MNiSW- DKN-WKR-1953-2292-5/MK/10 Warszawa, 23 grudnia 2010 r. Raport z kontroli Państwowej WyŜszej Szkoły Zawodowej w Legnicy w zakresie realizacji: - inwestycji budowlanej ujętej w spisie zadań inwestycyjnych szkół wyŝszych pod numerem 542 Adaptacja budynku przy ul. Mickiewicza 10 na akademik - zaleceń z kontroli przeprowadzonej w Uczelni na podstawie postanowienia Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego nr 12/KSzW /2009 z dnia 7 kwietnia 2009 r. 1. Kontrola została przeprowadzona na podstawie postanowienia Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego nr 30/KSzW/2010 z dnia 30 lipca 2010 r. 2. Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości realizacji: - inwestycji budowlanej ujętej w spisie zadań inwestycyjnych szkół wyŝszych pod numerem 542 Adaptacja budynku przy ul. Mickiewicza 10 na akademik - zaleceń z kontroli przeprowadzonej na podstawie postanowienia Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego nr 12/KSzW/2009 z dnia 7 kwietnia 2009 r. 3. Kontrolę przeprowadził zespół w składzie: dwaj eksperci MNiSW dr n. med. Mariusz Kazuła główny specjalista w MNiSW 4. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Rektor prof. dr hab. inŝ. Ryszard K. Pisarski Prorektor ds. dydaktyki i studentów dr Kazimiera Jaworska z-ca kanclerza, kwestor, pracownik Sekcji Projektów i Inwestycji, z-ca kierownika Działu Organizacyjnego i Spraw Osobowych, kierownik Działu Administracyjno-Technicznego. 5. Załącznikami do raportu są: protokoły z kontroli ; uwagi i wyjaśnienia Prorektora ds. dydaktyki i studentów Państwowej WyŜszej Szkoły Zawodowej w Legnicy do protokołów z kontroli;
pismo (sygn. MNiSW-DNS-WUP-6041-12034-1/BR/10 z dnia 29 października 2010 r.) Zastępcy Dyrektora Departamentu Nadzoru i Organizacji Szkolnictwa WyŜszego, nie wnoszące uwag do protokołów z kontroli, uwagi do protokołów z kontroli Dyrektora Departamentu Finansowania Szkół WyŜszych (pismo sygn. MNiSW-DFS-ZFD-1952-2920-2/EB/10 z dnia 7 grudnia 2010 r.) 6. Ustalenia kontroli: 6. a. realizacja inwestycji budowlanej ujętej w spisie zadań inwestycyjnych szkół wyŝszych pod numerem 542 Adaptacja budynku przy ul. Mickiewicza 10 na akademik kwota dofinansowania na realizację inwestycji wyniosła 7.440.000 zł., środki własne uczelni wyniosły 16 751 006, 62 zł ; wartość kosztorysowa inwestycji ujęta we wniosku Uczelni wynosiła 18.692.000 zł.; rzeczywisty koszt inwestycji wyniósł 24.191.006,62 zł.; koszty poniesione były wyŝsze od kosztów planowanych o 5.499.006,62 zł - 29,4 % wzrost wartości kosztorysowej inwestycji był uzasadniony - spowodowany rynkowym wzrostem cen wyrobów budowlanych i robocizny; dotacje celowe przekazywane na adaptację budynku w poszczególnych latach były wydawane do końca roku budŝetowego; Uczelnia nie posiadała wyodrębnionego rachunku bankowego dla środków dotacji celowych przekazywanych na realizację tej inwestycji; w opisie faktur dotyczących inwestycji nie podawano źródła finansowania; opisy określające źródło finansowania i kwoty zostały uzupełnione podczas trwania kontroli ; sprawozdanie z rozliczenia inwestycji przesłano do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa WyŜszego w dniu 18.06.2010 r. - 4 miesiące po terminie; Zgodnie z 16 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budŝetu państwa (Dz. U. nr 120 poz. 831) inwestor sporządza rozliczenie w terminie 60 dni od dnia, w którym był dokonany odbiór końcowy i przekazuje dysponentowi, który finansował inwestycję; wartości wydatkowanych środków wykazane w sprawozdaniu z rozliczenia inwestycji są zgodne z ewidencją księgową; inwestycja pn. Adaptacja budynku przy ul. Mickiewicza 10 na akademik realizowana była w latach 2005-2009; Uczelnia realizowała inwestycję przez Inwestora zastępczego firmę PHUP Handlomix Sp. z o.o. w Legnicy w oparciu o umowy o inwestorstwo zastępcze zawarte w dniu 27 kwietnia 2005 r. oraz w dniu 7 kwietnia 2008 r., firma została wyłoniona w trybie zapytania o cenę na podstawie art. 69 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych - protokół z postępowania nr SZ.262-200/08 dotyczy okresu od 07.04.2008 r. do 31.12.2009 r.; za okres od 2005 r. do 26.04.2008 r. nie przedstawiono protokołu z wyboru firmy pełniącej obowiązki inwestora zastępczego - dokumentacja znajduje się w prokuraturze; 2
