Warszawa, dnia 22.10.2013 r. Zapytanie ofertowe na: 1. Zakup i wdrożenie systemu informatycznego typu B2B do obsługi transakcji handlowych z partnerami biznesowymi 2. Zakup usługi szkoleniowej szkolenie specjalistyczne dla 6 pracowników firmy, mającego na celu naukę obsługi wdrożonego przez PPH EWA-BIS Sp. z o.o. systemu informatycznego typu B2B 3. Zakup nowych środków trwałych w postaci: 3.1. notebooków wraz z systemem operacyjnym (3 szt.) 3.2. tabletów wraz z systemem operacyjnym (3 szt.) Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Tytuł projektu: Automatyzacja procesu realizacji usług handlowych pomiędzy PPH "EWA-BIS" Sp. z o.o., a partnerami biznesowymi poprzez wdrożenie systemu informatycznego typu B2B I. Zamawiający: PPH "EWA-BIS" Sp. z o.o. Ul. Serwituty 25, 02-233 Warszawa NIP: 5210084508 REGON: 008054640 tel.: 22 343 98 12, fax: (22) 343 98 10 II. Miejsce publikacji zapytania ofertowego: Zapytanie ofertowe dostępne jest w publicznie dostępnym miejscu w siedzibie PPH "EWA-BIS" Sp. z o.o. oraz na stronie internetowej firmy www.ewabis.com.pl III. Przedmiot zamówienia: 1. Zakup i wdrożenie systemu informatycznego typu B2B do obsługi transakcji handlowych z partnerami biznesowymi Głównym celem projektu, który wynika z aktualnych potrzeb PPH EWA-BIS Sp. z o.o. jest automatyzacja procesu realizacji usług handlowych oraz przyjmowania/realizacji zleceń z partnerami biznesowymi. Aby zrealizować ww.
cel główny niezbędny jest zakup nowoczesnego, zaawansowanego systemu informatycznego, dostosowanego do potrzeb Zamawiającego. W ramach systemu B2B odbywać się będzie automatyczna komunikacja handlowa (wymiana danych) oraz koordynacja wszystkich realizowanych działań między partnerami biznesowymi, co stanowi niezbędne ogniwo procesów biznesowych tych przedsiębiorstw. Zakup Wartości Niematerialnej i Prawnej w postaci innowacyjnego systemu B2B pozwoli Zamawiającemu na znaczące uproszczenie wymiany danych z partnerami, jak również umożliwi automatyzację i szybkie udostępnianie wszelkich niezbędnych informacji jakie powstają w trakcie działalności operacyjnej. Do głównych funkcjonalności systemu B2B należą: Możliwość współpracy z partnerami biznesowymi; Możliwość konfiguracji i dostosowania do specyfiki firmy; Możliwość budowania bazy wiedzy o produktach (posiadanie kompleksowej bazy danych produktów zgodną z bazą dostawców); Bazy danych produktów i dostawców, które są wykorzystywane we wszystkich modułach systemu. Mogą być dowolnie rozbudowywane. Tworzenie własnych baz dostawców i produktów; Rejestr zamówień; Monitorowanie statusów i rozliczeń realizowanych zleceń i kontraktów; Rozliczenia kontraktów i klientów; Dostęp do obrazów faktur; Weryfikowanie przez klientów poprawności danych podstawowych; Centrum informacji i komunikatów przekazywanych do klientów i partnerów; Inicjowanie obsługi zleceń; Zarządzanie kontaktami z klientami i obsługa towarzyszących zdarzeń i dokumentacji (zamówień, umów, faktur); Moduł raportowy (wielkość sprzedaży, ilości transakcji w danych okresach z podziałem na produkty, kraje i klientów); Obsługa wielu języków, możliwość obsługi transakcji krajowych i zagranicznych; Zamówienia do dostawców i zaopatrzenie, zamówienia od odbiorców i rezerwacje; Import kursów walut;
