Zarządzanie procesami dr Mariusz Maciejczak Procesy w organizacji o charakterze systemowym. Zastosowanie teorii ograniczeń we wstępnej analizie procesów. Opis procesów.
System System (gr. σύστημα systema rzecz złożona) jakikolwiek obiekt fizyczny lub abstrakcyjny, w którym można wyróżnić jakieś wzajemnie powiązane dla obserwatora elementy. W tym sensie podział czegoś na systemy jest względny i zależy od tego kto, przy pomocy czego i do czego poklasyfikował jakiś zbiór na systemy. Dlatego też elementy jednego systemu mogą stanowić składniki innych systemów. Teoria systemów - jest to hipotetyczna najbardziej ogólna "teoria wszystkiego", która zakłada, że własności struktur systemowych są uniwersalne. Została zapoczątkowana w biologii przez Ludwiga von Bertalanffyego, rozwijana i uzupełniana przez cybernetyków oraz cybernetyków społecznych, adoptowana w inżynierii jako inżynieria systemów, i obecnie poszerzana na nauki socjo-ekonomiczne i kognitywne, np. inżynieria socjo-kognitywna.
System ADONIS Opis organizacji za pomocą czytelnych modeli Mapa procesów (struktura procesów) Model procesów biznesowych (szczegółowy przebieg procesu) Model produktów Model środowiska pracy (struktura organizacyjna/role) Model systemów IT (usługi, aplikacje, sprzęt) Model dokumentów (wykorzystywane typy dokumentów)
Podejście procesowe a orientacja na klienta w świetle normy PN-EN 9001:2001 Norma PN-EN 9001:2001 zachęca do przyjęcia podejścia procesowego podczas prac nad opracowywaniem, wdrażaniem i doskonaleniem sytemu zarządzania jakością w organizacji. Celem zastosowania podejścia procesowego jest podniesie skuteczności systemu zarządzania jakością, a tym samym zwiększenie zadowolenia klienta. W wytycznych do norm rodziny ISO 9000 przedstawiono model określony jako Model systemu zarządzania jakością, którego podstawą jest proces. Ma on na celu uświadomienie, że wszystkie działania związane z podnoszeniem jakości w organizacji mają wpływ na zadowolenie klienta. Klient umiejscowiony jest po obu stronach modelu, czyli ma tu zastosowanie informacyjne sprzężenie zwrotne. Model podkreśla znaczenie informacji dotyczących zadowolenia klienta, które uzyskiwane są poprzez prowadzenie pomiarów i analiz. Przepływ informacji między organizacją a klientem powinien być zapewniony na poziomie zapewniającym skuteczne podejmowanie działań doskonalących.
Model PDCA
Identyfikowanie procesów na potrzeby systemu zarządzania jakością Jednym z fundamentalnych wymogów norm ISO z serii 9000 jest podejście procesowe. Czym jest jednak proces? I co właściwie oznacza podejście procesowe? Zgodnie z definicją zawartą we wspomnianej normie proces jest to zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia. Podejście procesowe określa się natomiast jako wykorzystanie tych procesów i zarządzanie nimi. Aby móc skutecznie zarządzać procesami należy: zidentyfikować procesy niezbędne w ZSJ i ich zastosowania w organizacji; określić ich sekwencje i wzajemne oddziaływania; określić kryteria i metody nadzorowania tych procesów w celu zapewnienia ich skuteczności; zapewnić niezbędne środki i zasoby niezbędne do ich realizacji; prowadzić pomiary, monitorować oraz analizować procesy; wdrażać działania niezbędne do osiągnięcia zaplanowanych wyników i ciągłego doskonalenia tych procesów.
Procesy a jakość Podejście procesowe pomaga spojrzeć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa w sposób całościowy. Pozwala to na lepsze i sprawniejsze zarządzanie w sposób kompleksowy, a nie tylko skupiając się na wybranych obszarach. Dzięki takiemu podejściu z pewnością łatwiej jest zapewnić wyższą jakość oferowanych produktów.
