Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, ZAPYTANIE OFERTOWE Pt:,, Zakup aplikacji ERP

Transkrypt

1 WARSZAWA R. ZAPYTANIE OFERTOWE Pt:,, Zakup aplikacji ERP na realizację aplikacji ERP w ramach projektu pt.: Zakup aplikacji B2B w celu automatyzacji procesów związanych ze składaniem oraz realizacją dostaw urządzeń telekomunikacyjnych i IT poprzez automatyzację współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Działanie 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, ) ZAMÓWIENIE NIE PODLEGA PRZEPISOM USTAWY Z DNIA 29 STYCZNIA 2004 r. PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH JAK RÓWNIEŻ PROTESTOM I ODWOŁANIOM I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO I N NE R GO SYS TEMS Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Odrowąża 15, Warszawa, NIP: , Regon: , Zarejestrowany w Sądzie Rejonowym dla M. St. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy KRS: , Kapitał Zakładowy w wysokości PLN w pełni opłacony, zwany dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez Pawła Dąbrosia Prezesa Zarządu biuro@innergo.pl

2 II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest aplikacja ERP, o której mowa w punkcie II.2 wraz z instalacją i dostawą do siedziby zamawiającego. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Od oprogramowania oczekuje się, że będzie współpracować z aplikacją B2B w zakresie realizacji procesów związanych z uzyskaniem dostępu i bieżącą aktualizacją danych wykorzystywanych w systemie informatycznym. Rozwiązanie to ma być przeznaczone do zarządzania gospodarką magazynową, finansami, księgowością, kadrami i płacami przedsiębiorstwa. W ramach zakupionego systemu ERP planowane jest wdrożenie następujących modułów: Handel. Moduł powinien wspierać proces zarządzania sprzedażą w firmie. Pozwolić na stworzenie cenników w oparciu o wiele typów danych, ustalanie wysokości i kontrolowanie kredytu kupieckiego kontrahenta, stworzenie tak prostej jak i zaawansowanej polityki rabatowej. Ponieważ w sprzedaży liczy się szybkość obsługi klienta, system powinien posiadać wbudowane narzędzia do szybkiej sprzedaży. Powinien posiadać również funkcję sprzedaży poniżej stanów magazynowych, co umożliwiłoby dystrybucję towarów nawet przed wprowadzeniem ich do systemu i tym samym zapobiegałoby traceniu klientów. Moduł powinien pozwolić na obsługę wszystkich typów dokumentów handlowych. Logistyka. Moduł powinien aktywnie wspierać prowadzenie gospodarki magazynowej i skutecznie przyczyniać się do jej optymalizacji, Pozwolić na generowanie wszystkich typów dokumentów magazynowych i ich przekształcanie. Umożliwić definiowanie dowolnej liczby

3 magazynów, które mogą być dzielone na części logiczne. Stałe monitorowanie stanów magazynowych i podpowiadanie odpowiednich działań powinno pozwolić na utrzymanie zapasów na optymalnym poziomie. Niezbędne jest rozróżnianie stanów magazynowych i handlowych, co zapewnić powinno wprowadzanie na magazyn towarów bez ustalania ceny. Oprócz standardowych jednostek miary, każdy artykuł musi mieć możliwość opisywania jednostkami związanymi z danym dokumentem, dowolnymi cechami i atrybutami. Moduł powinien zapewniać rozróżnianie partii towarów oraz dawać możliwość przypisywania kodów kreskowych towarom i dostawcom, co ma zasadnicze znaczenie dla utrzymania porządku w magazynie. CRM. Moduł odpowiedzialny będzie za wsparcie procesu obsługi kontrahenta oraz pełną ewidencję relacji z partnerami biznesowymi. Moduł powinien pozwalać na planowanie, koordynację oraz analizowanie akcji marketingowych. Księgowość i finanse. Moduł powinien pozwolić na definiowanie schematów księgowych i przypisywanie do nich określonych rodzajów dokumentów tak, aby były one księgowane automatycznie według ustalonego wzorca lub proces ten wymagał wyboru jednej spośród zdefiniowanych metod. System powinien posiadać Generator Planu Kont, który pozwalałby na szybkie tworzenie wielopoziomowych planów kont, dostosowanych do potrzeb analitycznych spółki. Wszystkie dekrety księgowe powinny być zapisywane w zdefiniowanych przez użytkownika dziennikach księgowych, co ułatwi ich wyszukiwanie. Moduł powinien umożliwić tworzenie dowolnej ilości rejestrów VAT, w pełni obsługiwać operacje kasowe i bankowe oraz płatności i rozliczenia, które będą dzielone na planowane i faktyczne. Informacje finansowe powinny być prezentowane w formie predefiniowanych zestawień księgowych jak bilans czy rachunek zysków i strat oraz tworzonych samodzielnie przez użytkownika. Procesy.

