INSTRUKCJA PRZEKAZYWANIA DOKUMENTACJI Z PRZEPROWADZONYCH POSTĘPOWAŃ DO KONTROLI IZ RPO WM

Transkrypt

1 Szanowni Państwo, Beneficjenci Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata INSTRUKCJA PRZEKAZYWANIA DOKUMENTACJI Z PRZEPROWADZONYCH POSTĘPOWAŃ DO KONTROLI IZ RPO WM W celu przeprowadzenia kontroli zamówień, której podlegają wszystkie udzielone zamówienia w ramach projektu, Beneficjent jest zobowiązany do przekazania pełnej dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w terminie do 14 dni od daty zawarcia umowy z wykonawcą. W zakresie postępowań, dla których umowy z wykonawcami zostały podpisane przed dniem podpisania Umowy o dofinansowanie, Beneficjent jest zobowiązany dostarczyć dokumentację dla tych postępowań w terminie do 14 dni od daty zawarcia niniejszej Umowy. IZ RPO WM przypomina, iż zgodnie z zapisami umowy poprzez zamówienie należy rozumieć umowę odpłatną, zawartą zgodnie z warunkami wynikającymi z Pzp, albo z umowy o dofinansowanie projektu pomiędzy zamawiającym a wykonawcą której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane przewidziane w projekcie realizowanym w ramach RPO WM (dotyczy to zarówno umów o udzielenie zamówień zgodnie z ustawą Pzp, jak i umów dotyczących zamówień podlegających zasadzie konkurencyjności, czy procedurze rozeznania rynku, o której mowa w rozdziale 6 podręcznika kwalifikowalności.) W związku z powyższym Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Małopolskiego (IZ RPO WM) na lata przekazuje instrukcję zamieszczania przedmiotowej dokumentacji. I. Dokumentacja przekazana do kontroli w systemie SL 2014 obejmuje: 1. Właściwe oświadczenie o przekazaniu do IZ RPO WM kompletnej dokumentacji: Związanej z postępowaniem o zamówienie publiczne (załącznik nr 1) dotyczy zamówień zgodnie z ustawą PZP, wydatków ponoszonych zgodnie z zasadą rozeznania rynku (załącznik nr 1a), wydatków ponoszonych zgodnie z zasadą konkurencyjności (załącznik nr 1b). Do każdego postępowania składane jest osobne oświadczenie. Dokument powinien być podpisany elektronicznie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta. 2. Dokumenty wyszczególnione w zestawieniu dokumentów dotyczących postępowania (załącznik nr 2, 2a lub 2b) - do każdego postępowania składany jest osobny załącznik. Dokument powinien być podpisany elektronicznie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta.

2 Elektroniczne wersje powyższych dokumentów znajdują się na stronie internetowej pod adresem: 3. Print Screen (zrzut ekranowy) strony internetowej, na której umieszczona jest dokumentacja z postępowania przetargowego/bazy konkurencyjności/strony internetowej beneficjenta. DOKUMENTACJA PRZETARGOWA IZ RPO WM informuje, iż dokumentacja przetargowa, która jest zamieszczana na stronie internetowej Zamawiającego będzie pobierana przez kontrolujących w tym celu należy podać aktywny LINK do strony (załącznik nr 1). Wszystkie dokumenty dotyczące postępowania, które nie są upubliczniane Zamawiający jest zobowiązany przekazać w systemie SL W sytuacji, gdy link/(i) podany/(e) przez Beneficjenta będzie nieaktywny, Beneficjent będzie zobowiązany dostarczyć całą dokumentację w systemie SL Przesłana za pośrednictwem systemu SL 2014 dokumentacja przetargowa powinna być zamieszczana w zakładce Zamówienia publiczne z nazwą postepowania odpowiadająca numerowi ogłoszenia o zamówieniu oraz pogrupowana w foldery/pliki nazwane w sposób umożliwiający szybką identyfikację ich zawartości (zaleca się korzystanie z kompresji plików), np.: protokoły z postępowania, wyjaśnienia/pytania do SIWZ, protesty/odwołania, wyniki kontroli zewnętrznych itp. oferta wybrana, oferta odrzucona. Dane dotyczące umowy oraz ewentualne aneksy, należy wpisać w systemie SL 2014 w informacjach o kontrakcie oraz załączyć dokument w postaci umowy/aneksu. Kopie dokumentów stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa winny zostać dostarczone do IZ RPO WM w wersji papierowej potwierdzone za zgodność z oryginałem oraz odpowiednio oznaczone i zabezpieczone (w tym samym dniu, co dokumentacja przekazywana w systemie SL 2014). IZ RPO WM zastrzega, iż bieg terminu kontroli rozpocznie się dopiero po przedłożeniu stosownego podpisanego oświadczenia oraz kompletnej dokumentacji w systemie SL IZ RPO WM uznaje wówczas, iż dysponuje pełną dokumentacją i na jej podstawie ustala stan faktyczny sprawy. II. Kontrola w zakresie aneksów do umów zawartych z wykonawcami. IZ RPO WM dokonuje kontroli prawidłowości przeprowadzonych postępowań w tym również weryfikacji prawidłowości zawarcia aneksów do umów. Beneficjent jest zobowiązany do przekazania aneksu wraz z dokumentacją uzasadniającą jego zawarcie w terminie 14 dni od jego podpisania poprzez system Sl 2014 zakładkę Kontrakt. 2

