AproSoft Auto-Market 3.0 Lite Instrukcja Użytkownika v. 1.0
Spis treści 1. MENU GŁÓWNE... 3 2. ZAKŁADKI... 4 2.1. Samochody (ikonka Przeglądanie samochodów)... 4 2.2. Kartka za szybę... 7 2.3. Eksport / ikonka Eksport danych (WWW)... 8 2.4. Konfiguracja... 11 2.4.1. UŜytkownicy (Konfiguracja > UŜytkownicy)... 12 2.4.2. Słowniki (Konfiguracja > Słowniki)... 13 2.4.3. Eksport (Konfiguracja > Eksport)... 14 2.4.4. Rejestracja (Konfiguracja > Rejestracja)... 16 2.4.5. Dane firmy (Konfiguracja > Dane firmy)... 17 2.4.6. Opcje programu (Konfiguracja > Opcje programu)... 18 3. DODAWANIE NOWYCH POJAZDÓW... 19 2
1. MENU GŁÓWNE Po uruchomieniu, system prosi o zalogowanie Użytkownika (domyślnie Użytkownik demo, bez hasła). Konfigurowanie użytkowników systemu opisano poniżej. W lewej części okna, widoczne są ikonki. Są to skróty do najczęściej stosowanych funkcji systemu. Są one dostępne także z menu zakładek umieszczonego u góry okna. Po najechaniu kursorem myszki na ikonkę wyświetli się informacja o nazwie funkcji dostępnej pod tą ikonką. Wszystkie te funkcje opisane są w niniejszym opracowaniu. Na samym dole okna, w pasku po lewej stronie wyświetla się informacja o aktualnie zalogowanym użytkowniku, po prawej stronie numer zainstalowanej wersji systemu (w przypadku kontaktu z serwisem AproSoft wersja systemu jest bardzo istotną informacją) oraz miejsce, w którym zainstalowany jest program. Chcąc opuścić jakiekolwiek otwarte okno klikamy w przycisk Wyjście, lub w krzyżyk w prawym rogu okna. 3
2. ZAKŁADKI 2.1. Samochody (ikonka Przeglądanie samochodów) Jest to najważniejsze okno w programie. Pokazuje zestawienie wszystkich pojazdów z dotyczącymi ich najważniejszymi informacjami, posegregowanymi w poszczególne kolumny. W części tej można wykonywać podstawowe operacje związane z ogłoszeniami takie jak dodanie nowego ogłoszenia, jego edycja, wydruk kartki za szybę i co najważniejsze możemy tu zaimportować dane z portalu. 4
Listę pojazdów możemy sortować klikając w poszczególne nagłówki kolumn. W zależności od tego co kryje się pod konkretnym nagłówkiem można sortować wg cyfr lub alfabetycznie (odpowiednio rosnąco lub malejąco). Ponadto Użytkownik może dostosować kolejność wyświetlanych kolumn. Wystarczy klikając w nagłówek przeciągnąć go w wybrane miejsce. Poniżej krótki opis informacji zawartych w kolumnach. Standardowo w pierwszej kolumnie jest miniaturka I zdjęcia. Kolumna Identyfikator zawiera numer przypisany do pojazdu przez system. Numer ten zostaje przypisany wyłącznie raz do konkretnego pojazdu i jest niepowtarzalny. Usunięcie pojazdu i wprowadzenie go na nowo spowoduje wygenerowanie kolejnego nowego numeru Identyfikatora. Numer w tej kolumnie pozwala również na identyfikację pojazdu przy analizowaniu wszelkiego rodzaju raportów od portali. W kolumnie z nagłówkiem Nr również są numery przypisane przez system, z tą różnicą że jest to pierwszy wolny numer, jaki system automatycznie podpowiada dla wprowadzanego pojazdu. Oznacza to, że jeśli usunięto jakiś pojazd z systemu, nowo dodany pojazd będzie miał Nr ostatnio usuniętego. Kolejne kilkanaście kolumn nie wymaga opisu. Nagłówki informują o tym co zawierają. Oprócz wymienionych wyżej funkcji istnieje także możliwość szczegółowego wyszukiwania pojazdów. Lista pojazdów, która widnieje na ekranie