Wykaz dokumentów do kontroli. Rodzaj dokumentów

Transkrypt

1 na miejscu realizacji projektu współfinansowanego z RPO WSL Rodzaj finansowe dot. wskaźników 1. Potwierdzenia przelewów i wyciągi bankowe z wszystkich rachunków bankowych jednostki, z których regulowano płatności na realizację projektu, dokumentujące wpływy i wydatki, 2. Zakładowy plan kont wraz z ewentualnymi zmianami; Instrukcja kontroli i obiegu ; Procedury kontroli finansowej projektu wraz z wewnętrznymi zarządzeniami wprowadzającymi w życie ww. dokumenty, 3. Ewidencja księgowa projektu: wyodrębniona (obowiązująca od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu), ewidencja księgowa Jednostki obejmująca wydatki na realizację projektu (wydruki), wydruki obrotów i sald kont, na których dokonywano zapisów dotyczących projektu, 4. finansowo-księgowe (faktury VAT, rachunki, listy płac i inne równoważne dokumenty finansowo-księgowe) potwierdzające poniesione, określone w umowie, wydatki na realizację projektu. Należy przedstawić wszystkie dokumenty wykazane w tabeli C1 wniosków o płatność, uporządkowane w kolejności zgodnej z tabelą C1. 5. poświadczające przyjęcie składników majątkowych na stan (księgi inwentarzowe, dowody OT/PT, ewidencja księgowa zespołu "0", spis z natury). Kontroli podlegać będzie także oznakowanie numerami inwentarzowymi poszczególnych składników majątkowych przyjętych na stan. 1. podane przez beneficjenta w kolumnie p.n. Źródło pozyskania informacji we wniosku o dofinansowanie, które potwierdzają uzyskane wartości wskaźników produktu i rezultatu, oraz dokumenty przedstawiające sposób, w jaki prowadzono monitoring wskaźników (jak pozyskiwano dane monitoringowe w trakcie realizacji projektu). 2. Dla kontroli na zakończenie realizacji projektu - dokumenty potwierdzające utworzenie założonej we wniosku o dofinansowanie liczby miejsc pracy lub oświadczenie wskazujące w jakim okresie zostanie ta liczba osiągnięta.

2 Rodzaj bezpośrednio związane z realizacją projektu 1. Oryginał wniosku o dofinansowanie wraz z kompletem załączników (oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem). 2. Oryginał umowy o dofinansowanie wraz z oryginałami wszystkich zawartych do niej aneksów. 3. Oryginały korespondencji dotyczącej projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do umowy oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań itp. 4. Oryginały wniosków o płatność wraz z załącznikami (także wniosków o płatność pełniących tylko funkcję sprawozdawczą). 5. Oryginały umów (i ewentualnych aneksów do tych umów) zawartych w związku z realizowanym projektem, także aktów notarialnych związanych z realizowanym projektem, np. w przypadku zakupu nieruchomości. 6. Umowy o pracę i zakresy obowiązków pracowników finansowanych w ramach projektu (w przypadku kwalifikowalnych kosztów wynagrodzeń), karty czasu pracy jeżeli osoby były zatrudniane w niepełnym wymiarze etatu. 7. Pełna dokumentacja postępowań dla wszystkich trybów o udzielenie zamówień publicznych. 8. Oświadczenie o kompletności do kontroli dotyczących zamówień publicznych (wzór poniżej). 9. Oryginały, których koszt sporządzenia ujęty był w budżecie projektu: analizy, certyfikaty, dedykowana dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy, raporty doradcze itp.(także umowy na wykonanie tych i protokoły odbioru). 10. dotyczące zorganizowanych w ramach projektu targów, misji gospodarczych, szkoleń, konferencji, wystaw, innych działań o charakterze promocyjnym ( zaproszenia, potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe i konferencyjne, programy targów, szkoleń, certyfikaty i zaświadczenia, przewodniki targowe, zdjęcia, nagrania, oryginały materiałów promocyjnych np. ulotka, plakat, notes, długopis, kalendarz).

3 Rodzaj związane z inwestycją Pozostałe dokumenty 1. Koszty projektu - kosztorysy inwestorskie i inne dokumenty stanowiące podstawę oszacowania wartości inwestycji (zamówienia). 2. Dokumentacja projektowa (Specyfikacja Techniczna Wykonania i Odbioru Robót budowlanych - STWiOR). 3. Kosztorysy ofertowe. 4. Dziennik budowy. 5. Kosztorysy powykonawcze. 6. potwierdzające odbiór robót, usług, urządzeń. 7. Dokumentacja projektowa powykonawcza, w tym inwentaryzacja geodezyjna powykonawcza. 8. Niezbędne pozwolenia, zgłoszenia i inne decyzje administracyjne (jeśli są wymagane prawem krajowym i wspólnotwymi np. pozwolenie na użytkowanie, pozwolenie wodno-prawne) 1. potwierdzające dochowanie zasad polityk wspólnoty oraz wypełniania obowiązków w zakresie informacji i promocji projektu (np. artykuły prasowe - oryginały gazet i czasopism, w których były zamieszczane informacje dot. projektu, również nagrania radiowe i telewizyjne jeżeli tą drogą informowano o projekcie, wydruki ze stron internetowych). 2. Do wglądu podstawowe dokumenty jednostki kontrowanej (np. statut, wypis KRS, powołanie Kierownika jednostki kontrolowanej, zarządzenia np. w sprawie archiwizacji, instrukcje kancelaryjne, wewnętrzne regulaminy np. wynagradzania, jeśli dotyczy). 3. Oryginały informacji z kontroli projektu przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne, zalecenia pokontrolne, potwierdzenie wykonania zaleceń itp.). Uwagi ogólne: Wydruki obrotów i sald oraz wszelkie zestawienia winny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby; Pozostałe dokumenty powinny być udostępnione w oryginale do wglądu w siedzibie beneficjenta;

4 Na wniosek kontrolującego Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia kopii dokumentacji, potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby a także zestawień i oświadczeń dotyczących poszczególnych wydatków; Kontrolujący ma prawo żądać od Beneficjenta przedstawienia spoza niniejszego wykazu, jeśli dotyczą one realizacji projektu - w szczególności, gdy mogą one mieć wpływ na wynik kontroli; Zaleca się, aby Kierownik jednostki kontrolowanej w sposób pisemny wyznaczał pracowników do kontaktów roboczych w ramach kontroli; Powyższy wykaz może być wykorzystany również w procesie obowiązkowej archiwizacji związanych z realizacją projektu.

5 miejscowość, DD-MM-RRRR r. Oświadczenie o kompletności do kontroli dotyczących zamówień publicznych Oświadczam, że przedstawiona zespołowi kontrolującemu Instytucji Zarządzającej RPO WSL dokumentacja dotycząca zamówień publicznych związanych z realizacją przez [nazwa Beneficjenta] projektu [nr umowy i tytuł projektu] jest kompletna..... (podpis osoby uprawnionej)