Wdrażanie Lokalnych Strategii Rozwoju (małe projekty) wniosek o płatność i główne problemy na etapie rozliczenia. Targanice, dnia 23 maja 2012 r.

Transkrypt

1 Wdrażanie Lokalnych Strategii Rozwoju (małe projekty) wniosek o płatność i główne problemy na etapie rozliczenia Targanice, dnia 23 maja 2012 r. 1/12

2 Małe projekty w województwie małopolskim (stan na dzień 11 maja 2012 roku): Liczba złożonych wniosków o płatność: 457. Wnioskowana kwota pomocy: ,42 zł. Liczba wniosków zakończonych: 371. Wypłacona kwota pomocy: ,11 zł.

3 I. Wniosek oraz załączniki: Wraz z poprawnie wypełnionym wnioskiem o płatność należy dostarczyć dokumenty, potwierdzające realizację zakresu rzeczowego operacji np.:

4 4 Wraz z wersją papierową trzeba złożyć skorygowaną wersję elektroniczną na nośniku danych (CD/DVD). Zgodność otrzymanego wniosku w wersji papierowej z elektroniczną jest potwierdzona poprzez porównanie sumy kontrolnej na obu wersjach wniosku. Na każdej stronie wniosku znajduje się unikalna suma kontrolna, która jednoznacznie identyfikuje dane wprowadzone przez użytkownika. Suma kontrolna zmienia się przy wprowadzaniu kolejnych zmian.

5 5 W przypadku zakupu środków trwałych do wniosku o płatność trzeba dołączyć dokumenty potwierdzające przyjęcie środka na stan Beneficjenta np. księga inwentarzowa;

6 6 W przypadku operacji polegających na zakupie wyposażenia bądź remoncie pomieszczeń, których celem jest np. aktywizacja społeczności przez organizację imprez wraz z WoP należy dostarczyć dokumenty potwierdzające organizację tych imprez, zdjęcia, ogłoszenia, zaproszenia (pomimo, że same wydarzenia nie stanowiły przedmiotu operacji).

7 7 Jeśli organizowane były imprezy, warsztaty, wydawane publikacje wówczas konieczne jest dołączenie załączników do wniosku o płatność nr 21a, 21b, 21c.

8 8 Jeśli operacja obejmowała prace budowlane, konieczne jest dołączenie zgłoszenia robót budowlanych, pozwolenia budowlanego, a w przypadku zabytków także pozwolenia konserwatorskiego.

9 9 W przypadku realizacji operacji na terenie nieruchomości nienależącej do Beneficjenta należy dostarczyć umowy użyczenia budynku/terenu itd. z uwzględnieniem 5 ust. 1 pkt. 1 Umowy przyznania pomocy.

10 10 Beneficjenci, którzy chcą zaliczyć VAT do kosztów kwalifikowalnych, a zgodnie z zapisami Ustawy o podatku od towarów i usług są podmiotowo uprawnieni do ubiegania się o zwrot podatku VAT, powinni dostarczyć Interpretację indywidualną wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej.

11 11 Dostarczane kosztorysy powykonawcze lub różnicowe powinny być podpisane przez Inwestora i Wykonawcę.

12 W Wykazie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej należy uwzględnić Kartę pracy oraz usług świadczonych nieodpłatnie: kolumna 1 załącznik nr 16, kolumna 2 należy wpisać: Karta pracy oraz usług świadczonych nieodpłatnie, kolumna 3 należy napisać znak - kolumna 4 należy podać datę podpisania karty przez beneficjenta. kolumna 5 należy podać numer NIP beneficjenta.

13 W Wykazie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej należy uwzględnić Kartę pracy oraz usług świadczonych nieodpłatnie cd: kolumna 6 należy podać nazwę beneficjenta, kolumna 7 należy wskazać pozycje od 1 do, kolumna 8 - należy wypełnić zgodnie z zestawieniem rzeczowo finansowym kolumna 9, 10 należy pozostawić puste pola kolumna 11, 12, - należy wpisać kwotę wyliczoną na podstawie godzin pracy własnej;

14 Oryginały wszystkich dokumentów księgowych powinny zostać opisane. Na dokumentach powinny się znaleźć: informacja, iż wydatek jest współfinansowany z EFRROW w ramach działania "..." objętego PROW z powołaniem na numer umowy podpisanej z Samorządem Województwa wraz z datą zawarcia; adnotacje, że dokument księgowy został sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym wraz z datą dokonania czynności ; numer pozycji z zestawienia rzeczowo finansowego operacji wraz z kosztem kwalifikowalnym dokumentu; dekretację księgową (w przypadku Beneficjentów prowadzących pełną księgowość).