może zostać w łatwy i szybki sposób zawężona do samochodów o konkretnej marce, modelu, roku produkcji, cenie, czy innych cechach znajdujących się w kolumnach. W tym celu należy wpisać polu Szukaj nazwę marki, czy inną z wymienionych cech samochodu, którego szukamy i wskazać nagłówek kolumny, dla którego szukamy wyników. Przy włączonym filtrowaniu (zaznaczonym chceckboxie Filtruj), wystarczy wpisać w tym polu dowolny ciągu znaków lub tylko pierwsze litery. Przycisk Odśwież służy do zaktualizowania listy pojazdów. Poniżej znajdują się ikonki takie jak; Nowy pojazd która umożliwia dodanie nowego samochodu do bazy (funkcja dostępna również z klawiatury F5), opis tej opcji został przedstawiony części dotyczącej dodawania samochodów. Szczegóły pojazdu dzięki której możemy otworzyć podgląd i edycję wszystkich szczegółowych danych związanych z wybranym pojazdem (z klawiatury F8). Usuń pojazd po kliknięciu w którą usuniemy zaznaczony pojazd (skrót F6). Import danych klikając w tą ikonkę możemy zaimportować ogłoszenia z portalu. Użyteczność tej opcji wymaga szerszego opisu. Wybierając ją należy upewnić się, że mamy poprawnie skonfigurowane ustawienia dotyczące eksportu (temat ten poruszony będzie w części dotyczącej zakładki Konfiguracja). Jeśli jakichś ustawień będzie brakowało, system nie otworzy tej funkcji wysyłając stosowny komunikat. 5
rysunek; Przy poprawnie skonfigurowanych ustawieniach otworzy nam się okno jakie przedstawia poniższy Po lewej stronie wybieramy rodzaj ogłoszeń, które chcemy zaimportować, natomiast po prawej wybieramy w sposób, w jaki znajdą się one w systemie. Wybranie opcji Synchronizuj z otomoto spowoduje, że program zaimportuje zaznaczone po lewej stronie ogłoszenia, usuwając obecnie znajdujące się w programie. Czyli mówiąc krótko zastąpi ogłoszenia w programie tymi, które zaimportujemy z portalu. Zaznaczając opcję Dodaj wszystkie jako nowe sprawimy, że program doda do swojej bazy wszystkie zaznaczone po lewej stronie ogłoszenia jako nowe. Może to spowodować, że niektóre ogłoszenia pojawią się podwójnie w bazie programu. Wszelkie operacje związane z edycją ogłoszeń można wykonać również klikając prawym klawiszem myszy na wybrany pojazd. Otwiera się dodatkowe menu w formie listy, jak na rysunku niżej: 6
Opis pozycji z tej listy pokrywa się z uprzednim opisem ikonek o tych samych nazwach. 2.2. Kartka za szybę Wybranie tej opcji spowoduje wygenerowanie wydruku z najważniejszymi informacjami dotyczącymi wybranego pojazdu w celu umieszczenia jej w samochodzie za szybą pojazdu. (Istnieje możliwość wykonania tej samej czynności korzystając z ikonki Kartka za szybę dostępnej z Menu głównego). 7
2.3. Eksport / ikonka Eksport danych (WWW) W oknie tym wysyłamy ogłoszenia na portale. Okno to jest początkowo wypełnione całą bazą dostępnych pojazdów. Można tu usunąć pojazd z listy eksportowej, lub dodać ponownie, bądź też edytować, czy utworzyć całkiem nowy wpis korzystając z przycisków znajdujących się w dole okna, lub wybierając te opcje z listy, która rozwinie się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na zaznaczonym/podświetlonym ogłoszeniu. Usunięcie pojazdu z tej listy nie usuwa pojazdu systemu. UWAGA! Jeśli usuniemy jakiś pojazd z listy eksportowej należy się spodziewać, że po wykonaniu eksportu zniknie również jego ogłoszenie w portalach, jeżeli wcześniej widniało (np. zostało wyeksportowane poprzednio). 8
