Łódź, dnia 8 kwietnia 2013r. Słownik główny Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): a. nr 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne b. nr 39220000-0 Sprzęt kuchenny, artykuły gospodarstwa domowego i artykuły domowe oraz artykuły cateringowe c. nr 55320000-9 Usługi podawania posiłków d. nr 55321000-6 Usługi przygotowywania posiłków e. nr 55322000-3 Usługi gotowania posiłków f. nr 55400000-4 Usługi podawania napojów g. nr 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków h. nr 55521200-0 Usługi dowożenia posiłków Słownik uzupełniający, sekcja F: Wskazanie zastosowania: FA04-5 Do celów szkoleniowych Słownik uzupełniający, sekcja P: Usługi w zakresie wynajmu: PA01-7 Wynajem POSTĘPOWANIE KONKURSOWE NR 12 Polskapresse Sp. z o. o. Oddział Prasa Łódzka (dalej: Zamawiający ) zaprasza do udziału w postępowaniu dotyczącym wynajmu sali szkoleniowej wraz wyżywieniem Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w ramach realizacji zamkniętego projektu szkoleniowego pt. Rozwój kompetencji zawodowych pracowników odpowiedzią na wyzwania stojące przed Grupą Wydawniczą Polskapresse, realizowanego w ramach Priorytetu VIII Regionalne Kadry Gospodarki PO KL. Okres realizacji projektu: 01.07.2011-30.06.2013 r. (24 miesiące) Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm).
ZAKRES ZAMÓWIENIA Szczegółowy zakres usługi wynajmu obejmuje: 1. Wynajem sali szkoleniowej na maksymalnie 12 dni szkoleniowych dla grup średnio 11-osobowych (pomiędzy 7 a 15 osób w jednej grupie). 2. Sala szkoleniowa musi spełniać poniższe wymagania: a. dostęp do bezprzewodowego Internetu; b. sale klimatyzowane za pomocą klimatyzatorów z jednostkami zewnętrznymi; c. wyposażenie w nowoczesne rozwiązania multimedialne, w tym minimum rzutnik multimedialny, ekran, tablica sucho ścieralna oraz tablica flipchart; d. stoły dwuosobowe oraz miękkie krzesła. 3. Zapewnienie wyżywienia wszystkim uczestnikom razem maksymalnie 132 osobodni: a. wyżywienie (min. jedno ciepłe danie z dodatkami) oraz całodzienna przerwa kawowa (herbata, kawa, soki 100%, woda, ciastka/ciasto domowe) b. wyżywienie musi być serwowane w osobnym pomieszczeniu, innym niż sala szkoleniowa w której odbywa się szkolenie. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość udostępnienia bezpłatnie Wykonawcy, na część szkoleń, własnej sali szkoleniowej znajdującej się w siedzibie Zamawiającego. W takiej sytuacji Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia i dostarczenia do siedziby Zamawiającego, wyżywienia uczestnikom szkolenia określonego w pkt. 3 w formie cateringu. 5. Zamawiający zastrzega, że ilość dni szkoleniowych określonych w pkt. 1 jak również liczba osobodni określona w pkt. 3 może ulec zmniejszeniu w zależności od ilości zgłoszeń na poszczególne szkolenia.
I. PODMIOTY UPRAWNIONE DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełniają wszystkie nw. wymagania: 1.1. Ośrodek znajduje się maksymalnie 4 km od siedziby Zamawiającego (ul. ks. I Skorupki 17/19, 90-532 Łódź) odległość mierzona drogą dojazdu pojazdem mechanicznym; 1.2. Ośrodek ma własny parking lub znajduje się w strefie bezpłatnego parkowania; 1.3. Ośrodek posiada minimum dwie sale szkoleniowe; 1.4. Sale mają przestrzeń minimum 40m2 każda; 1.5. Sale są klimatyzowane za pomocą klimatyzatorów z jednostkami zewnętrznymi; 1.6. Okres działalności firmy nie jest krótszy niż 1 rok obrotowy.