Teoria ograniczeń Teoria ograniczeń (TOC - Theory of Constraints) została opracowana przez izraelskiego fizyka E. Goldratt'a w latach 70. ub. stulecia. Początkowo wykorzystywano ją jedynie w środowisku produkcyjnym (harmonogramowanie produkcji), jednak dzisiaj można znaleźć przykłady jej zastosowań zarówno w dystrybucji, zaopatrzeniu, jak też marketingu. Teorię tą można zastosować również w analizie procesów. Zgodnie z podstawowym założeniem teorii ograniczeń, przedsiębiorstwo traktowane jest jako zespół wzajemnie powiązanych ze sobą elementów. Każdy element jest zależny od innego, a działanie całego przedsiębiorstwa uzależnione jest od wspólnych wysiłków wszystkich elementów. W każdym systemie (procesie) można ponadto wyróżnić najsłabszy element ograniczenie (wąskie gardło), które warunkuje efektywność działania całego systemu. Twórcy teorii ograniczeń postulują, iż należy zidentyfikować to ograniczenie, a następnie odpowiednio nim zarządzać po to, by poprawić efektywność działania całego systemu.
Teoria ograniczeń Działa głównie na poziomie łańcucha, skupiając uwagę na najsłabszym ogniwie a następnie na połączeniach pomiędzy ograniczeniem a innymi aspektami systemu. Stosuje narzędzia oparte na logice. Metoda analizy przyczyn podstawowych oparta na narzędziach nakreślonych w tym artykule. Koncentruje się na budowaniu procesów logistycznych, które są wystarczająco silne, aby poradzić sobie z bieżącą zmiennością. Rozszerza swoje zastosowanie ograniczenia na określenie maksymalnej wartości dla segmentu rynku czy klienta w kategoriach ograniczenia lub głównego problemu jego systemu. Stosuje pięciostopniowy proces dla ciągłego udoskonalania: zidentyfikować ograniczenie, wykorzystać, podporządkować wszystko inne ograniczeniu, usunąć ograniczenie, wrócić do kroku pierwszego.
Zadanie 1. Proces tworzenia Origami Origami jest starą wschodnią sztuką tworzenia figurek z papieru. Reguły nakazują składać papier bez nacinania i klejenia. Korzenie sztuki sięgają do starożytnych Chin, w których narodziła się ona wraz z wynalezieniem papieru.
Zadanie 1. Do wykonania serca używamy ½ szerokości kartki formatu A4. I tą połowę dopiero składamy na pół Podzielić się na grupy po min. 7 osób. Określić cel procesu 6 osób wykonuje 1 czynność zgodnie z opisanym procesem. Pozostałe osoby (a) obserwują, mierzą czasy i dokonują kontroli jakości.
Zadanie 1. CZAS 20 min. Proszę próbnie przećwiczyć 1x proces. Następnie tworzymy taśmę produkcyjną w 5 powtórzeniach. Nowy proces rozpoczynamy po wykonaniu poprzedniego. Obserwatorzy mierzą czasy wykonania każdej czynności, a po zakończeniu 5 procesów oceniają jakość wykonania każdego serca. Dane zapisywane są w tabeli Czyn ności 1 2 3 4 5 6 Jakość (nast, dst, db, bdb) Powtórzenia procesu 1 2 3 4 5
Analiza procesu. Teoria ograniczeń Na podstawie uzyskanych wyników proszę w grupie określić jakie ograniczenia (wąskie gardła) powstawały w trakcie realizacji procesu? Proszę zaproponować modyfikacje procesu, tak by wyeliminować wąskie gardła. Może należy całkowicie przeprojektować proces? Może wprowadzić jakieś innowacje? Proszę określić mierniki i spodziewane rezultaty do nowego procesu. Np. Miernik: jakość, czas; Rezultat: wykonanie 3 serc w 2 min. w jakości bdb.
Zakończenie 1. ćwiczenia A teraz proszę przećwiczyć nowy proces w 3 powtórzeniach? Czy uzyskano założone rezultaty? Czy powstały jakieś fluktuacje wydajności poszczególnych stanowisk pracy? Jak one wpłynęły na efektywność całego procesu? Czy zaobserwowano efekt uczenia się?