KONTROLA PROJEKTÓW. Dawid Drukała Zespół ds. Kontroli Projektów (FE.V)

Transkrypt

1 KONTROLA PROJEKTÓW Dawid Drukała Zespół ds. Kontroli Projektów (FE.V) 1 Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Kraków,

2 PODSTAWA PRAWNA ROZPORZĄDZENIE RADY (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Małopolski Regionalny Program Operacyjny pkt. 9.6 Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Podręcznik Instytucji Zarządzającej Małopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym Uchwała Zarządu WM w sprawie planu kontroli Umowa o dofinansowanie projektu - 10 oraz załącznik nr 3

3 ZAKRES KONTROLI c.d. Badanie zgodności działania kontrolowanej jednostki z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego oraz umową o dofinansowanie Wydanie w oparciu o ustalenia kontroli, zaleceń zmierzających do skutecznego eliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień

4 ZAKRES KONTROLI c.d. W zakresie kontroli merytorycznej: Zgodności działań Beneficjenta z zapisami umowy o dofinansowanie oraz z harmonogramem rzeczowo finansowym. Osiągania, w trakcie realizacji projektu, wskaźników produktu i rezultatu zapisanych w umowie o dofinansowanie. Sposobu przechowywania dokumentacji. Prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. W zakresie kontroli finansowej: Zgodności działań Beneficjenta z zapisami umowy o dofinansowanie, w tym prawidłowości stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Prowadzenia dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu (w tym sprawdzenie dokonywania kontroli merytorycznej i formalnorachunkowej). Istnienia i prawidłowości funkcjonowania odrębnego systemu księgowania ewidencjonującego środki pochodzące z funduszy UE i budŝetu państwa.

5 ZAKRES KONTROLI c.d. Kontrola merytoryczna: Zgodności terminów i wydatków realizacji projektu z podpisaną umową o dofinansowanie Zgodność terminów i rodzajów ponoszonych wydatków z harmonogramem rzeczowo-finansowym Stopień wykonania wskaźników produktu i rezultatu Przechowywanie kompletnej dokumentacji i korespondencji związanej z projektem z naleŝytą starannością Oznakowanie informacyjno-promocyjne dokumentacji, środków trwałych, inwestycji Promocja współfinansowania projektu

6 ZAKRES KONTROLI c.d. Kontrola finansowa: Stosowanie przepisów o zamówieniach publicznych - PZP Potwierdzenie dokonania zakupu, wykonanie usługi Potwierdzenie dokonania zapłaty Prawidłowość opisu dokumentów księgowych Dokonanie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej Ujęcie faktur i innych dokumentów równowaŝnej wartości dowodowej dotyczących projektu w odrębnej ewidencji księgowej projektu

7 RODZAJE KONTROLI Decyzję o przeprowadzeniu kontroli podejmuje Dyrektor Departamentu Funduszy Europejskich lub osoba przez niego wyznaczona. Planowe na podstawie Rocznego Planu Kontroli przyjętego przez Zarząd Województwa Małopolskiego przeprowadzane na zakończenie realizacji kaŝdego projektu. Doraźne na wniosek Zespołów FE.IV, FE.V, FE.VI lub inną jednostkę. Wniosek jest kierowany do Dyrektora FE, który podejmuje decyzję o przeprowadzeniu kontroli doraźnej lub odrzuceniu Wniosku.

8 KONTROLE DORAŹNE Wniosek o przeprowadzenie kontroli doraźnej powinien zawierać: numer, nazwę projektu oraz Beneficjenta, którego dotyczy, opis problemu, cel kontroli doraźnej, podjęte do chwili sporządzenia Wniosku czynności mające na celu wyjaśnienie problemu. Wniosek jest kierowany do Dyrektora FE, który podejmuje decyzję o przeprowadzeniu kontroli doraźnej lub odrzuceniu Wniosku Wniosek jest archiwizowany w Zespole FE.V wraz z pozostałą dokumentacją dotyczącą danego projektu w zakresie kontroli na miejscu.