Przygotowywanie ofert w nawiązaniu do wcześniejszej współpracy z klientami i możliwości sprzedaży, przygotowanie zamówień, śledzenie realizacji zamówienia; Wsparcie w sprzedaży generowanie dokumentów, zarządzanie cennikami, rabatami, płatnościami; Wsparcie w przygotowywaniu ofert kalkulowanie ofert pod klientów z uwzględnieniem wszystkich informacji znajdujących się w bazach danych systemu; Monitorowanie realizacji przyjętej oferty; Edytor szablonów ofert; Konfiguracja cen dla produktów, klientów, poszczególnych transakcji; Ewidencjonowanie reklamacji; Przyjmowanie, rejestrowanie zleceń transportowych, potwierdzenie realizacji zleceń; Zapewnia możliwości komunikacji elektronicznej z wszystkimi partnerami; Historia i wydruk zamówień; Historia umów; Śledzenie statusów dokumentów; Przyjmowanie/wysyłanie dokumentów elektronicznych; Serwis internetowy umożliwiający partnerom ogólnie pojętą komunikację biznesową; Możliwość komunikacji elektronicznej z wszystkimi partnerami, niezależnie czy używają we własnej organizacji EDI czy nie. Planowany do zakupu system B2B ma na celu usprawnienie wymiany danych między kontrahentami w procesach handlowych zachodzących w firmie PPH "EWA-BIS" Sp. z o.o. przez zastąpienie dokumentów PDF, WORD wysyłanych pocztą email na automatyczne przetwarzanie dokumentów. W szczególności automatyzacja obejmie następujące rodzaje dokumentów: Oferta Zamówienie Raporty Reklamacje Faktury
Umowy Dokumenty transportowe (zamówienie spedycyjne) Dotacje na innowacje Projekt wprowadzi nowe narzędzia usprawniające pracę handlowców, a tym samym przyśpieszy cały proces sprzedażowy firmy. Efektem realizacji projektu będzie zastąpienie dotychczas stosowanych rozwiązań używanych przez PPH "EWA-BIS" Sp. z o.o., przez innowacyjne rozwiązania, co istotnie wzmocni efektywność pracy firmy zarówno w zakresie obsługi sprzedaży, jak też samej księgowości. Projekt przewiduje wykorzystanie aplikacji, dzięki której partnerzy będą mogli otrzymać login do bezpośredniego podglądu kompletnej dokumentacji statusu realizacji zamówień. System B2B będzie zawierał aplikację umożliwiającą bezpośrednie pobieranie z systemu Wnioskodawcy faktur elektronicznych i innych udostępnionych dokumentów, w tym zabezpieczonych podpisem elektronicznym. System B2B będzie kompleksowym i nowoczesnym systemem informatycznym ze ściśle zintegrowanymi wszystkimi modułami dotychczas występującymi (księgowość, sprzedaż) oraz modułami dodatkowymi zwiększającymi potencjał i konkurencyjność firmy na rynku jak logistyka. Ważną cechą systemu będzie jego bardzo duża elastyczność i gotowość do nawet głębokich dostosowań, co pozwoli na rozbudowę aplikacji w dowolnym kierunku i w dowolnym zakresie. System B2B wspomagał będzie sprzedaż, zawierając funkcjonalności związane z rejestracją zamówień handlowych, przetwarzaniem ich w połączeniu z obszarem magazynowania (operacje rezerwacji zapasu oraz wydania towaru) oraz obsługą dystrybucji i fakturowania sprzedaży. System B2B będzie również zintegrowanym informatycznym systemem zarządzania, wspomagającym proces obsługi sprzedaży poprzez powiązanie z dostępem do danych rozliczeniowych (finansowych). System B2B posiadał będzie również moduł, który wpłynie na poprawę relacji z klientami i przyczyni się do nawiązywania długotrwałej współpracy. System umożliwi przechowywanie informacji o całokształcie współpracy z klientem w jednym miejscu, szybką analizę jego potencjału i zachowania w przeszłości. W łatwy sposób będzie można przypisywać różne osoby kontaktowe dostępne w ramach firmy i planować oraz śledzić wszystkie interakcje wykonywane z partnerem handlowym. System B2B pomoże również usprawnić proces realizacji zamówienia, dzięki wbudowanym słownikom produktów, standardowych opakowań, jakości towarów itp. Poprzez dostęp do rzetelnych i dokładnych informacji zminimalizowane zostaną koszty i straty. System B2B pozwoli zaoszczędzić czas podczas wyszukiwania towarów. Funkcjonalność ta będzie także nieocenioną pomocą w pracy zarówno sprzedawców, dając im bieżącą informację
