Wytyczne dotyczące z r.) z późn. zm.)

Transkrypt

1 Wytyczne dotyczące zasad prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla operacji realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich PODSTAWY PRAWNE 1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1198/2006 z dnia 27 lipca 2006 r. ustalającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rybackiego (Dz. Urz. UE L 223/1 z r.) 2. Ustawa o rachunkowości (Dz. U. z 1994 nr 121 poz. 591 z późn. zm.)

2 WYMOGI KSIĘGOWE PRZY ROZLICZANIU DOFINANSOWANIA W RAMACH OSI 4 PO RYBY Instytucja Zarządzająca programem operacyjnym odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym m.in. zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikacje wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem oraz zapewnienie, że operacje gospodarcze są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwości jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektem, beneficjentów w ramach PO RYBY można podzielić na 2 grupy: 1) Beneficjentów prowadzących pełną księgowość 2) Pozostałych beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości

3 ODRĘBNA EWIDENCJA KSIĘGOWA DLA PODMIOTÓW PROWADZĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE (PEŁNA KSIĘGOWOŚĆ) W przypadku pierwszej grupy wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych. Beneficjent może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegającej wyodrębnianiu (analitycznym i pozabilansowym) operacji związanych z danym projektem. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla potrzeb realizacji operacji. Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębniona w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych. Należy zweryfikować, czy w ramach planu kont zostały wyodrębnione oddzielne konta, na których księgowane są koszty związane z realizacja operacji. Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków realizowanej operacji w ramach przyjętej polityki rachunkowości. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentów, który umożliwia sporządzania zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmującym wszystkie operacje związane z projektem obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: nr źródłowego, nr ewidencyjny lub księgowy, datę wystawienia, kwotę brutto, netto, kwotę kwalifikowalna dotycząca projektu.

4 ODBĘRNA EWIDENCJA KSIĘGOWA DLA PODMIOTÓW NIE PROWADZĄCYCH KSIĄG RACHUNKOWYCH W przypadku beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego Zestawiania dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr na koniec miesiąca: /rok. Zestawienie obejmuje wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego i sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań oraz kosztów na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów. Odrębna ewidencja dla podmiotów nie prowadzących wyłącznie księgi podatkowej (podatkowa księga przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa) winna być prowadzona w ramach tych narzędzi księgowych, które beneficjent jest zobowiązany stosować. Beneficjent winien jednoznacznie oznaczyć wszystkie operacje powiązane z realizowaną operacją poprzez umieszczenie oznaczenia operacji na dokumencie księgowym w postaci numeru operacji oraz informacji o współfinansowaniu w ramach PO RYBY Ponadto zobowiązuje się ww. beneficjentów do prowadzenia dodatkowej ewidencji sporządzonej w systemie miesięcznym, umożliwiającej jednoznaczną identyfikację kosztów oraz środków trwałych, która zawierać będzie mi.in.: rodzaj i nr dowodu księgowego, datę wystawienia i sposób zapłaty, kwotę wydatków kwalifikowalnych. Po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane przez osobę sporządzającą i zatwierdzającą oraz dołączone do dokumentacji projektu potwierdzającej poniesione wydatki. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana lub konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwić uzyskanie w okresie późniejszym danych według stanu na koniec poszczególnych minionych miesięcy kalendarzowych. W przypadku rybaków, którzy nie są zobowiązani do prowadzenia księgowości stosuje się wyłącznie ewidencję sporządzoną w systemie miesięcznym.

5 Wzór zestawiania danych wynikających z faktur lub równoważnych dokumentów księgowych dotyczących realizowanej operacji. ZESTAWIENIE DANYCH WYNIKAJĄCYCH Z FAKTUR LUB RÓWNOWAŻNYCH DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH DOTYCZĄCYCH OPERACJI Nazwa/imię i nazwisko Beneficjenta.. Nr i data zawarcia umowy o dofinansowanie... Tytuł operacji Lp. Rodzaj i numer dowodu księgowego Data wystawienia Nazwa towaru lub usługi lub pozycja na dokumencie Pozycja w zestawieniu rzeczowofinansowym (do umowy) Data zapłaty Sposób zapłaty G/P/K Kwota brutto Kwota netto Kwota wydatków kwalifikowalnych W tym Vat Razem.... Data Podpis Beneficjenta