Zespół Kontroli MCP
PLANOWY DORAŹNY po złoŝeniu wniosku o płatność końcową w ramach weryfikacji wniosku o płatność pośrednią
(instrukcja dla Beneficjentów dotycząca procedury kontroli) 10 umowy o dofinansowanie
wniosek o płatność weryfikacja formalnomerytoryczna kontrola na miejscu informacja pokontrolna wypłata dofinansowania pełna lub częściowa weryfikacja finansowo-księgowa zatwierdzenie formalno- merytoryczne wniosku o płatność rozwiązanie umowy o dofinansowanie
Powiadomienie o kontroli 3 dni roboczych Kontrola na miejscu realizacji projektu oględziny zakupionych środków trwałych/robót budowlanych, analiza dokumentów, sporządzenie diagnozy stanu faktycznego (protokół na miejscu kontroli) i podpisanie na miejscu lub przesłanie pocztą do Beneficjenta 1-2 dni 14 dni roboczych Ew. uzupełnienia/wyjaśnienia pokontrolne (opinie prawne/ekspertyzy zawieszenie procedury) Wydanie informacji pokontrolnej dla Beneficjenta 14 dni roboczych 5 dni roboczych MoŜliwość wniesienia zastrzeŝeń
www.mcp.malopolska.pl => informacje dla Beneficjentów => instrukcje dla Beneficjentów => instrukcja dotycząca procedury kontroli
oryginały faktur opisane w prawidłowy i trwały sposób (np. na odwrocie); oryginały innych dokumentów złoŝonych do wniosku o płatność (protokoły odbioru, umowy z Wykonawcami, wyciągi bankowe, oświadczenia); dokumenty księgowe: ewidencja środków trwałych, księga przychodów i rozchodów, rejestr VAT, wydruki z kont (pełna księgowość); /pochodzenie numeru ewidencyjnego na fakturze/ dokumenty potwierdzające realizację wskaźników rezultatu np. wskaźnik zatrudnienia: umowy o pracę, nowe usługi/produkty: oferta firmy, faktury sprzedaŝy; dokumentacja techniczna zakupionych urządzeń/karty gwarancyjne; dokumentacja dotycząca rozeznania rynku, tj. zebrane oferty, notatka z wyboru oferty (wydatki muszą być ponoszone zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie w szczególności celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie); dokumentacja dotycząca przeprowadzonych robót budowlanych, tj. oryginały wszystkich dokumentów potwierdzających wykonanie robót budowlanych w tym m.in. pozwolenie na budowę lub zgłoszenie robót budowlanych (jeśli dotyczy), dziennik budowy, protokoły odbioru robót budowlanych, pozwolenie na uŝytkowanie.
dla zamówień realizowanych przed 1.09.2011r. 1. porównanie co najmniej 2 ofert oferty ustne, telefoniczne, pisemne za wyjątkiem zamówień indywidualnych; 2. pisemne oferty, jeŝeli Beneficjent nimi dysponuje; 3. notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku. W przypadku robót budowlanych naleŝy jako załącznik dołączyć szczegółowy opis planowanych robót z podaniem wielkości (np. w m²) i zakresu planowanych prac. DLA ZAKUPÓW PRZEKRACZAJĄCYCH: o 3 500 zł netto: zakup środków trwałych (na kaŝdy komplet lub zestaw), zakup wartości niematerialnych i prawnych, zakup wszelkich usług (w szczególności robót budowlanych); Brak stosownej dokumentacji w dniu kontroli moŝe skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowany!!!
dotyczy zamówień realizowanych po 1.09.2011r. 1. posiadanie potwierdzeń wysłanych zapytań ofertowych - do co najmniej 3 oferentów; wskazane kryteria wyboru oferty; 2. otrzymane oferty; 3. informacja/protokół z przeprowadzonego rozeznania rynku. DLA ZAKUPÓW PRZEKRACZAJĄCYCH: o 15 000 zł netto: zakup środków trwałych i/lub usług; 14 000 euro*: zakup robót budowlanych, w tym materiałów budowlanych. *do dn. 31.12.2011r. 1euro = 3,839 zł od dn. 01.01.2012r. 1 euro = 4,0196 zł Brak stosownej dokumentacji w dniu kontroli moŝe skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowany!!!
