Zasady (polityka) rachunkowości projektu Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie. I. Informacje wstępne

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 2445/13 Burmistrza Andrychowa z dnia 02 grudnia 2013 r. Zasady (polityka) rachunkowości projektu Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie I. Informacje wstępne 1. Niniejsze zasady (polityka) rachunkowości jest uszczegółowieniem zasad wprowadzonych zarządzeniem Burmistrza Andrychowa numer 1696/13 z dnia 09 stycznia 2013 roku w sprawie zasad rachunkowości jednostki samorządu terytorialnego - Gminy Andrychów i jednostki budżetowej - Urzędu Miejskiego w Andrychowie. 2. Księgowania w zakresie środków pomocy bezzwrotnej dokonywane są w zamkniętym kręgu kont ujętym w niniejszym planie kont, który może być każdorazowo modyfikowany lub uzupełniany w zależności od potrzeb oraz zmian wynikających z przepisów prawa oraz postanowień umownych. 3. Niniejsze zasady (polityka) rachunkowości wprowadzona jest dla projektu Remont wraz z przebudową obiektu targowego w Andrychowie realizowanego w ramach działania 321 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata zgodnie z umową zawartą w dniu 08 listopada 2013 r. pomiędzy Samorządem Województwa Małopolskiego a Gminą Andrychów. 4. Do celów Projektu nie prowadzi się odrębnych ksiąg rachunkowych lecz tworzy się nowy dziennik pn. Projekt 4 polegający na wprowadzeniu nowych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z projektem. 5. Dla potrzeb niniejszego opracowania zamiennie używa się pojęć Projekt Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie oraz Projekt 4. II.Zasady ogólne 1. Celem prowadzenia rachunkowości jest rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej projektu Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie realizowanego w ramach działania Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wsi objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Beneficjentem środków finansowanych pochodzących z budżetu Unii Europejskiej w zakresie projektu jest Gmina Andrychów, realizatorem natomiast Urząd Miejski w Andrychowie. 3. Dofinansowanie w formie pomocy finansowej następuje zgodnie z umową nr UM /13 z dnia 08 listopada 2013 r. po zakończeniu całości operacji na podstawie zweryfikowanego wniosku o płatność. Środki zostaną przekazane na rachunek podstawowy budżetu Gminy Andrychów. 4. Księgi rachunkowe prowadzone są w Urzędzie Miejskim w Andrychowie ul. Rynek 16, komputerowo w systemie Finansowo-Księgowym. Każdy użytkownik programu komputerowego posiada indywidualne hasło zabezpieczające dostęp do wprowadzania danych. 1

2 5. Projekt realizowany jest w klasyfikacji: Dział 010 Rolnictwo i Łowiectwo Rozdział Program Rozwoju Obszarów Wiejskich Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu środków ujmowane są w księgach Budżetu Gminy. Zrealizowane dochody Organu ujmowane są jako przychody w jednostce budżetowej. 7. Wydatki ujmowane są w rozbiciu na środki unijne oraz środki własne z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej. 8. Rachunkowość budżetu obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, a rachunkowość Urzędu koszty, rozrachunki między kontrahentami. III. Klasyfikacja budżetowa Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Dochody z tytułu Projektu 4 ujmowane są w klasyfikacji budżetowej: Wydatki ponoszone w ramach Projektu 4 ujmowane są w następującej klasyfikacji budżetowej: paragrafy: finansowanie ze środków europejskich, zwanych płatnościami finansowanie ze środków własnych W przypadku wprowadzenia zmian do harmonogramu wydatków ewidencja prowadzona będzie jw. z uwzględnieniem prawidłowej klasyfikacji budżetowej. III. Obieg, opis i kontrola dokumentów księgowych 1. Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu bankowego na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania ww. przelewu. 3. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest wtórnik zlecenia oraz wyciąg bankowy. 4. W przypadku dokumentów dotyczących Projektu wprowadza się do opisu dodatkowe elementy: a) na 1-szej stronie umieszcza się adnotację o treści Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie realizowana w ramach działania Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wsi objętego PROW na lata oraz w prawym górnym rogu numer pozycji w ewidencji księgowej b) na odwrocie dokumentu (w przypadku braku miejsca na dodatkowej kartce) zapis: Umowa nr UM /13 z dnia 08 listopada 2013 r. o przyznanie pomocy na realizację zadania Remont wraz przebudową obiektu targowego w Andrychowie zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (.) (należy podać tryb wyboru wykonawcy oraz zastosowany art., ust., pkt) 2