3 IZ RPO WM zastrzega, iż informacja pokontrolna w zakresie zasadności podpisania aneksu będzie wysyłana do Beneficjenta jedynie w przypadku, gdy Beneficjent został wezwany do złożenia wyjaśnień/uzupełnienia dokumentów, a także w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości skutkujących korektą finansową/ pomniejszeniem wydatków kwalifikowalnych. W przypadku braku stwierdzenia naruszeń skutkujących korektą finansową /pomniejszeniem wydatków kwalifikowalnych, po upływie terminu 30 dni (od dnia przekazania aneksu wraz z kompletną dokumentacją uzasadniającą jego zawarcie) uznaje się, iż w wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych nie stwierdzono nieprawidłowości. W takim przypadku Beneficjent nie otrzymuje informacji pokontrolnej. III. W przypadku konieczności udzielania wyjaśnień/uzupełnień w zakresie kontroli korespondencję należy tytułować w sposób pozwalającyc na szybką weryfikację np. Dotyczy uzupełnień/wyjaśnień do kontroli PZP (lub odpowiednio rozeznania rynku/ konkurencyjności) wraz numerem postępowania (zgodnie z oznaczeniem zamówienia w zakładce zamówienia publiczne). W przypadku wniesienia zastrzeżeń do informacji pokontrolnej, korespondencję należy zatytułować jako Zastrzeżenia do IP kontroli PZP (lub odpowiednio rozeznania rynku/ konkurencyjności) wraz numerem postepowania (zgodnie z oznaczeniem zamówienia w zakładce zamówienia publiczne). Dokumentacja powinna być opatrzona podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do reprezentowania Beneficjenta. IV. Podpisywanie informacji pokontrolnej w systemie SL 2014 przez Beneficjenta. IZ RPO WM przesyła informację pokontrolną za pośrednictwem systemu SL 2014 opatrzoną bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym będącą załącznikiem do pisma przewodniego. W przypadku braku wniesienia zastrzeżeń Beneficjent powinien opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym dokument przesłany i podpisany przez pracownika zespołu kontrolnego. WYDATKI PONIŻEJ EURO Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków nie precyzują sposobu postępowania Beneficjenta w przypadku poniesienia wydatków o wartości do 20 tys. PLN netto, lecz zgodnie z zapisami umowy Beneficjent zobowiązany jest do realizacji Projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zaleceniami i procedurami przewidzianymi w ramach Programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację Projektu. Brak precyzyjnych procedur udzielania zamówień o wartości do 20 tys. PLN netto oznacza, że to Beneficjent określa w ramach wewnętrznych procedur mechanizmy funkcjonowania takich zamówień. Ww. wydatków Beneficjent nie przedstawia do kontroli oraz nie wykazuje ich w harmonogramie udzielania zamówień publicznych. W przypadku wyłonienia wykonawcy w okresie do tj. sprzed obowiązywania wytycznych horyzontalnych i wytycznych programowych w perspektywie , w tym zapisów Podręcznika kwalifikowania wydatków, Beneficjent składa oświadczenie (załącznik nr 3). 3