o dostępności towaru, jak i nabywców, pomagając zachować optymalne poziomy magazynowe i minimalizując ewentualne straty. Dzięki temu możliwa będzie optymalizacja rozplanowania i wykorzystania posiadanych towarów i obsługi wielu zamówień jednocześnie. Systemy informatyczny wspierać będzie proces zamówień poprzez możliwość składania i otrzymywania zamówień zbiorczych i jednostkowych do partnerów biznesowych. Proces ten będzie zautomatyzowany, dzięki wykorzystaniu baz danych przedsiębiorstw, towarów oraz pracowników obsługi procesu. System B2B zawierać będzie również procedury kalkulacji oferowanych cen, z uwzględnieniem przyjętej polityki rabatów, upustów oraz innych instrumentów kształtowania oferowanej ceny (w tym promocji). Elementami informacyjnymi, umożliwiającymi monitorowanie przebiegu procesu zamówienia oraz dalszego procesu sprzedaży będzie numer zamówienia oraz jego data. Dane te wykorzystywane będą w późniejszych fazach procesu sprzedaży (np. w momencie generowania e-faktury). System B2B posiadał będzie budowę modułową, którą w skrócie można przedstawić jako: moduł ofertowania (indywidualne oferty dla kontrahentów i wbudowane słowniki produktów, standardowych opakowań, jakości), moduł sprzedaży (generator zapotrzebowania rejestr, śledzenie stanów, generator zamówień, rejestr zamówień rejestr, śledzenie stanów, automatyczne blokady limitów transakcyjnych, raporty wielkość sprzedaży, ilość transakcji w danych okresach z podziałem na produkty, kraje i klientów, reklamacje, analizy średnich cen), moduł fakturowania i kontroli należności (faktury, historia zamówień, rozliczanie należności, rejestr umów), moduł logistyki (generator zamówień spedycyjnych i raporty spedycyjne). W ramach realizacji projektu nastąpi wdrożenie technologii podpisu elektronicznego. Przewiduje się, że technologia ta będzie ustandaryzowana (bezpieczny podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym). Wdrożona technologia podpisu elektronicznego będzie rozwiązaniem skalowalnym. Architektura wdrożonego systemu B2B pozwoli na zastosowanie podpisu elektronicznego w kolejnych procesach biznesowych, przy zmiennej liczbie użytkowników systemu i obsługiwanych operacji gospodarczych, a także w relacjach z kolejnymi przedsiębiorcami. Wnioskodawca nie przewiduje wystąpienia ograniczeń technologicznych odnośnie wykorzystania podpisu elektronicznego w komunikacji z systemami przedsiębiorców współpracujących. Podpis elektroniczny w relacjach B2B będzie wykorzystywany w następujących procesach B2B: ofertowanie;
