ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (załą. łącznik nr 1 do wniosku o płatnop. atność)

Transkrypt

1 ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (załą łącznik nr 1 do wniosku o płatnop atność) Grzegorz Kowalczyk Kielce, r.

2 ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI Beneficjent zobowiązany jest do załączenia do wniosku o płatność ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki. Zestawienie: musi być zgodne z zasadniczą częścią wniosku o płatność, moŝe mieć formę: wydruku z ewidencji księgowej (w formacie PDF), tabeli, w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność (Zasady Finansowania PO KL), sporządzonej w Generatorze Wniosków Płatniczych.

3 ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI Wydruk z ewidencji księgowej powinien - w podziale na zadania zawierać co najmniej następujące dane: zewnętrzny numer faktury VAT lub innego dokumentu związanego z wydatkiem, wewnętrzny numer dokumentu księgowego (nr księgowy lub ewidencyjny), datę wystawienia dokumentu księgowego, określenie zakupionego towaru/usługi (rodzaj wydatku kwalifikowalnego), kwotę wydatków kwalifikowalnych (brutto i VAT), datę zapłaty, informację na temat poniesienia wydatku w ramach cross financingu.

4 ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI Wydruk z ewidencji księgowej moŝe mieć formę: standardowego zestawienia danego systemu finansowo - księgowego, odpowiednio przygotowanego odrębnego raportu (moŝliwe jest równieŝ wykorzystywanie funkcji generowania raportów lub wybranych danych do arkusza kalkulacyjnego). Wydruk musi być podpisany przez odpowiednią osobę uwiarygodniającą zawarte w nim dane.

5

6

7 ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI Lp. numeracja pozycji ciągła, Kolumna 1 nr dokumentu zgodnie z numerem na dokumencie Kolumna 2 nr księgowy lub ewidencyjny zgodnie z numerem nadawanym w księgach rachunkowych Kolumna 3 data wystawienia dokumentu zgodnie z datą na dokumencie Kolumna 4 data zapłaty data faktycznego uregulowania płatności (rozchodu środków z rachunku projektu lub kasy) w przypadku wkładu niepienięŝnego pole nie jest wypełniane

8 ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI Kolumna 5 nazwa towaru lub usługi określenie zakupionego towaru lub usługi - jeŝeli dany dokument zawiera kilka pozycji objętych wnioskiem, które dotyczą jednego rodzaju asortymentu i objęte są identyczną stawką VAT, moŝliwe jest podanie zbiorczej nazwy, bez przepisywania wszystkich pozycji z dokumentu; - w przypadku róŝnych stawek VAT - naleŝy pogrupować pozycje; - w przypadku refundacji beneficjent podaje dane umoŝliwiające identyfikację wydatków

9 ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI Kolumna 6 cross-financing (T/N) - naleŝy zaznaczyć, czy wydatek dotyczy (T) czy nie (N) cross-financingu Kolumna 7 zadania zlecone (T/N) - naleŝy zaznaczyć czy wydatek dotyczy (T) czy nie (N) zadania zleconego Kolumna 8 kwota dokumentu brutto - zgodnie z kwotą na dokumencie Kolumna 9 kwota dokumentu netto - zgodnie z kwotą bez VAT na dokumencie (róŝnica pomiędzy wartościami w kolumnie 8 i 9 moŝe wynikać wyłącznie z podatku VAT)

10 ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI Kolumna 10 kwota wydatków kwalifikowalnych kwota wydatków kwalifikowalnych z kwoty z kolumny 8 - nie naleŝy wykazywać kwot ujemnych, np. korekt faktur wykazujemy kwotę po korekcie (korekta w tym samym okresie) lub wypełniamy punkt 7 WNP Korekty finansowe (korekta po okresie rozliczeniowym)

11 ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI Kolumna 11 w tym VAT podatek VAT zawarty w kwocie z kolumny 10 (o ile jest kwalifikowalny, w przeciwnym razie naleŝy wpisać 0 ) Kolumna 12 źródło finansowania naleŝy wskazać źródło finansowania wydatku (jeŝeli dany wydatek został poniesiony z kilku źródeł naleŝy go wskazać w osobnych wierszach podając w kolumnie 10 wartość wydatku sfinansowaną z danego źródła)

12 DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE PONIESIENIE WYDATKÓW Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są w szczególności: Faktury lub inne dokumenty księgowe o równowaŝnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty (w przypadku płatności gotówkowej wystarczy adnotacja zapłacono gotówką )

13 DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE PONIESIENIE WYDATKÓW w przypadku wkładu niepienięŝnego: - dokumenty uzupełniające o wartości dowodowej równowaŝnej fakturom w przypadku amortyzacji: - tabele amortyzacyjne wraz ze stosownymi dokumentami, np. PK lub inne w przypadku wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń uczestników projektu: - oświadczenie składane przez podmioty wypłacające dodatki lub wynagrodzenia pozwalające na identyfikację poszczególnych uczestników oraz wysokości wkładu w odniesieniu do kaŝdego z nich

14 DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE PONIESIENIE WYDATKÓW Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z projektem (nie dotyczy kosztów rozliczanych ryczałtem).

15 DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE PONIESIENIE WYDATKÓW Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu, informację, Ŝe projekt współfinansowany jest z EFS, nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, w ramach którego wydatek jest ponoszony (lub adnotację, Ŝe dokument dotyczy kosztów pośrednich), kwotę kwalifikowalną (lub kilka kwot w odniesieniu do kaŝdego zadania, jeśli dokument dotyczy kilku zadań).

16 DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE PONIESIENIE WYDATKÓW KaŜdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalnorachunkowej, a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego równieŝ odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (podobnie w odniesieniu do zasady konkurencyjności).

17 OBOWIĄZEK PROWADZENIA WYODRĘBNIONEJ EWIDENCJI WYDATKÓW Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS wprowadza wymóg utrzymywania przez beneficjentów oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danych projektem.

18 OBOWIĄZEK PROWADZENIA WYODRĘBNIONEJ EWIDENCJI WYDATKÓW Metody: beneficjenci prowadzący pełną księgowość: wyodrębniona ewidencja księgowa (dodatkowe rejestry, konta), wyodrębniony kod księgowy, pozostali beneficjenci: sporządzanie comiesięcznych kumulatywnych zestawień wydatków dotyczących projektu (na bazie załącznika nr 1 do WNP).

19 Aktualności i bieŝą Ŝące informacje:

20 DZIĘKUJ KUJĘ ZA UWAGĘ Grzegorz Kowalczyk Świętokrzyskie Biuro Rozwoju Regionalnego Biuro Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ul. Jagiellońska 70 Tel