Zaznaczając checkbox Wszystkie zdjęcia (w prawym górnym rogu okna), spowoduje to wysłanie wszystkich zdjęć zaznaczonych pojazdów z bazy danych, nie tylko tych, które były modyfikowane po ostatnio wykonanym eksporcie. Podczas pierwszego eksportu ogłoszeń, domyślnie zostaną wysłane wszystkie zdjęcia. Standardowo, w kolejnych eksportach, system wysyła tylko zdjęcia nowych pojazdów, oraz tych które były zmieniane od czasu ostatniego eksportu ma to na celu skrócenie czasu transmisji danych przez Internet. Zastosowanie funkcji Wszystkie zdjęcia ma sens w momencie gdy chcemy np. przy zmianie sezonu zaktualizować zdjęcia w naszych ofertach. W celu wyeksportowania pojazdów z listy wystarczy wybrać klawisz Eksportuj aby przenieść pojazdy na odpowiadające nam strony internetowe. W tym celu należy zaznaczyć checkboxy odpowiadające portalom, do których chcemy dokonać transmisji danych. Podczas transmisji w prawym dolnym rogu okna będą pojawiać się informacje o aktualnym stanie procesu eksportu. Po udanym eksporcie na ekranie ukaże się stosowny komunikat informujący nas o przebiegu transmisji danych. W przypadku pojawienia się błędów podczas eksportu ogłoszeń należy się upewnić czy istnieje połączenie z Internetem i czy wszystkie parametry konfiguracji eksportu są odpowiednio wprowadzone do systemu UWAGA! Każdy z portali wymaga innych ustawień. Informacji na temat ustawień udziela Dystrybutor lub osoba obsługująca aktualnie Państwa firmę. Konfigurację portali przedstawiony we wcześniejszych rozdziałach. W razie niejasności należy się skontaktować z serwisem AproSoft: tel. 12-638-14-32, e-mail: automarket@aprosoft.pl UWAGA! Nie należy się spodziewać, że wyeksportowane ogłoszenia pojawią się na stronach wszystkich wybranych portali natychmiast. Musimy mieć świadomość, że wykonywane przez portale Internetowe operacje związane z zamieszczeniem oferty są skomplikowane i wymagają czasu (czasem nawet kilku godzin). W oknie tym możemy również aktywować wybrane ogłoszenie na portalu otomoto, jak też wszystkie przeterminowane tam ogłoszenia. W tym celu zaznaczamy wybrany pojazd, a następnie klikając prawym przyciskiem myszy wybieramy z listy pozycją otomoto a dalej za strzałką interesującą nas opcję. 9
Ponadto możemy tu sprawdzić parametry naszego konta na otomoto. W tym celu podświetlamy po lewej pozycję otomoto, a następnie klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy pojawiające się menu Status konta. Wówczas podsumowanie to wyświetli się na górze okna. 10
2.4. Konfiguracja Zakładka ta jest przeznaczona do ustawień programu w celu jego dostosowania do użytkownika. Po prawidłowym wyborze otworzy się lista składająca się z następujących pozycji podmenu: Użytkownicy Słowniki Eksport Rejestracja Dane firmy Opcje programu Aby uruchomić jakąkolwiek z nich wystarczy najechać na nią myszka i kliknąć lewym klawiszem myszy. 11