4 Moduł ten udostępni nam wbudowane narzędzie Workflow, pozwalające na elastyczne określanie sposobu realizacji konkretnego procesu, przypisywanie do niego uczestników i wymianę korespondencji między nimi. Zamawiana aplikacja powinna również: a) umożliwiać dostosowanie rozwiązania poprzez odpowiednią konfigurację parametrów do specyfiki Zamawiającego przy założeniu wykorzystania systemu przez 10 nienazwanych użytkowników, b) być produktem innowacyjnym zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, c) realizować obsługę oddziałów Zamawiającego online, d) umożliwiać wygenerowanie jednej faktury do kilku dokumentów WZ, e) posiadać bufor księgowy, f) obsługiwać deklaracje Intrastat, g) obsługiwać faktury wewnętrzne do WNT, h) generować automatyczne przypomnienia w formie do odbiorców o przeterminowanych płatnościach, i) posiadać możliwość rozbudowy o system kontroli przepływu towarów w magazynie, kontroli poszczególnych etapów produkcji wraz z blokowaniem poszczególnych partii towarów do sprzedaży przed wykonaniem badań i zwolnieniem do obrotu, j) posiadać możliwość rozbudowy o system analiz wykorzystujący oprogramowanie wspierające podejmowanie decyzji, k) obsługiwać numery seryjne, l) umożliwiać wsparcie procesów Zamawiającego w postaci raportów na potrzeby realizacji obowiązków uiszczania opłat związanych z wprowadzeniem na rynek sprzętu elektrycznego i elektronicznego, baterii i opakowań, m) umożliwiać stosowanie wymiarów księgowych pozwalających na dodatkową charakterystykę zapisów na poszczególnych kontach, n) posiadać możliwość rozbudowy o automatyczne repozytorium dokumentów z mechanizmami wspomagającymi selekcję miejsc składowania dokumentów, o) posiadać możliwość rozbudowy o system umożliwiający konfigurację automatyzacji procesów komunikacji B2B przy pomocy przeglądarki internetowej.

5 3. Wykonawca zobowiązany jest do: - zapewnienia dostępu do informacji technicznych oferowanej aplikacji ERP; - zapewnienia rocznej gwarancji powdrożeniowej aplikacji; - zapewnienia możliwość przedłużenia gwarancji i świadczenia wsparcia technicznego bezpośrednio przez producenta oprogramowania III. TERMIN WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA IV. FORMA OFERTY 1. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Wymaga się, by oferta była przygotowana na piśmie w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. 3. Wymaga się, by oferta była dostarczona w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości bez uszkodzenia tego opakowania, opatrzonym informacją o adresacie, Winna również posiadać napis: Oferta na zakup aplikacji B2B w celu automatyzacji procesów związanych ze składaniem oraz realizacją dostaw urządzeń telekomunikacyjnych i IT poprzez automatyzację. 4. W przypadku braku ww. danych, zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia mogące wyniknąć z powodu tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską - jej nieotwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. 5. Oferta powinna być wypełniona wg. wzoru który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz podpisana czytelnie przez osobę upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu wykonawcy. 6. Odpowiedzi na pytania dotyczące treści niniejszego zapytania udzielane będą niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści niniejszego zapytania wpłynie do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

6 V. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać do dnia: do godz. 10:00 w siedzibie Zamawiającego tj Warszawa, ul. Odrowąża Publiczne otwarcie ofert odbędzie się w dniu o godz. 10:30 w siedzibie Zamawiającego tj Warszawa, ul. Odrowąża Oferent może przed upływem terminu składnia ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. Złożone oferty po terminie nie będą rozpatrywane. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6. Zapytanie ofertowe umieszczono na stronie: VI. KRYTERIA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Cena - 100% VII. DODATKOWE INFORMACJE Ocena ofert nastąpi w dniu r. przez specjalnie powołany Zespół Projektowy. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą w oparciu o kryteria oceny ofert., Zamawiający zastrzega sobie możliwość przedłużenia terminu składania ofert oraz unieważnienia zaproszenia bez ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych. Dodatkowych informacji udziela Pan Mirosław Musiał, pod numerem telefonu: oraz adresem mailowym: miroslaw.musial@innergo.pl. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na stronie VIII. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego.

7 Załącznik nr1. Wzór formularza ofertowego Miejscowość, data. pieczęć wykonawcy Zamawiający Innergo Systems Sp. z o.o. Ul. Odrowąża Warszawa OFERTA W ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia r. Pt:,, Zakup aplikacji ERP Nawiązując do zapytania ofertowego na Zakup aplikacji ERP zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego, w związku z realizacją projektu pt. Zakup aplikacji B2B w celu automatyzacji procesów związanych ze składaniem oraz realizacją dostaw urządzeń telekomunikacyjnych i IT poprzez automatyzację, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym: 1. Oferujemy kompleksowe wykonanie przedmiotowego zamówienia za cenę całkowitą: zł (słownie: złotych) netto, która będzie powiększona o podatek VAT w stawce % (słownie

8 procent) tj. cena całkowita brutto wynosi: zł (słownie: złotych) 2. Oświadczamy, że w cenie naszej oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty realizacji zamówienia, w szczególności koszt licencji, instalacji systemu, podatki i inne opłaty publicznoprawne, rabaty i upusty związane z wykonaniem zamówienia. 3. Oświadczamy, że oferowany sprzęt spełnia wszystkie wymogi określone w specyfikacji do zapytania ofertowego. 4. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego oraz wszystkimi jego załącznikami stanowiącymi jego integralną część i nie wnosimy do niego żadnych zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w nim zawarte. 5. Oświadczamy, że zdobyliśmy wszystkie informacje niezbędne do przygotowania oferty. 6. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas 60 dni. 7. W przypadku przyznania nam zamówienia, zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 8. Oświadczamy, że posiadamy numer NIP: 9. Oświadczamy, że posiadamy numer REGON: 10. Korespondencję należy kierować nas adres: na numer faksu, na adres e-mali: 11. Załącznikami do niniejszej oferty są następujące dokumenty: Kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem aktualnego KRS bądź innego wypisu z rejestru (miejscowość i data) (podpis i pieczęć Wykonawcy)