9 ETAPY KONTROLI Decyzja o przeprowadzeniu kontroli. Powiadomienie o kontroli 5 dni roboczych przed rozpoczęciem (3 dni w przypadku kontroli doraźnej). Kontrola w miejscu realizacji w oparciu o upowaŝnienia wystawione przez Dyrektora FE. Przygotowanie informacji pokontrolnej w terminie 20 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych. W przypadku zastrzeŝeń do IP, analiza zastrzeŝeń (uwzględnieni lub odrzucenie) w terminie 10 dni roboczych. W przypadku uchybień przygotowanie projektu zaleceń pokontrolnych. Zakończenie czynności kontrolnych.

10 PRZEPROWADZENIE KONTROLI Kontrola jest przeprowadzana w siedzibie Beneficjenta lub miejscu realizacji projektu, w oparciu o: Listy kontrolne, Dokumenty dotyczące projektu będące w posiadaniu IZ MRPO (IP MRPO), Dokumentację przedstawioną przez Beneficjenta w trakcie kontroli, Wyjaśnienia i oświadczenia Beneficjenta. W przypadku skomplikowanych projektów moŝliwość konsultacji/ zlecenia ekspertyzy/opinii ułatwiającej przeprowadzenie kontroli.

11 USTALENIE TREŚCI INFORMACJI POKONTROLNEJ W terminie 20 dni roboczych od zakończenia czynności kontrolnych przesłanie pierwszej wersji informacji pokontrolnej do Beneficjenta. Beneficjent podpisuje informację lub w terminie 10 dni roboczych od otrzymania informacji wnosi zastrzeŝenia. W przypadku wniesienia zastrzeŝeń kontrolujący dokonują ich analizy i przygotowują ostateczną wersję informacji pokontrolnej w terminie 10 dni roboczych od otrzymania zastrzeŝeń. Beneficjent podpisuje informację pokontrolną lub odsyła niepodpisaną wraz z uzasadnieniem w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji informacji.

12 ZALECENIA POKONTROLNE W uzasadnionych przypadkach przygotowywane są Zalecenia pokontrolne obejmujące uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzanej kontroli uchybień i nieprawidłowości wraz z terminem ich realizacji. Przekazanie Zaleceń pokontrolnych do Beneficjenta w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania podpisanej informacji pokontrolnej lub informacji o odmowie jej podpisania. Zalecenia pokontrolne podpisuje Dyrektor Departamentu FE. Beneficjent informuje o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych w terminie wskazanym w piśmie.

13 WERYFIKACJA ZALECEŃ POKONTROLNYCH Weryfikacja dokumentów i oświadczeń złoŝonych przez Beneficjenta w związku z wydanymi zaleceniami pokontrolnymi. W razie konieczności wizyta monitorująca lub kontrola doraźna. Z czynności sprawdzających sporządzana jest Notatka, podpisywana przez członków Zespołu kontrolującego odpowiedzialnych za obszar kontroli, dla którego sformułowane zostały Zalecenia pokontrolne.

14 ZAKOŃCZENIE CZYNNOŚCI KONTROLNYCH Sporządzenie Notatki na koniec kontroli, podpisanie przez członków Zespołu kontrolującego. Notatka ta podpisywana jest w dalszej kolejności przez: Kierownika Zespołu ds. kontroli projektów (potwierdzenie zakończenia kontroli), Naczelnika Wydziału WdraŜania Projektów (wskazanie, czy sprawa wymaga dalszego rozpatrzenia), Kierownika Zespołu FE.IV (potwierdzenie prawidłowej realizacji projektu w zakresie obowiązków Zespołu FE.IV), Dyrektora Departamentu FE (zatwierdzenie do wypłaty), Kierownika Zespołu FE.VI (wprowadzenie daty przekazania do wypłaty). Notatka ostatecznie trafia do zespołu FE. VI gdzie jest archiwizowana wraz z pozostałą dokumentacją projektu w zakresie płatności. W przypadku formułowania Zaleceń Notatka na koniec kontroli sporządzana jest po dokonaniu czynności sprawdzających realizację Zaleceń pokontrolnych

15 Dziękuję za uwagę