II. WYMAGANE OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY Do przesłanej oferty należy obowiązkowo dołączyć nw. oświadczenia i dokumenty: 2.1. Aktualny, tj. nie starszy niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert na niniejsze zapytanie, odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej; 2.2. Załącznik nr 1 (Informacje do oceny zgodnie z merytorycznymi kryteriami wyboru) - wypełniony i podpisany zgodnie ze sposobem reprezentacji Oferenta; 2.3. Załącznik nr 2 (Oświadczenie o braku powiązań) - wypełniony i podpisany zgodnie ze sposobem reprezentacji Oferenta. Uwaga! Niezłożenie wszystkich wymaganych oświadczeń i dokumentów zgodnie z opisem lub zmiana treści oświadczenia z Załącznika nr 2 będzie skutkowała odrzuceniem oferty z powodu braku spełnienia kryteriów formalnych.
III. RODZAJ I OPIS KRYTERIÓW WYBORU Ocena ofert ma dwa etapy: 1. formalny, 2. merytoryczny. Aby przejść do oceny merytorycznej, oferta musi zostać oceniona pozytywnie we wszystkich punktach oceny formalnej, przy czym możliwe jest uzyskanie oceny albo pozytywnej albo negatywnej (TAK/ NIE). Tym samym, jeżeli któryś z punktów oceny formalnej zostanie oceniony negatywnie, oferta nie będzie podlegała ocenie merytorycznej. O dopuszczeniu oferty do oceny merytorycznej decydować będą kryteria formalne podane w karcie oceny formalnej znajdującej się w Załączniku nr 3. Zamawiający prosi o uważne przeczytanie karty oceny formalnej oraz części II niniejszego postępowania, aby uniknąć błędów formalnych, które skutkować będą odrzuceniem oferty na etapie oceny formalnej i nie dopuszczeniem do oceny merytorycznej. O wyborze oferty decydować będą następujące kryteria merytoryczne: 3.1. Cena netto usługi (Cena netto razem) podana zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 niniejszego postępowania waga 70% 3.2. Zaproponowany termin płatności za usługę (najdłuższy maksimum) podany zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 niniejszego postępowania waga 30%. Wzory na podstawie których liczona będzie punktacja w oparciu o kryteria merytoryczne wskazano w Załączniku nr 4.
IV. MIEJSCE, SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT W ramach niniejszego postępowania rozpatrywane będą wyłączenie oferty, które: 1. Wpłynęły w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe; 2. Wpłynęły do Zamawiającego przed upływem terminu składania oferty, jakim jest dzień 23 kwietnia 2013 r. do godz. 23.59; 3. Zostały przesłane pocztą elektroniczną (skan) na adres: m.swiecicki@mcs.edu.pl; 4. Możliwe jest przesłanie tylko jednej oferty obejmującej całość usług.