2.4.1. Użytkownicy (Konfiguracja > Użytkownicy) W tym miejscu możemy zdefiniować użytkowników, którzy będą mogli pracować w systemie, ich identyfikatory oraz hasła. Po kliknięciu w opcję Użytkownicy otworzy się okno z listą wszystkich użytkowników, którzy mogą mieć dostęp do programu. Jeżeli chcemy dodać nowego należy wcisnąć klawisz Dodaj. W oknie Nowy użytkownik systemu mamy do wyboru 3 opcje: Kod gdzie wpisujemy skróconą nazwę Użytkownika; Pełna nazwa gdzie należy wpisać pełną nazwę nowego Użytkownika; Hasło gdzie wprowadzane jest jego hasło dostępowe do systemu; Potwierdź hasło potwierdzenie poprawności wprowadzonego powyżej hasła. Po prawidłowym wpisie wychodzimy z opcji klikając w przycisk Zapisz. Możemy także edytować wprowadzone dane, podświetlając wybranego Użytkownika na liście i klikając w przycisk Szczegóły, a następnie w Edytuj. 12
2.4.2. Słowniki (Konfiguracja > Słowniki) Program jest skonstruowany w taki sposób aby przyśpieszał i ułatwiał pracę jego użytkownikom. W tym celu w każdym jego możliwym miejscu zostały umiejscowione słowniki. Słowniki te są aktualizowane na bieżąco przez programistów i dostarczane do Państwa firmy wraz z kolejnymi wersjami programu. W przypadku wprowadzenia nowej nazwy do słownika np. banku czy nowo wypuszczonego modelu samochodu postępujemy w sposób następujący. Wybierając z menu Konfiguracji opcję Słowniki otworzy się okno przedstawione na rysunku poniżej; Okno podzielone jest na dwie części. W pierwszej z nich (u góry ekranu) znajduje się lista wyboru zesłownikowanych grup, natomiast u dołu wyświetlane są wszystkie nazwy, które należą do wybranego przez słownika. Jeżeli chcemy dodać nową nazwę do słownika, tak aby pojawiała się później do wyboru w programie, należy najpierw wybrać odpowiednią grupę słownika np. Modele i klikając w ikonkę Nowa pozycja wprowadzamy nową nazwę. Jeśli chcemy zachować wpis w bazie wystarczy kliknąć w przycisk Zapisz aby nazwa została dodana do bazy. Jeżeli natomiast wpis którego dokonaliśmy jest błędny można w każdej chwili go zmienić wybierając klikając w ikonkę Zmień pozycje słownika. UWAGA! Dopisane przez Użytkownika pozycje mogą spowodować, że na niektórych portalach pojazd pojawi się w innej kategorii (np. Inny), nie będzie możliwe wyszukiwanie pojazdu na portalu poprzez dopisane pozycje, lub też nawet pojazd może się nie wyświetlić na portalu. 13
2.4.3. Eksport (Konfiguracja > Eksport) Funkcja ta służy do konfigurowania ustawień niezbędnych do wysyłania danych na portale internetowe. Wszelkie ustawienia (jak np. adresy serwerów, klucze, kody komisów), które się tam znajdują lub mają znaleźć są dostarczane przez naszych pracowników, albo przez przedstawicieli portalu, z którym dany komis współpracuje. W celu uzyskania szerszych informacji na ten temat prosimy pytać Dystrybutora, bądź Konsultanta, przez którego jest obsługiwana Państwa firma. Po wybraniu tej funkcji pojawi się lista możliwych do skonfigurowania portali. Klikając podwójnie w nazwę dowolnego z nich, możemy edytować wpisy. Dodatkowo umieszczono przycisk Domyślne, który przywraca parametry serwerów zapisane w systemie (na wypadek, gdyby Użytkownik pomyłkowo usunął niewłaściwe wpisy). Należy jednak pamiętać, że parametry domyślne nie umożliwią eksportu nie są to wszystkie niezbędne informacje. Dla każdego Dealera, musi być wygenerowany inny klucz, kod, bądź Użytkownik (dane te dostarcza zwykle portal internetowy). W szczególnych przypadkach portal może wymagać zmiany nawet parametrów domyślnych dla wykonania eksportu. 14