4 Elektroniczna wersja dokumentu znajduje się na stronie internetowej pod adresem: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata szczegółowo określiły procedury zakupów bagatelnych, w tym przyjęły dwa progi: - wydatki pomiędzy 20 tys. 50 tys. PLN netto, - wydatki powyżej 50 tys. PLN netto. Dla każdego z przedziału zostały określone procedury wydatkowania środków unijnych. ROZEZNANIE RYNKU W przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, dokonuje się rozeznania rynku w celu potwierdzenia, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Beneficjent przedkłada następujące dokumenty: dokument z szacowania, potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta, ofertę/y wraz z potwierdzeniem wpływu, protokół/notatkę z wyboru ofert (jeśli był/a sporządzany/a), umowę jeśli została zawarta, ewentualnie inne dokumenty (jeśli były sporządzane). lub dokument z szacowania, potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego, do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców, ofertę/y wraz z potwierdzeniem wpływu, protokół/notatkę z wyboru ofert (jeśli był/a sporządzany/a), umowę, jeśli została zawarta, ewentualnie inne dokumenty (jeśli były sporządzane). W przypadku gdy w wyniku upublicznienia zapytania ofertowego lub skierowania zapytania do potencjalnych wykonawców nie otrzymano ofert - wydruki ze stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruki maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu (notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku). Jeśli z zakresie wyżej wymienionych wydatków została zawarta umowa, beneficjent proszony jest również o wypełnienie informacji w tym zakresie w systemie SL

5 w zakładce Zamówienia publiczne. Z uwagi na brak trybów pozaustawowych w systemie SL 2014, jako tryb udzielenia zapytania należy wskazać Zapytanie o cenę. W przypadku braku upublicznienia zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej beneficjenta i wysłania zapytań ofertowych, jako datę ogłoszenia należy wpisać datę wysłania zapytania. W przypadku braku umowy, dokumentację za pośrednictwem systemu SL 2014 proszę przesłać w drodze korespondencji, właściwie opisaną (np. rozeznanie rynku) ZASADA KONKURENCYJNOŚCI W zakresie wydatków przekraczających 50 tys. zł netto Beneficjent zobowiązany jest do stosowania zasady konkurencyjności oraz upublicznienia zapytania ofertowego w Bazie konkurencyjności Funduszy Europejskich". Beneficjent przedkłada następujące dokumenty tj.: dokument z szacowania, potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności, a w przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego, do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców oraz upublicznienie tego zapytania co najmniej na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę lub innej stronie internetowej wskazanej przez właściwą instytucję będącą strona umowy o dofinansowanie, w przypadku zmiany zapytania ofertowego przed terminem składania ofert, potwierdzenie upublicznienia zamiennego zapytania ofertowego (informacja powinna zawierać datę upublicznienia zapytania ofertowego a także opis dokonanych zmian), ofertę/y wraz z potwierdzeniem wpływu, umowę/aneksy z wykonawcą, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia, potwierdzenie przekazania informacji o wyniku postepowania, w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. Baza konkurencyjności Funduszy Europejskich, czyli portal internetowy umożliwiający publikację zapytań ofertowych w ramach prowadzonych postępowań przez beneficjentów zobowiązanych do stosowania zasady konkurencyjności, dostępna jest pod adresem internetowym: Publikacja zamówień w Bazie przez beneficjentów IZ RPO WM od 1 stycznia 2016 roku jest obowiązkowa. Ww. strona internetowa umożliwia umieszczanie ogłoszeń wyłącznie beneficjentom, czyli podmiotom, które na podstawie podpisanej umowy o dofinansowanie realizują projekt objęty wsparciem funduszy unijnych. Jeśli wnioskodawca rozpoczął realizację projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, w celu upublicznienia zapytania 5

6 ofertowego powinien wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz upublicznić to zapytanie co najmniej na swojej stronie internetowej, o ile posiada taką stronę lub innej stronie internetowej wskazanej przez właściwą instytucję będącą stroną umowy o dofinansowanie. Beneficjent proszony jest również o wypełnienie informacji o zamówieniu w systemie SL 2014 w zakładce Zamówienia publiczne oraz informacji o umowie w zakładce Kontrakt. Z uwagi na brak trybów pozaustawowych w systemie SL 2014, jako tryb udzielenia zapytania należy wskazać Zapytanie o cenę. Za datę ogłoszenia należy uznać datę datę publikacji ogłoszenia w bazie konurencyjności, a w przypadku upublicznienia ogłoszenia przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, datę upublicznienia informacji na stronie internetowej. UWAGA Beneficjent nie powinien załączać do wniosku o płatność wydatków ponoszonych w ramach postępowania przetargowego, którego kontrola jeszcze się nie zakończyła. W sytuacji gdy taki wydatek zostanie złożony do wniosku o płatność, a kontrola postępowania nie zostanie jeszcze zakończona, z uwagi na trwający bieg terminu weryfikacji wniosku o płatność, beneficjentowi takiemu nie będzie wyrażana zgoda na przedłużenie terminu składania wyjasnień/uzupełnień oraz zastrzeżeń, w zakresie prowadzonej kontroli z zakresu zamówień publicznych. 6