wykonawca projektu budowlanego został wyłoniony w trybie zapytania o cenę na podstawie art. 69 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, postępowanie zostało przeprowadzone przez inwestora zastępczego (umowa z 7 września 2005 r. między Projektantem ARCH - DEM Donat Mogilnicki we Wrocławiu a Inwestorem zastępczym na opracowanie pełnobranŝowego projektu budowlanego i projektu wykonawczego ); wykonawcę robót wyłoniono w trybie przetargu nieograniczonego; złoŝono jedną ofertę, która została przyjęta - wybrano Firmę BUDOBRATEX Sp. z o. o. z Legnicy; postępowanie prowadzone było przez Inwestora zastępczego (umowa o roboty budowlane nr 1/PWSZ/05/06 z dnia 4 maja 2006 r. pomiędzy wykonawcą BUDOBRATEX sp. z o.o. w Legnicy a Inwestorem zastępczym na remont i adaptację budynku PWSZ im. Witelona w Legnicy przy ul. Mickiewicza 10 z przeznaczeniem na Dom Studenta); projekt budowlany został zatwierdzony przez organ administracji architektonicznobudowlanej; dokumentacja projektowa oraz projekty wykonawcze w poszczególnych branŝach, zostały opracowana zgodnie z obowiązującymi przepisami techniczno - budowlanymi w budownictwie, w tym polskimi normami: zespół projektowy posiadał stosowne budowlane uprawnienia projektowe; stwierdzono zgodność zakresu robót budowlanych z zakresem rzeczowym przedmiotowego zadania inwestycyjnego, czyli w trakcie prowadzonego procesu budowlanego nie uległy zmianie podstawowe parametry techniczne adaptowanego budynku przy ul. Mickiewicza 10 na akademik PWSZ: inwestor poinformował w rozliczeniu inwestycji, Ŝe róŝnice w wielkości powierzchni uŝytkowej oraz kubatury ( powierzchnia uŝytkowa 5 690 m 2 i kubatura 24 280 m 3 podane w programie inwestycji finansowanej z części budŝetowej 38 Szkolnictwo wyŝsze oraz łączna powierzchnia uŝytkowa 4 909 m 2 i kubatura 26 851 m 3 ), wynikały z dokumentacji powykonawczej. RóŜnice te były juŝ znane inwestorowi na etapie projektu budowanego i nie wynikała z dokumentacji powykonawczej powinny zostać wcześniej wprowadzone do planu zadań inwestycyjnych MNiSW; stwierdzono zgodność przestrzegania przepisów prawa budowlanego w trakcie przeprowadzonego procesu budowlanego; stan techniczny wykonanych elementów budynku jest bardzo dobry; stwierdzono zgodność wykonania robót budowlanych z przyjętym, uaktualnionym harmonogramem ich realizacji oraz harmonogramem płatności; Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w dnia 16 listopada 2009 r. wydał pozwolenie na uŝytkowanie Domu Studenta Państwowej WyŜszej Szkoły Zawodowej w Legnicy; inwestycja została zakończona w 2009 r. i przyjęta na ewidencję w dniu 31.12.2009 r.; nie stwierdzono uchybień w stosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych 6 b. realizacja zaleceń z kontroli przeprowadzonej w Uczelni na podstawie postanowienia Ministra Nauki Szkolnictwa WyŜszego nr 12/KSzW /2009 r. z dnia 7 kwietnia 2009 r. nie zrealizowano następujących zaleceń: 3