Po prawej stronie okienka z parametrami portalu możemy uruchomić opcję Użyj Tagów HTML. Niektóre portale będą wtedy interpretowały wciśnięcie klawisza Enter w polach opisowych wyposażenia pojazdu, tak jak zostało to wprowadzone w programie. Nie stosując tej opcji możemy się liczyć z pojawieniem się na stronach portalu wyposażenia nie w formie listy, lecz ciągu tekstowego rozdzielonego przecinkami. Należy tu również pamiętać o tym, że na różne portale przyjmują różną liczbę znaków w opisie. 15
2.4.4. Rejestracja (Konfiguracja > Rejestracja) W tym miejscu system generuje kod, tzw. Nr seryjny, który jest unikatowy dla każdego z komputerów. Na jego podstawie generowany jest Nr aktywacji (popularnie nazywany kluczem). W przypadku braku wpisu w polu Nr aktywacji proszę wysłać maila klikając bezpośrednio w przycisk Wyślij e-mail, który umożliwia wysyłanie automatycznie do nas maila. Klucz do aktywacji dostaniecie Państwo pocztą elektroniczną, lub telefonicznie w odpowiedzi na nadesłanego maila z rejestracją. W ostatnim polu wyświetlony jest termin ważności licencji. W celu uzyskania szczegółowych informacji na ten temat prosimy pytać Dystrybutora bądź Konsultanta, przez którego jest obsługiwana jest Państwa firma. Aby wykonać rejestrację programu niezbędne jest wcześniejsze wprowadzenie danych firmy w opcji opisanej poniżej. Jeżeli przed rejestracją nie były one wprowadzone i wciśniemy przycisk Wyślij e-mail, system zaproponuje wprowadzenie niezbędnych danych firmowych. 16
2.4.5. Dane firmy (Konfiguracja > Dane firmy) Po otworzeniu okna należy wpisać wszelkie dane Firmy zgodnie ze wskazaniami systemu. Klikamy w ikonkę z biała kartką. Wprowadzenie danych firmowych warunkuje wykonanie rejestracji systemu i przejście z wersji demo do pełnej wersji systemu. 17
2.4.6. Opcje programu (Konfiguracja > Opcje programu) W tym miejscu można wskazać aby system automatycznie przedłużał aktywność ogłoszenia na portalu otomoto. Możemy także w tym miejscu sprawdzić Nr Aktywacji (klucz), który został wygenerowany na to stanowisko. 18
3. DODAWANIE NOWYCH POJAZDÓW Nowe pojazdy (ogłoszenia dotyczące ich) możemy dodawać korzystając z kilku opcji; np. w otwartym uprzednio oknie Przeglądanie samochodów kliknąć w przycisk Nowy czy też klikając w ikonkę Dodawane samochodu z okna Głównego menu. Otworzy się okno o nazwie Nowy pojazd, w którym wprowadzamy szczegółowe informacje dotyczące dodawanego pojazdu. Wprowadzanie tych danych jest intuicyjne, większość z nich wprowadza się wybierając odpowiednie pozycje z list, zaznaczając odpowiednie chceckboxy, czy też wybierając konkretna datę, korzystając z odpowiednich ikonek. Informacje zawarte w tym oknie są posegregowane w menu w formie drzewka, widocznego po lewej stronie okna. 19
Ich sekwencja sztywno sugeruje kolejność wprowadzanych informacji. Najpierw należy wybrać pozycję Dane Podstawowe, dopiero po wybraniu wszystkich obowiązkowych pól wyświetli nam się zawartość pozostałych pozycji z tego menu. Nazwy obowiązkowych do wypełnienia pól zostały pogrubione. Nie uzupełnienie któregoś z nich nie pozwoli zapisać pojazdu. Pojawi się stosowny komunikat. Pozycje w polach ułożone są w formie alfabetycznej listy. Standardowo jest to dosyć obszerna i wyczerpująca liczba pozycji, jednakże Użytkownik może dopisać również swoje pozycje do niektórych pól, korzystając z pozycji Definiuj Nowe (jeśli taka możliwość istnieje). Wówczas obok dopisanej pozycji, dla odróżnienia od standardowych pojawi się wykrzyknik. UWAGA! Dopisane przez Użytkownika pozycje mogą spowodować, że na niektórych portalach pojazd pojawi się w innej kategorii (np. Inny), nie będzie możliwe wyszukiwanie pojazdu na portalu poprzez dopisane pozycje, lub też nawet pojazd może się nie wyświetlić na portalu. 20
