuty należy wybrać: Ogólne Atrybuty Otworzy się okno Lista atrybutów. W zakładce 4 Dokumentu należy kliknąć przycisk Dodaj W nowym oknie Atrybut dokumentu zostanie dodany należy: wybrać format tekst, w polu Kod wpisać: SALDEO (drukowanymi literami!), Zapisz 14 z 30

15 Można także zaznaczyć paramter przenoś do anali BI, co pozwala na dokładniejszą analizę danych w module Business Intelligence. Utworzony atrybut SALDEO pojawi się na liście atrybutów w zakładce: 4 Dokumentu. Utworzenie atrybutów umożliwia filtrowanie dokumentów w rejestrze VAT zakupu/ sprzedaży wg atrybutów. Atrybut SALDEO dotyczy wszystkich dokumentów pochodzących z importu z aplikacji Saldeo i SaldeoSMART. 15 z 30

16 5. Jak importować dokumenty w programie Comarch Optima (xml) Aby je zaimportować należy wybrać: Narzędzia Praca rozproszona BR/ Dział sprzedaży Import Rejestr sprzedaży/ Rejestr zakupów wybierz plik xml Uruchom import (błyskawica). Lista dokumentów w pliku zostaje zaimportowana do rejestru VAT (sprzedaż lub zakup) oraz później do książki/ księgi z 30

17 6. Eksport dokumentów z wykorzystaniem dodatku do AUTOMATYCZNEJ INTEGRACJI Wykorzystanie dodatku do integracji z Comarch Optima pozwala na automatyczne zakładanie firm, połączone z synchronizowaniem jej bazy kontrahentów, kategorii, form płatności i rejestrów. Krok 1. Ustawienia konfiguracji Po zainstalowaniu dodatku do Optimy Użytkownik administracyjny loguje się do SaldeoPULPIT. W Ustawieniach aplikacji SaldeoPULPIT należy wskazać ścieżkę monitorowanego folderu (1) oraz folder, w którym będą zapisywane eksportowane z SaldeoSMART dokumenty (2) i zapisać ustawienia. 17 z 30

18 Po zapisaniu prawidłowych ustawień będzie możliwe Zarządzanie synchronizacją Wybór odpowiedniego programu księgowego (jeśli konto ma kilka) Pokaż Aplikacja SaldeoPULPIT pokaże listę firmy w Optimie: przy firmie, którą chcemy dodać do aplikacji, należy kliknąć przycisk Konfiguruj a następnie wskazać jakie dane chcemy zsynchronizować (kontrahenci, kategorie, metody płatności, rejestry, przekazywanie numeru zwrotnego, listy wymiarów) Zapisz 18 z 30

19 po skonfigurowaniu firmy i zapisaniu ustawień jest aktywny przycisk Dodaj firmę pojawi się funkcja dodania nowej firmy na podstawie danych z Optimy lub opcjonalnie możliwość połączenia jej z firmą, która już istnieje w Saldeo 19 z 30

20 należy wpisać nazwę skróconą oraz login Dodaj po dodaniu firmy do SaldeoSMART/ Saldeo pojawi się okno z komunikatem informującym o dodaniu firmy wraz z liczba skonfigurowanych kontrahentów, kategorii, rejestrów i form płatności dla firm już dodanych możliwa jest aktualizacja jej danych przez Aktualizuj firmę po dodaniu firmy jest ona dostępna na liście firm w SaldeoSMART Krok 2. Przesyłanie dokumentów do programu Comarch Optima Aby przesłać dokumenty z SaldeoSMART do Comarch Optima należy wybrać Dokumenty Lista dokumentów Wskazać firmę, miesiąc i rok Na liście dokumentów należy zaznaczyć wszystkie dokumenty, które mają być przeniesione do Optimy 20 z 30

21 Wyślij (przyciski wyślij Wyślij poprawne na liście dokumentów zmieniają się na zielono po ich wysłaniu) Wysłane dokumenty są pobierane poprzez funkcję w SaldeoPULPIT Pobieranie Ważne! SaldeoPULPIT pobiera tylko ostatnie wysłane dokumenty, Po kliknięciu Wyślij należy od razu pobrać dokumenty przez SaldeoPULPIT. 21 z 30

22 W oknie Lista Firm przy firmie, dla której zostały wysłane dokumenty należy kliknąć Pobierz dokumenty Pojawi się informacja ile dokumentów zawiera pobrany plik i w jakim folderze został zapisany (folder wskazywany w ustawieniach SaldeoPULPIT) Po zapisaniu dokumentów w Optimie wybiera się: Narzędzia Praca rozproszona BR/ dział sprzedaży Import W oknie importu należy zaznaczyć, że importowane mają być zarówno słowniki jak i dokumenty, a następnie: wybrać plik do importu (1) uruchomić import (2) 22 z 30