3 Klasyfikacja budżetowa: środki europejskie wydatki kwalifikowalne (dział, rozdział, ):... wkład własny wydatki kwalifikowalne (dział, rozdział, ): Wkład własny wydatki niekwalifikowalne (dział, rozdział, ): (należy uzupełni dnia podpis... (należy uzupełnić: data, podpis i pieczątka osoby upoważnionej przez beneficjenta) Zatwierdzono do wypłaty: ze środków europejskich (kwota):.. zł ze środków własnych (kwota:).zł Wartość dokumentu księgowego: zł w tym wartość wydatków kwalifikowalnych: zł Kwota wydatków niekwalifikowalnych...zł należy umieścić wyjaśnienie dot.pozycji kosztów niekwalifikowanych w dokumencie np.vat) Należy opisać związek wydatku z projektem: -zaznaczyć numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik do umowy Sprawdzono pod względem merytorycznym: dnia podpis Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym: dnia podpis 5. Wniosek o płatność sporządzany jest zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi wytycznymi. Do wniosku należy dołączyć oryginały dokumentów, które po skopiowaniu i poświadczeniu ich kopii zostaną zwrócone. 6. Procedura dokonywania płatności w ramach realizowanego Projektu 4 powinna obejmować następujące etapy: a) rejestracja wpływu faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, kontrola merytoryczna faktury polega na sprawdzeniu, czy zdarzenie gospodarcze przedstawione w dokumencie jest zgodne z rzeczywistością, zawartymi umowami, procedurami wynikającymi z ustawy Prawo zamówień publicznych i innymi; b) kontrola formalna i rachunkowa faktury polega na dokładnym sprawdzeniu, czy dane liczbowe na dowodach księgowych są prawidłowo wyliczone rachunkowo, zgodnie z zasadami działań matematycznych i obowiązującymi normami oraz czy odpowiadają kwotom z harmonogramu rzeczowo-finansowego; c) Skarbnik lub osoba przez niego upoważniona zapewnia kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. Przeprowadzenie kontroli musi być uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Po zakończeniu czynności kontrolnych dowody księgowe uznane za prawidłowe są akceptowane przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnione 3

4 V. Ewidencja księgowa dokumentów i operacji finansowych 1. Do celów Projektu nie prowadzi się odrębnych ksiąg rachunkowych lecz tworzy się nowy dziennik pn. Projekt 4 polegający na wprowadzeniu nowych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z projektem. 2. Podstawę do ewidencji wydatków w jednostce stanowią dowody zewnętrzne i wewnętrzne(wyciągi bankowe, faktury, rachunki wystawione przez wykonawców za świadczone usługi, polecenia księgowania). 3. Podstawę do ewidencji operacji w Organie stanowią dowody zewnętrzne i wewnętrzne (wyciągi bankowe, polecenia księgowania). 4. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków z Europejskiego Funduszu Społecznego w budżecie gminy (Organie) korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: Rachunek budżetu 133 Dochody budżetu 901 Wydatki budżetu 902 Skumulowany wynik budżetu 960 Wynik wykonania budżetu 961 Środki europejskie wpływają na podstawowy rachunek budżetu o nr i są ewidencjonowane na następujących kontach Organu; Dochody budżetu Projekt Wydatki budżetu Projekt 4 Lp. Treść WN MA 1. Wpływ środków pomocy finansowej Projekt Wydatkowanie środków dotyczących Projektu Przeksięgowanie rocznych wydatków i dochodów Projektu 4 - wydatki zrealizowane w ramach Projektu dochody pochodzące z pomocy finansowej przeksięgowanie na skumulowany wynik budżetu Do prowadzenia ewidencji zadań Projektu 4 w Urzędzie Miejskim tj. jednostce budżetowej, wyodrębniono następujące konta analitycznych 080 P4 Środki trwałe w budowie (inwestycje) Projekt P Remont wraz z przebudową obiektu targowego w Andrychowie Projekt P4 Rachunek Projekt P Rachunek Projekt 4 dochody 130 P Rachunek Projekt 4 wydatki 201 P4. nr kolejny Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Projekt 4 kontrahenta 720 P Przychody z tytułu pomocy finansowej Projekt P4 Fundusz jednostki 800 P Zrealizowane wydatki związane z Projektem P Dotacje i środki na inwestycje Projektem P Zrealizowane dochody budżetowe związane z Projektem P Środki na inwestycje Projekt P Wynik finansowy Projektu 4 4