fakturowanie; zawieranie umów handlowych; zamówienia spedycyjne. 2. Zakup usługi szkoleniowej szkolenie specjalistyczne dla 6 pracowników firmy, mającego na celu naukę obsługi wdrożonego przez PPH EWA-BIS Sp. z o.o. systemu informatycznego typu B2B W celu nabycia umiejętności obsługi oprogramowania uszytego na miarę dla PPH EWA-BIS Sp. z o.o. niezbędna jest organizacja szkolenia specjalistycznego dla 6 pracowników firmy z obsługi zintegrowanego systemu informatycznego B2B. Szkolenie te pozwoli pracownikom firmy na swobodne użytkowanie nowego i zaawansowanego systemu informatycznego, co pozwoli na osiągnięcie zakładanych rezultatów projektu. Szkolenie składać się ma z dwóch pełnych dni szkoleniowych (2 x 8 godzin). W szkoleniach brać będą udział wszyscy pracownicy obsługujący system (czyli 6 pracowników). Szkolenia zaplanowano w ostatnim miesiącu realizacji projektu, czyli w trakcie testowania systemu (aby zapoznać pracowników z tym zaawansowanym narzędziem) oraz zaraz po wdrożeniu systemu. Szkolenia te są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, nie mogą zawierać elementów wiedzy ogólnej, mają być przygotowywane przez firmę szkolącą jako szkolenia dedykowane dla potrzeb PPH EWA-BIS Sp. z o.o. i nie mogą mieć zastosowania w pracy wykonywanej na rzecz innego przedsiębiorcy. 3. Zakup nowych środków trwałych w postaci: 3.1. notebooków wraz z systemem operacyjnym (3 szt.) Poniżej zostały przedstawione minimalne parametry techniczne planowanych do zakupu notebooków wraz z systemem operacyjnym: rozdzielczość: 1366x768 LED; powłoka matrycy: matowa; system operacyjny: Windows 7 lub 8; RAM: 4 GB; procesor: Intel Core i5; łączność: WiFi, Bluetooth; bezpieczeństwo: czytnik linii papilarnych.
3.2. tabletów wraz z systemem operacyjnym (3 szt.) Dotacje na innowacje Poniżej zostały przedstawione minimalne parametry techniczne planowanych do zakupu tabletów wraz z systemem operacyjnym: system operacyjny: Android 4.2 lub nowszy; ekran: 7 cali; rozdzielczość: min. 1280x800; pamięć wbudowana: min. 8 GB; łączność: 3G, Wi-Fi; bateria: min. 4000 mah; lokalizacja: GPS. IV. Termin realizacji zamówienia: Nieprzekraczalny termin realizacji kompletnego zamówienia do 30.04.2014 r. V. Sposób przygotowania oferty: 1. Złożona oferta powinna zawierać: Nazwę i adres oferenta; Wartość oferty; Termin ważności oferty; 2. Oferta powinna być sporządzona na papierze firmowym oferenta lub opatrzona pieczątka firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez oferenta. 3. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera bądź odebrana osobiście przez kupującego. 4. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona do oferenta bez otwierania. VI. Miejsce składania ofert: 1. Oferty należy składać w siedzibie PPH EWA-BIS Sp. z o.o., ul. Serwituty 25, 02-233 Warszawa. 2. Termin składania ofert upływa 14 dnia od ukazania się ogłoszenia, tj. 05.11.2013 r. VII. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: a. Cena - 100 %
Sposób oceny ofert: 1. KC kryterium ceny: Cena minimalna najniższa cena wśród rozpatrywanych ofert, Cena oferty cena w aktualnie analizowanej ofercie, KC = Cena minimalna/cena oferty x 100 pkt. VIII. Osoba upoważniona do bezpośredniego kontaktowania się z oferentami: Marek Marzec Prezes Zarządu, tel. (22) 343 98 00, e-mail: biuro@ewabis.com.pl IX. Rozstrzygniecie postępowania ofertowego 1. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty. 2. Zamawiający zawiadomi wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę i siedzibę wykonawcy, którego oferta została wybrana wraz z uzasadnieniem oraz nazwy i siedziby wykonawców, którzy złożyli oferty wraz z łączną punktacją z oceny oferty (uwzględniając punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację). 3. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona również na stronie internetowej PPH EWA-BIS Sp. z o.o. www.ewabis.com.pl