nr 1. uchwalanie planów rzeczowo finansowych w taki sposób, aby zaplanowane koszty operacyjne i przychody nie odbiegały od kwot faktycznie poniesionych lub uzyskanych; - Uczelnia uchwaliła plan rzeczowo - finansowy na 2009 rok w dniu 26 maja 2009 roku, wykonane koszty działalności operacyjne jak i przychody znacznie odbiegają od przyjętych w planie rzeczowo - finansowym po zmianach na rok 2009; nr 2. wypłacanie na bieŝąco stypendiów dla studentów niepełnosprawnych; - stypendia za miesiące październik i listopad 2009 r. zostały wypłacone z opóźnieniem, tj. w dniu 3.12.2009 r.; nr 9. dokonanie przeglądu teczek akt osobowych wszystkich pracowników i uzupełnienie wszystkich brakujących dokumentów; - nie dokonano przeglądu teczek i nie uzupełniono brakujących dokumentów. zrealizowano następujące zalecenia pokontrolne: nr 3 dokonano korekty odpisu na zakładowy fundusz socjalny za rok 2008 a środki przekazano na konto ZFŚS. W 2009 roku naliczono odpis na ZFŚS w sposób prawidłowy; nr 4 poprawnie naliczono w 2009 r. fundusz nagród Rektora; nr 5 - Uczelnia wprowadziła nowe zasady polityki rachunkowości (Zarządzenie Rektora Nr 16/10 z dnia 17 maja 2010r.) z mocą obowiązującą od 1.01.2010 r., pozwalające na wyodrębnienie przychodów za studia niestacjonarne, studia podyplomowe, kursy itp. na kontach analitycznych; nr 6 wprowadzono instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych; nr 7 wyodrębniono oddzielny rachunek bankowy dla środków otrzymywanych w ramach dotacji na pomoc materialną dla studentów; nr 8 dokonano przekazania środków w kwocie 3.013.200 zł z konta podstawowego na konto bankowe funduszu pomocy materialnej dla studentów oraz dokonano stosownych zmian w ewidencji księgowej przez przeksięgowanie ww. kwoty z funduszu zasadniczego na fundusz pomocy materialnej dla studentów; 4
nr 10 osoby, które nie posiadały, podczas trwania czynności kontrolnych przeprowadzonych na podstawie postanowienia Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego nr 12/KSzW/2009, uprawnień do prowadzenia określonych zajęć ( obozy sportowe) posiadają obecnie wymagane uprawnienia. 6. c. podczas kontroli sprawdzono wykorzystanie dotacji na zadania związane z kształceniem i rehabilitacją studentów niepełnosprawnych. nie stwierdzono uchybień 7. Wnioskuję o wystosowanie pisma pokontrolnego do Państwowej WyŜszej Szkoły Zawodowej w Legnicy, informującego o konieczności: umieszczania w opisie faktur dotyczących inwestycji, źródeł finansowania wydatków; przekazywania na bieŝąco do MNiSW zmian podstawowych parametrów technicznych inwestycji; rozliczania inwestycji celowych zgodnie z terminami określonymi w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 3 lipca 2006 roku w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budŝetu państwa.( Dz. U. nr 120, poz. 831); opracowania i uchwalania planów rzeczowo - finansowych w taki sposób, aby zaplanowane koszty oraz przychody nie odbiegały od kwot faktycznie poniesionych i uzyskanych; wypłacania stypendiów dla studentów niepełnosprawnych w miesiącach, których te wypłaty dotyczą; dokonania przeglądu teczek akt osobowych wszystkich pracowników Uczelni i uzupełnienia brakujących dokumentów Prosimy o poinformowania do 15 stycznia 2011 r. Departamentu Kontroli i Nadzoru, Departamentu Nadzoru i Organizacji Szkolnictwa WyŜszego oraz Departamentu Finansowania Szkół WyŜszych MNiSW o realizacji zaleceń pokontrolnych. 8. Na podstawie art. 152 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm. ) dotyczącego obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymywanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków, w związku z: - koniecznością jednoznacznego ustalania odsetek bankowych od dotacji; - stwierdzonym, w toku kontroli przeprowadzonej na podstawie postanowienia Ministra Nauki Szkolnictwa WyŜszego nr 12/KSzW /2009 r. z dnia 7 kwietnia 2009 r., przechowywaniem środków z dotacji na fundusz pomocy materialnej dla studentów 5
i doktorantów na podstawowym rachunku bankowym przedmiotowe środki powinny znajdować się na posiadanym przez Uczelnię wyodrębnionym rachunku bankowym funduszu pomocy materialnej; - koniecznością stosowania zasad wynikających z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; za wskazane uznaje się prowadzenie wyodrębnionych rachunków bankowych dla środków pochodzących z dotacji celowych. Raport został zatwierdzony przez Ministra Nauki i Szkolnictwa WyŜszego 6