Zapytanie ofertowe z dnia 23 stycznia 2013 r. dokonywane w związku z realizacją projektu pn.: Rozwój kompetencji pracowników OPTIDATA współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Nr postępowania: 1/01/2013/3 Nazwa i adres Zamawiającego: OPTIDATA Sp. z o.o. ul. Wielicka 50/5, 30-552 Kraków Osoba do kontaktu: Agnieszka Romowicz, tel. 12 299 60 00; e-mail: agnieszka.romowicz@optidata.pl 1. Określenie trybu zamówienia. Niniejsze zamówienie zostaje dokonane zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki opisaną w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL z dnia 14 sierpnia 2012 r. 2. Określenie przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wynajmu sal szkoleniowych wraz z usługą cateringową dla uczestników szkoleo realizowanych w ramach projektu Rozwój kompetencji pracowników OPTIDATA współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Kod CPV ustalony na podstawie Wspólnego Słownika Zamówieo: 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 55320000-9 Usługi podawania posiłków 55321010-6 Usługi przygotowywania posiłków 55400000-4 Usługi podawania napojów 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: 1. wynajem sali szkoleniowej na terenie miasta Krakowa dla uczestników szkoleo w czasie prowadzenia szkoleo w terminach określonych w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego w godzinach 9.00-17.00. Sala szkoleniowa powinna: sala szkoleniowa (konferencyjna) o powierzchni pozwalającej prowadzid szkolenie dla ok. 10 osób (krzesła w podkowie, stoły w kątach sali), z możliwością przesuwania stołów, przestrzenią pozwalającą na swobodne poruszanie się grupy podczas dwiczeo,
nie posiadad filarów posiadad odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwośd zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, posiadad minimalne wyposażenie w postaci: laptopa, projektora multimedialnego, ekranu, flipcharta z flamastrami; posiadad odrębne miejsce do umieszczenia serwisu kawowego oraz podania obiadu; dopuszcza się możliwośd podania obiadu w odrębnym miejscu na terenie budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa (np.restauracja); umożliwiad oznaczenie prowadzonych szkoleo zgodnie w wymaganiami zamawiającego; posiadad dostęp do Internetu, posiadad dobrą wentylację lub klimatyzację, ogrzewanie i zagwarantowanie możliwości przeprowadzenia szkolenia w ciszy, możliwośd skorzystania z sali na godzinę przed zajęciami i godzinę po zajęciach spełniad normy określone wg wskazao Centralnego Instytutu Ochrony Pracy Paostwowego Instytutu Badawczego. 2. zapewnienie usługi cateringowej dla uczestników szkoleo w czasie i miejscu prowadzenia szkoleo w terminach określonych w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. Zamawiający przewiduje od 7 do 10 uczestników/czek na każdym szkoleniu oraz osobę prowadzącą. Usługa obejmuje: a) serwowany w naczyniach obiad, na który będzie się składad: zupa (250 ml/os), drugie danie: porcja mięsa lub ryby (150-170 g/os) (lub danie bezmięsne, lecz po uzgodnieniu z Zamawiającym), zestaw surówek co najmniej 2 do wyboru (200g/os) lub warzywa gotowane (100g/os), dodatek (ziemniaki, ryż, kasza, itp. 200 g/os)), deser (ciasto lub owoc), kompot (200 ml/os.) b) ciągłą przerwę kawową: napoje ciepłe nielimitowane - kawa, herbata w saszetkach dobrej jakości typu lipton, assam, dilmah lub równoważne, śmietanka (w opakowaniach jednorazowych, 2 szt./os) lub mleko w dzbanku, cytryna pokrojona (podawana na talerzykach) 1 plaster/os, napoje zimne limitowane sok (350 ml/os), woda (250 ml/os.) mix ciastek: kruche, francuskie, mini drożdżówki, babeczki. c) Wyklucza się serwowanie obiadu w naczyniach jednorazowych. d) Przerwa kawowa będzie serwowana na zasadzie szwedzkiego stołu. e) Zlecanie świadczenia usługi cateringowej będzie odbywało się sukcesywnie w miarę potrzeb zgodnie z roboczym harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. (załącznik nr 1)
