Wykaz przykładowych dokumentów, które zobowiązany będzie przedstawić Beneficjent w trakcie kontroli na miejscu projektu realizowanego w ramach PO KL

Transkrypt

1 Wykaz przykładowych dokumentów, które zobowiązany będzie przedstawić Beneficjent w trakcie kontroli na miejscu projektu realizowanego w ramach PO KL Uwaga: poniższe zestawienie ma charakter uniwersalny, zakres pożądanych dokumentów / informacji jest uzależniony od formy prawnej jednostki oraz założeń projektu. 1. Prawidłowość rozliczeń finansowych Oryginały dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, m. in. faktury, rachunki, listy płac. Dokumenty powinny być opisane czytelnie oraz zgodnie z Zasadami finansowania PO KL i opisem faktury rekomendowanym przez IP. Dokumentacja potwierdzająca prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu (Zasady/Polityka Rachunkowości, Plan kont/wykaz kont do ewidencji projektu, itp.); Dokumenty związane z założeniem wyodrębnionego rachunku bankowego na potrzeby realizacji projektu (umowa z bankiem); Historia rachunku bankowego/wyciągi bankowe/raporty kasowe za kontrolowany okres; Księga inwentarzowa/ewidencja środków trwałych jednostki w przypadku zakupienia sprzętu w ramach cross-financingu; Dokumenty potwierdzające kwalifikowalność podatku VAT (np. dokument rejestrowy jednostki określający status podatnika VAT, rejestr VAT) 2. Kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu Dokumentacja dotycząca wyboru osób wchodzących w skład personelu projektu (Regulamin naboru, Ogłoszenia o naborze, Protokół przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego, Uchwały/Zarządzenia powołujące zespół projektowy, itp.); [Wybór powinien być przeprowadzony zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie]; Oświadczenia personelu dotyczące zaangażowania w inne projekty w ramach NSRO, oraz zatrudnienia w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL; Ewidencja godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów - w przypadku zatrudniania osób na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej w ramach projektu lub zatrudniania osoby, która wykonuje zadania w więcej niż jednym projekcie; 1

2 W przypadku zatrudnienia personelu na podstawie umowy cywilnoprawnej np.: umowa cywilnoprawne, karty czasu pracy, protokoły odbioru dzieła/zlecenia, oświadczenia osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilno-prawnej o zaangażowaniu w realizację innych projektów w ramach NSRO, ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów; weryfikacji podlega to ile umów ma zawartych jedna osoba w ramach projektu podlegającego kontroli i w innych ; Umowy wolontariatu, wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy (czas poświęcony na realizację zadań x średnia stawka godzinowa); Decyzje przyznające dodatki specjalne lub funkcyjne osób zaangażowanych w realizację projektu; dokumenty poświadczające powierzenie dodatkowych czynności lub zwiększenie zakresu zadań; umowy o pracę/dokument przyznający wynagrodzenie osób, którym przyznane zostały dodatki; W przypadku zatrudnienia personelu na podstawie umowy o pracę: umowa o pracę, zakres czynności służbowych lub opis stanowiska pracy, ewidencja czasu pracy; Dokumenty potwierdzających posiadanie odpowiednich uprawnień, kwalifikacji (dyplomy, zaświadczenia) Dokumenty potwierdzające, że wysokość wynagrodzeń personelu odpowiada stawkom stosowanym u beneficjenta (np. Regulamin pracy/regulamin wynagradzania); 3. Sposób rekrutacji uczestników projektu Dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników projektu przede wszystkim deklaracje uczestnictwa, a także oświadczenia, zaświadczenia, formularze zgłoszeniowe, inne dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników w projekcie, zgodnie z Dokumentacją Konkursową oraz z opisem we wniosku o dofinansowanie, ew. regulaminem Projektu; Dokumenty potwierdzające przeprowadzenie rekrutacji uczestników zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie (np. regulamin rekrutacji, regulamin uczestnictwa, ogłoszenia o rekrutacji ze stron internetowych lub prasy, notatki ze spotkań informacyjnych, notatka/protokół z przeprowadzonej rekrutacji/z posiedzeń komisji rekrutacyjnej, lista osób zakwalifikowanych, lista rezerwowa, itp.); 4. Sposób pozyskiwania i przechowywania danych o uczestnikach projektu Oświadczenia uczestników projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych / przyjęciu do wiadomości informacji o przetwarzaniu danych osobowych w ramach projektu; Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom zewnętrznym wraz z wymaganą zgodą IP; [Umowy powierzenia przetwarzania danych zawarte z firmą zewnętrzną powinny być zawarte w formie pisemnej oraz określać zakres i cel, w jakim ww. podmiot może przetwarzać powierzone mu dane osobowe] 2