Wybranie pozycji w polu Rodzaj spowoduje pojawienie się odpowiednich dla tego rodzaju pozycji w polach Kategoria i Marka. Podobnie po wyborze Marki wyświetlą się pozycje w polu Model. Pozycje z pola Rodzaj takie jak: Części, Motocykle, Przyczepy /naczepy wymagają szerszego opisu, dlatego po ich wybraniu odblokuje się możliwość wybory w polu Typ, które jest również polem obowiązkowym. Po wprowadzeniu wszystkich potrzebnych informacji w menu Dane Podstawowe można przejść do uzupełniania pozostałych informacji o pojeździe. Menu Wyposażenie nie wymaga szerszego opisu, zaznaczamy tu po prostu odpowiednie chceckboxy. Podobnie jak w menu Informacje Dodatkowe. Tutaj dodatkowo wybieramy daty przeglądu technicznego pojazdu, jego ubezpieczenia oraz pierwszej rejestracji. Dla ułatwienia wystarczy kliknąć w ikonkę obok pola, aby ukazał się kalendarz z którego wybieramy datę. 21
W menu tym, w polu Inne Informacje Dodatkowe możemy także zawrzeć szerszy opis pojazdu. Aby mieć lepszy podgląd w to pole np. w przypadku dość obszernego opisu, wystarczy kliknąć w ikonkę poniżej nazwy tego pola a rozwinie nam się to pole to maksymalnego rozmiaru. UWAGA! Jak już wspomniano wcześniej; różne portale przyjmują różną liczbę znaków w tym polu. Zarówno checkboxy jak i dodatkowy tekst stanowi sumę znaków, która jest wysyłana jako opis pojazdu. Może się więc zdarzyć, ze na niektórych portalach opis zostanie ucięty. W menu Zdjęcia, możemy dodać do 15 zdjęć pojazdu w formie pliku JPG. Program automatycznie zmniejsza je do odpowiedniego dla wszystkich portali rozmiaru. Aby dodać zdjęcie klikamy prawym klawiszem na polu zdjęcia i wybieramy z listy Dodaj zdjęcie. W podobny sposób możemy usunąć zaznaczone zdjęcie lub też wszystkie zdjęcia, wybierając z listy odpowiednie pozycje. 22
Można również pozamieniać miejscami wprowadzone już do systemu zdjęcia przeciągając je myszą. Ma to duże znaczenie w przypadku eksportu ogłoszeń, ponieważ nie wszystkie portale przyjmują wszystkie zdjęcia. UWAGA! Różne portale przyjmują rożną liczbę zdjęć, dlatego zalecamy, aby pierwsze pięć fotografii najlepiej przedstawiało wystawiany pojazd. W celu ułatwienia Państwu pracy związanej np. z zakrywaniem tablic rejestracyjnych na fotografiach, umożliwiliśmy Państwu automatyczną edycję tych zdjęć w programie Panit. Wystarczy kliknąć na konkretnym zdjęciu prawym przyciskiem myszy i wybrać z listy pozycję Edytuj. W menu Kategorie Allegro wybieramy w jakiej kategorii na tym portalu ma wyświetlić się dane ogłoszenie. Należy tu zaznaczyć, ze program nie wysyła tam ogłoszeń, a pojawienie się tam oferty realizowane jest za pośrednictwem portalu otomoto. 23
Po uzupełnieniu wszystkich pól i pozycji menu, klikając w menu Pojazd wyświetli nam się podsumowanie, zawierające najważniejsze informacje dotyczące pojazdu, wraz z I zdjęciem. Aby zakończyć wprowadzanie danych pojazdu, klikamy w przycisk Zapisz. Program powróci do listy pojazdów w oknie Przeglądanie ogłoszeń. 24