V. UWAGI KOŃCOWE 1. Po otrzymaniu niniejszego zapytania Zamawiający prosi o niezwłoczne potwierdzenie jego otrzymania na adres mailowy: m.swiecicki@mcs.edu.pl. 2. Zamawiający zastrzega, że Zwycięstwo w niniejszym postępowaniu konkursowym nie pociąga za sobą automatycznie podpisania umowy na realizację usług z Zamawiającym i Oferent nie może wystąpić z roszczeniem przeciwko Zamawiającemu w tej sprawie. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od podpisania umowy w przypadku nie zaakceptowania przez wykonawcę treści umowy (szczególnie w odniesieniu do ceny realizacji usług). Ze względu na fakt, iż niniejsza usługa realizowana jest w ramach projektu współfinansowanego z EFS Zamawiający informuje, że umowa z Wykonawcą zawierać będzie następujące warunki: a. obowiązek udostępnienia na każde żądanie dokumentacji, w tym dokumentacji finansowej, związanej z realizacją zamówienia Zamawiającemu, Instytucji Pośredniczącej (tj. Urzędowi Marszałkowskiemu w Łodzi) oraz wszelkim pozostałym podmiotom uprawnionym do kontroli projektu Rozwój kompetencji zawodowych pracowników nr WND- POKL.08.01.01-10-442/10; b. możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku ewentualnych zmian we wniosku o dofinansowanie projektu wprowadzonych w okresie jego realizacji; 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny lub do zamknięcia postępowania bez wyboru oferty; 5. Do upływu terminu składania ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego Zapytania ofertowego; 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert; 7. Zamawiający nie udziela żadnych dodatkowych wyjaśnień (pisemnych bądź ustnych) podczas trwania postępowania; 8. Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem, kalkulacją i złożeniem oferty; Z poważaniem, Iwona Stefaniak Koordynator projektu
ZAŁĄCZNIK NR 1 Informacje do oceny zgodnie z merytorycznymi kryteriami wyboru (cena netto usługi wynajmu sali szkoleniowej wraz z wyżywieniem oraz zaproponowany termin płatności) powinny zostać przedstawione zgodnie z poniższych wzorem: Usługa: Nr 1 Nr 2 Cena netto razem (Nr 1+2): Wynajem sali szkoleniowej na 12 dni szkoleniowych Wyżywienie (lunch i całodzienna przerwa kawowa) na 132 osobodni Termin płatności za usługę przy fakturowaniu pod koniec każdego miesiąca Cena netto:
ZAŁĄCZNIK NR 2 Oświadczenie o braku powiązań Oświadczam, że (pełna nazwa oferenta):... nie jest podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym (Polskapresse Sp. z o.o.). Przez powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, w tym w szczególności polegające na: 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji; 3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli....... Data i miejsce Podpis i pieczęć
Karta oceny formalnej wniosku ZAŁĄCZNIK NR 3 Ocena dotyczy oferty firmy... Kryteria formalne zgodnie z treścią wniosku Lp. Kryterium Ocena Tak 1. przysłano podpisaną ofertę w formie elektronicznej na adres m.swiecicki@mcs.edu.pl (zeskanowaną podpisaną ofertę) 2. przysłano podpisaną ofertę w terminie nieprzekraczającym ostatecznego terminu składania ofert 3. przysłano podpisane Załączniki i oświadczenia zgodnie z punktem II zapytania, w tym: a. odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej b. załącznik nr 1 do zapytania wypełniony i podpisany c. załącznik nr 2 do zapytania wypełniony i podpisany 4. podpisy na ofercie, Załącznikach i oświadczeniach są zgodne ze sposobem reprezentacji Oferenta wskazanym w przysłanym odpisie z właściwego rejestru albo zaświadczeniu o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej 5. zawarcie ceny netto usługi i terminu płatności na wzorze z załącznika nr 1 6. przysłana oferta obejmuje całość usług Nie Czy oferta spełniła wszystkie kryteria formalne? TAK lub NIE (zaznaczyć odpowiednie) Uwaga! W przypadku udzielenia odpowiedzi negatywnej w powyższym pytaniu oferta nie zostaje dopuszczona do oceny merytorycznej.
ZAŁĄCZNIK NR 4 Sposób przyznania punktów (procentów) w ocenie merytorycznej 1. Cena netto usługi (Cena netto razem) podana zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 niniejszego postępowania waga 70% najniższa cena spośród nadesłanych ofert liczba punktów = ------------------------------------------------------------- x 70 cena badanej oferty Oferta z najniższą ceną otrzymuje 70%. 2. Zaproponowany termin płatności za usługę (najdłuższy maksimum) podany zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 niniejszego postępowania waga 30%. termin badanej oferty liczba punktów = --------------------------------------------------------- x 30 najdłuższy termin spośród nadesłanych ofert Oferta z najdłuższym terminem płatności otrzymuje 30%. Liczba punktów (procentów) będzie zaokrąglana z dokładnością do jednego miejsca po przecinku. Punkty z wag sumuje się, wygrywa Oferent posiadający największą ilość punktów (procentów) ogółem.