3 Polityka Bezpieczeństwa oraz Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym, które powinny być zgodne z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych; [Beneficjent powinien przechowywać dokumenty zawierające dane osobowe w sposób w sposób zgodny z określonymi w Polityce Bezpieczeństwa środkami technicznymi i organizacyjnymi niezbędnymi dla zapewnienia poufności i integralności przetwarzania danych]; Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych; [Powinna zawierać imiona i nazwiska osób upoważnionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnień oraz zakres upoważnień do przetwarzania danych osobowych] Imienne upoważnienia wystawione dla osób, które mają dostęp do danych osobowych; Dane zawarte w formularzu PEFS, które powinny zgadzać się z danymi gromadzonymi w wersji papierowej w siedzibie beneficjenta; [Należy zwrócić uwagę na datę rozpoczęcia udziału w projekcie, która powinna być zgodna z datą podpisania deklaracji uczestnictwa. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL rozpoczęcie przez uczestnika udziału w projekcie następuje z dniem podpisania przez niego deklaracji uczestnictwa w projekcie. Co do zasady termin ten powinien być zbieżny z datą rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia realizowanej w ramach projektu] 5. Zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta. Dokumentacja dotycząca realizacji poszczególnych zadań w projekcie oraz potwierdzająca stopień osiągnięcia produktów i rezultatów projektu (m.in. dzienniki zajęć, listy obecności, zaświadczenia, certyfikaty, ankiety ewaluacyjne, harmonogramy zajęć, programy zajęć, opracowania, publikacje, prezentacje, albumy, dokumentacja fotograficzna, sprawozdania, raporty, itp.); Dokumenty potwierdzające stopień osiągnięcia produktów i rezultatów projektu; Dokumenty potwierdzające monitoring projektu 6. Poprawność udzielania zamówień publicznych/stosowania zasady konkurencyjności Dokumentacja potwierdzającej udzielenie zamówienia publicznego; Kontrola obejmuje sprawdzenie prawidłowości stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Dokumentacja potwierdzająca prawidłowość udzielenia zamówienia z zastosowaniem zasady konkurencyjności, w szczególności zapytanie ofertowe, potwierdzenie jego upublicznienia oraz protokół potwierdzający prawidłowość wyboru wykonawcy; 3

4 7. Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy PZP i zasady konkurencyjności Dokumentacja przebiegu procesu rozeznania rynku (dokument regulujący tryb postępowania jednostki np. regulamin zakupów/zasady udzielania zamówień, wydruki stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceny, wydruki maili z informacją na temat ceny określonego towaru/usługi); 8. Poprawność udzielania pomocy publicznej Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. (poz. 311) w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis); Oświadczenia Uczestników o : - nieotrzymaniu w roku kalendarzowym, w którym Beneficjent pomocy przystępuje do projektu oraz w poprzedzających go dwóch latach kalendarzowych, pomocy de minimis z różnych źródeł i w różnych formach, której wartość brutto łącznie z pomocą, o którą się ubiega, przekracza równowartość w złotych kwoty ,00 euro - nie otrzymaniu innej pomocy dotyczącej tych samych kosztów kwalifikowanych lub tego samego projektu na realizację, którego udzielana jest pomoc de minimis.; - o braku decyzji Komisji Europejskiej o obowiązku zwrotu pomocy, Umowy o przyznanie wsparcia; Weryfikacja numerów PKD, zawartych w formularzu, biznes planie i wniosku o przyznanie wsparcia; Sprawozdawczość w zakresie udzielonej pomocy publicznej: Zaświadczenia o udzielonej pomoce de minimis; 9. Prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych Oznaczenie miejsca realizacji projektu, materiałów promocyjnych, publikacji, segregatorów i innych dokumentów wytworzonych w ramach projektu; Oznaczenie sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu [Oznaczenie w widocznym miejscu; zawierające odpowiednie logotypy i zapis: Zakup współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ] Oznaczenie strony internetowej projektu; [Strona główna powinna zawierać logotypy, informację o współfinansowaniu oraz link do strony Zamieszczenie pisemnej informacji o współfinansowaniu wynagrodzenia ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w zawartych umowach; 4

5 Dokumenty potwierdzające prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych; (ogłoszenia/artykuły w prasie, listy obecności ze spotkań informacyjnych, plakaty, dokumentacja zdjęciowa, sprawozdania/notatki z przeprowadzonych działań, itp.) Potwierdzenie rejestracji instytucji szkoleniowej i szkoleń na stronie internetowej Zapewnienie właściwej ścieżki audytu oraz sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu Dokumentacja projektowa powinna być prowadzona w sposób czytelny, rzetelnie, w sposób pozwalający na prześledzenie danego procesu i jego ocenę. Powinna być przechowywana w oznaczonych teczkach/segregatorach w miejscach odpowiednio zabezpieczonych. 11. Realizacja projektów partnerskich dokumenty potwierdzające wybór partnera (zachowanie procedury wyboru wskazanej w Zasadach realizacji projektów partnerskich); dokumenty potwierdzające wywiązanie się z obowiązków nałożonych umową partnerską (w tym. m.in. w zakresie rozliczeń finansowych); 12. Realizacja projektów, w których koszty bezpośrednie rozliczane są ryczałtem Projekty rozliczane na podstawie kwot ryczałtowych mogą podlegać kontroli zarówno w trakcie, jak też po zakończeniu realizacji projektu. Z uwagi na ryczałtowe rozliczanie wydatków, podczas kontroli na miejscu nie jest weryfikowana dokumentacja księgowa projektu, ani też wyodrębniona ewidencja księgowa projektu. Weryfikacji podlega natomiast dokumentacja wskazana w umowie o dofinansowanie projektu. W ramach wizyty monitoringowej kontroli podlega w szczególności: Umowa podpisana między beneficjentem a wykonawcą kontrolowanej usługi; Lista obecności, dziennik zajęć; Program zajęć; Prawidłowość oznaczenia pomieszczeń, w których dana forma wsparcia jest realizowana; Oznaczenie i dostarczenie materiałów szkoleniowych uczestnikom. Podczas wizyty monitoringowej przeprowadzony zostanie wywiad/ankieta z uczestnikami projektu w celu poznania jego opinii na temat realizowanej usługi, w tym jej jakości, oraz zweryfikowania, czy wie, iż jest ona współfinansowana z EFS. 5