UPROSZCZONA KSIĘGOWOŚĆ Zestawienie dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu www.mcp.malopolska.pl => informacje dla Beneficjentów => instrukcje dla Beneficjentów => instrukcja dotycząca wyodrębnionej ewidencji księgowej PEŁNA KSIĘGOWOŚĆ 1. Polityka rachunkowości + aneks wprowadzający wyodrębnione konta dla projektu; 2. Plan kont zawierający wyodrębnione konta dla projektu: a) bilansowe analityczne (w nazwie kont naleŝy podać nr umowy o dofinansowanie lub inny kod odnoszący się do projektu), b) pozabilansowe minimum 1 konto (w opisie naleŝy się odnieść do pozycji, na których zaksięgowano wydatki na kontach bilansowych). Do kosztów uzyskania przychodów moŝna zaliczyć tylko tą część wydatków, która nie jest objęta refundacją!
1. umieszczenie naklejek na zakupionych urządzeniach; 2. oznaczenie dokumentów związanych z realizacją projektu, odpowiednimi logotypami informującymi o współfinansowaniu projektu z UE (w szczególności umowy o pracę); 3. instalacja tablicy pamiątkowej; 4. instalacja tablicy informacyjnej jeśli dotyczy.
o Tablica pamiątkowa o o do 6 miesięcy od zakończenia projektu 30x25 cm => dotacja 2 mln ROBOTY BUDOWLANE: 30x25 cm => dotacja 1 mln 90x70 cm => dotacja > 1 mln 2 mln o Tablica informacyjna projekty infrastrukturalne dotacja 500 tys. euro NAZWA PROJEKTU Projekt współfinansowany przez Unię Europejska w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Fundusze Europejskie dla Małopolski Miejsce na inne logotyp
1. OKRES KWALIFIKOWANIA WYDATKÓW (rozpoczęcie inwestycji budowlanej a projekt) 2. FAKTYCZNE ZAKOŃCZENIE REALIZACJI PROJEKTU (posiadanie pozwolenie na uŝytkowanie, pozwolenie na uŝytkowanie pracowni i aparatu RTG (stomatolodzy), zainstalowanie i uŝytkowanie wszystkich urządzeń i WNiP) 3. ZGODNOŚĆ NUMERÓW SERYJNYCH URZĄDZEŃ POMIĘDZY DOKUMENTACJĄ A TABLICZKAMI ZNAMIONOWYMI; 4. ROZEZNANIE RYNKU (spójność dokumentów w zakresie przedmiotu zamówienia i wartości)
5. POTWIERDZENIE REALIZACJI WSKAŹNIKÓW (np. oferta firmy, faktury sprzedaŝy, umowy o pracę); 6. ZAPISY D.8.4 WNIOSKU O DOFINANSOWANIE działania promocyjne; 7. WYODRĘBNIONA EWIDENCJA KSIĘGOWA 8. JEDNORAZOWA AMORTYZACJA środków trwałych > 3,5 tys. zł stanowi pomoc de minimis naleŝy posiadać zaświadczenie z Urzędu Skarbowego w przypadku, gdy odpisów dokonano przed podpisaniem umowy z MCP
Roboty budowlane WYMAGAJĄCE ZGŁOSZENIA WYMAGAJĄCE POZWOLENIA Rozpoczęcie robót moŝe nastąpić 30 dni od daty przyjęcia zgłoszenia przez właściwy urząd. Roboty budowlane moŝna rozpocząć na podstawie ostatecznej decyzji o pozwoleniu na budowę; Spójność wpisów w dzienniku budowy z wystawionymi fakturami i/lub protokołami odbioru. Zakres wykonanych robót powinien być zgodny z zapisami wniosku o dofinansowanie. Wydatki na roboty budowlane muszą być poniesione na rzecz Beneficjenta.
1. przekroczenie zakresu rzeczowego umowy; 2. brak rozeznania rynku, niekompletna dokumentacja; 3. brak wyodrębnionej ewidencji księgowej; 4. niespójność dokumentów księgowych z dokumentami potwierdzającymi wykonanie inwestycji budowlanej (wpisy w dzienniku budowy); 5. samowola budowlana; 6. zawyŝenie cen (uŝywane środki trwałe) 7. płatności gotówkowe przy jednorazowej transakcji pow. 15 tys. Euro naruszenie umowy: 4 ust 3 2 ust 2 15
Kontakt z zespołem kontroli: Drogą elektroniczną bezpośrednio z członkami zespołu kontrolującego lub kierownikiem zespołu; Telefonicznie (12) 376-91-72/74/75/76; Osobiście: ul. Jasnogórska 11 (II piętro), pok. 232,233,234