5 Na potrzeby Projektu 4 wprowadza się następujące zapisy na kontach: Lp. Treść WN MA 1. Księgowanie faktury: 080 P P4(wg analityki) 2. Zapłata za fakturę zapis równoległy 201 P4(wg analityki) 810 P P P Wpływ środków europejskich (płatności) 130 P P Przeksięgowanie dochodów zg. z Rb-27 s 800 P P Przeksięgowanie wydatków zg. z Rb-28 s 130 P P Przeksięgowanie na BZ wydatków na 800 P P sfinansowanie inwestycji Projekt 4 Przeniesienie na koniec roku obrotowego 720 P P dochodów Projektu 4 na wynik Pozostała ewidencja w tym również ewidencja wydatków strukturalnych, zaangażowania i planu odbywa się zgodnie z zasadami przyjętymi w Urzędzie Miejskim V. Sprawozdawczość i rozliczenia w trakcie poszczególnych etapów działania-określenia osób odpowiedzialnych 1. Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości środków przeznaczonych na dany Projekt. 2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Wydatki zostały faktycznie poniesione, a ich dokumentacja jest dostępna. 4. Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy. 5. Prowadzona jest sprawozdawczość i rozliczenia na poszczególne etapy działania. Przy podpisywaniu dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, zgodności z procedurami prawa zamówień publicznych, zatwierdzania do wypłaty obowiązują ogólne zasady przyjęte w Urzędzie. Karta wzorów podpisów znajduje się w Referacie księgowości budżetowej. Odpowiedzialność merytoryczną w zakresie realizacji Projektu, w tym odbiór prac objętych projektem, terminowość, monitoring, zgodność z Prawem zamówień publicznych, terminowe przekazywanie dokumentów finansowych do Referatu Księgowości budżetowej ponosi Dyrektor Wydziału Inwestycji i Drogownictwa. Odpowiedzialność w zakresie realizacji Projektu za właściwą i zgodną z przepisami ewidencję księgową, analizę i archiwizację ponosi Główny Księgowy Urzędu. Nadzór nad ewidencją ponosi Skarbnik Gminy. VI. Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji Projektu Referat księgowości budżetowej prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji Projektu są przechowywane w oddzielnych segregatorach w siedzibie Urzędu w odpowiednio zabezpieczonej szafie. Segregatory są czytelnie opisane i zawierają informacje o nazwie projektu. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych UG/UM w Andrychowie i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Andrychów tj. faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane, niekwalifikowane oraz wydruki 5

6 komputerowe dotyczące realizowanego Projektu przechowywane są w Referacie księgowości budżetowej. Po zakończeniu realizacji Projektu i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Zarządzającą dowody księgowe i wszelka dokumentacja związana z projektem zostaną przekazane do archiwum znajdującego się w siedzibie Urzędu w Andrychowie. Dokumentację związaną z realizacją Projektu 4 przechowuje się przez 5 lat od dnia dokonania płatności ostatecznej pomocy. 6