Zakres obowiązków Wykonawcy: a) W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych o ważnym okresie przydatności do spożycia, w opakowaniach posiadających stosowne atesty. b) W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeostwie żywności i żywienia (tj.: Dz. U. z 2010r. Nr 136 poz. 914 z późn. zm.). c) Wykonawca przygotuje stoły w sposób uzgodniony z Zamawiającym. d) Zamawiający zastrzega sobie w trakcie realizacji umowy prawo dostępu do wszystkich atestów na surowce, urządzenia, sprzęt, naczynia, opakowania transportowe wykorzystywane w procesie przygotowania i transportu posiłków. e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do oceny i weryfikacji wszystkich parametrów zleconej usługi na każdym etapie oraz w każdej chwili w miejscu przygotowywania posiłków i ich dostawy. 4. Informacja o możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5. Informacja o możliwości złożenia oferty wariantowej. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 6. Termin wykonania zamówienia. Zamówienie zostanie zrealizowane w terminie od dnia podpisania umowy do dnia 31 stycznia 2014 r. 7. Opis warunków udziału w postępowaniu wraz z podaniem ich znaczenia oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. 7.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegad się wykonawcy, którzy złożą kompletną ofertę, sporządzoną zgodnie z wytycznymi zawartymi w niniejszym ogłoszeniu. 7.2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegad się wykonawcy nie powiązani z zamawiającym osobowo lub kapitałowo (załącznik nr 4). 7.3. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegad wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 7.3.1. posiadania uprawnieo do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
7.3.2. dysponuje salą spełniającą wymagania określone w 3 zapytania ofertowego w terminach określonych w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. 7.4. W celu spełnia warunków udziału w postępowaniu wykonawca składa oświadczenie wg załączonego wzoru (załącznik nr 3). 7.5. Spełnianie warunków udziału w postępowaniu oceniane będzie na zasadzie spełnia/nie spełnia na podstawie złożonych dokumentów i oświadczeo. 7.6. Wykonawca niespełniający warunków udziału w postępowaniu, szczegółowo opisanych w pkt. 7.3. zostaje wykluczony z postępowania zaś jego oferta odrzucona. 8. Sposób sporządzenia oferty: 8.1. Oferta winna byd sporządzona w formie pisemnej zgodnie ze wzorem (załącznik nr 2) oraz zawierad dokładne oznaczenie wykonawcy, podpis osoby upoważnionej oraz określenie załączników. 8.2. Wszystkie strony oferty winny byd ponumerowane, zaś kserokopie dokumentów potwierdzone za zgodnośd z oryginałem. 8.3. Ofertę należy złożyd osobiście lub przesład pocztą/kurierem (decyduje data dostarczenia oferty) w zaklejonej kopercie oznaczonej: Zapytanie ofertowe dotyczące świadczenia usług wynajmu sal szkoleniowych wraz z usługą cateringową w ramach projektu Rozwój kompetencji pracowników OPTIDATA współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 9. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert: 1) Kryterium 1 Cena oferty netto - waga 100 % Liczba punktów, w ramach kryterium cena, zostanie przyznana wg następującej formuły; Najniższa oferowana cena brutto --------------------------------------------------------------- x 100 % = liczba pkt. Cena brutto badanej oferty 10 Związanie ofertą, miejsce i termin składania ofert, pozostałe informacje. 10.1. Termin składania ofert upływa dnia 05.02.2013 r. o godz. 15.00. 10.2. Ofertę należy złożyd w wersji papierowej w siedzibie Zamawiającego ul. Wielicka 50/5, 30-552 Kraków do dnia 05.02.2013 r. do godz. 15:00.
10.3. Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. 10.4. Ofertę należy składad w formie pisemnej. 10.5. O wyniku przeprowadzonego postępowaniu zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawców biorących udział w postępowaniu. 10.6. Oferty złożone po terminie będą zwrócone bez otwierania. 10.7. Zamawiający dopuszcza możliwośd ograniczenia zakresu zamówienia przed podpisaniem umowy zależnie od okoliczności leżących po stronie zamawiającego. 10.8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia niniejszego zamówienia bez wybrania którejkolwiek z ofert na każdym etapie postępowania, bez podania przyczyny. W takim przypadku Oferenci akceptują, iż nie przysługują im żadne roszczenia odszkodowawcze z tego tytułu w stosunku do Zamawiającego oraz zobowiązują się nie występowad do Zamawiającego z jakimikolwiek roszczeniami odszkodowawczymi z tego tytułu. 10.9. Formularz oferty oraz wzory wymaganych załączników dostępne są na stronie internetowej OPTIDATA Sp. z o.o. 10.10. Informacja o wyborze oferty zostanie przekazana wybranemu Wykonawcy telefonicznie lub mailowo oraz opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego w terminie 1 dnia roboczego od daty rozstrzygnięcia zapytania ofertowego. Załączniki: 1. Terminarz szkoleo 2. Formularz oferty 3. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu 4. Oświadczenie o braku powiązao z Zamawiającym Kraków, dnia 23.01.2013 r.