15 15 Sprawozdanie z realizacji operacji powinno być złożone na prawidłowym formularzu rodzaj formularza zależy od tego na jakiej wersji został złożony wniosek o przyznanie pomocy;

16 16 Zgodnie z instrukcją do sprawozdania w pkt. 6 części I oraz w części II, jako datę zakończenia należy wskazać faktyczny dzień złożenia wniosku o płatność w Urzędzie Marszałkowskim;

17 Zmiana Rozporządzenia w zakresie wydłużenia i przywrócenia terminu: SW może przywrócić termin wykonania określonych czynności, jeśli Beneficjent wniósł prośbę w terminie 45 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia. SW może wydłużyć termin wykonania określonych czynności (nie dłużej niż o 6 miesięcy, przy czym przedłużenie terminu o więcej niż miesiąc wymaga udokumentowania przez wnioskodawcę przyczyny uzasadniającej jego prośbę)

18 II. Zagadnienia problemowe Podczas realizacji operacji proszę zwrócić szczególną uwagę na następujące zagadnienia: 18/12

19 19 Uregulowanie przeniesienia praw autorskich na Beneficjenta poprzez stosowne zapisy w umowach z Wykonawcami (np. w przypadku publikacji określenie pól eksploatacji i wielokrotności wykorzystania).

20 20 Rzetelne sporządzanie umów z Wykonawcami wskazywanie terminów realizacji oraz w przypadku zmian stanu faktycznego sporządzanie stosownych aneksów;

21 21 Data sprzedaży na dokumentach księgowych powinna być zgodna z datą faktycznie świadczonych usług. Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa faktura VAT powinna zostać wystawiona do 7 dni od daty wykonania usługi. W przypadku usługi świadczonej przez kilka dni datą sprzedaży powinien być ostatni dzień, w którym świadczona była usługa bądź data ciągła.

22 22 Dostarczanie dokumentów potwierdzających w jaki sposób były dystrybuowane wykonane w ramach projektów publikacje, inne druki bądź multimedia.

23 23 Potwierdzenie otrzymania zapłaty gotówkowej lub odpowiednie zapisy na fakturach (termin płatności tożsamy z datą wystawienia i adnotacja, że forma płatności to gotówka).

24 24 Wszystkie płatności powyżej 1 tysiąca złotych powinny być dokonane w formie bezgotówkowej. Koszty powyżej 1 tysiąca złotych zapłacone gotówką zostaną zaliczone do kosztów niekwalifikowalnych.

25 25 W przypadku realizacji operacji na terenie jednej nieruchomości przez różnych Beneficjentów dokładne określenie wzajemnych zobowiązań poszczególnych Beneficjentów, by wykluczyć możliwość dzielenia projektu.

26 26 Zachowanie konkurencyjności wyboru Wykonawców: rozeznanie rynku, oferty (zwrócenie uwagi na konieczność zachowania zasady konkurencyjności wynikającej z przepisów prawa wspólnotowego).

27 27 Informowanie o współfinansowaniu z EFRROW powinno być udokumentowane; stosowanie logotypów zgodnie z Księgą Wizualizacji znaku PROW: /logotypy.aspx.

28 28 Realizowane zadania powinny być zgodne ze szczegółowym opisem operacji we wniosku o przyznanie pomocy, który stanowi uszczegółowienie umowy.

29 29 Dotacja celowa na realizację operacji ze środków JST bądź Funduszu Kościelnego nie może przekraczać wysokości wkładu własnego Beneficjenta. Wraz z wnioskiem o płatność powinien zostać przedstawiony dokument potwierdzający przyznanie dotacji (np. umowa) oraz sposób jej rozliczenia.

30 30 W przypadku operacji nieinwestycyjnych zakup sprzętu/wyposażenia jest traktowany jako element niezbędny do organizacji danego wydarzenia (np. warsztatów/ imprezy). Dokonanie zakupu w terminie późniejszym oznacza, że koszt ten będzie uznany za niekwalifikowany oraz powoduje niebezpieczeństwo nieosiągnięcia celu operacji.

31 31 Dokumenty księgowe mogą być wystawiane jedynie przez zarejestrowane osoby prawne lub osoby fizyczne (np. rachunki do umów cywilnoprawnych).

32 Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej księgowości dla projektu Beneficjent jest zobowiązany do księgowania wszystkich dokumentów związanych z operacją na wyodrębnionym koncie rachunkowym. Niespełnienie tego obowiązku obciążone jest sankcją w wysokości 10 procent kosztów kwalifikowalnych każdego dokumentu, który nie został zaksięgowany zgodnie z powyższymi zasadami. Nie ma natomiast obowiązku posiadania odrębnego rachunku bankowego dla projektu. 32

33 33/12 Dziękujemy za uwagę.