23 Lista dokumentów z pliku zostaje zaimportowana do rejestru VAT (sprzedaż lub zakup) oraz później do książki/ księgi Rozliczanie faktur gotówkowych Dla profilu Comarch OPTIMA XML Jeśli wśród dokumentów, które były przesłane do Optimy są także faktury gotówkowe najpierw należy wczytać rozliczenia kasa/bank. Z poziomu SaldeoPULPIT Pobieranie należy pobrać raporty kasa/ bank Pobierz KB 23 z 30

24 Zostaną one zapisane w folderze, który na etapie tworzenia ustawień SaldeoPULPIT został wskazany jako miejsce eksportu dokumentów. W pierwszej kolejności należy wczytać plik z kontrahentami, który znajduje się w folderze końcowym firmy, wskazanym w komunikacie powyżej. Narzędzia Praca rozproszona BR Import (ważne żeby byli zaznaczeni kontrahenci) 24 z 30

25 Drugim etapem jest import rozliczeń : Kasa/Bank Raporty kasowe/ bankowe W oknie 'Lista raportów kasowych/ bankowych rejestru [KASA]' należy kliknąć dwukrotnie w otwarty raport. Ważne! Daty graniczne raportu muszą zgadzać się z datami z dokumentów, w przeciwnym razie takie rozliczenie nie zostanie zaimportowane. 25 z 30

26 Po otwarciu okna 'Lista zapisów kasowych/ bankowych' należy wybrać opcję Importuj polecenia przelewu W oknie Import przelewów należy wybrać: W polu ' Format wymiany': KASABUF.TXT i BANKBUF.TXT (import) W polu 'plik źródłowy' należy wskazać pobrany z SaldeoSMART plik z raportem kasowym Definicja KP: KP, Definicja KW: KW Wczytaj plik Po zaimportowaniu raportu pozycje z dokumentami gotówkowymi pojawią się na liście Uruchom import 26 z 30

27 Rozliczenia pojawią się na liście zapisów kasowych/ bankowych Ostatnim etapem jest pobranie dokumentów z SaldeoPULPIT: Pobieranie Pobierz dokumenty oraz ich import przez Pracę rozproszoną: 27 z 30

28 Import dokumentów jest opisany we wcześniejszym rozdziale. Po imporcie dokumenty znajdą się odpowiednio w rejestrze VAT zakupów lub sprzedaży. Dokumenty gotówkowe w rejestrze VAT będą miały formę płatności gotówka i odpowiednie rozliczenie. Dla profilu Comarch OPTIMA XML 2016 Od wersji Comarch OPTIMA jest możliwy import zapisów kasowych do otwartego raportu poprzez plik XML. Aby to zrealizować utworzono w programie SaldeoSMART nowy profil programu księgowego o nazwie Comarch OPTIMA XML Aby zapisy kasowe były generowane i przesyłane prze plik xml należy: - ustawić dla firmy w SaldeoSMART profil programu Comarch OPTIMA XML W ustawieniach integracji dokumentów w programie SaldeoSAMRT podać nazwę rejestru dla zapisów kasowych (Ustawienia integracji dla Comarch OPTIMA) - na komputerze mieć zainstalowany SaldeoPULPIT w wersji lub nowszej - program Comarch Optima ERP w wersji lub nowszej Aby zapisy kasowe zostały utworzone konieczne jest aby w programie Optima był otwarty raport kasowy do którego będą one dodawane. 28 z 30

29 Ponadto operator programu musi mieć w konfiguracji użytkownika zaznaczona opcję zezwalającą na import zapisów kasowych do otwartych raportów. znajdziesz to ustawienie w Konfiguracja -> Program -> Operatorzy -> Wybór odpowiedniego operatora -> Parametry -> Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów 29 z 30

30 Powyższe ustawienia powodują, iż zmianie ulega menu pobierania dokumentów i ma postać: W celu pobrania zarówno dokumentów jak i zapisów kasowych dla tych dokumentów należy wcisnąć przycisk Pobierz dokumenty. SaldeoPULPIT pobierze zapisy dokumentów wraz z dokumentami kasowymi. Pozostaje już tylko zaimportować dane do programu księgowego, korzystając w tym celu z modułu Praca rozproszona. Przycisk pobierz wyciągi powoduje zapisanie pliku xml zawierającego dane o transakcjach z wyciągów bankowych. 30 z 30